Accord d'entreprise "Accord sur la mise en place du vote électronique pour les élections de la délégation du personnel au comité social et économique" chez HLM EMMAUS FRANCE - EMMAUS HABITAT (Siège)

Projet d’accord sur la mise en place du vote électronique pour les élections de la délégation du personnel au comité social et économique

Dans la perspective de l’élection des membres du Comité Social et Economique de la SA EMMAUS HABITAT,

• La Direction Générale de la société EMMAUS HABITAT, représentée par :

• Monsieur XXX, Directeur Général,

d’une part,

et,

• Les Organisations Syndicales représentatives actuelles de la Société EMMAUS HABITAT, représentées par :

- Monsieur XXX, Délégué Syndical CFDT, dûment mandaté,

• Monsieur XXX, Délégué Syndical CGT, dûment mandaté,

- Monsieur XXX, Délégué Syndical FO, dûment mandaté.

d’autre part,

Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir la mise en place et les modalités du processus.

PREAMBULE

Conformément aux dispositions légales instituées par la loi n°2016-1088 du 8 août 2016 et le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique, la direction de la Société Emmaus Habitat souhaite, en concertation avec les partenaires sociaux, organiser le recours au votre électronique pour élire les membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Les modalités d’organisation et de déroulement du vote électronique sont arrêtées aux termes du présent accord conformément aux dispositions des articles L.2314-26 et R.2314-5 et suivants du Code du Travail.

Les parties au présent accord rappelle que la mise en place du vote électronique est motivée par une volonté de faciliter le processus de vote puisque, il ne nécessite notamment aucun déplacement. Ces modalités de mise en œuvre simplifient considérablement les modalités de vote en comparaison à celles applicables au vote par correspondance.

Il s’agit donc d’un système très souple pour les collaborateurs de nature à favoriser le bon fonctionnement du processus électoral.

Dans ce cadre, la Société Emmaus Habitat et les partenaires sociaux conviennent de faire appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote électronique par Internet.

Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif il a été décidé, en accord avec les organisations syndicales signataires du présent accord de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.

ARTICLE 1. PRINCIPES GENERAUX ACCOMPAGNANT LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

Le principe du recours au vote électronique mis en place aux termes du présent accord devra être, pour chaque élection, prévu par le protocole d’accord préélectoral lequel comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

Le vote électronique sera donc mis en œuvre selon des modalités précisées par le protocole d’accord préélectoral dans le respect des principes généraux du droit électoral, permettant notamment :

• la sincérité et l’intégrité du vote : identité entre le bulletin choisi par le salarié et le bulletin enregistré,

• l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité et le secret du vote électronique : exercice du droit de vote en toute indépendance et sans pression extérieure,

• la publicité du scrutin.

Le protocole d’accord préélectoral définira également le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges pour les élections.

Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail.

Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe :

Conformément à l’article R.2314-5 du Code du travail, les parties décident que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

ARTICLE 2. MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

2.1 CHOIX DU PRESTATAIRE

Afin de garantir au mieux la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales.

Ce prestataire devra respecter les prescriptions prévues par les articles R.2314-5 à R.2314-18 du Code du travail ainsi que les différentes règles décrites dans le présent accord. Ces dispositions s’imposeront également aux personnes chargées par le prestataire retenu de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Les parties rappellent que le nom du prestataire choisi devra être indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

2.2 MODALITES DE DEROULEMENT DES ELECTIONS

Etablissement du fichier des électeurs

A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales.

Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, adresse postale.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification lui permettra :

• de s’identifier et de prendre part au vote,

• de compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives sont ainsi traitées sur des systèmes d’information distincts, dédiés et isolés conformément aux dispositions légales.

Lieux et Temps du scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal disposant d’une connexion Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes les facilités possibles seront mises en œuvre pour permettre aux électeurs de voter. Le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Consultation du nombre de votants :

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console le permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

Pendant le déroulement du scrutin, aucun résultat partiel ne sera accessible.

Liste d’émargement :

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et Prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote habilités et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

2.3 BULLETINS DE VOTE

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

2.4 LISTE DES CANDIDATS

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.

ARTICLE 3 INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.

3.1 INFORMATION DES ELECTEURS

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant au niveau de la direction des Ressources Humaines.

Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible depuis l’interface de vote.

Par ailleurs, une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales conditions et règles de fonctionnement du vote électronique sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Le présent accord établissant le cahier des charges du vote électronique sera tenu à disposition des salariés par la Direction des Ressources humaines et mis sur l’intranet de la Société Emmaüs Habitat dans l’espace RH onglet vie de l’entreprise/Elections professionnelles et autre.

3.2 MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra, avant chaque tour, à son domicile, par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera sur un serveur dédié par la saisie de ses codes personnels d’accès. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.

3.3 MODALITE DE VOTE

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter mais ne peut naturellement voter qu’une seule fois par scrutin.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

3.4 GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R.2314-6 et suivants du Code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants.

Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

ARTICLE 4. DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Conformément aux dispositions des articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail, le présent accord sera déposé en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique, auprès des services du Ministre chargé du travail.

Le présent accord sera également déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail conformément à l’article D.2231-4 du Code du travail.

Un exemplaire original sera également remis au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes de Nanterre.

Un exemplaire original sera remis à chaque partie.

Il sera affiché sur les tableaux réservés à l’information du personnel au sein de la Société Emmaüs Habitat et mis à disposition sur l’intranet de la Société dans l’espace RH.

ARTICLE 5. REVISION ET DENONCIATION

Le présent accord pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions prévues par le Code du travail. 

La demande de révision doit être portée à la connaissance des autres parties signataires par lettre recommandée avec avis de réception avec un préavis de 3 mois [A confirmer / adapter] et préciser les dispositions sur lesquelles porte la demande et les raisons qui la motivent.

La dénonciation pourra également intervenir sur demande de l’une des parties signataires. Elle devra être communiquée à toutes les parties signataires par lettre recommandée avec accusé de réception, après expiration d’un délai de préavis de 3 mois .

Fait à Clichy, le 11/04/2022.

Pour EMMAÜS HABITAT, le Directeur Général,

XXX

Pour la CFDT, le Délégué Syndical, Pour FO, le Délégué Syndical,

XXX XXX

Pour la CGT, le Délégué Syndical,

XXX