Accord relatif au télétravail

Au sein de la société Cegos SA

ENTRE-LES SOUSSIGNES :

La Société Cegos S.A., au capital de 5.805.450 €, dont le siège est situé 19, rue René Jacques, à Issy-les-Moulineaux (92130), inscrite au Registre du Commerce et des Société de Nanterre sous le numéro B 558 024 671, représentée par xxx, agissant en qualité de de Président de la Société Cegos.

D’UNE PART

ET :

Les organisations syndicales représentatives au sein de la société, représentées respectivement par :

• Pour le syndicat CFTC : xxxxx
  Et

• Pour le syndicat CFDT :
  xxxx

D’AUTRE PART

Les parties ont convenu ce qui suit :

Table des matières

Préambule 4

Article 1- Durée de l’accord 4

Article 2- Les grands principes du Télétravail 5

Article 3- Champ d’application 5

Article 4- Définitions 5

Article 4.1 Définition du télétravail 5

Article 4.2 Définition du télétravailleur 6

Article 5- Cadre du télétravail 6

Article 5-1 Eligibilité 6

Article 5.2 Nombre de jours et répartition des journées télétravaillées 7

Article 5.3 Lieu de télétravail 7

Article 6- Organisation du télétravail 8

Article 6.1 Engagements préalables 8

Article 6.2 Formalisation et organisation du télétravail 8

Article 6.3 Prises en charge financière 8

Article 7- Modalités de suivi et régulation de la charge de travail 9

Article 7.1 Joignabilité du travailleur à distance 9

Article 7.2 Suivi de la charge de travail 9

Article 7.3 Accompagnement au télétravail : Formations 9

Article 8 - Droits individuels et collectifs du collaborateur télétravailleur 10

Article 10 - Prise en compte des situations exceptionnelles et temporaires 10

Article 11- Consultation des représentants du personnel 11

Article 12- Révision et Dénonciation 11

Article 13- Dépôt et Publicité 11

ANNEXE 1 - Modèle d’attestation sur l’honneur 12

ANNEXE 2 - Formations proposées 13

ANNEXE 3 - Procédure de demande de télétravail 15

ANNEXE 4 – Fiche pratique : prérequis matériel informatique et connexion haut débit 16

Préambule

Une première Charte relative au télétravail a été mise en place unilatéralement le 4 avril 2019, puis amendée le 6 avril 2021.

Le présent Accord s’inscrit dans la continuité et se substitue à la Charte du 6 avril 2021. Les parties signataires souhaitent transcrire le contenu de leurs échanges et permettre aux salariés éligibles la possibilité de bénéficier de jours de télétravail hebdomadaires dans les conditions convenues ci-après.

La Direction et les Instances Représentatives du Personnel souhaitent ainsi déterminer un cadre de mise en œuvre du télétravail en tant que mode d’organisation structurant et commun, ce dispositif reposant notamment sur des principes de confiance, de réciprocité et de responsabilisation.

Par cet accord, les parties souhaitent :

• Renforcer la qualité de vie et des conditions de travail en favorisant l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, tout en conservant l’efficacité, la qualité du travail fourni et en prenant en compte les nécessités opérationnelles, organisationnelles et/ou techniques ;

• Donner à chacune des personnes éligibles davantage de souplesse et de flexibilité dans l’exercice de son travail, et notamment en réduisant les impacts du trajet domicile lieu de travail, conformément à la politique RSE de l’Entreprise.

Les parties signataires soulignent que l’exercice du télétravail ne doit pas remettre en cause l’existence de la communauté de travail au sein de l’entreprise et que la nécessité du « travailler ensemble » demeure.

Article 1- Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de trois ans et prend effet à compter du 1^er janvier 2023.

Les parties conviennent de se rencontrer trois mois avant l’échéance de cet accord afin d’examiner son éventuel renouvellement, et prendre en compte les modifications législatives et règlementaires qui conduiraient à des adaptations du présent accord ainsi que les bilans réalisés au sein de l’entreprise pour en aménager le cas échéant tout ou partie de ses dispositions. Il est convenu qu’un retour sur expérience (Enquête Flash) sera réalisé annuellement et présenté en CSE.

A défaut de renouvellement, l’accord cessera de plein droit de produire effet.

Il pourra être révisé à tout moment par avenant entre la Direction et une ou plusieurs organisations syndicales représentatives répondant aux conditions et modalités de révision fixées à l’article L.2261-7-1 du Code du travail.

Article 2- Les grands principes du Télétravail

Le télétravail est basé sur deux principes : le volontariat et la réversibilité.

Au sein de Cegos, le recours au télétravail est fondé sur la capacité du collaborateur à exercer ses fonctions et à organiser son travail, sans nécessité de proximité managériale permanente.

Il est également fondé sur sa réversibilité, à tout moment à l’initiative du collaborateur sans avoir à le justifier.

De même, le manager pourra interrompre le télétravail s’il s’avérait impossible de le poursuivre pour des raisons d’organisations impérieuses de service ou en cas de baisse significative de l’activité individuelle en période de télétravail ou en situation de non-respect par le salarié de ses engagements fixés aux articles 6.1 et 7.1.

En outre, la Direction et les Instances Représentatives du Personnel rappellent que le télétravail au sein de l’entreprise repose sur un choix personnel, accepté par l’employeur.

Article 3- Champ d’application

Le présent accord est applicable à tous les salariés de la société CEGOS SA remplissant les critères d’éligibilité mentionnés à l’article 5.

Le présent accord ne concerne pas le télétravail prescrit pour des raisons médicales, une situation de grossesse ou pour une situation de handicap, qui fait l’objet d’un traitement individuel et personnalisé en lien avec la médecine du travail.

Article 4- Définitions

Article 4.1 Définition du télétravail

Le télétravail est défini par l’article L1222-9 du code du travail comme « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un collaborateur hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. »

Article 4.2 Définition du télétravailleur

Est qualifié de télétravailleur, tout collaborateur de l'entreprise qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini à l’article 4.1.

Le seul fait de travailler à l’extérieur des locaux de l’entreprise ne suffit pas à conférer à un collaborateur la qualité de télétravailleur, cette dernière supposant une certaine régularité dans les moments et la localisation du travail. Une journée de rendez-vous clients à l’extérieur des locaux de Cegos ou une journée d’intervention en entreprise par exemple n’est pas considérée comme du télétravail.

Article 5- Cadre du télétravail

Article 5-1 Eligibilité

Sont éligibles au télétravail :

• Les titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée à partir de la fin de la période d’essai sauf appréciation du manager à télétravailler durant la période d’essai ;

• Les contrats à durée déterminée d’une durée minimale de 6 mois (hors période d’essai et renouvellement) sauf appréciation du manager à télétravailler durant la période d’essai ;

• Les salariés exerçant leur activité à temps plein ou ceux à temps partiel avec un taux d'activité au moins égal à 60%.

En outre, pour être éligible au télétravail les collaborateurs mentionnés ci-dessus devront respecter les conditions suivantes :

• Ne pas occuper de fonctions comportant l’exercice quotidien de missions imposant une présence physique permanente au sein de l’établissement ;

• Être équipés d’un ordinateur portable CEGOS et d’outils ou applications nécessaires à leur activité ;

• Disposer d'un logement compatible avec le télétravail : espace de travail adapté et connexion internet avec des débits montants/descendants suffisants (cf. fiche pratique en annexe) ;

• Avoir signé et fourni l’attestation sur l’honneur annexée au présent accord.

Sont exclus du bénéfice des présentes dispositions sauf appréciation du management avec l’accord préalable de la DRH :

• Les collaborateurs titulaires en contrat à durée déterminée inférieur à 6 mois ;

• Les salariés en temps-partiel en deçà de 60% d’activité.

• Les apprentis et collaborateurs en contrat de professionnalisation ;

• Les intérimaires ;

• Les stagiaires ;

Article 5.2 Nombre de jours et répartition des journées télétravaillées

Les collaborateurs éligibles pourront bénéficier à leur demande de 2 jours de télétravail par semaine.

Les jours de télétravail seront définis en fonction des souhaits des collaborateurs (dans la mesure du possible), des besoins et possibilités de l’activité des services ou des collectifs de travail, sous contrôle du manager.

Au sein d'une même équipe le nombre de salariés pouvant être simultanément en situation de télétravail le même jour de la semaine est limité au maximum à 50%, sauf accord du manager.

Il est rappelé que pour des nécessités de rassemblement en réunion d’équipe, le manager pourra demander la présence de 100% de son équipe au sein des locaux.

Exceptionnellement les collaborateurs, en accord avec leur manager, pourront demander le fractionnement d’un jour de télétravail en deux demi-journée télé travaillées.

Les jours ne sont pas cumulables d’une semaine à l’autre ou d’un mois à l’autre, et ne peuvent pas être transférés à un autre collaborateur. Toute journée de télétravail non observée pour une quelconque raison ne pourra être reportée ou déplacée sur la même semaine.

La présence au sein des locaux Cegos du salarié, doit être au minimum de deux jours en tenant compte du télétravail et d’éventuels jours d’absences (congés payés, de RTT, maladie, …), sauf accord exceptionnel du manager, ou situations dérogatoires prévues aux articles 3 et 5.2.

De par la nature de leur activité, les commerciaux en région, les KAM, les consultants chef de projets, les consultants CEP, et les MOE Macro Domaines s’organisent en toute autonomie et pourront être amenés à bénéficier d’un nombre de jours de télétravail plus important, dans le respect de l’intérêt des clients, du fonctionnement du collectif de travail et des impératifs d’organisations.

Article 5.3 Lieu de télétravail

Le télétravail est réalisable depuis la résidence principale ou à toute autre adresse déclarée au préalable par le salarié à la Direction des Ressources Humaines.

Le collaborateur veillera à informer sa compagnie d’assurance multirisque habitation qu’il exerce régulièrement une activité professionnelle à son lieu d’habitation. Cette disposition vaut pour toutes les résidences que le salarié déclarerait à CEGOS.

Le collaborateur s’engage à informer la Direction des Ressources Humaines en cas de changement et à lui communiquer une nouvelle adresse de télétravail et fournir à la demande l’attestation d’assurance de télétravail

Article 6- Organisation du télétravail

Article 6.1 Engagements préalables

Le télétravailleur s’engage à :

• Respecter la Charte NTIC en vigueur dans l’entreprise et ses éventuelles modifications (Charte de février 2018). Le collaborateur télétravailleur sera tenu d’utiliser exclusivement le matériel informatique mis à disposition par l’entreprise pour exercer uniquement son activité professionnelle pour des raisons de sécurité informatique. Cet équipement reste la propriété de l’entreprise, qui en assure l’entretien ;

• Mettre à jour son agenda Outlook et prévenir son collectif de travail ;

• Renseigner préalablement ses jours de télétravail dans son espace mon ADP ;

• Informer sa compagnie d’assurance multirisques habitation qu’il exerce à son domicile une activité professionnelle ;

• Compléter et signer l’attestation sur l’honneur affirmant avoir chez soi une connexion internet suffisante, un espace adéquat au télétravail et d’avoir informé sa compagnie d’assurance (voir annexe 1).

Le Manager en lien avec la DRH pourra décider d’arrêter le télétravail en cas de non-respect des engagements cités ci-dessus

Article 6.2 Formalisation et organisation du télétravail

Le fait de travailler à distance comme le travail sur site demande d’organiser les points réguliers d’interactions individuels ou collectifs par exemple pour la préparation des réponses clients, de réunions avec le management, son équipe, ou pour tout autre sujet relatif à l’activité professionnelle.

Un point spécifique sur le télétravail et ses conditions d’exécution, sera réalisé par le management à l’occasion de l’entretien annuel d’évaluation de son collaborateur.

De plus, dans le cadre des réunions à distance, il est recommandé que les organisateurs et les participants allument leur caméra au début et à la fin de la réunion dans la mesure du possible, en prenant en compte également les contraintes diverses rencontrées (qualité du lien, bande passante, etc).  

Article 6.3 Prises en charge financière

Allocation forfaitaire de télétravail

L’entreprise met en place une prise en charge financière dans le cadre du télétravail, au travers d’une allocation forfaitaire d’un montant de 2,50 euros par jour de télétravail effectué et dans la limite de 20 euros par mois. Il est rappelé que cette allocation télétravail est exonérée de cotisations et de contributions sociales.

Cette allocation sera versée mensuellement en paie avec un mois de décalage, en fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés et déclarés.
Par exemple : l’allocation au titre des jours télétravaillés en septembre seront traités sur paie d’octobre.

Il est important de préciser que, pour en bénéficier, les salariés devront impérativement déclarer leurs jours télétravaillés sur le logiciel ADP, au plus tard le dernier jour de chaque mois. A défaut de déclaration à la date demandée, ils bénéficieront de cette indemnité sur la base uniquement des jours déclarés. Aucune régularisation a posteriori ne sera réalisée pour les jours déclarés hors délai. Par souci d’organisation et pour éviter cette situation, il est vivement recommandé de saisir les jours de télétravail en amont de leur réalisation.

Pour les situations dérogatoires visées aux articles 3 et 5.2, avec un nombre de jours de télétravail supérieur à 2 jours, les salariés bénéficieront de l’indemnité prévue ci-dessus, dans les mêmes conditions et les mêmes limites que ceux entrant dans le champ d’application standard du présent accord.

Participation à l’équipement

En outre, les salariés télétravailleurs, dans le cadre du présent accord, pourront également bénéficier d’une prise en charge financière d’au maximum 450 euros sur trois ans, avec pour référence un montant de 150 euros par an. Ce remboursement de frais servira à l’achat d’équipements complémentaires listés en annexe 5.

Le salarié devra apporter le justificatif nominatif et original de l’achat du matériel auprès de la Direction des Ressources Humaines et sera remboursé dans la limite de ses frais réellement engagés (selon un barème listé en annexe 5) et du plafond de 150 euros par an ou 450 euros pour une période de trois ans.

Article 7- Modalités de suivi et régulation de la charge de travail

Article 7.1 Joignabilité du travailleur à distance

Les salariés gérés en heures seront joignables sur les plages horaires habituelles de travail. Les salariés gérés en jour s’inscrivent dans le dispositif du droit à la déconnexion. A cet effet, le management et le collaborateur devront déterminer les plages horaires durant lesquelles le management pourra contacter le collaborateur et réciproquement.

Article 7.2 Suivi de la charge de travail

Les managers veilleront au respect du temps de travail du collaborateur et à ce que la situation de télétravail n’impacte pas sa charge de travail.

La durée, les horaires de travail et les temps de repos du collaborateur en situation de télétravail s’inscrivent dans le cadre de l'organisation du temps de travail en vigueur.

Article 7.3 Accompagnement au télétravail : Formations

Il est rappelé que les collaborateurs et managers ont la faculté de suivre des formations délivrées par Cegos au sujet du télétravail ou du management à distance (voir annexe 2)

Article 8 - Droits individuels et collectifs du collaborateur télétravailleur

Le collaborateur télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables au personnel en situation comparable et travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Ainsi, notamment, les règles et les processus applicables, en matière de rémunération, de gestion de carrière, d’évaluation, d’accès à la formation professionnelle, à l’information de l’entreprise et aux événements organisés par l’entreprise, demeurent les mêmes que ceux applicables aux autres collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Le collaborateur télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, frais de santé et prévoyance que les autres collaborateurs de l’entreprise.

Les collaborateurs télétravailleurs conservent les mêmes droits collectifs que l’ensemble des collaborateurs en matière de relations avec les représentants du personnel, d’accès aux communications syndicales et d’accès aux activités sociales.

Les collaborateurs télétravailleurs bénéficient enfin des mêmes conditions de participation et d’éligibilité aux élections professionnelles et font partie, au même titre que les autres collaborateurs, des effectifs pris en compte pour la détermination des seuils.

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail et pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale.

Il incombera au salarié d’alerter en ce sens son manager et/ou la Direction des Ressources Humaines dans les 48 heures (délai réglementaire prévu). Cette déclaration devra préciser les circonstances de l’accident, le lieu, l’heure, et l’existence éventuelle d’un témoin avec son identité.

CEGOS procédera à la déclaration d’accident du travail prescrite dans ce cadre conformément aux dispositions réglementaires, sans préjudice de son droit d’émettre toutes réserves à l’attention de la CPAM tel que la loi l’y autorise.

Ainsi que le rappelle l’ANI du 26 novembre 2020, si les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité́ au travail sont applicables aux salariés en télétravail, il doit être tenu compte du fait que l’employeur ne peut avoir une complète maîtrise du lieu dans lequel s’exerce le télétravail et de l’environnement qui relève de la sphère privée.

Article 10 - Prise en compte des situations exceptionnelles et temporaires

La situation de télétravail pourra être revue en cas de situation particulière entrainant l’incapacité de prendre les transports notamment en cas d’épisodes de pollution (cf. article L 221-1 du code de l’environnement) en cas de grève des transports ou pour tout évènement exceptionnel rendant difficile les conditions d’accès au lieu de travail.

Article 11- Consultation des représentants du personnel

Le présent accord fera l’objet d’une information du Comité Social et Economique.

Article 12- Révision et Dénonciation

Le présent accord peut être dénoncé ou révisé, conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur.

L’enquête Flash mentionnée à l’article 1 pourra servir de base à d’éventuelles adaptations du présent accord.

Article 13- Dépôt et Publicité

En application de l’article L.2231-5 du Code du travail, le présent accord sera notifié par voie électronique, après signature de la direction et d’une ou plusieurs organisations syndicales représentatives, par la direction aux organisations syndicales représentatives.

Puis conformément aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, le présent accord sera déposé sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail et un exemplaire original au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Nantes. Le présent accord sera mis en ligne sur le site intranet de Cegos SA.

Fait à Issy-les-Moulineaux, le 15 novembre 2022.

xxxxxxxx xxxx xxxxx

Président Déléguée Syndicale CFTC Délégué Syndical CFDT

ANNEXE 1 - Modèle d’attestation sur l’honneur

A T T E S T A T I O N S U R L ' H O N N E U R

Objet : Télétravail – Attestation assurance multirisques

Je soussigné(e) M, Mme……………………………………….. salarié(e) de CEGOS, certifie sur l'honneur que :

• Je dispose à mon domicile d’un abonnement internet haut-débit effectif ;

• J’ai informé mon assureur couvrant le risque habitation que je travaille régulièrement depuis mon domicile ;

• Je dispose à mon domicile d'un aménagement ergonomique de mon poste de travail permettant d'exercer une activité professionnelle dans toutes les conditions de sécurité.

Fait à le

Signature

Je déclare exercer mon activité professionnelle en Télétravail à/aux l’adresse(s) suivante(s) :

• Adresse 1 : ………….

• Adresse 2 : ………….

• Adresse 3 : ………….

ANNEXE 2 - Formations proposées

• 3H chrono pour planifier et organiser son télétravail, Réf. 8940

Visio formation à distance

Pour qui 

Toute personne amenée à télétravailler occasionnellement ou régulièrement.

Objectifs 

• Choisir son rythme de travail, entre concentration et disponibilité aux autres.

• Optimiser son organisation personnelle à domicile

• Utiliser des outils collaboratifs pour travailler à distance avec efficacité sans pénaliser le collectif.

• Réussir ses réunions à distance, Réf. 7096

2 jours en présentiel + activités à distance

Pour qui 

Toute personne amenée à animer des réunions à distance. Tout manager ou chef de projets pilotant une équipe répartie sur plusieurs sites. Tout manager de collaborateurs « nomades ». Toute personne devant communiquer avec des clients à l’étranger, des collègues ou collaborateurs expatriés.

Objectifs 

• Choisir le format de ses réunions à distance.

• Préparer ses réunions à distance pour en optimiser l’efficacité.

• Exploiter la richesse du groupe même sans se voir, susciter la participation et mobiliser l’attention à distance.

• Conduire le groupe vers l’objectif en un temps court.

• Manager le Télétravail, Réf. 9127

1 jours en présentiel/distanciel + activités à distance

Pour qui 

Tout manager qui gère une équipe en télétravail.

Objectifs 

• Clarifier les règles du télétravail dans son équipe

• Tenir compte du cadre interne (Accord)

• Communiquer sur les attendus en termes de comportement du télétravailleur

• Mettre en place les outils pour promouvoir la cohésion de l’équipe.

• Réussir son télétravail, Réf 9348

2 jours en présentiel

Pour qui : Toute personne amenée à télétravailler

Objectifs

• Maximiser son efficacité personnelle

• Optimiser l’efficacité collective

• Maintenir le relationnel avec l’équipe et la hiérarchie malgré la distance.

• Management hybride, Réf 9420

2 jours en présentiel/distanciel

Pour qui : tout manager

Objectifs

• S’approprier les bonnes pratiques du manager hybride

• Motiver et favoriser l’engagement de collaborateurs en présentiel et à distance

• Garantir la collaboration et la dynamique d’équipe

ANNEXE 3 - Procédure de demande de télétravail

ANNEXE 4 – Fiche pratique : prérequis matériel informatique et connexion haut débit

Les prérequis en termes de matériels informatiques pour assurer une qualité optimale de l’activité en télétravail sont les suivants :

• Avoir une liaison internet avec si possible un débit symétrique de 4MB/s ;

• Avoir un ordinateur portable mis à disposition par CEGOS ou disposer d’un ordinateur personnel de type Mac ou PC sous Windows (8GB de RAM) compatible avec la dernière version de Microsoft Teams, et disposant des navigateurs Firefox, Chrome, Edge ou Safari dans leurs dernières versions ;

• Disposer d’un haut-parleur et un micro sur l’ordinateur ou un casque raccordé à l’ordinateur.

ANNEXE 5 – Liste des équipements complémentaires

En application de l’article 6.3 sont listés ci-dessous les équipements prix en charge par l’entreprise et les limites des prises en charges de l’entreprise.

Equipements complémentaires	Prise en charge
Un écran additionnel	Dans la limite de 150 euros
Un clavier additionnel	Dans la limite de 50 euros
Un réhausseur de clavier	Dans la limite de 30 euros
Une souris ergonomique	Dans la limite de 30 euros
Un fauteuil de bureau	Dans la limite de 350 euros