Accord d'entreprise "Accord relatif au travail à distance" chez URSSAF MIDI PYRENEES - UNION DE RECOUVREMENT DE SECURITE SOCIALE ET D'ALLOCATIONS FAMILIALES DE MIDI PYRENEES (Siège)

ACCORD RELATIF AU TRAVAIL A DISTANCE

Préambule

L’accord relatif au travail à distance à l’Urssaf Midi-Pyrénées a été conclu le 4 août 2016 pour une durée de trois ans. Il a été prorogé par avenants du 26 septembre 2019 et du 17 juillet 2020.

Le contexte actuel induit par la crise sanitaire a conduit l’Organisme à généraliser largement le travail à distance.

Les enseignements et retours d’expérience tirés de cette période ont montré que les attentes des salariés sont fortes en vue d’inscrire le télétravail comme un mode d’organisation accessible au plus grand nombre. En effet, de nouvelles modalités de travail ont émergé au cours des derniers mois avec une souplesse accrue dans l’organisation du travail ainsi qu’une autonomie et une responsabilisation plus forte.

Néanmoins, le recours au télétravail dans un contexte exceptionnel de continuité de l’activité et l’organisation pérenne du télétravail dans une situation normale ne recouvrent pas les mêmes réalités et ne peuvent pas être appréhendés de la même manière.

Fortes de ces réflexions, la Direction et les Organisations syndicales ont souhaité faire évoluer les modalités de télétravail telles que prévues par notre accord du 4 août 2016, en cohérence avec les principes communs définis par la Branche Recouvrement, les fruits de l’expérience des cinq années précédentes de télétravail et les retours d’expérience issus de la crise sanitaire.

Si les parties reconnaissent les impacts positifs du télétravail notamment en matière de conciliation vie privée / vie professionnelle, elles conviennent qu’une attention particulière doit être portée au maintien du lien social entre le salarié, télétravailleur ou non télétravailleur, et la communauté de travail afin de prévenir tout risque d’isolement et de conserver une dynamique collective.

De même, si une vigilance doit être observée sur l’équité d’accès des salariés au télétravail, l’élargissement de ce mode d’organisation à un plus grand nombre ne saurait aller à l’encontre de la performance de l’Organisme et de l’exigence de la continuité et qualité de service.

Enfin, elles rappellent que la réussite de cette organisation de travail dans le temps repose sur l’accompagnement des télétravailleurs et des managers tant aux outils collaboratifs qu’aux enjeux managériaux et de santé sécurité des salariés.

Cela étant précisé, il a été convenu ce qui suit :

Article 1. Champ d’application

Conformément à l’article L.1222-9 du Code du travail, le travail à distance s’entend d’une forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l’employeur, est effectué par le salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

1. Les principes généraux du télétravail

Le télétravail repose sur les principes généraux suivants :

• Le volontariat hors circonstances spécifiques prévues à l’article 3.3 du présent accord 

• La pendularité, à savoir l’alternance de jours de travail depuis le lieu d’exercice en télétravail et de jours de travail sur le site habituel de travail au sein de l’Organisme

• La confiance mutuelle entre le salarié et le manager basée sur une responsabilisation conjointe au travers du pilotage et de l’évaluation des activités réalisées

• La réversibilité 

• Le maintien des droits et obligations

• Le respect de la vie privée 

  2. Les bénéficiaires

Ce mode d’organisation est applicable à l’ensemble des salariés de l’Urssaf Midi-Pyrénées indépendamment de leur statut, quelle que soit la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat de travail (C.D.I / C.D.D).

Le travail à distance peut être ouvert aux stagiaires et alternants, à l’issue d’une période d’intégration, avec l’accord du manager en lien avec le tuteur du stagiaire ou de l’alternant. Seront prises en considération notamment les exigences en termes de formation, les besoins d’accompagnement ainsi que la capacité de réaliser à distance les missions confiées.

Cet accord, conformément au protocole d’accord Ucanss du 28 novembre 2017, ne s’applique pas aux salariés exerçant des activités itinérantes qui ne peuvent, par leur nature, être exercées dans les locaux de l’employeur ainsi qu’aux salariés effectuant des astreintes à domicile lors de ces périodes d’astreinte.

Article 2. Conditions d’accès au télétravail

2.1 Dispositions communes

2.1.1 Critères d’éligibilité

Le travail à distance est ouvert aux salariés qui remplissent les conditions cumulatives suivantes :

• Exercer des activités qui peuvent être réalisées en tout ou partie à distance

• Maîtriser son poste (niveau de connaissance de l’emploi, capacité à réaliser l’ensemble de ses activités, aptitude à développer ses connaissances et ses compétences, atteinte des objectifs) et son environnement de travail

• Être capable de travailler à distance (organisation de son temps et gestion des priorités, interagir à distance, reporting, être à l’aise avec les outils informatiques)

2.1.2 Pré requis à l’accès au télétravail à domicile et/ou dans tout autre lieu privé

A) Une connexion internet suffisante

Le télétravail à domicile et/ou dans tout autre lieu privé requiert une connexion internet suffisante pour pouvoir exercer les activités dans des conditions analogues à celles sur site. Un débit internet minimum de 2Mbs/s en flux descendant est préconisé. Pour ce faire, une attestation sur l’honneur du salarié atteste que la qualité de la connexion internet est suffisante pour télétravailler.

Il est précisé que la fourniture de clés 4G est exclue.

B) Un espace adapté au travail

Le télétravailleur certifie disposer d’un espace permettant d’exercer ses missions professionnelles dans des conditions optimales notamment de confidentialité, de secret professionnel et de règles de sécurité.

C) La conformité électrique de son espace de télétravail

Le salarié atteste que ses installations électriques sont conformes à la réalisation de télétravail à domicile ou dans tout autre lieu privé, notamment qu’elles garantissent sa sécurité.

D) Une attestation d’assurance habitation mentionnant le télétravail à domicile et/ou tout autre lieu privé

Le salarié déclare à son assureur l’exercice d’une activité en télétravail à son domicile et/ ou tout autre lieu privé. Il fournit à l’Organisme une(des) attestation(s) en ce sens après validation de sa demande de télétravail et avant signature de l’avenant au contrat de travail.

L’organisme rembourse les éventuels surcoûts d’assurance pour la résidence principale sur présentation d’une facture acquittée (le surcoût doit être précisé sur la facture).

La fourniture de l’attestation d’assurance est à renouveler chaque année en cas de poursuite du télétravail.

2.2 Lieu de télétravail

Le télétravail peut s’exercer :

• au domicile au sens de la résidence principale (adresse figurant sur le bulletin de salaire).

Par exception, si le salarié opte également, temporairement ou durablement pour un autre lieu privé pour exercer le télétravail, il devra au préalable en avoir informé son employeur et avoir obtenu son accord. Cette option lui est ouverte dès lors que le lieu choisi est stable, se

trouve en France et remplit les conditions nécessaires à une activité professionnelle opérante et sécurisée, conformément à l’article 2.1.2 du présent accord. Ce lieu privé différent du domicile principal ne pourra pas être modifié au cours des douze mois suivant sa déclaration.

• Sur un site de co-working. Cette solution est une alternative au télétravail à domicile et s’adresse plus particulièrement aux salariés qui ne disposent pas à domicile d’un environnement technique adéquat (problème de connexion, zone blanche...) ou qui ne souhaitent pas télétravailler à leur domicile pour raisons personnelles. Si le salarié opte pour cette solution, l’indemnisation associée correspond à l’indemnité prévue à l’article 8 relatif aux frais professionnels, tout coût supplémentaire restant à la charge du salarié concerné.

• sur un site de l’Organisme autre que le site habituel de travail sous réserve d’une capacité d’accueil suffisante.

• dans les locaux d’un autre organisme de Sécurité Sociale ayant conclu une convention d’hébergement.

En tout état de cause, le lieu de télétravail doit permettre au salarié de revenir sur site sans délai notamment en cas de dysfonctionnement technique (panne de matériel, problème de connexion...) ou de nécessités de service. A défaut, en cas d’impossibilité de télétravailler et/ou d’empêchement de revenir sur site, le salarié devra couvrir son absence par la prise de journées ou demi-journées de congés, RTT, ou recourir au crédit d’heures constitué dans le cadre du protocole d’accord relatif à l’horaire individualisé.

Article 3. Les modalités de mise en œuvre du télétravail

3.1 Organisation du télétravail

Dans un souci de maintien du lien social et afin de prévenir l’isolement du télétravailleur de sa communauté de travail, le télétravailleur doit être présent au minimum 2 jours par semaine sur site, y compris les salariés exerçant à temps partiel. Cette présence minimale sur site s’entend de son site de rattachement, et en fonction des déplacements professionnels nécessaires à l’activité, d’un autre site de l’Organisme ou de tout autre lieu de travail extérieur.

En conséquence, quelle que soit la formule choisie, la quotité de télétravail ne peut excéder 3 jours par semaine.

Le télétravail s’exerce par journée entière. Par exception, le télétravail pourra s’exercer par demi-journée :

• lorsque le salarié qui télétravaille habituellement la journée complète pose en accord avec sa hiérarchie une demi-journée de congés payés ou de RTT ou de crédit d’heures constitué dans le cadre du protocole d’accord relatif à l’horaire individualisé.

• lorsque le salarié est à temps partiel sur une demi-journée et effectue du télétravail ce jour-là.

• lorsque le salarié bénéficie d’une convention de forfait annuel en jours.

3.2 Formules de télétravail

Les salariés éligibles au télétravail ont la possibilité de recourir à l’un des deux dispositifs suivants :

• Soit une formule régulière de 1 à 3 jours de télétravail par semaine

Le nombre et les jours en télétravail sont déterminés après concertation préalable et accord de la hiérarchie. Ils sont fonction de la quotité d’activités télétravaillables du salarié, de son autonomie et des contraintes associées à l’activité. Ils sont formalisés dans le cadre de l’avenant au contrat de travail.

Les jours de télétravail initialement fixés pourront être positionnés ponctuellement sur d’autres jours de la même semaine à la demande du salarié ou du manager notamment pour participer à des réunions de service, des formations, des évènements organisés par la Direction, pour pallier l’absence d’autres collègues, ou pour tout autre raison qui le nécessiterait étant entendu que l’organisation du télétravail ne saurait porter préjudice à l’organisation de service.

• Soit une formule flexible de 30 jours maximum par semestre

Les jours sont fixés selon une planification définie en fonction de l’organisation de l’activité au sein des différents services et après accord du manager, sans pouvoir excéder 3 jours par semaine. Cette planification se doit d’être suffisamment anticipée afin de permettre au manager d’organiser au mieux les activités le plus en amont possible et aux salariés de pouvoir eux-mêmes s’organiser tout en gardant de la flexibilité de part et d’autre. Ce forfait de 30 jours maximum se calcule par semestre. En cas de début de télétravail au cours d’un semestre, le forfait est calculé prorata temporis à mois échu et est arrondi à l’entier supérieur.

Quelle que soit la formule choisie, il est entendu que les nécessités de service, garantes de la performance de l’Organisme, sont prioritaires.

Par ailleurs, dans une optique de bonne animation d’équipe et pour garantir le maintien du lien social, les managers pourront organiser la présence physique simultanée de leur équipe sur sites certains jours en adéquation avec le bon fonctionnement du service. Cette présence simultanée pourra également être prévue lors d’ateliers de travail, de réunions, de périodes de tutorat ou de formations en présentiel.

Enfin, le maintien du collectif étant un enjeu fort de la mise en œuvre réussie d’un télétravail massif dans la durée, les managers seront vigilants à ce que les prises de jours de congés, RTT sur des jours de travail sur site n’éloignent pas durablement le salarié de la communauté de travail.

3.3 Situations collectives spécifiques (hors plan de continuité d’activité)

En cas d’épisode de pollution au sens de l’article L.223-1 du Code de l’environnement entraînant des restrictions de circulation, les jours de télétravail pourront être modifiés pour les sites concernés. Cette disposition peut également s’appliquer en cas d’épisode climatique exceptionnel (forte chaleur, neige, verglas).

Le télétravail exceptionnel peut être imposé également par la Direction et être étendu ponctuellement en cas de situation spécifique rendant impossible tout ou partie de l’activité sur un ou des sites de l’Organisme (sinistre ou panne rendant les locaux inutilisables, travaux importants programmés sur un site nécessitant la mise en place du télétravail afin d’éviter des déménagements de site et de faciliter ces périodes de transition pour les salariés).

3.4 Situations individuelles spécifiques

Les parties au présent accord conviennent que les règles applicables au télétravail puissent être aménagées pour les salariés se trouvant dans des situations de santé particulières.

En effet, le recours au télétravail ou l’adaptation du rythme de télétravail peut être justifié temporairement par l’état de santé du salarié dans le but de favoriser le maintien dans l’emploi ou la reprise de l’activité professionnelle.

• Situation des salariées enceintes

Pour éviter notamment la fatigue due au trajet domicile-travail, les salariées ayant déclaré leur grossesse pourront solliciter, à partir du cinquième mois de grossesse, du télétravail pouvant aller jusqu’à 100% de leur temps de travail. Ces demandes seront analysées avec attention par la hiérarchie en lien avec le service Ressources Humaines.

• Situation des salariés en situation de handicap

Afin de favoriser le maintien dans l’emploi de salariés en situation de handicap, un examen spécifique est réalisé avec le concours du médecin du travail afin de permettre, dans la mesure du possible et s’ils le souhaitent, aux salariés reconnus travailleurs handicapés et dont le poste de travail nécessite des aménagements, d’accéder au travail à distance et/ou de déroger temporairement à la règle de présence de 2 jours minimum par semaine sur site. Un temps de présence minimum sur site pourra toutefois être déterminé après concertation et en accord avec la hiérarchie et le médecin du travail afin de prévenir tout phénomène d’isolement et de préserver le collectif de travail.

Par ailleurs, une adaptation éventuelle du poste de travail à domicile pourra être réalisée en lien avec la médecine du travail et la mission handicap sous réserve de leurs faisabilités.

• Situation des salariés à temps partiel thérapeutique

Lorsque le télétravail est préconisé par le médecin du travail, il sera étudié la possibilité de faire bénéficier le salarié de retour en temps partiel thérapeutique, de cette organisation de travail et/ou de déroger temporairement à la règle de présence de 2 jours minimum par semaine sur site. Un temps de présence minimum sur site pourra toutefois être déterminé après concertation et en accord avec la hiérarchie et le médecin du travail afin de prévenir tout phénomène d’isolement et de préserver le collectif de travail.

L’employeur pourra se rapprocher du médecin du travail afin de trouver la solution la plus adéquate.

Article 4. Procédure d’entrée dans le dispositif de travail à distance

Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié  sauf dans le cadre de circonstances visées à l’article 3.3 du présent accord.

Le volontariat est fondé sur :

• Une demande du salarié de sa propre initiative

• Un principe d’acceptation mutuelle salarié employeur

• Un principe de double réversibilité à l’initiative du salarié ou de l’employeur

Une campagne de recensement des candidats au travail à distance est organisée par le service des Ressources humaines après agrément du présent accord par la Direction de la Sécurité Sociale.

Le salarié qui souhaite alors bénéficier de la possibilité de travailler à distance formalise sa demande via un formulaire prévu à cet effet. Il devra en parallèle informer sa hiérarchie de sa demande de travail à distance.

La validité de chaque demande est ensuite examinée par le responsable hiérarchique en lien avec le pilote de fonction. Cette analyse porte notamment sur la quotité d’activités télétravaillables, sur la formule de télétravail envisagée, sur le(s) jour(s) et le nombre de jours de télétravail en formule régulière, sur l’organisation de service.

L’instruction finale est effectuée par la Direction régionale sur la base de l’avis émis par la hiérarchie du salarié demandeur.

La décision de l’employeur peut aboutir :

• soit à un accord de principe qui est notifié dans un délai maximum de 45 jours à compter du jour de clôture de la campagne de recensement des candidatures ou par la suite à compter de dépôt de la demande. Cet accord ne deviendra définitif qu’après transmission par le salarié de son(ses) attestation(s) d’assurance habitation précisant la prise en compte du télétravail. A défaut, le travail à distance ne pourra débuter.

• soit à une notification de refus motivée de la Direction. Le salarié a alors la possibilité de solliciter un réexamen de sa demande en adressant un écrit argumenté à la Direction de l’Organisme dans un délai maximum de 30 jours suivant la notification de la décision initiale.

A l’issue de cette campagne dite générale, l’entrée des salariés dans le dispositif de télétravail sera possible au fil de l’eau selon les mêmes principes en complétant notamment le formulaire approprié mis à disposition sur le portail R.H.

Article 5 : Les modalités de mise en place

5.1  Signature d’un avenant au contrat de travail

L’organisation de l’activité en télétravail donne lieu à la conclusion d’un avenant au contrat de travail d’une année sauf renonciation par l’une ou l’autre des parties dans les conditions de réversibilité définies à l’article 5.4 du présent accord.

Cet avenant est conclu après fourniture des attestations prévues à l’article 2.1.2.

Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction, après un échange réalisé avec le manager au plus tard un mois avant la date du renouvellement et sous réserve de la production des attestations d’assurance habitation.

Il fixe notamment la période d’adaptation le cas échéant, la réversibilité, la formule de télétravail, le lieu d’exercice du travail à distance et les plages horaires pendant lesquelles le salarié pourra être joint.

5.2 Réexamen en cours d’exécution de l’avenant

• En cas de changement de lieu de télétravail, la poursuite du travail à distance est conditionnée à la production des justificatifs nécessaires (article 2.1.2) par le salarié concerné et à la rédaction d’un nouvel avenant.

• En cas de changement de fonctions, la conclusion d’un nouvel avenant est subordonnée à l’accord des deux parties.

5.3  Période d’adaptation

La mise en œuvre du travail à distance donne lieu à une période d’adaptation maximum de trois mois. Les objectifs de cette période sont de vérifier la compatibilité entre ce mode d’organisation et le bon fonctionnement du service et de s’assurer que le dispositif mis en place correspond bien aux attentes de chacune des parties.

Pendant cette période dite d’adaptation, chacune des parties est libre de mettre fin au travail à distance moyennant un délai de prévenance réciproque de 30 jours qui peut être réduit par accord des parties. Ainsi, le télétravail cessera après information de l’autre partie.

Cette période d’adaptation ne s’applique que lors de la première mise en place du travail à distance.

Un entretien est organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique au plus tard 15 jours avant la fin de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan sur la situation de travail à distance. Ce bilan est l’occasion pour les deux parties d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du travail à distance et/ou d’effectuer des réajustements éventuels.

5.4 Suspension / Réversibilité du télétravail

5.4.1 Suspension de courte durée

Peuvent légitimer la suspension du télétravail de manière temporaire :

• Des circonstances qui sont de nature à empêcher le salarié de réaliser ses missions en télétravail (inondation, incendie du lieu de télétravail...)

• Des impossibilités techniques inopinées (problèmes de réseaux, connexion internet, panne de matériel)

• Des impératifs opérationnels qui requièrent la présence du salarié sur site (problèmes de planning, absences de salariés qui ne permettent pas pour certaines fonctions d’assurer dans de bonnes conditions l’organisation de permanences physiques sur site ou absences de salariés qui ne permettent pas de respecter une présence jugée suffisante sur site pour des raisons de sécurité, accompagnement/tutorat...)

Dans ces hypothèses, le salarié, le manager du salarié ou la Direction peut demander, dès la survenue ou dès qu’il a connaissance de ces évènements, la suspension ou l’aménagement à titre temporaire du télétravail.

5.4.2 Réversibilité

Il pourra être mis fin, par accord des parties, à la situation de travail à distance sous réserve de respecter un préavis qui, sauf accord des parties, est de 30 jours pour l’employeur et de 15 jours pour le salarié.

Cette décision motivée est notifiée par écrit et met fin automatiquement à l’avenant au contrat de travail.

A la demande de l'une des parties, un entretien peut être organisé entre le manager, le salarié et éventuellement un représentant de la fonction Ressources Humaines afin d'échanger sur les raisons ayant motivé cette décision

Lorsqu’il est mis fin au télétravail, la période de prévenance doit permettre au salarié et à l’organisme d’accompagner ce changement.

Par ailleurs, il est précisé que la décision de mettre fin au télétravail n’est pas irrévocable et la possibilité de télétravail peut être réétudiée ultérieurement.

Article 6 : L’organisation du travail à distance

6.1 Equipement mis à disposition

L’Organisme fournit au salarié le matériel informatique nécessaire à l’exercice de son activité avec accès à ses applications en lien avec le socle informatique de la Branche.

Si le parc informatique ne permet pas d’équiper avec du matériel professionnel le télétravailleur, ce dernier pourra faire usage de manière exceptionnelle et limitée dans le temps de son ordinateur personnel.

Il est précisé que dans le cadre du télétravail, aucune imprimante ou photocopieur n’est mis à disposition sur le lieu d’exercice du télétravail.

Lorsque le salarié travaille à distance depuis un autre site de l’Organisme, un espace de travail qui pourra être partagé avec d’autres salariés est mis à disposition.

Le salarié bénéficie d’un service approprié d'appui technique assuré par l’assistance informatique.

En cas de dysfonctionnement, le salarié travaillant à distance doit en informer dans les meilleurs délais l’assistance informatique de l’Urssaf ainsi que son responsable hiérarchique.

Le salarié s’engage à prendre soin du matériel informatique mis à disposition et à le restituer s’il est mis fin au dispositif. Ce matériel a un usage strictement professionnel.

Par ailleurs, l’Organisme participe également à l’achat d’équipement mobilier hors informatique par une aide financière prévue à l’article 8 du présent accord.

6.2 Horaires de travail et rappel du droit à la déconnexion

Le télétravail s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels de service auquel le salarié est affecté, et dans le respect des règles conventionnelles et légales en vigueur.

A ce titre, il bénéficie de l’accord relatif à l’horaire individualisé ainsi que de l’accord relatif à l’aménagement et à la réduction du temps de travail, applicable au sein de l’Organisme. Le suivi de son temps de travail est effectué dans les mêmes conditions que lorsqu’il travaille sur son site habituel de travail en utilisant l’outil de badgeage sur poste informatique.

La journée de télétravail est accomplie dans le respect :

• de l’amplitude horaire définie au sein de l’Organisme : 7h15 à 18h30

• des règles applicables en matière règlementation du temps de travail, à savoir :

• Une durée maximale journalière de travail de 10 heures maximum

• Un temps de repos hebdomadaire minimal de 24 heures consécutives auquel s’ajoute un temps de repos quotidien de 11 heures.

En outre, afin de préserver la vie privée du télétravailleur à domicile, les plages horaires pendant lesquelles il peut être joignable à son domicile sont précisées dans l’avenant au contrat de travail et couvrent à minima les plages fixes (9h – 11h30 / 14h – 16 h (15h30 le vendredi)) et ne peuvent excéder les plages variables.

A contrario, il est rappelé que comme tout salarié, le télétravailleur a droit à l’effectivité du droit à la déconnexion. Ainsi, le télétravailleur n’a aucune obligation de répondre aux sollicitations téléphoniques et courriels en dehors de ses horaires de travail ou pendant ses congés payés, ses temps de repos et ses absences quelle qu’en soit la nature. Le fait de disposer d’outils professionnels à domicile ne doit pas entraver cette règle. A cet effet, les managers veillent au strict respect du droit à la déconnexion des salariés, notamment en ne sollicitant pas ces derniers en dehors de leur horaire de travail sauf cas d’urgence. Peuvent notamment être considérés comme des situations d’urgence, la survenue d’un incident qui serait de nature à affecter la sécurité des salariés, à mettre en péril l’activité de l’Organisme ou le risque avéré d’évènements pouvant affecter les locaux, le matériel ou les éléments immatériels.

6.3 Participation à la vie de l’Organisme

Afin de garantir l’information et le lien avec l’organisme et l’équipe de travail, les salariés qui travaillent à distance participent dans les mêmes conditions que les autres salariés à la vie de l’Organisme, notamment aux formations et aux réunions de service.

6.4 Suivi du télétravailleur

Au cours de l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement, un temps est consacré au suivi de l’organisation du travail à distance. Sont notamment évoqués les conditions d’activité du travailleur à distance, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l’organisme.

En dehors de l’entretien annuel, il est rappelé que chaque salarié et/ou chaque manager peut solliciter des points réguliers afin d’échanger sur le travail à distance. De même, des points réguliers avec l’équipe peuvent permettre d’évaluer l’impact du télétravail sur le fonctionnement de l’équipe.

Article 7 : Assurance

En cas de travail à distance depuis le domicile et/ou tout autre lieu privé, le salarié informe la compagnie d’assurance qu’il exerce à son domicile et/ou dans tout autre lieu privé déclaré une activité professionnelle en télétravail et s’assure que l’assurance multirisque habitation couvre sa présence pendant ces journées de travail.

Il fournit à l’Organisme une attestation de l’assureur en ce sens avant signature de l’avenant à son contrat de travail. Elle est ensuite renouvelée chaque année.

Article 8 : Frais professionnels

L’employeur prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de travail à distance à domicile dans les conditions suivantes :

• Sur présentation de facture, le surcoût éventuel de l’assurance du domicile (résidence principale) du travailleur à distance pour son montant réel ;

• Le versement d’une indemnité forfaitaire ayant pour objet de couvrir l’ensemble des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail :

• En cas de formule régulière, cette indemnité forfaitaire est versée mensuellement. Pour l’année 2021, elle est d’un montant de 10.39 € par mois pour une journée de télétravail par semaine, 20.79 € par mois pour deux journées de télétravail par semaine et 31.18 € par mois pour trois journées de télétravail par semaine.

Cette indemnité est versée sur 10.5 mois afin de tenir compte des congés annuels.

Son versement est suspendu en cas d’absence du salarié de plus d’un mois continu.

• En cas de formule flexible, pour l’année 2021, l’indemnité est versée en fin d’année sur la base de 2.60€ par jour effectivement télétravaillé.

Toute revalorisation de l’indemnité décidée par les partenaires sociaux au niveau national en fonction de l’évolution des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail à domicile sera applicable de plein droit à l’Urssaf.

• D’une aide à l’achat de mobilier correspondant à 50% de la dépense réelle avec un maximum de remboursement de 150 €, renouvelable tous les 10 ans. Le socle d’équipement mobilier comprend bureau et fauteuil ergonomique ainsi que tous éléments de mobilier liés au poste de travail hors informatique : repose-pieds, lampe de bureau, coussins ergonomiques, tapis de souris, bras élévateur d’écran.

Cette aide à l’achat est versée en une seule fois après transmission du ou des factures au service logistique par le salarié demandeur.

Le bénéfice de cette aide non rétroactive est réservé aux salariés ayant une ancienneté d’un an minimum dans l’Organisme. Conformément à la législation du recouvrement, le montant de cette aide est soumis  à cotisations.

La Direction fixera les modalités de traitement des remboursements ainsi que les critères de priorisation de ces demandes en fonction des disponibilités budgétaires.

Il est précisé qu’en situation de co-working, l’indemnité forfaitaire est fixée à 2.60 euros par jour télétravaillé, tout coût supplémentaire étant à la charge du salarié concerné.

Enfin, le salarié bénéficie également de titres restaurants pour les jours de travail à distance depuis son domicile ou tout autre lieu privé ainsi qu’en situation de co-working.

Article 9 : Protection des données

L’Organisme est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par les salariés à des fins professionnelles.

Le salarié qui travaille à distance s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur au sein de l’Urssaf, notamment la charte informatique, ainsi qu’à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité.

Il fait preuve d’une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des normes en matière de mot de passe pour les travaux effectués à son domicile.

En outre, le salarié en situation de travail à distance veille à ce que toutes les informations, fichiers et données demeurent confidentiels quel que soit le support utilisé.

Le salarié, en situation de co-working, fait preuve d’une vigilance accrue au regard de la protection des données.

Article 10 : Droits individuels et collectifs

Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'Organisme.

A ce titre, les salariés travaillant à distance ont le même accès à la formation que des salariés qui travaillent dans les locaux de l’Urssaf.

L’Urssaf s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution du travailleur à distance soient évalués dans les mêmes conditions que ceux fixés pour les travaux effectués dans les locaux de l’organisme.

Article 11 : Relations sociales

En tant que salariés de l’organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs.

A l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés.

Comme eux, ils bénéficient de l’information diffusée par les répresentants du personnel et ils ont comme les autres salariés accès à leurs représentants.

Enfin, les travailleurs à distance peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens notamment en termes de crédit d’heures.

Ce crédit peut être utilisé, en tout ou en partie, pendant les heures de télétravail.

Article 12 : Santé au travail

Si le télétravail répond à de nombreuses aspirations exprimées par les salariés et comporte des avantages, il peut induire des risques professionnels, tant psychosociaux que physiques, amplifiés par la situation d’éloignement, même partiel, du collectif de travail et du fait du cadre privé dans lequel s’effectue le travail à distance à domicile.

Aussi, une attention particulière en matière de prévention est portée à ce mode d’organisation par le biais de l’évaluation des risques, d’actions de prévention et de sensibilisation portant notamment sur la thématique santé (sentiment d’isolement, perte de limites entre vie professionnelle et vie privée, Ergonomie, troubles musculo squelettiques, pratiques addictives, sur connexion...).

Il est important également de rappeler, au-delà des dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail applicables aux télétravailleurs, que des contacts par tout moyen, formels ou informels doivent être réalisés régulièrement au sein même d’une équipe ainsi que des réunions en présentiel dans un souci de maintien de relations de travail sereines, individuelles et collectives.

Par ailleurs, s’agissant plus précisément de l’espace de travail à domicile, il doit répondre à des normes d’hygiène et de sécurité suffisantes.

Afin de vérifier la bonne application de ces dispositions, l’employeur et les membres du CSE (comité social économique) ou de la CSSCT (commission santé sécurité et conditions de travail) peuvent, le cas échéant, être amenés à accéder au lieu dans lequel s’exerce le travail à distance, sur rendez-vous et après avoir obtenu l’accord écrit du télétravailleur et en sa présence.

Enfin, en cas d’accident survenu du fait ou à l’occasion du travail sur le lieu où est exercé le travail à distance, il est fait application du même régime que si l’accident était intervenu dans les locaux de l’employeur pendant le temps de travail.

A cet effet, le salarié informe son employeur de l’accident et lui transmet tous les éléments d’information nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident du travail dans la journée où l’accident s’est produit ou, au plus tard, dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime). L’employeur procèdera, dans les 48 heures, à une déclaration d’accident du travail auprès de la Caisse primaire d’assurance maladie dont relève la victime.

Article 13 : Sensibilisation et formation

Au-delà d’actions de communication sur la mise en place de cet accord, des actions d’accompagnement, de formation ou de sensibilisation sont mises en œuvre à destination de l’ensemble des salariés. Ces actions peuvent prendre diverses formes et privilégient des formats dématérialisés en vue d’en favoriser l’accès et le suivi. Il peut s’agir par exemple de webinaires, de classes virtuelles, d’ateliers entre pairs, de guides....

Ces actions portent sur divers thèmes en lien avec les pratiques en télétravail, le management, les outils collaboratifs et la santé sécurité au travail constituant ainsi un socle commun de compétences et de connaissances pour l’ensemble des salariés selon leur profil. Ces actions seront amenées à évoluer au fil du temps en fonction de besoins plus spécifiques remontées au travers notamment des entretiens annuels d’évaluation et/ou des retours d’expérience.

Article 14 : Dispositions générales

14.1  Suivi et bilan

Pour permettre un suivi des dispositions du présent accord, une commission de suivi est créée.

Cette commission est constituée de représentants de la Direction et de deux représentants de chaque organisation syndicale représentative.

Elle se réunit une fois par an sur l’initiative de la Direction qui présente un bilan sur l’application de l’Accord relatif au travail à distance.

Ce bilan est communiqué aux membres du CSE.

14.2 Information du personnel

Une information complète sera assurée par la direction par le biais des publications internes, de réunions d’information ou de tout autre moyen qui lui semblera approprié.

L’accord sera porté à la connaissance de chaque salarié par une publication dans Canopée ainsi que sur le Portail RH.

14.3 Durée

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de quatre ans à compter de la date d’agrément.

Il pourra être révisé conformément aux articles L.2222-5 et L.2261-7 du Code du travail.

Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par le code de la Sécurité Sociale et ne vaut en aucun cas engagement unilatéral de l’employeur.

14.4 Entrée en vigueur

Le présent accord sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément aux articles L.123.1, L.123.2 et R.123.1.1 du Code de la sécurité sociale.

L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité Sociale, à l’issue d’un délai d’un mois après avis du Comex.

14.5 Publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DREETS via la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail et du Greffe du Conseil des Prud’hommes.

A ce dernier titre, les parties signataires conviennent de déposer l’intégralité du texte signé.

Fait à Labège, le 29 septembre 2021

Pour l’Urssaf Midi-Pyrénées,

Le Directeur régional,

Pour la CGT, Pour FO,

Pour la CFTC, Pour la CFDT,

En 8 exemplaires originaux dont un pour chacune des parties.