ACCORD TELETRAVAIL AU SEIN D’AXA GLOBAL RE

Entre La société AXA Global Re, sise au 61 rue Mstislav Rostropovitch 75017 PARIS, représentée par X, en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines, par délégation de X, Directeur Général d’AXA Global Re,

d’une part,

et les organisations syndicales représentatives signataires,

d’autre part,

il est convenu ce qui suit.

PREAMBULE

AXA Global Re a fait partie des premières entreprises de l’assurance à mettre en place un dispositif de télétravail habituel par accord collectif à titre pérenne, dès 2014.

L’année 2020 a été marquée par une crise sanitaire sans précédent, et un confinement de la population décidé par les pouvoirs publics, qui a conduit l’ensemble des collaborateurs d’AXA Global Re à travailler à distance pendant plusieurs mois.

A la lumière de l’expérience de l’ensemble des années passées et des enquêtes menées auprès des managers et des collaborateurs ainsi que dans la lignée des engagements pris par AXA et par AXA Global Re, la direction entend poursuivre et adapter son action en faveur d’un mode de travail qui combine les meilleurs aspects du travail à distance et du travail sur site.

Dans cet objectif, le présent accord organise l’évolution du télétravail au sein d’AXA Global Re dans une logique visant à améliorer la performance individuelle et collective et renforcer l’engagement des collaborateurs.

Ces dispositions s’appliquent à l’ensemble des salariés d’AXA Global Re. Elles se substituent aux dispositions jusque-là en vigueur

Sommaire

Article 1. Définition 3

Article 2. Eligibilité 3

Article 3. Formalisation de l’accès au télétravail 3

Article 4. Période probatoire et réversibilité du télétravail 4

4.1 Période probatoire 4

4.2 Réversibilité 4

Article 5. Formule de télétravail et modalité d’organisation du travail 4

Article 6. Circonstances exceptionnelles 5

Article 7. Horaires de travail, disponibilité et droit à la déconnexion 5

Article 8. Maladie et accident de travail 6

Article 9. Lieu de télétravail 7

Article 10. Assurance 7

Article 11. Espace et équipements de travail 7

11.1 Espace de travail 7

11.2 Equipements 7

Article 12. Prise en charge des frais 8

Article 13. Engagements et suivi du collaborateur 8

Article 14. Engagements et suivi du manager 9

Article 15. Engagements et suivi de la direction des ressources humaines 9

Article 16. Durée de l’accord et suivi 9

Article 17. Formalités de dépôt et de publicité 9

Titre I - Définition du télétravail

Définition

« Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. » (Article L. 1222-9 du code du travail)

L’organisation du travail est ainsi amenée à inclure alternativement travail au sein des locaux de l’entreprise et travail au domicile du salarié, en veillant à maintenir le lien social au sein l’entreprise, son bon fonctionnement et à prévenir l’isolement du collaborateur.

Titre II – Portée de l’accord

Eligibilité

Le télétravail est soumis au double volontariat du salarié et de l’entreprise.

Il nécessite une concertation préalable et un accord entre le collaborateur et le manager, à qui il appartient d’apprécier la demande.

Les parties conviennent d’ouvrir le télétravail aux collaborateurs en contrat à durée indéterminée (CDI) et en contrat à durée déterminée (CDD). La mise en place du télétravail est considérée à la demande du collaborateur, et soumise à l’appréciation et la validation du manager.

Les collaborateurs à temps partiel ou en forfait jours réduit peuvent être éligibles, dès lors qu’ils travaillent au moins 80% de leur temps.

Le dispositif de télétravail pourra également être ouvert aux contrats d’alternance et aux stagiaires, sous réserve de l’acceptation formelle par l’école et à condition que le poste et l’organisation du service le permettent, à l’appréciation et la validation du manager.

Si tout collaborateur peut ainsi demander à bénéficier du dispositif de télétravail, il est rappelé que la compatibilité avec le télétravail des activités exercées par ce dernier, son niveau d’autonomie, ainsi que la cohérence avec le bon fonctionnement de l’équipe et de l’entreprise, relèvent de l’appréciation du manager.

Formalisation de l’accès au télétravail

Les collaborateurs qui souhaitent bénéficier du télétravail doivent en faire la demande à leur manager et la formaliser dans l’outil Pléiades. La réponse du manager à cette demande intervient dans un délai raisonnable suivant celle-ci. En cas de refus, une réponse écrite motivée sera apportée au collaborateur.

Dans l’hypothèse où une difficulté persistante surviendrait, ce cas pourrait être examiné en concertation avec la Direction des Ressources Humaines.

En cas de réponse positive à la demande du salarié, le télétravail est mis en œuvre pour une durée d’un an à compter de l’acceptation de la demande, et est reconductible tacitement, sauf en cas de difficultés constatées dans le cadre du suivi réalisé par le manager en lien avec l’équipe RH si nécessaire.

Les avenants aux contrats de travail et les lettres d’engagements conclus dans le cadre des précédents accords et plus particulièrement dans le cadre des formules initialement prévues sont caducs du fait de la disparition desdites formules. Les collaborateurs concernés seront bénéficiaires de la formule définie à l’article 5 « cas général » ci-dessous, sur demande dans Pléiades.

La mise en œuvre du télétravail est dématérialisée : la demande, les modalités de choix et de pose des jours de télétravail et la production des justificatifs afférents sont réalisés depuis l’outil de gestion des temps, Pléiades.

Période probatoire et réversibilité du télétravail

Conformément aux dispositions légales et conventionnelles applicables, le présent accord prévoit une période probatoire et précise les modalités de réversibilité du télétravail.

Période probatoire

Afin de permettre au collaborateur et au manager de vérifier le bon fonctionnement technique et organisationnel de ce mode de travail ainsi que de s’assurer qu’il répond bien aux attentes de chacun, une période probatoire de 3 mois est prévue à compter de l’accès initial au télétravail.

Pendant cette période, chacune des parties sera libre de mettre fin au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance de 15 jours, sauf accord réciproque des parties pour abréger ce délai.

Réversibilité

Au-delà de la période probatoire, chacune des parties peut décider de mettre fin unilatéralement au télétravail sous réserve d’un délai de prévenance d’un mois, sauf accord réciproque des parties pour abréger ce délai. L’arrêt du télétravail sera formalisé par écrit.

Titre III – Organisation du travail

Formule de télétravail et modalité d’organisation du travail

Il est rappelé que l’organisation du travail inclut alternativement travail au sein des locaux de l’entreprise et travail au domicile du salarié, en veillant à maintenir le lien social au sein l’entreprise, son bon fonctionnement et à prévenir l’isolement du collaborateur.

• Cas général

Le travail depuis le domicile du salarié s’exerce dans le cadre d’une formule mensuelle de 8 jours de télétravail par mois calendaire (équivalent à 2 jours de télétravail par semaine en moyenne), étant entendu que chaque collaborateur est présent dans l’entreprise au moins 2 jours par semaine.

Les jours de télétravail peuvent être pris par journée ou par demi-journée. Les journées ou demi-journées de télétravail non pris ne peuvent pas faire l’objet d’un cumul ou d’un report.

Une planification des jours de télétravail (et des jours sur site) sera établie par les managers, en concertation avec les collaborateurs, avec pour objet et priorité d’assurer le lien collectif et préserver le bon fonctionnement de l’entreprise et de l’équipe.

Cette planification se fera sur une durée déterminée (par exemple, mensuelle ou trimestrielle), et pourra être adaptée en considération des nécessités.

Si tous les jours de travail sont éligibles au télétravail, aucun jour de la semaine ne saurait être considéré comme un jour de télétravail de plein droit.

Les managers prévoiront notamment la présence physique simultanée de tous les membres de leurs équipes sur site, certains jours de la semaine, afin de maintenir et entretenir la qualité de lien social au sein de leur équipe et entres équipes.

Ces principes seront déclinés dans le cadre de règles d’équipe.

• Situations particulières :

Dans certains cas spécifiques (décrits ci-après), la formule de 8 jours de télétravail par mois pourra exceptionnellement, et pour une durée donnée, être portée à 12 jours (équivalent à 3 jours de télétravail par semaine), pour les collaborateurs qui en font la demande, sous réserve de l’accord de leur manager.

• Les femmes enceintes ayant procédé à la déclaration administrative de leur grossesse auprès de la DRH ;

• Les salariés ayant la qualité de travailleur handicapé ;

• Les salariés proches aidants (assistant un enfant ou parent dépendant).

Lorsque le télétravail est demandé par le Médecin du Travail pendant une période limitée, pour raisons de santé du collaborateur, le courrier spécifique établi par le Direction des ressources humaines ne relève pas du présent accord sur le télétravail.

Circonstances exceptionnelles

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste du travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés en application de l’article L.1222-11 du code du travail.

Les parties signataires conviennent ainsi que le télétravail pourra être ponctuellement étendu notamment en cas de survenance :

• D’une situation de crise nécessitant l’activation d’un Plan de Continuité d’Activité ;

• D’une situation de catastrophe naturelle rendant impossible tout ou partie de l’activité sur une ou des établissements de l’entreprise ;

• D’une situation sanitaire à risque ou dégradée.

Horaires de travail, disponibilité et droit à la déconnexion

• Horaires de travail et disponibilité

Le collaborateur, qu’il soit en télétravail ou en travail sur site, doit respecter les dispositions légales et conventionnelles sur le temps de travail et de repos applicables au sein de l’entreprise.

Les parties conviennent de rappeler les principes suivants :

Le temps exercé au titre du télétravail sera décompté comme temps de travail effectif sur les mêmes bases que celles qui auraient été retenues si le salarié avait travaillé au sein des locaux de l’entreprise. Dans ces conditions, le télétravail ne peut avoir pour conséquence de modifier son horaire habituel, ni la durée de travail effective applicable en temps normal lorsque le salarié effectue son activité au sein des locaux de l’entreprise.

Le collaborateur s’engage à respecter des temps de pause, conformément aux règles légales et conventionnelles en vigueur. Il est rappelé que le salarié devra obligatoirement planifier, dans le cadre de son activité professionnelle, des pauses brèves et fréquentes, afin notamment d’éviter la fatigue liée au travail sur écran.

Le télétravail n’a pas pour effet de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude de travail applicable habituellement au sein des locaux de l’entreprise.

Le collaborateur devra être joignable dans le cadre de ses plages habituelles de travail et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que s’il exécutait sa mission dans les locaux de l’entreprise.

• Droit à la déconnexion

L’accès à l’information pouvant, avec les nouvelles technologies déployées, potentiellement s’exercer en continu, il est important de veiller à leur bon usage, et ce en particulier dans le cadre du télétravail, afin d’assurer un équilibre entre la vie professionnelle et privée.

Les collaborateurs disposent d’un droit à la déconnexion qui vise à préserver leur vie privée et à favoriser la meilleure articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale. A cet égard, Il y a lieu de tenir compte des plages horaires durant lesquelles le télétravailleur peut être contacté. Les collaborateurs ne sont pas tenus de répondre à toutes sollicitations par mail, SMS, contacts téléphoniques et réseaux sociaux tel que WhatsApp qui interviendraient en dehors des heures habituelles de travail, le week-end et pendant les congés.

Le droit et le devoir à la déconnexion, que l’entreprise reconnait, repose sur la coresponsabilité du salarié et de l’employeur.

Collaborateurs et managers sont invités à prendre connaissance des dispositions relatives au droit et devoir de déconnexion détaillées au sein de l’avenant du 20 juin 2018 à l’accord du 21 décembre 2005 sur les droits sociaux fondamentaux relatifs à la diversité et à l’égalité professionnelle.

Maladie et accident de travail

• Arrêt de travail

Il est expressément précisé qu’en cas d’arrêt maladie ou accident, le salarié en télétravail ne devra exercer aucune activité professionnelle.

• Accident de travail et de trajet

Les salariés en télétravail bénéficient des dispositions légales relatives aux accidents du travail et de trajet.

Ils sont couverts par la législation sur les accidents du travail et les maladies professionnelles pour les accidents survenus dans l’exécution du travail au domicile.

Titre IV – Environnement du télétravail

Lieu de télétravail

Le télétravail s’effectue au domicile du salarié. Le domicile s’entend comme le lieu de résidence principale ou secondaire, situé en France Métropolitaine.

A titre exceptionnel, le télétravail peut s’effectuer depuis un lieu d’hébergement temporaire, loué et/ou occupé par le collaborateur à titre privé, en France Métropolitaine.

En tout état de cause, il n’est pas autorisé de télétravailler depuis un tiers-lieu, pour des raisons de sécurité, de conformité et de confidentialité (à titre d’exemple non exhaustifs : les espaces de coworking, cafés, etc.).

Assurance

Le collaborateur s’engage à effectuer toutes les démarches utiles auprès de son assureur afin d’obtenir une attestation annuelle d’assurance multirisque habitation (MRH) prenant en compte l’exercice d’une activité en télétravail. Le collaborateur devra fournir à l’entreprise une attestation en conséquence avant mise en place effective de tout télétravail : cette attestation devra être insérée dans l’outil Pléiades au moment de la demande.

11. Espace et équipements de travail

    3. Espace de travail

Le collaborateur en situation de télétravail doit prévoir à son domicile un espace adapté lui permettant de travailler à distance, avec un accès internet, et répondant aux exigences de conformité et de sécurité des installations électriques.

Equipements

Il est rappelé que chaque collaborateur de l’entreprise dispose d’un ordinateur portable professionnel et de ses accessoires (souris, clavier et casque), ainsi que d’un accès à distance.

Une assistance technique est assurée par les équipes informatiques (3675 – 01 56 43 79 75) pour apporter le support nécessaire aux collaborateurs dans le cadre du télétravail.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement du matériel, le collaborateur en avisera immédiatement l’entreprise : le télétravail pourra être suspendu jusqu’à résolution du problème technique notamment si le collaborateur n’a plus les moyens techniques d’accéder aux applications d’AXA Global Re de façon prolongée.

En complément de ces matériels l’entreprise pourra fournir au collaborateur en télétravail, sur demande de ce dernier et validation du manager, un écran fixe pour les fonctions qui le requièrent et/ou un second chargeur selon le processus prévu.

L’ensemble de ces matériels et équipements reste la propriété de l’entreprise, et devra être restitué en cas de départ de celle-ci.

Les systèmes informatiques mis à la disposition du télétravailleur doivent être utilisés pour un usage exclusivement professionnel et le télétravailleur doit prendre toutes les mesures de sécurité et de protection nécessaires pour éviter l’accès à un tiers de ces systèmes.

Enfin, le télétravailleur est tenu au strict respect de la Charte de gestion de l’information dès lors qu’il utilise une ressource du système d’information de l’entreprise.

Les collaborateurs souhaitant être équipés d’un fauteuil ergonomique pour télétravailler pourront, pour son acquisition, bénéficier de l’un des deux modèles négociés à un tarif préférentiel par l’entreprise. AXA Global Re participera à l’achat de ce fauteuil à hauteur de 80% du prix négocié.

Prise en charge des frais

Les collaborateurs en télétravail et déclarés comme tel, bénéficient d’une prise en charge des dépenses professionnelles découlant de la situation de télétravail depuis le domicile, à hauteur d’une indemnité forfaitaire mensuelle d’un montant de 20 euros bruts (versée sur 12 mois) pendant sa période de télétravail.

Conformément aux dispositions de l’administration URSSAF, cette indemnité est exonérée de cotisations et contributions sociales.

Le versement de cette indemnité est subordonné au passage formel en télétravail du collaborateur et à la pratique effective du télétravail, avec renseignement des jours effectués dans Pléiades, dans le cadre de la formule du présent accord (article 5), sauf dans le cadre d’une décision de l’employeur d’appliquer l’article 6 du présent accord en cas de circonstances exceptionnelles.

Titre V – Engagements des acteurs

Engagements et suivi du collaborateur

• Activité

Le salarié prend l’engagement de fournir la prestation prévue à son contrat de travail de manière identique quel que soit le lieu d’exécution de celle-ci.

Le suivi de la prestation en situation de télétravail est assuré et évalué par le manager. L’évaluation de cette prestation s’avère déterminante dans la possibilité de bénéficier du dispositif de télétravail.
Il est précisé qu’en cas de changement de poste, le télétravail sera réexaminé afin que le manager s’assure de la compatibilité de cette forme d’organisation avec la prise des nouvelles fonctions.

Le collaborateur s’engage à planifier ses jours de télétravail avec son manager afin de veiller en priorité à assurer le lien collectif et préserver le bon fonctionnement de l’entreprise et de l’équipe.

Le collaborateur doit impérativement renseigner les jours de télétravail réalisés dans Pléiades.

• Protection des données, confidentialité et exclusivité

Le collaborateur en télétravail doit respecter les règles en vigueur dans l’entreprise en matière de protection des données et de confidentialité (charte de gestion de l’information, règlement intérieur…), ainsi que les principes d’exclusivité.

• Santé et sécurité

Il est rappelé que les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs.

L’accès au domicile du salarié demandé par la direction de l’entreprise, les représentants du personnel compétents en matière d’hygiène et de sécurité ou les autorités administratives compétentes pour s’assurer du respect de l’ensemble des dispositions applicables est subordonné à l’accord préalable de l’intéressé.

Engagements et suivi du manager

Le manager s’engage à :

• Organiser le travail et planifier les jours de télétravail (et des jours sur site) en veillant en priorité à assurer le lien collectif et préserver le bon fonctionnement de l’entreprise et de l’équipe ;

• Traiter l’ensemble des collaborateurs de son équipe sans différenciation entre télétravailleurs et travailleurs sur site ;

• Maintenir une répartition de la charge de travail similaire entre salariés, qu’il télétravaillent ou travaillent sur site ;

• Effectuer à l’occasion de points individuels un suivi du fonctionnement du télétravail.

Engagements et suivi de la direction des ressources humaines

La direction des ressources humaines s’engage dans le suivi du télétravail à une sensibilisation et un accompagnement des managers et des collaborateurs.

Titre VI – Dispositions finales

Durée de l’accord et suivi

Le présent accord est conclu pour une durée de 3 ans et prend effet à compter du 1^er janvier 2021. Il cessera tout effet au 31 décembre 2023.

Une information annuelle sur la mise en œuvre des dispositions du présent accord sera présenté au Comité Social et Economique dans le cadre du Bilan Diversité.

Formalités de dépôt et de publicité

Conformément aux articles L.2231-6, D.2231-4 du code du travail, le présent accord signé sera déposé auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi et remis au secrétariat greffe du conseil des prud’hommes de Paris.

SIGNATURES

Paris, le 11 décembre 2020

Pour la Société AXA GLOBAL Re

Directeur des Ressources Humaines

Signé par CFDT et FO