Accord collectif sur le télétravail

ENTRE-LES SOUSSIGNES :

• La société REXIA, société par actions simplifiée,

D’UNE PART,

ET :

• Les membres titulaires du Comité Social et Economique :

D’AUTRE PART,

Il a été conclu ce qui suit :

Préambule

La direction de REXIA et les membres du comité CSE ont souhaité répondre à la demande croissante des salariés d’accéder au télétravail. Après analyse des pratiques, les parties ont décidé de permettre et d’encadrer le télétravail et ont engagé une négociation pour aboutir à la conclusion du présent accord d’entreprise.

Cet accord vise à la limitation des temps de trajets, la conciliation vie professionnelle et personnelle, l’accès et le maintien dans l’emploi de travailleurs en situation de handicap.

Lorsque l’emploi exercé par le collaborateur se prête à cette forme d’organisation, que les contraintes clients le permettent, que sont garanties de bonnes règles de fonctionnement à distance dans la relation avec l’environnement professionnel et le management, le télétravail peut être une forme d’organisation durable apportant des éléments positifs en matière de qualité de vie, de responsabilisation et d’autonomie dans l’exercice des missions professionnelles.

Les parties signataires soulignent qu’un des facteurs de réussite essentiel de ce mode d’organisation du travail repose sur un accord de confiance mutuelle entre le collaborateur et son responsable hiérarchique.

ARTICLE 1 – DEFINITION DU TELETRAVAIL

Conformément aux termes de l’article L.1222-9 du Code du travail, le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’entreprise est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Sur la base de cette définition générale, le présent accord précise que selon les dispositions convenues entre les parties signataires, le télétravail au sein des activités REXIA en France s’entendra comme :

- la situation où le collaborateur, sur la base du volontariat, effectuera son activité professionnelle alternativement à son domicile et dans les locaux de l’entreprise ou de son client (télétravail alternant, domicile ou espace de coworking). Un espace coworking est un lieu validé par le management ou la direction.

Il est convenu que pendant la durée de l’accord, le télétravail sera uniquement mis en place selon le mode du télétravail alternant.

Par défaut, le domicile déclaré à l’entreprise pour l’envoi du bulletin de paie est le lieu de télétravail.

Un autre lieu de télétravail pourra être accepté ponctuellement par l’entreprise sous réserve de sa déclaration par le salarié et que des contraintes managériales, clients ou techniques ne s’y opposent pas.

ARTICLE 2 - CHAMP D’APPLICATION

La nature des activités exercées doit permettre de travailler à distance. Cela exclut les activités pour lesquelles le collaborateur doit se rendre physiquement chez les clients ou dans les locaux de l’entreprise en nécessitant des liens de proximité immédiate avec du matériel, des outils, des documents, ou l’accueil et la supervision des fournisseurs ou prestataires intervenant dans l’entreprise.

Il ne doit pas non plus exister de contraintes techniques ou associées à des impératifs de sécurité ou de confidentialité des données traitées ou des opérations réalisées au regard de la nature particulière des fonctions exercées.

Il peut être envisagé que le collaborateur concentre certaines de ses activités en télétravail en concertation avec sa hiérarchie.

ARTICLE 3 - CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE

3. Principe du volontariat

Conformément aux termes de l’article L.1222-9 du Code du travail, le télétravail revêt un caractère volontaire et l’initiative de sa demande appartient au collaborateur sauf dans des circonstances exceptionnelles où sa mise en œuvre par l’entreprise est un moyen d’assurer la continuité de l’activité (plans de continuité d’activité), tout en assurant la protection des salariés.

Le volontariat est fondé sur un principe d’acceptation mutuelle et un principe de double réversibilité tant à l'initiative de l'employeur que du salarié. Le collaborateur pourra demander un entretien à son responsable des ressources humaines en cas de contestation éventuelle des motivations d'acceptation ou de refus décidée par l’entreprise.

Les parties conviennent, que lorsqu'un salarié souhaite opter pour le télétravail, il adresse une demande écrite à son manager, par courrier remis en mains propres contre signature ou courriel, en précisant le jour de télétravail et la date de prise d’effet souhaités. La demande doit être adressée au moins 5 jours ouvrés avant la date de prise d’effet souhaitée.

Pour le cas des consultants, un protocole d’accord sera établi entre le client et le gestionnaire de compte en assurant le respect des accords de télétravail en vigueur dans les deux sociétés. L’accord de télétravail figurera dans l’ordre de mission. Les consultants pourront évoquer le sujet en amont avec leur client.

Le management étudiera la compatibilité de cette forme d’organisation du travail avec l’emploi exercé par le collaborateur notamment sa faisabilité technique, sa compatibilité avec les impératifs de sécurité des données et les modalités de réalisation de la prestation fournie aux clients internes ou externes qui dans, certains cas, pourraient ne pas permettre la mise en œuvre du télétravail.

L’éventuel refus du responsable hiérarchique peut être notamment motivé par :

• Le refus du client

• Des raisons d’impossibilité technique

• La désorganisation réelle au sein de l’activité

• La fonction, le rôle ou les responsabilités non adaptés au télétravail.

Dans tous les cas, il est rappelé que le refus de télétravailler du salarié ne peut être ni un motif de sanction, ni pénalisant par rapport à son déroulement de carrière. Le refus éventuel de l’employeur fera l'objet d'une réponse écrite et motivée, dans un délai de 5 jours ouvrés à compter de la réception du courrier de la demande (courrier électronique agréé).

Les parties conviennent que le télétravail est fondé sur la capacité d’autonomie des salariés concernés.

L’exercice du télétravail débute par une période d’adaptation de trois mois. Cette période d’adaptation a pour objectif de permettre à l’employeur et au salarié de vérifier le bon fonctionnement de ce nouveau mode de travail, tant au niveau des aptitudes professionnelles du salarié pour travailler à distance, que de la continuité du service pour assurer la même qualité de service.

Durant cette période d’adaptation, chacune des parties peut mettre fin unilatéralement au télétravail moyennant un délai de prévenance de 5 jours ouvrés. Quelle que soit la partie à l’initiative d’une telle demande, celle-ci devra obligatoirement faire l’objet d’un écrit.

2. Conditions de mise en place

   1. Cas général d'application

      1. Durée

Compte tenu de la spécificité du télétravail, il est convenu que sa mise en œuvre s’applique :

• Pour le personnel administratif : une durée d’1 an reconductible d’une durée équivalente via accord écrit entre les parties (manager/managé)

• Pour les consultants : pour la période définie via la lettre de mission et dans la note de cadrage contractualisée avec le client

  2. Renouvellement

Lors de l'entretien annuel sera fait entre le collaborateur et son manager un bilan de l’organisation en télétravail pour apprécier l’opportunité de la reconduire ou d’y mettre fin. Le renouvellement ou non devra être précisé par écrit dans l'entretien annuel d'évaluation du salarié.

Réversibilité permanente

A tout instant, des nécessités opérationnelles ou organisationnelles, ou pour les consultants, une demande expresse du client, ou la survenance de circonstances particulières liées notamment à des raisons personnelles (déménagement, etc.) peuvent ne plus permettre le télétravail.

A la demande motivée, de l’une ou l’autre des parties formalisées par écrit, l’organisation en télétravail peut alors s’arrêter dans le respect d’un délai de prévenance de 5 jours ouvrés sauf accord entre les deux parties pour un délai plus court.

La réversibilité implique un retour du salarié dans les locaux de l'entreprise, sur le site de rattachement et au sein de son équipe de travail.

Le collaborateur pourra demander un entretien à son responsable des ressources humaines en cas de contestation éventuelle des motivations de la réversibilité décidée par l’entreprise.

Suspension provisoire du télétravail

Le télétravail peut être suspendu temporairement, sans que cela remette en cause cette forme d’organisation du travail, en cas :

• de nécessités de service ou d’impératifs opérationnels comme :

  • réunion importante

  • Formation

  • urgence nécessitant la présence du salarié

  • absentéisme

  • contrainte organisationnelle

  • changement d’outil de travail…

• d’impossibilité technique comme :

  • coupure informatique

  • panne de réseau

  • non fonctionnement du cloud…

• d’environnement du télétravail devenu difficile

Dans la mesure du possible, la partie qui sollicite la suspension en informe l’autre partie en respectant un délai de prévenance de 5 jours ouvrés. En cas de situation particulièrement urgente, présentant un risque de dysfonctionnement pour le service, ce délai peut être ramené à 24H00 voir le jour-même. L’utilisation de ce délai d’urgence doit se justifier par le caractère non prévisible de l’évènement imposant la suspension provisoire.

Dans ce cadre, les journées de télétravail non effectuées par le salarié ne donnent pas lieu à un crédit télétravail reporté ou cumulé ultérieurement.

Non-report et modification du jour de télétravail

Les jours de télétravail non pris ne peuvent donner lieu à report.

La modification du jour de télétravail planifié est possible sous réserve de validation du supérieur hiérarchique et moyennant un délai de prévenance de 5 jours ouvrés

2. Cas de recours exceptionnel

   6. Cas d’épisode de pollution

En cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L. 223-1 du code de l’environnement, lorsque les normes de qualité de l'air ne sont pas respectées ou risquent de ne pas l'être, le préfet en informe immédiatement le public et prend des mesures propres à limiter l'ampleur et les effets de la pointe de pollution sur la population.

Dans ce cas, l’entreprise acceptera automatiquement les demandes ponctuelles de télétravail si celui-ci est réalisable.

Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail : Fin de l’alerte pollution.

Cas d’alerte météorologique

De même, en cas d’alerte météo de niveau 4 (vigilance rouge), le télétravail est automatiquement accordé, sauf impératif de service, pour garantir la continuité de l’activité de l’entreprise et la protection des salariés. Le salarié doit informer immédiatement le management et/ ou le client de son statut de télétravail.

Rappel alerte niveau 4 (vigilance rouge) : Une vigilance absolue s’impose ; des phénomènes météorologiques dangereux d’intensité exceptionnelle sont prévus ; tenez-vous régulièrement au courant de l’évolution météorologique et conformez-vous aux conseils ou consignes émis par les pouvoirs publics. Sont déconseillés les déplacements, ainsi que les sorties en montagne.

Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail : le jour ouvré suivant la fin de l’alerte Météo France de niveau 4.

Le télétravail pour raisons médicales

Le service de santé au travail pourra préconiser à titre exceptionnel, et notamment pour les salariés revenant d’un arrêt de travail de longue durée ou en cas d’immobilisation temporaire du salarié, la mise en place, sous réserve de la compatibilité du poste, d’un télétravail pour une durée limitée dans le temps. Si le poste occupé par le collaborateur n’est pas compatible avec le télétravail, un repositionnement temporaire sur un poste le permettant sera proposé dans la mesure du possible.

3. Organisation du temps de télétravail

Les salariés éligibles au télétravail pourront exercer leur activité au lieu de résidence à usage privé ou ponctuellement en espace coworking dans la limite de 1 jour maximum par semaine de préférence les mardi, mercredi et jeudi. Sur demande du collaborateur auprès de son manager ayant obtenu l’accord RH, il pourra être accordé une extension d’un jour supplémentaire à la période réglementaire définie dans le présent accord.

Cette extension sera soumise aux mêmes conditions de re conductibilité du présent accord (paragraphe 3.2.3). Ce volume pourra être modulé de façon temporaire sous réserve de l’accord du manager eu égard à des circonstances exceptionnelles et au bon fonctionnement du ou des services concernés

Le salarié précisera le jour de télétravail souhaité dans sa demande de télétravail. Le jour de télétravail sera renseigné dans la déclaration de sa feuille de temps.

Sans contrainte spécifique, les salariés en télétravail seront joignables sur leur temps de travail. La plage horaire doit comprendre une pause déjeuner.

Ils pourront adapter leurs horaires de travail en fonction des contraintes clients ou de l'entreprise dans le respect du temps de travail habituel c’est-à-dire entre 35H et 42H par semaine avec un temps de repos minimum entre de 2 journées de 11H et un temps de travail maximum par semaine de 48H et sur 12 semaines une durée moyenne de 44H.

Pendant ces plages de disponibilité, le salarié exerce son activité professionnelle.

Par ailleurs, les collaborateurs parents de jeunes enfants ou ayant des contraintes domestiques particulières, devront prendre toutes les mesures nécessaires pour que les questions relatives à la garde d’enfant ou toute autre question domestique ne viennent pas perturber la réalisation normale de leur activité pendant les heures de travail. En effet, ces éléments perturbants ne pourront pas être considérés comme un motif légitime d’interruption du travail ou de sa mauvaise exécution.

Dans le cas d’un problème technique ou d’une impossibilité temporaire de télétravailler (coupure d’électricité, de téléphone, de réseau informatique, des outils associés, non accessibilité des applications réseaux, …), le collaborateur peut soit revenir dans les locaux de l'entreprise, ou chez son client, soit effectuer une tache ne nécessitant pas de connexion, soit poser un jour de congé ou RTT. Ce choix sera opéré en consultation avec sa hiérarchie et son client si applicable.

Le télétravail reposant sur une démarche de volontariat du salarié, la société n’a pas à supporter les couts supplémentaires éventuels résultant de ce mode d’organisation du travail.

4. Respect de la vie privée

L’organisation du télétravail à domicile s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel le collaborateur est affecté (cf. paragraphe 3.3)

L’entreprise est tenue de respecter la vie privée du collaborateur, et à ce titre ne peut le contacter en dehors de la plage horaire définie dans l’accord écrit. En dehors de cette plage, il est dans la même situation que tout autre collaborateur de l’entreprise et ne peut plus être considéré sous la subordination de celle-ci en dehors des cas spécifiques d’astreintes ou de réalisation d’heures supplémentaires.

5. Contrôle du temps de travail et régulation de la charge de travail

Le télétravailleur gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre de la législation et des règles applicables au sein de la société. Il s’engage à respecter le temps de travail habituel et les dispositions légales du droit du travail et de la convention collective.

Le suivi du temps de travail est assuré de la même manière qu’au sein des locaux de la société ou chez les clients.

La charge de travail en télétravail doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux. En conséquence, le télétravail ne doit pas générer de dépassements en termes de temps de travail effectif.

6. Conformité des locaux

En cas de télétravail à domicile, le salarié doit disposer d’une connexion internet « haut débit » et prévoir un espace de travail respectant les règles en vigueur relatives aux installations électriques. Il doit également être en mesure de justifier d’une assurance « multirisques habitation » couvrant le télétravail à domicile pour le nombre de jours effectués.

Préalablement à la mise en œuvre du télétravail, le salarié établira une attestation sur l’honneur stipulant que les trois critères précédents sont remplis (cf. annexe 1).

Le salarié accepte que l’employeur contrôle, à tout moment, la conformité du logement. Le salarié sera prévenu des dates et heures du contrôle au moins 7 jours à l'avance.

En cas de déménagement, le salarié s'engage à prévenir la société et à lui communiquer sa nouvelle adresse. Le nouveau logement pourra également faire l'objet d'un contrôle de conformité.

Dans le cas où le nouveau logement s'avèrerait non conforme, il pourra être mis fin au télétravail dans les conditions prévues à l'article 3.2.1.3 « Réversibilité permanente ».

7. Equipements mis à disposition

Le salarié en télétravail se fournira en consommables (papier, crayon…) directement dans les locaux du site de rattachement.

Le salarié s’assure de la bonne conservation des équipements qui lui sont confiés et prend toutes les précautions nécessaires pour se faire. La totalité du matériel remis au télétravailleur demeure la propriété de l’entreprise.

En cas de panne, de mauvais fonctionnement, de vol ou de perte des équipements de travail, le télétravailleur en avisera immédiatement son supérieur hiérarchique et les services techniques concernés.

8. Confidentialité et protection des données

Du fait de la grande autonomie dont bénéficie le salarié en situation de télétravail, son obligation de confidentialité est renforcée.

Le salarié s'engage à respecter la Charte informatique de l'entreprise ainsi que les règles mises au point par la société, destinées à assurer la protection et la confidentialité des données.

En aucun cas des éléments professionnels (ex : dossiers) ne doivent être stockés à son domicile sans autorisation préalable et moyen de protection. Les fichiers informatiques doivent être stockés dans le cloud.

Le salarié veillera, en particulier, à ne transmettre aucune information à des tiers et à verrouiller systématiquement l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il est le seul à utiliser son poste de travail.

Tout vol, toute perte de données confidentielles de la société, ainsi que tout accès non-autorisé par une tierce partie doivent être immédiatement notifiés par le salarié à la société pour que les mesures appropriées puissent être prises sans délai.

9. Maladie / accident du travail

En cas de maladie survenant un jour de télétravail, le salarié doit informer son manager (et/ou le service Ressources humaines) le jour même et transmettre son justificatif d’arrêt maladie dans un délai de 48 heures.

Si un accident survient pendant un jour de télétravail et durant la plage horaire de travail, le salarié en avise la Direction dans les mêmes délais et dans les mêmes formes que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de la société. Cet accident sera soumis au même régime que s’il était survenu dans les locaux de la société ou dans les locaux de nos clients.

La présomption d’origine professionnelle est une présomption simple. La Direction peut contester les déclarations d’accident du travail.

Lorsqu’un accident survient en dehors du lieu où doit être exécuté le télétravail ou bien en dehors des plages horaires de travail, l’accident ne bénéficie pas de la présomption d’accident du travail. Il appartient alors, le cas échéant, au salarié de prouver que celui-ci est d’origine professionnelle.

ARTICLE 4 - DUREE ET DATE D’ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD

Le présent Accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet à compter de sa signature. Les dispositions du présent Accord sont impératives.

Chaque signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent Accord dans les conditions prévues par la loi.

ARTICLE 5 - SUIVI DE L’ACCORD

Le présent accord fera l'objet d'un suivi une fois par an dans le cadre d'une réunion CSE.

ARTICLE 6 - Révision :

Le présent accord pourra être révisé. La demande de révision, qui peut intervenir à tout moment à l’initiative de l’une des parties signataires, doit être notifiée soit par lettre recommandée avec avis de réception soit par lettre remise en mains propres contre signature aux autres signataires soit par lettre signée par une solution de signature électronique légale. L’ensemble des partenaires sociaux se réunira alors dans un délai de 3 mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.

ARTICLE 7 - Publicité et dépôt :

Le présent accord sera déposé, en un exemplaire sur support papier et un sur support électronique sur la plateforme de télé-procédure TéléAccords (www.téléaccords.travail-emploi.gouv.fr), à l’Unité Territoriale du Rhône de la DIRECCTE Auvergne Rhône Alpes.

Un exemplaire papier sera remis au Secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes de Lyon.

Un exemplaire sera remis aux membres du Comité Social et Economique.

Il sera affiché dans l’entreprise.

Fait à Vénissieux, le 23/11/2020

Pour la société REXIA,

Pour les membres titulaires du Comité Social et Economique ayant obtenu la majorité des voix aux dernières élections :

ANNEXE 1

ATTESTATION SUR L'HONNEUR

CONFORMITE ELECTRIQUE (Norme NFC-15-100)

A renseigner par le salarié présentant une demande de télétravail

Je, soussigné(e)

souhaitant télétravailler à l’adresse :

atteste sur l’honneur qu’à ce jour, la partie du circuit électrique utilisée dans ce lieu pour effectuer les branchements nécessaires à mon poste de travail (ordinateur, écran, éclairage d’appoint ...) est conforme à la norme NFC-15-100 et me permet d’exercer mon activité professionnelle dans les conditions de sécurité prévues par les dispositions législatives et règlementaires en vigueur en France. L’installation utilisée est notamment protégée par un disjoncteur 30mA.

Date et signature :

ANNEXE 2

Exemple assurance multirisques habitation avec mention télétravail