Accord d'entreprise "Projet d'accord d'entreprise sur la mise en place du vote électronique au sein de la Société Omega Pharma" chez LABORATOIRES OMEGA PHARMA FRANCE (Siège)

Projet d’accord d’entreprise sur la mise en place du vote électronique au sein de la Société Laboratoires Omega Pharma

ENTRE :

La société LABORATOIRES OMEGA PHARMA, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro B 542 044 656, ayant son siège social 20 rue André Gide à CHATILLON (92320), représenté par M. XXXs, dûment mandaté aux fins des présentes.

ci-après désigné « l’Entreprise »,

d’une part,

ET :

Les organisations syndicales définies ci-dessous :

M., en sa qualité de … désignée par le Syndicat CFE-CGC

M., en sa qualité de … désigné par le Syndicat FO

M., en sa qualité de … désignée par le Syndicat CFDT

ci-après désignées les « Syndicats »,

d’autre part

Ci-après désignées « Les Parties signataires ».

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Le décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du Ministère de l’Emploi de la Cohésion Sociale et du Logement pris en application du décret précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au Comité d’entreprise.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

L’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 « relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales » prévoit la fusion du Comité d’entreprise, des délégués du personnel, et du CHSCT en une instance unique de représentation du personnel : le Comité Social et Economique qui conservera les attributions propres à chacune des trois anciennes instances.

Le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 pris en application cette ordonnance précise notamment la composition ainsi que les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Economique et Social.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections de la délégation du personnel des différents Comités Sociaux et Economiques, en application des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 du Code du travail.

Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de la Société, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

Le vote électronique nécessite le recours à des fichiers nominatifs et suppose ainsi que soient recueillies des données personnelles des électeurs.

En sa qualité de responsable du traitement des données à caractère personnel de ses salariés, la Société Laboratoires Omega Pharma applique la législation relative à la protection des données personnelles et notamment le Règlement UE n°2016/679 (« RGPD ») et la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

1. Objet et champ d’application

Le champ d’application du présent accord est celui de l’ensemble des établissements de la Société Laboratoires Omega Pharma, à savoir au jour de la signature du présent accord :

- Siège social

- Etablissement

Le présent accord s’applique à l’ensemble du personnel de la Société Laboratoires Omega Pharma, ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise, appelés à voter aux élections des membres de la délégation des comité sociaux et économiques d’établissement de la Société.

2. Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

3. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

3-1. Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

La Société prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-8 et suivants, des articles R2324-4 et suivants du Code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

3-2. Etablissement des fichiers

Le prestataire en charge du vote électronique dans l’entreprise établit les fichiers permettant la mise en œuvre du vote électronique.

Conformément aux dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007, les données devant être enregistrées par le prestataire et leur accès sont limitées :

• Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les noms et prénoms des inscrits, leur date d’entrée dans l’entreprise, leur date de naissance, le collège d’appartenance. Seuls sont destinataires de ces données : les électeurs, les syndicats représentatifs et les agents habilités des services du personnel.

• Le fichier des « électeurs » comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d’identification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant.

• Le cas échéant, les fichiers « candidats » comportement exclusivement le collège, les noms et prénoms des candidats, la mention « titulaires » ou « suppléants », ainsi que, le cas échéant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données : les électeurs, les syndicats et les agents habilités des services du personnel.

Le contrôle et la conformité des listes d’électeurs aux listes électorales transmises au prestataire et importées sur le système de vote électronique est effectué sous la responsabilité de la Société.

L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également bloqué après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

4. Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

5. Rapport d’expertise

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales relatives au vote électronique (Articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail).

Le rapport de l’expert sera tenu à la disposition de la CNIL et des Organisations syndicales habilitées à participer à la négociation du protocole d’accord préélectoral en application des articles L. 2314-5 du Code du travail.

6. Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les représentants du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

4. Déroulement des opérations de vote

   1. Protocole d’accord préélectoral

Les parties conviennent de la négociation et de la conclusion d’un protocole préélectoral qui encadrera l’élection de la délégation du Comité Social et Economique de chacun des établissements de la Société Laboratoires Omega Pharma.

Ce protocole préélectoral définira les modalités de vote électronique.

Il précisera notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de la Société.

2. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel ordinateur, de leur lieu de travail ou de leur domicile en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral

3. Caractéristiques du matériel de vote

Le Prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.

Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Ces professions de foi électronique devront être au format PDF exclusivement et de poids limité.

Le Prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats, avec le cas échéant les logos.

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police de caractères utilisées entre les listes ou choix proposés.

Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes.

Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms sera intégrée dans le moyen de vote électronique.

4. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

5. Opérations de dépouillement

A la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Conformément à l’arrêté du 25 avril 2007, le dépouillement des résultats n’est possible que par l’activation de deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

Le système de vote électronique est scellé dès la fin du dépouillement pour garantir l’immuabilité des résultats après la décision de clôture du dépouillement.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux.

Les fichiers « liste des résultats » comprennent les noms et prénoms des candidats, élus et non élus, les voix obtenues, leur appartenance syndicale le cas échéant, leur collège. Sont destinataires de ces informations, les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats ayant présenté des candidats, l’employeur et les agents habilités des services du personnel.

5. Conservation des données

Le prestataire retenu conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration de ces délais, le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports conformément à l’article R. 2314-17 du Code du travail.

6. Elections partielles

Par dérogation au présent accord, les parties pourront décider, après concertation, de recourir aux modalités de vote classique en cas de nécessité d’organisation d’élections partielles dans un établissement.

Le recours aux modalités de vote classique dans les conditions ci-dessus cités, fera l’objet d’un avis conforme du Comité Social et Economique de l’établissement concerné.

7. Durée, dénonciation, révision, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Le présent accord peut faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail. La demande de révision doit être notifiée à l’ensemble des signataires par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. Une réunion de révision doit être organisée dans un délai de quinze jours à compter de l’envoi de la demande révision. Seules les organisations syndicales signataires de l’accord initial sont invitées à la négociation et habilitées à signer un avenant de révision. Si un avenant de révision est conclu, il se substitue aux dispositions qu’il modifie dès l’accomplissement des formalités de dépôt.

Le présent accord peut être dénoncé à tout moment par l’une des parties signataires, dans le cadre des dispositions prévues à l’article L.2261-9 et suivants du Code du travail moyennant un préavis de trois mois qui commence le lendemain du jour où la dénonciation est déposée auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) compétente.

Le présent accord sera déposé à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE) compétente et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de compétent

Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.

Fait à Châtillon, le 7 Janvier 2019

en 4 exemplaires originaux

Pour la Société Laboratoires Omega Pharma

M.

en sa qualité de

Pour la CFE-CGC

M.

Pour FO

M.

Pour CFDT

M.