Accord d'entreprise "Accord relatif à l'adoption du vote électronique dans le cadre de la mise en place du CSE" chez FACEO FM ILE DE FRANCE (Siège)

ACCORD

RELATIF A L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE

DANS LE CADRE DE LA MISE EN PLACE DU CSE

DE LA SOCIETE FACEO FM IDF

La Direction de la Société FACEO FM IDF, Société par Actions Simplifiée au capital de 110 560 euros, inscrite au RCS de Versailles sous le numéro 537 934 630, dont le siège social est situé à ELANCOURT (78 990), 10 B rue Blaise Pascal, Parc Euclide 1, représentée par Monsieur xxx en sa qualité de Président,

d’une part,

et

Les organisations syndicales représentatives dans la Société ci-dessous énumérées,

• CFDT, représentée par Monsieur xxxx, Délégué Syndical,

• CFE/CGC, représentée par Monsieur xxxx, Délégué Syndical,

d’autre part,

ont convenu et arrêté ce qui suit concernant les modalités relatives à l’ouverture du vote électronique dans le cadre de la mise en place du Comité Social Economique (CSE) .

Préambule:

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• De faciliter le vote pour les salariés en mission, en déplacement ou dont le contrat de travail serait suspendu,

• D'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• D’augmenter le niveau de participation,

• D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de mettre en place le vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral et en application du protocole préélectoral qui sera négocié par la suite.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de la liberté et de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

1. Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi que, sous certaines conditions, aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres des délégations du personnel aux Comités Sociaux et Economiques de chaque établissement (CSEE).Les principes posés dans l’accord se déclinent de manière identique établissement par établissement, tels que définis à l’article 3 de l’accord du 28 juin 2021 relatif à la mise en place du Comité Social et Economique.

2. Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

3. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

   1. Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées exclusivement par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

La Société qui a pris contact avec un prestataire, Neovote, spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») confiera à celui-ci la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.

Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

2. Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

• Pour les listes électorales : Etablissement, collège, nom, prénom, matricule, date d’entrée dans le Groupe, date de naissance, adresse postale, e-mail,

• Pour le fichier d’émargement : Etablissement, collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote,

• Pour les listes des candidats : Etablissement, collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale,

• Pour la liste des résultats : Etablissement, collège, nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tels que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs de l’établissement, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel (sauf les n° de matricules, les adresses postales et e-mail destinés uniquement au prestataire et à la Direction, pour l’envoi des courriers et accès au serveur de vote,

• Pour les listes d’émargement : membres du bureau de vote de l’établissement et, en fin de scrutin, sous enveloppe scellée, au gestionnaire de l’élection,

• Pour les listes des candidats : électeurs de l’établissement, syndicats, agents habilités des services du personnel,

• Pour les listes des résultats : électeurs de l’établissement, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.

  3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Afin de garantir le secret du vote et la sincérité des opérations électorales, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, le prestataire s’engage à détruire ces fichiers supports et à en informer la Société FACEO FM IDF.

4. Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, composée des représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle sera disponible par courriel et par téléphone pendant le vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, en présence du bureau de vote, des représentants des listes de candidats et des représentants de la Direction, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, en présence du bureau de vote, des représentants des listes de candidats et des représentant de la Direction, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé,

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, en présence du bureau de vote, des représentants des listes de candidats et des représentant de la Direction, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

5. Expertise indépendante et formalités CNIL

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés et porté à la connaissance de la Société

De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans la Société ou dans le ou les établissements concernés, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre).

Le système fait l’objet d’une fiche de traitement des données selon la norme du Régime Général de Protection des données (RGPD). Cette fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes du RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site, dans l’onglet confidentialité.

6. Information et formation

La Société met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.

En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, les conditions et règles de fonctionnement du vote suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote.

De plus, les représentants des listes de candidats l et les membres des bureaux de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu. Cette formation à distance inclue une explication fonctionnelle sur l’utilisation de la plateforme de vote et pour chaque étape scellement, descellement, dépouillement, consultation de la participation, consultation des listes d’émargement. Un mode opérationnel leur est également remis et une assistance téléphonique leur est disponible, avant, pendant, et après le vote sur toute la période légale de litige.

4. Déroulement des opérations de vote

   7. Protocole d’accord préélectoral

Les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de la Société.

8. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, 7jours/7 et 24heures/24 pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs recevront un rappel de la tenue des élections le matin de chaque journée du scrutin.

9. Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. Les listes de candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

10. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• L'adresse du serveur de vote, (un lien sera proposé dans l’e-mail),

• Des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire, ce dernier étant à retirer depuis l’espace de vote,

• La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et son n° de matricule, qu’il peut retrouver sur son bulletin de paie.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et à son collège.

L’électeur peut modifier son choix avant validation.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

La validation entraînant transmission du vote et émargement fait l’objet d’un accusé réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

Les représentants des listes de candidats et les représentants de la Direction pourront consulter en permanence les taux de participation en tant qu’observateurs reconnus,

11. Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

12. Opérations de dépouillement et résultats

A l’heure définie dans le protocole préélectoral, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture des scrutins.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

L’attribution des sièges et la désignation des élus seront conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats devront a minima faire apparaître le nombre de voix obtenues par chaque liste et le nombre de sièges par liste, ainsi que la représentativité totale et catégorielle de chaque liste.

Le prestataire procèdera au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur depuis la Loi du 20 août 2008 (10113.03 et 10114.03).

A partir des résultats du 1^er tour, il conviendra de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du 1^er tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour devra être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou total au 1^er tour ou si à l’issue du 1^er tour il reste encore des sièges à pourvoir.

5. Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, correspondant à la durée du processus électoral des élections du CSE. Elle prendra fin à l’expiration dudit processus.

Le présent accord sera déposé auprès de la DREETS et du secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes, selon les dispositions légales.

Le présent accord sera porté à la connaissance du Personnel par affichage dans les locaux de la Société.

En outre, un exemplaire original sera établi et remis à chacune des parties signataires.

Fait à Elancourt, le xx/xx/2021