Accord d'entreprise "Accord collectif portant sur les forfaits annuels en jours" chez GIVREE (Siège)

ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE DU 27 JUILLET 2021

PORTANT SUR LES FORFAITS ANNUELS EN JOURS

Entre 

La société GIVRÉE SAS, société par actions simplifiée au capital social de 962 500 Euros, immatriculée au registre du Commerce et des Sociétés d’Aubenas sous le numéro 535 160 519, et dont le siège social est situé à TOURNON SUR RHONE (07 300) 55 Impasse Burgunder représentée par XXX, Directeur Général,

Ci-après désignée « la société » ou « l’entreprise » ou « l’employeur »

D’UNE PART

ET

XXX, membre titulaire de la délégation du personnel du Comité Social et Economique, non mandaté,

Ci-après désigné « élu du personnel »

D’AUTRE PART

PRÉAMBULE :

La règlementation encadrant le forfait annuel en jours ayant évolué ces dernières années, les parties ont tenu à conclure le présent accord afin de préciser l’utilisation du dispositif par la société et les salariés concernés. Préalablement à la conclusion du présent accord, le CSE a été consulté.

1. ARTICLE 1

   champ d’application

Le présent accord relatif aux forfaits annuels en jours concerne l’ensemble des salariés cadres de la Société GIVRÉE SAS, ainsi que des Sociétés rattachées à GIVRÉE SAS, telle que GIVRÉE II, ou tout autre Société qui y serait rattachée ultérieurement.

En effet, les cadres, en raison de leurs missions et de l’autonomie dont ils disposent, ne peuvent être soumis à l'horaire collectif de travail du service qu'ils dirigent ou auquel ils sont affectés. Par exception, le présent accord n’est pas applicable aux dirigeants de l’Entreprise dès lors où ils sont, soit titulaires d’un mandat social, soit considéré comme cadre dirigeant.

3. ARTICLE 2

   PERIODE DE REFERENCE

Les forfaits annuels en jours s’appliquent sur la période s’étendant du 1^er juin de l’année N au 31 mai de l’année N+1.

5. ARTICLE 3

   DEFINITION

L'organisation de l'activité du cadre bénéficiant d’une convention individuelle de forfait annuel en jours ne peut reposer que sur des jours ou des demi-journées de travail. Pour l’équivalence en heures d’une ½ journée ou d’une journée de travail, notamment pour le calcul des heures de délégation éventuelles, les parties s’entendent à renvoyer à la réglementation en vigueur. Une journée complète correspond à un minimum de 8 heures de travail en moyenne, sauf circonstances exceptionnelles.

7. ARTICLE 4

   LES DIFFERENTES CONVENTIONS DE FORFAIT ANNUEL EN JOURS

4.1 - Conventions de forfait annuel en jours dites « classiques »

4.1.1 – Règle de base

Le forfait annuel des cadres est de 218 jours travaillés, comprenant la journée de solidarité. Les cadres bénéficient pour chaque période de référence complète d’activité de 30 jours ouvrables de congés payés et de « jours de repos forfait » (JRF).

4.1.2 – Modalités d’acquisition des Jours de Repos Forfait (JRF)

Pour une période de référence complète d’activité, on soustrait au nombre de jours civils de la période de référence le nombre de dimanches, de samedis, de jours fériés positionnés sur des jours ouvrés (nombre variable à chaque période de référence), de congés payés ouvrés (25).

Du chiffre ainsi obtenu, on déduit 218, afin d’obtenir le nombre de JRF attribués au cadre afin qu’il ne dépasse pas son forfait annuel.

Exemple pour l’année 2021/2022 :

Nombre de jours calendaires	365
Dimanche	52
Samedi	52
Jours fériés légaux (hors samedi et dimanche)	5
Jours de CP ouvrés	25
Sous-total	231
Forfaits jours	218
Nombre de JRF à attribuer	13

Le nombre de JRF varie donc pour chaque période de référence en fonction du nombre de samedis, de dimanches et de jours fériés positionnés sur des jours normalement ouvrés sur la période. Ce calcul est effectué en début de période de référence.

Ainsi, le compteur de JRF du cadre sera crédité chaque mois d’une fraction de JRF égale à : nombre de JRF /12.

Le cadre peut bénéficier de ses JRF par journée entière ou demi-journée dès lors qu’ils sont acquis.

La fraction mensuelle de JRF acquise est cumulée chaque mois. Le nombre total de JRF acquis, pris et restants sont mentionnés sur le bulletin de paie. Lorsque, à la fin de la période de référence, le nombre total de JRF restant n’est pas un nombre entier, il est arrondi à la demi-journée.

Toute fraction de JRF :

- Comprise entre 0 et inférieure à 0,25 est arrondie à l’entier inférieur (0) ;

- Supérieure ou égale à 0,25 et inférieure ou égale à 0,5 est arrondie à un demi JRF

- Supérieure à 0,5 et inférieure ou égale à 0,75 est arrondie à un demi JRF

- Supérieure à 0,75 est arrondie à l’entier supérieur (1).

4.1.3 – Proratisation du forfait annuel

Le calcul du forfait de 218 jours tient compte de la prise de 30 jours ouvrables de congés payés et de « jours de repos forfait » (JRF) pour chaque cadre au cours de la période de référence, il convient de l’ajuster en fonction des congés et JRF pris ou acquis.

Ainsi, en cas d’année incomplète d’activité, le forfait annuel en jours est proratisé en fonction de la date d’entrée ou de sortie de la convention de forfait, sachant que les cadres peuvent prendre les jours de congés payés qu’ils ont déjà acquis pendant la période de référence en cours.

De même, si le cadre n’a pas acquis tous ses jours de congés payés au cours de la période de référence N (pour cause d’absence par exemple), alors le cadre pourra prendre les jours de congés payés qu’il a déjà acquis pendant la période de référence en cours.

4.2 - Forfaits réduits : Conventions de forfait annuel en jours inférieures à 218 jours

4.2.1 - Forfaits réduits

Il peut être mis en place, dans le cadre d’une convention individuelle par voie de contrat ou d’avenant, un forfait annuel en jours inférieur à 218 jours. Il s’agit donc d’un forfait réduit.

Dans ce cadre, il est convenu que toute embauche ou passage à une activité réduite d’un salarié bénéficiaire d’une convention de forfait annuel en jours, pour quelle que raison que ce soit (congé parental d’éducation, temps partiel thérapeutique, convenance personnelle, congé pour création ou reprise d’une entreprise, congé de solidarité familiale, etc.), nécessite impérativement la conclusion d’une convention de forfait annuel en jours réduit, à l’exclusion de tout autre dispositif.

Pour cela, la société et le salarié concluent un contrat initial ou un avenant temporaire ou définitif au contrat de travail qui les lie.

Le cadre demandant à exercer une activité réduite verra son forfait annuel calculé de la manière suivante :

218 X pourcentage d’activité demandé = nombre de jours du forfait annuel arrondi à la demi

journée inférieure

Exemple 1: Le cadre demande à ne pas travailler 1 jour dans la semaine, il travaillera donc à 80% et son forfait annuel sera de 174 jours (218 x 80% = 218 x 4/5).

Exemple 2 : Le cadre désire réduire son activité à compter du 1^er novembre N et ne travailler plus qu’à 80%.

Du 1^er juin N au 31 mai N+1 soit pour toute la période de référence, il devra travailler 192,5 jours au total ((218/12x5) pour la période du 1^er juin N au 31 octobre N + (218/12x7 x 80%) du 1^er novembre N au 31 mai N+1)

Le nombre de jours fixé par la convention de forfait réduit est déterminé pour une période de référence complète d’activité et en tenant compte du nombre maximum de jours de congés défini à l’article L. 3141-3 du Code du travail.

4.2.2 – Jours de Repos Forfait (JRF) pour les forfaits réduits

Les cadres bénéficiant d’un forfait annuel en jours réduit disposent, pour chaque période de référence, d’un nombre de « jours de repos forfait » (JRF) calculé de la manière suivante :

Nombre de JRF sur la période de référence dans le cadre d’un forfait classique X pourcentage d’activité demandé

Le cadre acquiert une fraction de jour de repos forfait (JRF) chaque mois.

Il peut en bénéficier par journée entière ou demi-journée dès lors qu’ils sont acquis. La fraction de JRF est arrondie à la demi-journée en fin de période de référence selon les règles énoncées précédemment.

4.2.3 – Proratisation du forfait annuel réduit

Le calcul du forfait de 218 jours tient compte de la prise de 30 jours ouvrables de congés payés et de « jours de repos forfait » (JRF) pour chaque cadre au cours de la période de référence, il convient de l’ajuster en fonction des congés et JRF pris ou acquis.

Ainsi, en cas d’année incomplète d’activité, le forfait annuel en jours est proratisé en fonction de la date d’entrée ou de sortie de la convention de forfait et du nombre de jours de congés non acquis ou non pris, sachant que les cadres peuvent prendre les jours de congés payés qu’ils ont déjà acquis pendant la période de référence en cours.

De même, si le cadre n’a pas acquis tous ses jours de congés payés au cours de la période de référence N (pour cause d’absence par exemple), alors le cadre pourra prendre les jours de congés payés qu’il a acquis pendant la période de référence en cours.

9. ARTICLE 5

   MODALITES DE PRISE DES JOURS DE REPOS FORFAIT

Le cadre acquiert une fraction de JRF chaque mois et il en bénéficie par journée(s) entière(s) ou demi-journée(s) dès lors qu’ils sont acquis. Ces jours de repos doivent être pris impérativement au cours de la période de référence ou seront épargnés sur un Compte Epargne Temps en cas de mise en place d’un tel dispositif au sein de l’Entreprise.

Les jours de repos sont pris à l’initiative du cadre concerné aux dates qu’il détermine en fonction des impératifs de fonctionnement du service. Il en fait la demande à son responsable hiérarchique en respectant la procédure en vigueur et un délai de prévenance de 7 jours calendaires. Pour des raisons exceptionnelles, ce délai peut être raccourci.

Le responsable hiérarchique autorise ou refuse cette demande de jours de repos en considération des impératifs de service. Les hiérarchiques seront sensibilisés concernant l’intérêt de répondre rapidement à leurs collaborateurs.

Exceptionnellement, pour des raisons liées à la bonne marche du service, le responsable hiérarchique peut modifier les dates des jours de repos initialement fixées, sous réserve de respecter un délai de prévenance de 7 jours calendaires, ce délai pouvant être raccourci d’un commun accord.

En fonction du nombre de JRF restant à prendre avant la fin de la période de référence et/ou des éventuels impératifs de service, le responsable hiérarchique proposera, en accord avec le cadre, la prise de jours de repos.

11. ARTICLE 6

    remuneration

6.1 – Rémunération forfaitaire

L'ensemble de la rémunération allouée aux cadres bénéficiant d’une convention de forfait annuel en jours présente un caractère forfaitaire et est la contrepartie de leur mission et des responsabilités qui leur sont confiées.

Elle rémunère l'exercice d'une mission qui doit être menée à bonne fin sans référence directe à un horaire précis dans la limite du nombre de jours travaillés fixés ci-dessus, et sous réserve des différentes possibilités de report des jours de repos ou de congés payés prévues par les dispositions légales et conventionnelles.

La rémunération tient compte des responsabilités confiées au salarié dans le cadre de sa fonction. Elle est forfaitaire et indépendante du nombre d'heures de travail effectif accomplies durant la période de paie considérée.

Le bulletin de paie mentionne que la rémunération est calculée pour un forfait annuel de 218 jours.

6.2 – Rémunération en cas de réduction d’activité au cours du forfait annuel.

La rémunération globale (dont notamment le salaire de base et les éléments variables de rémunération) d’un cadre au forfait annuel en jours « classique » demandant à réduire son activité est réduite dans la même proportion, c’est-à-dire qu’elle sera calculée au strict prorata de cette réduction d’activité, et la charge de travail devra tenir compte de la réduction convenue.

Le bulletin de paie mentionne que le calcul de la rémunération est fonction du nombre de jours du forfait annuel réduit.

13. ARTICLE 7

    SUIVI DU « TEMPS DE TRAVAIL » DU FORFAIT ANNUEL EN JOURS

7.1 – Décompte du « temps de travail »

Les cadres organisent leur temps de travail à l’intérieur de ce forfait annuel conformément à l’organisation globale de l’entreprise et plus spécifiquement à l’activité à laquelle ils sont affectés.

Leur temps de travail fait l’objet d’un décompte en journées ou demi-journées de travail effectif.

Le contrat de travail peut prévoir des périodes de présence nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.

Le 1^er janvier 2021, un système de « pointage » (ou de « badgeage ») a été mis en place au niveau du Laboratoire de Production pour décompter les journées et demi-journées de travail. Ainsi, chaque cadre au forfait annuel en jours enregistre sa présence à son arrivée le matin et en début d’après-midi. Les dates de déplacements professionnels doivent être enregistrées en respectant la procédure en vigueur au sein de l’entreprise.

Le cadre doit bénéficier d’un temps de repos quotidien d’au moins 11 heures consécutives, sauf dérogations dans les conditions fixées par les dispositions législatives ou conventionnelles. La durée de travail hebdomadaire comme l’amplitude de chaque journée travaillée doivent être raisonnables, toute journée de travail doit être coupée par une pause repas dont la durée préconisée est de 1 heure. Sous la responsabilité et la supervision de son manager, le cadre doit donc répartir sa charge de travail de manière équilibrée dans le temps et organiser son travail pour ne pas dépasser une amplitude journalière maximale de 13 heures, sachant que cette limite n’a pas pour objet de définir une amplitude journalière habituelle de 13 heures mais une amplitude exceptionnelle maximale de la journée.

Le cadre doit également bénéficier du temps de repos hebdomadaire prévu par la convention collective applicable, sauf dérogations dans les conditions fixées par les dispositions législatives ou conventionnelles.

7.2 – Contrôle et suivi du « temps de travail » du forfait annuel

Le forfait en jours s'accompagne d'un contrôle du nombre de jours travaillés. En application de l’article D. 3171-10 du Code du travail, la durée du travail est décomptée et contrôlée pour chaque période de référence par récapitulation du nombre de journées ou demi-journées travaillées par salarié. Ainsi, aux fins de protéger la santé et la sécurité du cadre au forfait annuel en jours, le responsable hiérarchique veille au respect des durées maximales de travail, des repos journaliers et hebdomadaires, procède à un examen régulier et un suivi périodique de l’organisation du travail de l’intéressé, de l’amplitude de travail et de sa charge de travail. L’amplitude et la charge de travail doivent rester raisonnables, la charge de travail devant être bien répartie dans le temps.

Le contrôle de l’activité s’effectue à partir d’une feuille de présence individuelle établie mensuellement par l’employeur, faisant apparaître le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées, ainsi que le positionnement et la qualification des jours de repos (exemples : repos hebdomadaires, congés payés, jours de repos forfaits). Cette feuille de présence doit être signée par le cadre et son responsable hiérarchique. Cet outil sert à l’employeur pour s’assurer régulièrement de l’évaluation et de la charge de travail raisonnable du cadre, et permet une bonne répartition dans le temps de son travail.

Par le biais de cette feuille de présence, chaque mois, le cadre pourra également faire remonter par écrit à son supérieur d’éventuelles difficultés inhabituelles ou récurrentes, telles que le non respect des repos minimum, une amplitude journalière trop importante, une charge de travail inadéquate, des difficultés d’organisation, un déséquilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Cet outil est donc aussi un moyen de communication régulier entre le cadre et son manager.

Le responsable hiérarchique direct aura alors l’obligation d’examiner avec le cadre concerné le ou les points soulevés pour trouver ensemble les solutions appropriées, et mettre fin, le cas échéant, à la situation anormale.

Un compte rendu de cet entretien sera établi conjointement par le hiérarchique et le cadre. Ce document sera transmis en copie à la Direction des Ressources Humaines du siège social de la MAISON THIRIET à ELOYES.

Pour un suivi optimum, la feuille de présence mensuelle mentionne également le nombre de jours travaillés cumulés depuis le début de la période de référence.

Si les décomptes laissent apparaitre un nombre de jours travaillés trop conséquent, le responsable hiérarchique, en concertation avec le cadre, en examine et analyse les raisons, et propose des solutions appropriées.

Lors du traitement de la feuille de présence, la Direction des Ressources Humaines du siège social de la MAISON THIRIET à ELOYES assure également un suivi et informera la hiérarchie du cadre en cas d’anomalie détectée.

Par ailleurs, chaque responsable de service se voit transmettre mensuellement les soldes de congés payés et JRF de chacun de ses collaborateurs à prendre avant la fin de la période de référence afin d’effectuer un suivi.

De plus, les cadres disposent tous les mois d’un récapitulatif du nombre de jours de congés et JRF pris et à prendre au cours de la période de référence sur leur bulletin de paie.

L’utilisation de ces documents renforce les moyens de contrôle existants.

Enfin, sans préjudice des obligations précitées du supérieur hiérarchique, le cadre bénéficie d’un droit d’alerte permanent à l’adresse de son responsable hiérarchique s’agissant de tout dysfonctionnement lié aux éléments ci-avant énoncés.

7.3 – L’entretien individuel

Chaque cadre bénéficie chaque année d’un entretien individuel avec son supérieur hiérarchique distinct de l’entretien annuel d’évaluation, et de l’entretien professionnel, même s’ils peuvent se tenir successivement au cours d’une même réunion. Cet entretien annuel relatif au suivi du forfait jours, portera sur sa charge de travail, l’amplitude de ses journées de travail et l’organisation de son travail dans l’entreprise afin de vérifier qu’elles sont compatibles avec le forfait annuel et l’articulation entre sa vie professionnelle, d’une part, et sa vie personnelle et familiale, d’autre part. Un compte rendu écrit est établi à l’issue de chaque entretien, une copie étant remise au salarié concerné. Cet entretien est mené par le supérieur hiérarchique à la lumière des informations relevées dans les documents de suivi mensuels et du formulaire d’entretien annuel précédent. Si lors de l’entretien, des difficultés sont constatées, des solutions appropriées seront identifiées et consignées par écrit.

Lors de l’entretien de suivi du forfait jours, l’adéquation entre la rémunération et le forfait du cadre sera également évoquée entre celui-ci et sa hiérarchie.

Les supports des entretiens individuels et annuels d’évaluation concernant les cadres au forfait annuel jours seront présentés au CSE en vue d’une consultation.

En dehors de tout entretien périodique, si le supérieur identifie une surcharge de travail ou une difficulté, il organise un entretien avec le cadre pour échanger sur la situation.

De même, le salarié peut demander à son supérieur hiérarchique direct un entretien à tout moment s’il constate ou ressent une surcharge de travail ou s’il rencontre des difficultés pour concilier sa vie professionnelle et sa vie personnelle, et ce, indépendamment du respect des repos quotidiens et hebdomadaires. Cet entretien doit se dérouler dans un délai d’un mois dès lors que le salarié en fait la demande, et des mesures concrètes de règlement des difficultés devront être définies par écrit. En cas de persistance des difficultés, le cadre pourra demander à s’entretenir avec la hiérarchie d’un niveau supérieur.

Le développement des entretiens existant renforce les moyens de contrôle actuels.

7.4 – Droit à la déconnexion

L’effectivité du respect par le cadre des durées minimales de repos visées par le présent accord et son autonomie quant à l’organisation de son emploi du temps impliquent pour le cadre un droit à la déconnexion des outils de communication à distance, droit devant toutefois être exercé en considération des impératifs de service.

Ainsi, la société mettra en place une gestion intelligente des technologies de l’information et de la communication, gestion qui sera au service de la compétitivité de l’entreprise et respectueuse de la vie privée des collaborateurs.

Des actions de sensibilisation des collaborateurs et managers concernant les risques sur la santé physique et mentale de l’envoi et la réception de courriels ou d’appels téléphoniques professionnels pendant le temps de repos seront menées.

Par ailleurs, une charte d’usage des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) sera mise en place après avis du CSE visant à rappeler les bonnes pratiques concernant l’usage des NTIC et restreindre l’envoi et la réception de courriels pendant les périodes de repos et de suspension du contrat de travail. En revanche, lors de la rédaction de cette charte, il conviendra de veiller à ce que les règles énoncées n’aient pas l’effet inverse à celui recherché, c’est-à-dire être source d’anxiété, de perte de flexibilité ou de désorganisation pour le collaborateur.

Chaque salarié devra être raisonnable, veiller à ne pas envoyer de courriel en dehors des horaires habituels de travail et éviter d’utiliser les NTIC pendant son temps de repos.

15. ARTICLE 8

    INFORMATION DU PERSONNEL - CLAUSES DE SUIVI ET DE RENDEZ-VOUS

Chaque cadre sera informé et sensibilisé concernant les dispositions du présent accord. Les managers concernés seront également informés de l’importance du suivi régulier de leur personnel cadre dans le respect des dispositions précitées.

De plus, chaque année, le CSE sera consulté concernant le recours aux conventions individuelles de forfait annuel en jours et les modalités de suivi de la charge de travail des salariés concernés.

Les parties signataires conviennent de se revoir tous les 3 ans.

ARTICLE 9

DUREE – REVISION - DENONCIATION

9.1 – durée

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et s’appliquera à compter du 1^er Août 2021.

9.2 – révision

Chaque partie peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes :

• Toute demande devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge, ou par courriel, à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et comporter en outre l'indication des dispositions dont la révision est demandée, les propositions de remplacement ;

• Dans un délai maximum de trois (3) mois, les parties ouvriront une négociation ;

Les dispositions de l'accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la prise d’effet d’un éventuel avenant.

Les dispositions de l’avenant portant révision, se substituent de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue soit à défaut, à partir du jour qui suit son dépôt auprès du service compétent.

9.3 – dénonciation

La dénonciation partielle du présent accord n’est pas admise.

L’accord peut être dénoncé à tout moment moyennant un préavis de 3 mois, par l’une ou l’autre des parties signataires, selon les modalités suivantes :

La dénonciation est notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires et fera l’objet des mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles accomplies lors de la signature de l’accord, selon les dispositions légales en vigueur,

Une nouvelle négociation d’un éventuel accord de substitution doit être entamée, à la demande de l’une des parties le plus rapidement possible et au plus tard, dans un délai de trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation ;

Durant les négociations, l’accord dénoncé reste applicable sans aucun changement.

A l’issue de ces dernières, est établi, soit un nouvel accord dit de substitution, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord.

Ces documents signés, selon le cas, par les parties en présence, font l’objet de formalités de dépôt dans les conditions prévues ci-dessus.

Les dispositions du nouvel accord se substituent intégralement à celles de l’accord dénoncé, avec pour prise d’effet, soit la date qui en aura été expressément convenue soit à défaut, le jour suivant son dépôt auprès du service compétent.

ARTICLE 10

publicite

Le présent accord est déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, ainsi qu’en un exemplaire au secrétariat-greffe du conseil des prud'hommes du lieu de conclusion.

En outre, un exemplaire est établi pour chaque partie signataire.

Mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la direction pour sa communication avec le personnel.

Fait à TOURNON SUR RHONE, en 4 exemplaires originaux, le 27 juillet 2021.

Pour la société,

XXX,

Directeur Général

XXX,

Membre titulaire de la délégation du personnel du Comité Social et Economique, non mandaté