Accord d'entreprise "Accord relatif au travail à distance au sein de l'établissement Monoprix Siège" chez MONOPRIX EXPLOITATION, PAR ABREVIATION MPX (Siège)

Accord relatif au travail à distance

au sein de l’établissement Monoprix Siège

Entre les soussignés :

D’une part,

L’Etablissement du Siège MONOPRIX SAS situé 14-16, rue Marc Bloch 92116 Clichy, représenté par XXX,

Et d’autre part,

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’Etablissement du Siège de Monoprix :

• La CFE-CGC, représentée par XXX, Déléguée Syndicale,

Préambule

Dans le cadre de la qualité de vie au travail, la Direction et les partenaires sociaux ont signé en 2016 un accord sur la mise en place du travail à distance au sein du Siège MONOPRIX après une année d’expérimentation.

Cet accord a pris fin le 31 décembre 2019.

Satisfaits du dispositif de travail à distance mis en place, les parties ont décidé de renouveler ce dispositif.

Ils se sont alors rencontrés lors de 2 réunions de négociation, les 18 et 26 novembre 2019, afin d’échanger sur le sujet et d’envisager ensemble les termes du présent accord.

Le présent accord a donc pour objectif de définir les conditions de recours et de mise en œuvre du travail à distance au sein de l’Etablissement du Siège de MONOPRIX et vise à définir et à garantir aux collaborateurs/trices concerné(e)s par une situation de travail à distance des conditions de travail adaptées.

C’est dans ce contexte que les parties signataires sont convenues des dispositions contenues au sein du présent accord.

Il a été convenu ce qui suit :

SOMMAIRE

Article.1 : Champ d’application

Article.2 : Définition du travail à distance

Article.3 : Modalités d’exécution

Article.4 : Critères d’éligibilité au travail à distance

4.1 : Critères d’éligibilité

4.2 : Exclusion de certains métiers ou postes

4.3 : Situations particulières ouvrant droit à un nombre supérieur de jours de travail à distance

Article.5 : Les modalités de validation de la candidature

5.1 : Demande à l’initiative du/de la collaborateur/trice

5.2 : Avenant au contrat de travail

Article.6 : Les modalités de mise en œuvre du travail à distance

6.1 : Planification des jours de travail à distance et suspension provisoire

6.2 : Réversibilité permanente

6.3 : Changement de fonction

Article.7 : Equipements

7.1 : Liste des équipements

7.2 : Restitution de l’équipement

7.3 : Assurance

Article.8 : Conditions de travail et charge de travail

8.1 : Temps de travail et plage de disponibilité

8.2 : Charge de travail

Article.9 : Santé, sécurité

Article.10 : Confidentialité des données et gestion des pannes et incidents techniques

10.1 : Confidentialité

10.2 : Pannes et incidents informatiques

Article.11 : Evolution professionnelle

Article.12 : Formation professionnelle

Article.13 : Rubrique spécifique dans le bilan social

Article.14 : Dispositions finales

14.1 : Durée de l’accord

14.2 : Commission de suivi

14.3 : Formalités d’entrée en vigueur de l’accord

14.4 : Révision de l’accord

Article 1 : Champ d’application

Le présent accord concerne l’Etablissement du Siège MONOPRIX et les sites qui y sont rattachés.

Article 2 : Définition du travail à distance

La possibilité de travailler à distance résulte d’une démarche volontaire du/de la collaborateur/trice dont la période d’essai est terminée, qui, pour des raisons de convenance personnelle, et lorsque cela lui est possible, ainsi que pour l’Entreprise, souhaite travailler en dehors du lieu de travail habituel.

Le travail à distance tel qu’envisagé dans le présent accord, se distingue du télétravail par l’autonomie donnée au/à la collaborateur/trice des choix de son lieu de travail et de l’environnement de travail qu’il/elle souhaite. Cette forme de travail à distance s’inscrit dans une relation managériale fondée sur la confiance et l’engagement du/de la collaborateur/trice de poursuivre son activité professionnelle conformément aux attentes de l’Entreprise.

Il est convenu par les parties d’exclure de la définition du travail à distance, les collaborateur/trices exerçant des activités itinérantes par leur nature qui ne peuvent être réalisées dans les locaux du Siège et pour lesquelles les technologies de l'information et de la communication ont pour seul objet de faciliter le travail et le contact avec l'entreprise.

Toutefois, la nature du statut de travailleur itinérant entraine, de manière occasionnelle, un travail pouvant être réalisé à distance.

Article 3 : Modalités d’exécution

De manière à éviter toute forme d’isolement du/de la collaborateur/rice et à favoriser le lien social au sein de la communauté de travail, le travail à distance sera limité à un jour par semaine, les autres jours devant être réalisés sur le lieu de travail habituel.

Le responsable hiérarchique reste libre de l’organisation du travail à distance au sein de son équipe afin de garantir un minimum de collaborateur/trices présents, sur le lieu de travail habituel, chaque jour de la semaine.

L’exercice occasionnel d’activités professionnelles à distance ne peut en aucun cas conférer le statut de télétravailleur au sens de l’article L1222-9 du code du travail.

Dans des situations inhabituelles ou d’urgence, les collaborateurs/trices pourront, de façon exceptionnelle, en accord avec leur hiérarchie, effectuer du travail à distance occasionnel, qu’ils/elles aient ou non signé un avenant à leur contrat de travail dans le cadre de l’application du présent accord, sous condition de disposer du matériel nécessaire.

Article 4 : Critères d’éligibilité au travail à distance

4.1 Critères d’éligibilité

Les critères d’éligibilité sont notamment :

• Les obligations liées à l’activité et à la nature du travail qui peuvent être réalisées ou non en dehors du lieu de travail habituel ;

• Que la période d’essai sur le poste soit terminée ;

• La capacité du/de la collaborateur/trice à travailler de façon régulière à distance et de façon autonome ;

• La compatibilité avec les exigences de confidentialité de l’Entreprise ;

• La compatibilité des applications utilisées dans le cadre du travail à distance.

Le nombre de demandes et leur traitement fera l’objet d’un bilan présenté aux membres de la commission de suivi prévue à l’article.14.

4.2 Exclusion de certains métiers ou postes

Les apprentis et les stagiaires ne sont pas éligibles au travail à distance, considérant que la présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage.

Sont également exclus, les collaborateurs/trices exerçant une activité qui par nature nécessite d’être exercée dans les locaux de l’Entreprise soit en raison des équipements, soit en raison des données à utiliser dans le cadre de leur mission, soit en raison de la nécessité d’une présence physique.

Les collaborateurs/trices embauché(e)s en contrat à durée déterminée pourront demander à bénéficier du travail à distance une fois leur période d’essai terminée.

4.3 Situations particulières ouvrant droit à un nombre supérieur de jours de travail à distance

4.3.1 Les travailleurs en situation de handicap et collaborateurs/trices sous surveillance médicale du médecin du travail

Les collaborateurs/trices remplissant les conditions d’éligibilité prévues à l’article 4.1, sur préconisation du médecin du travail, et selon les prescriptions médicales qui leur sont applicables, pourront bénéficier d’un nombre de jours de travail à distance supérieur à un jour par semaine.

Conformément aux dispositions légales, la Direction mettra tout en œuvre pour faciliter l’accès au travail à distance des collaborateurs en situation de handicap, en mettant à disposition les équipements informatiques nécessaires.

4.3.2 Grossesse

Les collaboratrices remplissant les conditions d’éligibilité prévues à l’article 4.1 et ayant déclaré leur grossesse, pourront, après accord de leur supérieur hiérarchique, bénéficier à partir du 4^ème mois, d’un jour de travail à distance supplémentaire, soit 2 jours par semaine jusqu’au début de leur congé maternité.

Article 5 : Les modalités de validation de la candidature

Dès l’entrée en application du présent accord, chaque collaborateur/trice sera informé(e) par son responsable hiérarchique de l’existence du travail à distance et de sa possibilité, conformément aux critères d’éligibilité, de faire une demande.

5.1 Demande à l’initiative du/de la collaborateur/trice

Le travail à distance repose sur la base du volontariat et est à l’initiative du/de la collaborateur/trice. Il/elle reste subordonné(e) à l’accord de son responsable hiérarchique, qui apprécie la demande en fonction des critères d’éligibilité.

Le/la collaborateur/trice qui exprime le désir d’opter pour le travail à distance en informe son responsable hiérarchique par écrit. Cette demande peut se faire par mail, par lettre remise en main propre ou par lettre recommandée. Une copie de cette demande sera également adressée à la DRH du Siège.

Un entretien a lieu afin que le responsable hiérarchique puisse échanger avec le/la collaborateur/trice sur la faisabilité de la mise en place du travail à distance.

Une réponse sera faite dans un délai maximum d’un mois à compter de la date de remise ou de réception.

Dans tous les cas, la réponse doit être motivée :

- En cas d’acceptation, le responsable hiérarchique ou la DRH fournit au/à la collaborateur/trice l’ensemble des informations relatives aux conditions d’exécution du travail à distance,

- En cas de réponse négative, cette décision motivée sera portée à la connaissance du/de la collaborateur/trice.

Il est rappelé que la décision d’acceptation ou de refus du travail à distance relève du pouvoir décisionnaire du Manager.

En cas de désaccord ou d’incompréhension quant à la décision du Manager, les Responsables Ressources Humaines resteront à disposition des collaborateurs/trices concerné(e)s pour expliquer, avec le Manager, les raisons de la décision prise.

Les principaux motifs de refus de passage au travail à distance peuvent être notamment :

- Le non-respect des critères d’éligibilité ;

- Les contraintes techniques liées au poste occupé par le/la collaborateur/trice ;

- La confidentialité des informations transmises et des données traitées ;

- Les problématiques organisationnelles au sein du service/département/direction ;

- L’autonomie insuffisante du/de la collaborateur/trice.

Les membres de la commission de suivi pourront être saisis en cas de contestation suite à un refus notifié à un(e) collaborateur/trice s’étant porté(e) candidat(e) pour travailler à distance.

5.2 Avenant au contrat de travail

Chaque situation de travail à distance fait l’objet d’un avenant à durée indéterminée au contrat de travail, précisant notamment :

• Les modalités d’exécution (les plages horaires pendant lesquelles le/la collaborateur/trice doit pouvoir être joint(e) y compris les cadres au forfait, etc.) ;

• Le matériel mis à disposition ;

• Les conditions de réversibilité du travail à distance ;

• Les conditions de suspension provisoire ;

• La protection et la sécurité du/de la collaborateur/trice.

Article 6 : Les modalités de mise en œuvre du travail à distance

6.1 Planification des jours de travail à distance et suspension provisoire

Le responsable hiérarchique détermine les modalités d’exécution des journées en travail à distance au sein de son équipe/service/direction.

Le/la collaborateur/trice fait part à son responsable hiérarchique du jour souhaité pour travailler à distance. Ce jour est ensuite validé par le responsable hiérarchique. En cas d’imprévu lié notamment à des impératifs d’ordre professionnel, le/la collaborateur/trice ou le responsable hiérarchique peuvent solliciter ponctuellement la modification du jour souhaité. Ce changement fera alors l’objet d’une nouvelle validation de la part du responsable hiérarchique.

Il est convenu que les jours de travail à distance ne sont pas cumulables d’une semaine sur l’autre.

Le/la collaborateur/trice qui choisit de travailler à distance bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux collaborateurs/trices en situation comparable et travaillant dans les locaux de travail habituel.

Le responsable hiérarchique direct pourra, en cas de besoin avéré, demander une suspension provisoire d’une durée d’un mois renouvelable 2 fois et dans un maximum de 3 mois consécutifs, moyennant un délai de prévenance de 15 jours minimum, sauf en cas de situation exceptionnelle et imprévisible.

Le responsable hiérarchique adressera un mail avec accusé de réception, copie la DRH, informant le/la collaborateur/trice de cette suspension.

En cas d’action de formation, le travail à distance est suspendu pendant la durée de la formation.

Tout(e) collaborateur/trice effectuant du travail à distance devra, à chaque fois et au préalable, déclarer son jour de travail à distance sur l’outil Pléiades.

6.2 Réversibilité permanente

L'accord des parties de travailler à distance est réversible tant à l'initiative du responsable hiérarchique que du/de la collaborateur/trice.

Le/la collaborateur/trice peut mettre fin à l'organisation de l'activité en travail à distance en respectant un délai de prévenance fixé par l'avenant au contrat de travail. Ce délai ne peut être inférieur à 15 jours. Ce délai peut être réduit ou supprimé en cas d'impossibilité de poursuivre le travail à distance.

Le responsable hiérarchique peut mettre fin à l'organisation de l'activité en travail à distance par écrit et motivé en respectant un délai de prévenance fixé par l'avenant au contrat de travail. Ce délai ne peut être inférieur à 15 jours.

Ces délais permettent de gérer convenablement le retour du/de la collaborateur/trice sur le lieu de travail dans son secteur de rattachement et la restitution éventuelle du matériel mis à disposition.

Lorsqu'il est mis fin au travail à distance, le/la collaborateur/trice effectue à nouveau entièrement son activité dans les locaux habituels de travail.

6.3 Changement de fonction

Conformément aux termes des avenants signés à l’issue de l’entrée en vigueur du présent accord, le changement de fonction du/de la collaborateur/trice entrainera la caducité de l’avenant signé. En cas de souhait de poursuite du travail à distance sur ses nouvelles fonctions, le/la collaborateur/trice devra formuler une nouvelle demande auprès de son Manager.

Cette nouvelle demande sera alors étudiée au regard des critères d’éligibilité évoqués précédemment.

Article 7 : Equipements

7.1 Liste des équipements

La décision d’effectuer une partie de son activité professionnelle à distance relève d’un choix et d’une démarche personnelle. Cette décision n’est possible que si le/la collaborateur/trice dispose d’un espace conforme à la bonne réalisation de son travail, et notamment des solutions techniques pour l’utilisation des outils de communication informatique et d’un accès à distance à ses applications de travail.

Le/la collaborateur/trice s’assure de la compatibilité et de la conformité de l’installation électrique de son lieu de travail à distance.

Au titre du travail à distance, chaque collaborateur/trice concerné(e) disposera d’un équipement adapté fourni par l’employeur :

• PC portable, s’il/elle n’en est pas déjà équipé(e) ;

• Accès VPN sur le PC ;

• Accès à distance à ses applications de travail ;

• Solution de téléphonie (téléphone portable individuel professionnel s’il/elle en est déjà équipé(e)) ou logiciel de téléphonie intégré sur son ordinateur (tel que Softphone).

Dans le cas où le/la collaborateur/trice refuserait l’un de ces équipements, il/elle ne serait pas éligible au travail à distance.

7.2 Restitution de l’équipement

L’intégralité de l’équipement fourni devra être rendue en bon état, en cas de cessation de l’activité à distance ou de rupture du contrat de travail, dans un délai maximal de 8 jours, à compter de la cessation effective de l’activité ou de la rupture effective du contrat de travail.

7.3 Assurance

Le/la collaborateur/trice doit remettre, à la DRH, tous les ans, une attestation d’assurance responsabilité civile liée à son contrat d’assurance habitation.

Article 8 : Conditions de travail et charge de travail

8.1 Temps de travail et plage de disponibilité

L’employeur veillera, par des rappels réguliers, au respect des règles légales actuelles ainsi que des dispositions de l’accord ARTT d’entreprise actuellement en vigueur en matière de temps de travail comme suit :

- Repos hebdomadaire de 35 heures consécutives minimum

- Repos quotidien de 11 heures consécutives minimum

- Pour les non cadres et les cadres en heures : la durée maximum hebdomadaire de travail est de 42 heures par semaine en moyenne sur 12 semaines consécutives et de 48 heures par semaine maximum.

Les collaborateur/trices ayant recours au travail à distance devront saisir sur l’outil Pléiades le/les jour(s) de travail à distance. Cette règle s’appliquera également pour les collaborateurs/trices soumis au pointage de leurs horaires.

Les horaires du/de la collaborateur/trice sont établis sur des bases comparables à celles d’un travail accompli sur le lieu habituel de travail. Dans ces conditions, le travail à distance ne saurait avoir pour conséquence de modifier significativement ni l’horaire habituel ni l’amplitude de travail effectif applicable en temps normal.

A ce titre, le/la collaborateur/trice pourra être joint(e) dans le cadre de son activité professionnelle aux heures habituelles de travail, dans le respect de la durée maximale journalière / hebdomadaire du temps travail.

Les temps de repas et temps de pause sont inclus dans ces plages horaires.

Pendant ces plages horaires et dans la limite du temps de travail du/de la collaborateur/trice, celui/celle-ci sera sous la subordination de l’entreprise et par conséquent ne pourra vaquer à ses occupations personnelles.

8.2 Charge de travail

La Direction s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution soient évalués suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés sur le lieu habituel de travail.

En tout état de cause, les résultats attendus en situation de travail à distance sont équivalents à ceux qui sont attendus sur le lieu habituel de travail.

Les collaborateurs/trices concerné(e)s par le travail à distance devront donner le même niveau de visibilité sur leur activité qu’un/une collaborateur/trice travaillant exclusivement sur son lieu de travail habituel.

Il est également entendu que pendant les absences (maladie, congés, etc.), le/la collaborateur/trice habituellement en travail à distance ne doit pas travailler de son domicile ou de son lieu de résidence temporaire.

Article 9 : Santé, sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables aux collaborateur/trices travaillant ponctuellement à distance et doivent être strictement respectées par le responsable hiérarchique.

En cas d’accident pendant les jours de travail à distance, le lien professionnel sera présumé.

En cas d’accident du travail, le/la collaborateur/trice fournira tous les éléments nécessaires à la DRH qui effectuera la déclaration d’accident de travail.

Pendant les jours de travail à distance, il est admis que tout accident survenu alors que le/la collaborateur/trice est parti(e) de son domicile pour aller chercher son/ses enfant(s) à l’école, sera étudié et déclaré conformément à la législation en vigueur.

Conformément à la législation en vigueur, il est également admis que, pendant les jours de travail à distance, tout accident survenu alors que le/la collaborateur/trice se rend à un rendez-vous professionnel, notamment chez un fournisseur ou en magasin, sera reconnu comme accident de travail.

En cas d’accident de trajet, le/la collaborateur/trice fournira tous les éléments nécessaires à la DRH.

Le/la collaborateur/trice doit informer son responsable hiérarchique de l'accident dans les mêmes délais que lorsqu'il/elle effectue son travail habituellement dans les locaux de l’entreprise.

L’employeur déclinera toute responsabilité :

• En cas d’omission déclarative et/ou informative,

• En cas d’évènement survenant en dehors du temps de travail effectif défini à l’article 8.1.

En cas d'arrêt de travail lié à une maladie ou un accident, le/la collaborateur/trice bénéficie du maintien de rémunération en application des règles de couverture sociale d'entreprise.

Article 10 : Confidentialité des données et gestion des pannes et incidents techniques

10.1 Confidentialité

Le/la collaborateur/trice concerné(e) doit respecter les standards d'utilisation du matériel informatique fixés par MONOPRIX dans le cadre des règles en vigueur au Siège (notamment la charte éthique et la charte informatique).

Il/elle doit préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition et respecter l'obligation de discrétion ou de confidentialité sur les procédés et les méthodes de réalisation et de commercialisation des produits et services de l'entreprise qui pourraient être portés à sa connaissance dans l'exercice de son activité.

10.2 Pannes et incidents informatiques

Le/la collaborateur/trice doit prendre soin des équipements qui lui sont confiés et informe immédiatement sa hiérarchie en cas de panne, mauvais fonctionnement, détérioration, perte ou vol du matériel mis à disposition.

En cas d’incident technique l’empêchant d’effectuer normalement son activité à distance, il/elle doit en informer immédiatement son responsable hiérarchique et se rendre sur son lieu habituel de travail avec le matériel défectueux.

Article 11 : Évolution professionnelle

Le/la collaborateur/trice en situation de travail à distance bénéficie notamment des mêmes dispositions en matière de gestion des ressources humaines comme l’entretien annuel d’évaluation et d’évolution professionnelle par exemple, ou tout autre outil ou moyen mis en œuvre par l’entreprise pour assurer le développement des compétences de ses collaborateurs/trices. Les entretiens annuels d’évaluation et d’évolution professionnelle seront planifiés lors des jours de présence du/de la collaborateur/trice dans les locaux de l’entreprise.

Il/elle bénéficie d’un déroulement de carrière équivalent aux autres collaborateurs/trices du Siège en situation comparable.

Article 12 : Formation professionnelle

Les collaborateurs/trices bénéficient du même accès à la formation que les collaborateurs/trices en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Ils/elles bénéficieront si nécessaire d’une formation pour l’utilisation des équipements mis à leur disposition. Les responsables hiérarchiques concernés seront également sensibilisés par la Direction des Ressources Humaines à cette forme de travail et à sa gestion.

Tout nouvel entrant se verra remettre une plaquette relative au travail à distance, plaquette également remise à tout signataire d’un avenant.

Article 13 : Rubrique spécifique dans le bilan social

Une rubrique spécifique sera ajoutée au bilan social du Siège.

Elle mentionnera :

• Le nombre de collaborateurs/trices concerné(e)s ainsi que leur répartition par sexe ;

• Le bilan des demandes acceptées/refusées par année ;

• Le bilan des recours enregistrés (nature des recours et réponses apportées par la Direction).

Article 14 : Dispositions finales 

14.1 Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de trois années civiles jusqu’au 31 décembre 2022. A cette date, il cessera donc de produire ses effets de plein droit et sans aucune formalité.

14.2 Commission de suivi :

Afin de suivre l’application de l’accord, une commission de suivi composée de la Direction et d’un représentant de chaque organisation syndicale représentative au sein du Siège Monoprix sera mise en place.

Cette commission sera destinataire d’un bilan annuel reprenant les modalités et indicateurs pertinents pour l’étude de la mise en œuvre du présent accord.

La commission sera réunie une fois par an, en fin d’année civile. L’organisation des réunions de la commission sera à l’initiative de la Direction.

Le temps passé à ces réunions est considéré comme du temps de travail effectif et payé pour les collaborateurs/trices à temps partiel et/ou récupéré comme tel pour les collaborateurs/rices à temps complet.

14.3 Formalités d’entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord sera notifié, par la Direction, à l’ensemble des organisations syndicales reconnues représentatives au niveau de l’établissement Siège Monoprix, ainsi qu’aux délégués syndicaux du siège Monoprix.

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt légal à l’initiative de la Direction, auprès de la Direccte et du secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes de Nanterre.

Le présent accord entrera en vigueur au lendemain des formalités de dépôt précitées.

Une fois applicable, et afin de permettre une communication auprès de l’ensemble des collaborateur/trices, l’accord sera mis à disposition des collaborateur/trices sur l’intranet.

L’ensemble des collaborateurs/trices ayant signé un avenant au titre du précédent accord sera rencontré afin de procéder à la signature d’un nouvel avenant dans le cadre du présent accord, dans un délai de deux mois à compter de son entrée en vigueur.

Les avenants signés jusqu’au 31 décembre 2019, continueront de produire leurs effets durant ce délai de deux mois.

14.4 Révision et dénonciation de l’accord

La révision ou la dénonciation de l’accord se fera conformément aux dispositions légales.

La demande de révision devra être accompagnée d’un projet sur les dispositions à réviser.

A Clichy, le 26 novembre 2019,

Pour la Direction du Siège de MONOPRIX, XXXXXX,

• La CFE-CGC, représentée par XXXX, Déléguée Syndicale