ACCORD COLLECTIF RELATIF A LA MISE EN ŒUVRE DE LA BDES

BASE DE DONNÉES ÉCONOMIQUES ET SOCIALES

ENTRE LES SOUSSIGNÉS:

• Laboratoire SEPTODONT

58, rue du Pont de Créteil

94 107 SAINT MAUR DES FOSSÉS CEDEX

Représenté par XXXXX dûment mandaté à cet effet

D’UNE PART,

ET :

• Les organisations syndicales représentatives

Pour le syndicat CFDT : XXXXX

Pour le syndicat CGT : XXXXX

Pour le syndicat FO : XXXXX

D’AUTRE PART,

Ci-après dénommées ensemble « les Parties »

Préambule

Selon l’article L. 2312-18 du Code du travail, les entreprises de plus de 50 salariés doivent disposer d’une base de données économiques et sociales qui rassemble l'ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l'employeur met à disposition du comité social et économique.

Pour rappel, la base de données économiques et sociales (BDES) a été créée par l’accord national interprofessionnel pour la sécurisation de l’emploi du 11 janvier 2013 et la loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013, puis enrichie par la loi Macron du 6 août 2015 et la loi Rebsamen du 17 août 2015.

La BDES permet aux représentants du personnel d’avoir une vision précise et globale des éléments comptables, économiques et financiers de l’entreprise, et d’avoir accès à l’ensemble des informations utiles à l’exercice de leurs missions.

Elle permet de remplacer les multiples versions « papier » des informations transmises aux IRP préalablement à chaque consultation périodique ou des rapports périodiques récurrents.

La BDES sert de support de préparation à la consultation annuelle du Comité Social et Economique :

• Sur les orientations stratégiques,

• Sur la situation économique et financière,

• Sur leurs conséquences sur l’activité, l’emploi, l’évolution des métiers et des compétences, l’organisation du travail, à l’intérim, à des contrats temporaires et à des stages.

Suite à l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, il est désormais possible de négocier un accord collectif sur la BDES.

Selon les dispositions du Code du travail relatives à la BDES, l’article L. 2312-21 du Code du travail permet aux partenaires sociaux de définir par voie d’accord :

• L’organisation, l'architecture et le contenu de la base de données économiques et sociales,

• Ainsi que les modalités de fonctionnement de la base de données économiques et sociales, notamment les droits d'accès et le niveau de mise en place de la base, son support, et ses modalités de consultation et d'utilisation.

Compte tenu de la spécificité de la société SEPTODONT, les parties au présent accord ont décidé de se saisir de cette opportunité pour mettre en place une base de données économiques et sociales adaptée au périmètre et aux modalités de fonctionnement de la société, et comprenant des indicateurs à la fois pertinents et utiles aux représentants du personnel, pour l’accomplissement de leurs missions.

La Direction et les partenaires sociaux ont souhaité que la mise en œuvre de la BDES, mais également la définition des droits d’accès à la BDES, se fassent sur la base du dialogue social et de manière concertée.

Ainsi, à l’issue de quatre réunions de négociation qui se sont tenues les 12 mars, 12 avril, 3 mai et 12 mai 2021, les parties sont parvenues à la conclusion du présent accord, qui poursuit les principaux objectifs suivants :

• Centraliser les informations nécessaires à l’exercice du mandat des membres des institutions représentatives du personnel instituées au niveau de SEPTODONT dans un dossier unique, accessible en permanence aux personnes y ayant accès ;

• Définir les indicateurs pertinents, afin de permettre aux membres des institutions représentatives du personnel d’exercer utilement leurs mandats.

IL A ÉTÉ CONVENU ET ARRETÉ CE QUI SUIT :

Article 1 : Champ d’application

Le présent accord s’applique à la société SEPTODONT SAS.

Il est rappelé qu’au plan des instances représentatives du personnel, cette terminologie comprend le Comité Social et Economique ainsi que les délégués syndicaux de la société SEPTODONT SAS.

La BDES permet la mise à disposition des informations nécessaires aux trois blocs de consultations récurrentes prévus à l’article L. 2312-17 du Code du travail.

Les indicateurs retenus dans le présent accord constituent un socle d’informations commun et harmonisé pour l’ensemble des représentants du personnel de la société SEPTODONT SAS. Ces indicateurs sont ceux qui seront transmis par la Direction en vue des trois consultations récurrentes.

Néanmoins, les parties au présent accord conviennent que la définition de ce socle commun harmonisé ne fait pas obstacle à la transmission d’informations supplémentaires ponctuelles, garantie d’un dialogue social de qualité. Il ne remet pas en cause la transmission d’informations complémentaires lorsque cela est nécessaire à la compréhension des situations à traiter.

Article 2 : Support de la BDES

Les parties conviennent de la mise en place d’une base de données économiques et sociales (BDES) sur un support informatique.

Cette BDES prend la forme d’un dossier informatique partagé sur le réseau informatique de la société, accessible à tout moment depuis l’entreprise et au moyen d’une connexion internet via l’utilisation du système mis en place pour accéder au réseau à distance de manière sécurisé dit VPN depuis l’extérieur de l’entreprise. Ce système permet le stockage et le partage de fichiers dans un environnement sécurisé.

Afin de centraliser l’ensemble des informations nécessaires à l’exercice du mandat des représentants du personnel ayant accès à la BDES dans un espace unique, il est convenu que ce dossier partagé dédié à la BDES comprend les différentes rubriques de la BDES, tels que visés à l’Annexe 2 du présent accord, ainsi que les documents et rapports visés à l’article 4.4 du présent accord.

Afin de faciliter l’accès aux informations contenues dans la BDES, celle-ci comportera en outre un sommaire.

Toute personne ayant accès à la BDES dispose d’un accès sécurisé et personnel lui permettant de consulter ce dossier partagé.

Les utilisateurs pourront accéder à la BDES en se connectant au réseau via un poste informatique de la société. Le chemin d’accès sera communiqué aux élus lors de la mise à disposition de la BDES.

Article 3 : Personnes ayant accès à la BDES

3.1. Ont accès à la BDES :

• Les membres élus du CSE, titulaires et suppléants,

• Les délégués syndicaux.

3.2. Afin de leur permettre une utilisation effective de la BDES et de se familiariser avec ses fonctionnalités, une présentation du mode opératoire sera organisée par la Direction pour chaque personne ayant accès à la BDES.

Il est également précisé qu’une information pratique analogue sera dispensée lors du renouvellement des instances représentatives du personnel, au profit des représentants du personnel nouvellement élus ou désignés ayant accès à la BDES qui ont feront la demande, sous réserve qu’ils n’aient pas déjà bénéficié d’une information leur permettant de se familiariser avec ses fonctionnalités au cours de leurs précédents mandats.

3.3. Il est rappelé que les identifiants et mot de passe permettant l’accès au réseau informatique de la Société et par voie de conséquence l’accès à la BDES ont un caractère strictement personnel et confidentiel et ne doivent en aucun cas être accessibles ou transmis à des tiers, qu’ils soient salariés de l’entreprise ou non, ou qu’ils soient titulaires ou non du droit d’accès à la base de données.

Il est en outre rappelé que les personnes qui bénéficient d’un droit d’accès à la BDES, sont tenues à une obligation de discrétion à l'égard des informations contenues dans la base de données.

Article 4 : Organisation, architecture et contenu de la BDES

4.1. Contenu de la BDES

La BDES contient l’ensemble des informations qui, pendant les négociations, ont été identifiées par les parties comme utiles à l’information périodique des membres du CSE ainsi qu’à la réalisation des trois consultations récurrentes prévues à l’article L. 2312-17 du Code du travail :

Information et consultation sur les orientations stratégiques,

• Information et consultation sur la situation économique et financière,

• Information et consultation sur la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi.

L’architecture de la BDES prévue en Annexe 2 comprend les 9 thèmes obligatoires :

1. L’investissement social, matériel et immatériel

2. L’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes dans l’entreprise

3. Les fonds propres, endettements et impôts

4. La rémunération des salariés et des dirigeants

5. Représentation du personnel et activités sociales et culturelles

6. La rémunération des financeurs

7. Les flux financiers à destination de l’entreprise

8. Partenariats

9. Transferts commerciaux et financiers entre les entités du Groupe

L’architecture et la liste exhaustive des indicateurs contenus dans la BDES, sont annexées au présent accord (Annexe 2). Cette annexe comporte, pour chaque indicateur de la BDES, la mention :

• Du niveau auquel cet indicateur est établi, et, le cas échéant, de l’existence d’un détail par CSP et/ou par sexe,

• De la périodicité de la mise en jour (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) des données qu’il contient.

La liste des indicateurs annexée au présent accord (Annexe 2) est le fruit de la négociation et remplit ainsi l’obligation prévue à l’article L. 2312-21 du Code du travail.

4.2. Périodicité des données

Sous réserve du calendrier de mise en place de la BDES prévu à l’article 5 ci-après, les parties rappellent que les données comprises dans les indicateurs visés à l’Annexe 2 du présent accord porteront sur les deux années précédentes ainsi que l’année en cours.

L’alimentation de la BDES débutera au 1^er juillet 2021 pour l’ensemble des données existantes et précédemment transmises aux représentants du personnel. Pour les autres données, les indicateurs seront mis à jour au plus tard au 1^er janvier 2022.

Les données de la BDES se limiteront aux années N-2, N-1 et N, étant précisé que l’année N-2 ne pourra pas être antérieure à l’année 2019.

4.3. Mise à jour des données

Les parties rappellent que les données comprises dans la BDES seront mises à jour :

• Mensuellement pour l’ensemble des informations contenues dans le dossier « Réunions du CSE » (cf. Article 4.4) ;

• Le 15 du mois suivant la fin de chaque trimestre pour les indicateurs mis à jour trimestriellement ;

• Au démarrage de chacune des trois consultations annuelles, s’agissant des indicateurs objets de ces consultations et qui font l’objet d’une mise à jour annuelle.

L’ensemble des informations relatives aux 9 thèmes obligatoires de la BDES est actualisé en deux temps :

• Au plus tard à la fin du mois de mai de l’année N+1 pour la partie relative aux données sociales ;

• Au plus tard à la fin du mois de juin de l’année N+1 pour la partie relative aux données économiques et financières.

Les membres du CSE et délégués syndicaux seront informés de cette mise à jour par courriel et également lors de la réunion mensuelle suivant cette mise à jour.

4.4. Rapports et documents intégrés à la BDES – en plus de l’architecture initiale

Les parties conviennent également, afin de centraliser les informations nécessaires et utiles aux membres des institutions représentatives du personnel pour l’exercice de leurs mandats, d’intégrer en plus des éléments légaux dans la BDES, conformément à l’article 2 du présent accord, les dossiers suivants :

• L’un intitulé « Réunions du CSE » regroupe pour chaque année et mois par mois :

  • L’ordre du jour et la convocation de la réunion,

  • Les documents et rapports nécessaires aux consultations obligatoires et ponctuelles du CSE,

  • Le procès-verbal approuvé de la réunion.

• L’autre intitulé « Accords collectifs » regroupera, classés par thème, l’ensemble des accords collectifs en vigueur au sein de la Société.

4.5. Effets de la mise en place de la BDES sur les informations périodiques des institutions représentatives du personnel

Il est rappelé que la mise à disposition actualisée des éléments d'information contenues dans la BDES vaut communication, par l’employeur, de ces éléments aux membres du CSE, qui se substituent aux rapports et informations qui leur étaient antérieurement transmis sur support papier ou en format PDF.

Dans ce contexte, les différents rapports qui étaient jusqu’à présent établis distinctement en vue de leur présentation au CSE sont intégrés dans la BDES dans le dossier « Réunions du CSE ». Il s’agit notamment du Bilan social, du Bilan annuel de la médecine du travail, du Bilan annuel sur la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail dans l’entreprise. Il est rappelé que les thèmes abordés dans les différents rapports susvisés sont désormais intégrés dans la consultation annuelle du CSE sur la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi.

4.6 Accessibilité

Le dossier BDES sera tenu à disposition sur un support informatique sur le réseau informatique de la société accessible en permanence (7 jours sur 7, 24 heures sur 24) depuis l’entreprise et au moyen d’une connexion internet via l’utilisation du système mis en place pour accéder au réseau à distance de manière sécurisé dit VPN depuis l’extérieur de l’entreprise.

Tous les utilisateurs éligibles dans le présent accord recevront, dès leur identification, un e-mail leur indiquant l’ouverture de l’accès au dossier BDES.

Les informations contenues dans le dossier BDES sont présentées selon les indicateurs, soit sous forme de tableaux contenant des données chiffrées, soit sous forme de rapports.

La mise à disposition des éléments d’information dans le dossier BDES vaut communication des rapports et information aux représentants du personnel.

Les utilisateurs seront informés de la mise à disposition ou de la mise à jour d’un document, par l’envoi d’un mail d’information sur leur adresse e-mail.

Article 5 : Principe de discrétion et de confidentialité des données contenues dans la BDES

5.1. Confidentialité des données

Les représentants du personnel sont responsables des informations qui leur sont confiées. Ils ont le devoir de concourir à la protection desdites informations.

En effet, la mise à disposition de ces informations implique une exigence générale de discrétion vis-à-vis des personnes non autorisées à la consulter.

Les informations figurant dans la BDES qui revêtent un caractère confidentiel sont présentées comme telles au sein même de la BDES. Pour ce faire, la mention confidentielle en caractères rouge sera apposée sur chacun des documents mis à disposition qui revêt ce caractère.

L’accès à la BDES s’accompagne donc d’une obligation stricte de non divulgation des informations confidentielles et de la signature d’une charte de confidentialité. Cette obligation de confidentialité emporte l’interdiction de toute reproduction en vue de leur diffusion ou divulgation sous quelque support que ce soit des documents mis à disposition à des personnes autres que les représentants du personnel qui sont autorisés à y accéder.

Le respect de cette obligation de confidentialité est essentiel car il est la condition pour que le dialogue entre les représentants du personnel et la Direction de l’entreprise se tienne dans un climat de confiance.

En cas de manquement à cette obligation, la société se réserve le droit d’engager la responsabilité du représentant du personnel devant les tribunaux compétents.

5.2. Confidentialité des paramètres d'accès

Les droits d’accès à la base de données sont strictement personnels et sont limités par notre administrateur de la base de données. Si toutefois le représentant du personnel a des raisons de penser que les droits d’accès ne sont pas personnels et accessibles à d’autres personnes que des représentants du personnel, il le signale par tout moyen et dans les meilleurs délais à l’administrateur de la base de données.

Afin de protéger au mieux l’accès à la base de données, l’entreprise se réserve la faculté de modifier à tout moment tout ou partie des paramètres ou modalités d’accès ci-dessus. Ces modifications seront faites de telle sorte que les représentants du personnel concernés ne seront pas empêchés d’accéder à la base de données.

Lorsqu’il quitte son poste de travail, le représentant du personnel doit verrouiller ou fermer les sessions ouvertes afin de ne pas laisser les informations disponibles sans identification. De même, en cas d’absence, même temporaire, il est impératif que le destinataire des informations verrouille l’accès qui lui est confié ou l’accès à son propre matériel, dès lors que celui-ci contient des informations à caractère confidentiel.

Des consignes de sécurité complémentaires pourront être élaborées afin de recommander les bonnes pratiques en la matière.

En cas de problème de connexion, le bénéficiaire peut contacter l’administrateur de la base de données dont les références de contact lui sont communiquées. En cas d’indisponibilité globale et prolongée du système d’information, une solution de substitution pourra alors être mise en œuvre.

5.3. Obligation générale de discrétion vis-à-vis des tiers

Dans un but de transparence à l’égard des élus et de promotion d’une utilisation responsable et sécurisée des informations contenues dans la BDES, la mise à disposition de ces informations implique une exigence générale de discrétion vis-à-vis des personnes extérieures à l’entreprise pour les représentants du personnel.

Le respect de cette obligation de discrétion est essentiel car il est la condition pour que le dialogue entre les représentants du personnel et la Direction de l’entreprise se tienne dans un climat de confiance.

L’obligation de discrétion s’étend également aux différents experts qui assistent les représentants du personnel lors de leurs réunions et qui pourraient, à cette occasion, prendre connaissance des informations contenues dans la BDES.

5.4. Informations confidentielles

Sur chaque document concerné, la mention « confidentiel » apparaîtra. L’obligation de confidentialité s’applique aussi bien pendant la durée d’exécution du contrat de travail que postérieurement à sa rupture.

Conformément à l’article L. 2315-3 du Code du travail, les membres de la délégation du personnel du CSE et les délégués syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l'employeur.

La confidentialité s’étend aux personnes appartenant à l’entreprise, aux experts mandatés le cas échéant par le CSE et plus généralement à tout tiers.

La confidentialité des informations sensibles contenues dans la base de données joue un rôle essentiel dans la conduite de l’activité de l’entreprise. Ainsi, certaines informations sensibles et stratégiques doivent être maintenues secrètes tant que la Direction n’aura pas estimé opportun de les divulguer.

La révélation d’informations confidentielles, qui présentent un enjeu stratégique, peut considérablement nuire à la société. Ainsi, le comportement raisonnable des personnes pouvant prendre connaissance de ces informations est un prérequis nécessaire à leur utilisation optimale, dans l’intérêt des salariés, de la Direction, et plus généralement, dans l’intérêt global de l’entreprise.

5.5. Intégrité des informations

• Interdiction de reproduire les documents en vue de leur transmission à des tiers

Il est interdit aux représentants du personnel de copier ou d’imprimer, par quelque moyen que ce soit, les fichiers informatiques ou données contenant les informations relatives à la BDES dans une optique de les transmettre à des tiers au sein de l’entreprise ou en dehors de celle-ci.

Il leur est par ailleurs interdit de connecter un matériel externe sur le réseau sans autorisation et permettant la sauvegarde des informations qui y sont contenues, ou de faire des captures d’écran ou des photographies de ces mêmes informations permettant d’en conserver une trace écrite et facilement accessible à des tiers.

En outre, le représentant du personnel doit s’engager à ce que le document comportant des informations confidentielles ne soit pas divulgué à un tiers.

• Interdiction de modifier les informations contenues dans la base de données économiques et sociales

Les représentants du personnel ne peuvent modifier, de quelque manière que ce soit, notamment par adjonction ou suppression de données, ou par ajout de commentaires, les fichiers informatiques contenant les informations relatives à la BDES.

Article 6 : Calendrier de mise en place de la BDES – Conservation des données

6.1. Prenant en compte les contraintes résultant de la mise en place de la BDES au niveau de la société, les parties conviennent que la BDES sera mise en place le 1^er juillet 2021 et sera progressivement renseignée selon le calendrier suivant :

• Les données relatives à l’exercice 2020 (correspondant à l’exercice comptable courant du 1^er janvier 2020 au 31 décembre 2020) pour l’ensemble des données existantes et précédemment transmises aux représentants du personnel et issues des rapports habituels (Bilan social, Bilan du plan de développement des compétences, Bilan annuel de la médecine du travail, Documents financiers, autres) seront intégrées dans la BDES lors de sa mise en place, le 1^er juillet 2021,

• La BDES sera par la suite progressivement enrichie des données concernant l’exercice 2019,

• Les données nouvelles et dont les indicateurs n’étaient pas suivis avec le niveau de détail requis seront mis à jour au plus tard au 1^er janvier 2022.

Les dates de mise à jour sont renseignées pour chacun des indicateurs en Annexe 2.

6.2. Les parties conviennent de conserver, dans le dossier informatique partagé dédié à la BDES, accessible via le réseau informatique de la société et visé à l’article 2 du présent accord, les documents et rapports visés à l’article 4.4. des deux années antérieures. Il est par ailleurs rappelé que les utilisateurs de la BDES ont la possibilité d’imprimer ces documents et/ou de les télécharger en vue de leur conservation selon les modalités de leur choix, dans le respect des obligations prévues au dernier alinéa de l’article 3.

Article 7 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entre en vigueur le 1^er juillet 2021.

Les membres du CSE seront informés du contenu du présent accord lors de la réunion mensuelle qui suivra la signature de l’accord.

Une information sur la BDES, son contenu et son fonctionnement, sous forme de charte d’utilisation qui devra être lue et approuvée afin de permettre l’accès à la BDES, leur est également diffusée.

Les évolutions législatives et règlementaires significatives de la BDES seront également portées à leur connaissance.

Article 8 : Suivi de l’accord - Clause de revoyure

Compte tenu des potentielles évolutions législatives et règlementaires à venir et de la nécessité pour les membres des institutions représentatives du personnel ayant accès à la BDES de disposer d’un certain recul pour s’assurer de la lisibilité des informations contenues dans la BDES, les parties conviennent de se rencontrer à l’occasion d’une réunion de suivi, dans le courant du mois novembre 2021 et en tout état de cause avant le 31 mars 2022, afin d’échanger de bonne foi sur les éventuels aménagements qu’il apparaîtrait nécessaire d’apporter. L’objectif de cette réunion sera de discuter de l’utilisation pratique de la BDES, et en aucun cas de refondre le contenu de celle-ci établi dans le présent accord.

Par ailleurs, pendant la durée de l’accord, la Direction se tient à la disposition des parties signataires du présent accord pour organiser une réunion annuelle de suivi. Cette réunion de suivi proposée par la Direction, pourra être organisée, une fois par an, sur demande des délégués syndicaux et aura pour objectif de discuter de l’utilisation pratique de la BDES, et en aucun cas de refondre le contenu de celle-ci établi dans le présent accord.

Préalablement à cette réunion, les organisations syndicales signataires recueilleront les points de dysfonctionnements éventuels de la BDES.

Il est rappelé que toute demande de modification dans l’utilisation de la BDES ne pourra être prise en compte qu’après validation de la faisabilité technique. Les modifications retenues prendront effet au plus tard à compter du 1^er janvier de l’année suivante.

Article 9 : Révision - Dénonciation

Le présent accord pourra être révisé à tout moment au cours de son application, par voie d’avenant conclu entre les parties signataires. La validité de l’avenant de révision est soumise aux mêmes conditions que celles fixées à l’article L. 2312-21 du Code du travail, fixant les conditions de validité du présent accord.

Le présent accord pourra également être dénoncé à tout moment conformément à l’article L. 2261-9 du Code du travail et moyennant le respect d’un préavis de 6 mois.

Article 10 : Dépôt de l’accord

Le présent accord donnera lieu à dépôt conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur. Un exemplaire original de l’accord sera remis aux parties signataires. Une information sera donnée au personnel et le présent accord sera mis à disposition des salariés.

Ainsi, conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, le présent accord fera l’objet d’un dépôt sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail dénommée : « TéléAccords » et accessible via le site suivant : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

En application de l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, il est précisé que la version du présent accord, déposée en ligne, sera rendue anonyme : elle ne comportera pas l’identité des négociateurs, et des signataires des présentes.

Le présent accord fera également l’objet d’un dépôt au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Créteil, dans le ressort duquel il a été conclu.

Article 11 : Annexes

Le présent accord contient trois annexes, qui font partie intégrante du présent accord :

• Annexe 1 : Lexique

• Annexe 2 : Sommaire BDES

• Annexe 3 : Clause de confidentialité et Charte utilisation BDES

Fait à Saint-Maur-des-Fossés,

Le 25 mai 2021

En six exemplaires

XXXXX

Pour la société SEPTODONT

XXXXX XXXXX

Pour la Délégation Syndicale CGT Pour la Délégation Syndicale CFDT

XXXXX

Pour la Délégation Syndicale FO

ANNEXES

ANNEXE 1 - LEXIQUE

Figurent ci-après la définition des indicateurs présentés dans le cadre de la BDES :

• Structure de qualification détaillée : la structure de qualification détaille qui sera utilisée pour la présentation des indicateurs pour lesquels ce niveau de détail est demandé sera celle résultant de deux conventions collectives applicables au sein de la société : la Convention collective nationale de l’industrie pharmaceutique et la Convention collective nationale des représentants placiers. Seront ainsi utilisées les catégories socio-professionnelles suivantes :

Employé / ouvrier

Technicien/Agent maîtrise

Cadre

VRP

Alternant

• Niveau ou coefficient hiérarchique : pour certains indicateurs notamment ceux relatifs aux données sur les rémunérations, une structure plus détaillée s’appuyant sur la grille de classification des dites conventions collectives sera utilisée. Les informations seront ainsi réparties par groupe selon la terminologie en vigueur.

• Effectif total : l’effectif total comprend tout salarié inscrit à l'effectif au 31/12 quelle que soit la nature de son contrat de travail (CDI, CDD, contrat d’alternance). Il est précisé que les stagiaires et les intérimaires ne bénéficiant pas d’un contrat de travail ne sont pas considérés comme des salariés.

• Effectif permanent : l’effectif total comprend les salariés à temps plein, inscrits à l'effectif pendant toute l'année considérée et titulaires d'un contrat de travail à durée indéterminée. Sont ainsi exclus les salariés titulaires d’un CDD ainsi que les stagiaires et les intérimaires.

• Rémunération moyenne : la rémunération de référence utilisée pour l’ensemble des indicateurs relatifs à la rémunération est la rémunération moyenne.

Il est à noter que les indicateurs relatifs à la rémunération n’ont pas à être renseignés lorsque leur mention est de nature à porter atteinte à la confidentialité des données correspondantes, compte tenu notamment du nombre réduit d'individus ; ainsi, les informations ne seront pas renseignées dès lors que nous avons moins de 10 collaborateurs dans une catégorie socio-professionnel dans un niveau.

ANNEXE 2 – ARCHITECTURE ET CONTENU DE LA BDES

La BDES se présente sous forme de tableaux dont la forme et le contenu ont été travaillés et validés par les deux parties. Figure ci-après l’architecture de la BDES telle que validée par les deux parties comprenant une structure détaillée pour chacun des thèmes et le détail des indicateurs transmis ainsi que les autres dossiers.

Le dossier BDES mis à disposition sur le réseau de l’entreprise sera structuré de la manière suivante :

• Dossier #1 : Informations trimestrielles

• Dossier #2 : Informations annuelles

• Dossier #3 : Réunions du CSE

• Dossier #4 : Accords collectifs

DOSSIER #1 : INFORMATIONS TRIMESTRIELLES

Ce dossier comprend les informations qui doivent être communiquées trimestriellement réparties en 2 rubriques :

• RUBRIQUE 1 – EFFECTIFS

Dans cette rubrique, seront présentés trimestriellement avec une évolution mois par mois :

• Le nombre de salariés titulaires d’un CDI

• Le nombre de salariés titulaires d’un CDD

• Le nombre de salariés à temps partiel

• Le nombre de salariés temporaires

• Le nombre de contrats d’alternance

• RUBRIQUE 2 – RÉSULTATS FINANCIERS

Dans cette rubrique, seront présentés mensuellement les résultats financiers de la société reprenant les indicateurs clés suivis par la Direction pour suivre l’activité de la société :

• Les ventes : il s’agit des ventes totales externes et internes (vers filiales du groupe)

• La marge brute : il s’agit des ventes desquelles sont déduits les coûts de fabrication des produits et les frais logistiques

• Le résultat opérationnel : il s’agit de la marge brute de laquelle sont déduits les dépenses suivantes : Recherche & Développement, Commerce, Marketing, RH, Finance, IT, Communication, Juridique

• Les effectifs en paie sur le mois (Hors stagiaires) en comparaison au budget

DOSSIER #2 : INFORMATIONS ANNUELLES

Ce dossier comprend les informations qui doivent être communiquées annuellement réparties selon les 9 thèmes obligatoires.

1. Investissement

1. Investissement social

Les éléments d’information sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le Code du travail, et porteront sur :

• L’année en cours ;

• Les deux années précédentes.

2. Investissement matériel et immatériel

Les éléments d’information sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le Code du travail, et porteront sur :

• L’année en cours ;

• Les deux années précédentes.

2. Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes

Les éléments d’information sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le Code du travail, et porteront sur :

• L’année en cours ;

• Les deux années précédentes.

3. Fonds propres, endettement et impôts

Les éléments d’information sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le Code du travail, et porteront sur :

• L’année en cours ;

• Les deux années précédentes.

4. Rémunération des salariés et dirigeants

Les éléments d’information sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le Code du travail, et porteront sur :

• L’année en cours ;

• Les deux années précédentes.

5. Représentants du personnel et activités sociales et culturelles

Les éléments d’information sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le Code du travail, et porteront sur :

• L’année en cours ;

• Les deux années précédentes.

6. Rémunération des financeurs

Les éléments d’information sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le Code du travail, et porteront sur :

• L’année en cours ;

• Les deux années précédentes.

7. Flux financiers à destination de l'entreprise

Les éléments d’information sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le Code du travail, et porteront sur :

• L’année en cours ;

• Les deux années précédentes.

8. Partenariats

Les éléments d’information sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le code du travail, et porteront sur :

• L’année en cours ;

• Les deux années précédentes.

Ce dossier comprend lorsqu’ils existent, les informations relatives aux partenariats stratégiques de développement qui seraient conclus avec une société extérieure au groupe Septodont ; étant précisé qu’à la date de la signature du présent accord il n’en existe pas.

9. Transferts commerciaux

Les éléments d’information sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le code du travail, et porteront sur :

• L’année en cours ;

• Les deux années précédentes.

Ce dossier comprend la synthèse des positions des comptes courant de Septodont SAS ainsi que les informations relatives aux cessions, fusions, et acquisitions réalisées éventuelles, sachant qu’à date il n’y en a pas.

DOSSIER #3 : RÉUNIONS DU CSE

Ce dossier comprend l’ensemble des documents relatifs aux réunions organisées avec le CSE, mensuelles et extraordinaires classés par année, puis au sein de chacune des années classés par mois selon 3 catégories : convocation et ordre du jour, documents transmis, procès-verbaux.

DOSSIER #4 : ACCORDS COLLECTIFS

Ce dossier comprend les accords collectifs en vigueur au sein de la société ainsi que les accords des deux dernières années classés par thème de l’accord.

ANNEXE 3 – CLAUSE DE CONFIDENTIALITÉ

Base de Données Economiques et Sociales (BDES)

Je soussigné(e), ………………………………………………………, Représentant du Personnel – membre du CSE / délégués syndicaux au sein de la société SEPTODONT, ayant accès, en cette qualité, à la Base de Données Economiques et Sociales (BDES) mise en place au sein de l’Entreprise, m’engage expressément à respecter chacune des règles de consultation et d’utilisation de cette dernière.

Je m’engage par ma signature à respecter toutes les dispositions de l’accord BDES et de la charte d’utilisation ci-dessous.

Je m’engage également expressément à respecter la confidentialité des informations déclarées comme telles par l’entreprise et reconnais que la divulgation de ces données causerait nécessairement un préjudice à cette dernière, qui pourrait, de ce fait, engager valablement toutes voies de droit de nature à faire reconnaître ma responsabilité personnelle et obtenir réparation du préjudice ainsi subi par elle.

Lu et approuvé + Date + Signature

Charte d’utilisation de la Base de Données Economiques et Sociales (BDES)

PRÉAMBULE

La présente charte vient compléter l’accord d’entreprise en date du 25 mai 2021.

Elle a pour objet :

• De définir les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la Base de Données Economiques et Sociales,

• Et d’assurer la confidentialité des informations y figurant.

En effet, la loi et son décret d’application du 27 décembre 2013 rappellent à cet égard que l’accès à cette base de données s’accompagne nécessairement d’une obligation générale de discrétion et d’une obligation stricte de confidentialité sur les informations ayant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur.

La charte définit dès lors les droits et obligations des destinataires des informations contenues dans la base de données, dans leurs rapports mutuels, vis-à-vis des salariés de l’entreprise, et vis-à-vis des tiers.

Les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la base doivent permettre à ces représentants du personnel, qu’ils soient titulaires ou suppléants, d’exercer utilement leurs compétences respectives.

DÉFINITIONS

Lorsqu’ils seront utilisés dans le corps de la présente charte, les termes ci-dessous auront la signification suivante :

• Charte : la présente charte d’utilisation de la Base de Données Economiques et Sociales.

• Base de Données Economiques et Sociales, également appelée « BDES » : document unique contenant toutes les informations mises à la disposition des représentants du personnel conformément à l’article L. 2312-36 du Code du Travail et au décret d’application.

• Représentants du personnel : les membres titulaires ou suppléants du Comité Social et Économique et les Délégués Syndicaux.

• Direction des Services Informatiques ou "DSI" : service en charge de la gestion du système informatique permettant l’accès à la base de données, que ce soit au niveau de sa sécurité, de son fonctionnement, ou de son exploitation, d’un point de vue opérationnel.

ARTICLE 1 : DESTINATAIRES DE LA BDES

La BDES est accessible aux représentants du personnel, titulaires et suppléants de la société SEPTODONT SAS visés par la loi comme étant les destinataires des informations contenues dans la BDES.

Les modalités d’utilisation de la base doivent permettre à ces représentants du personnel, qu’ils soient titulaires ou suppléants, d’exercer utilement leurs compétences respectives.

Il est précisé que les représentants de section syndicale n’ont pas accès à la BDES.

ARTICLE 2 : SUPPORT DES INFORMATIONS CONTENUES DANS LA BDES

Les informations contenues dans la BDES sont tenues à disposition sur un support informatique accessible sur le réseau de l’entreprise. Le chemin d’accès sera communiqué aux élus lors de la mise à disposition de la BDES.

Ce support est susceptible d’évoluer dans le temps. Les bénéficiaires de la BDES sont informés de ces évolutions si celles-ci sont significatives.

2.1. Caractéristiques

La BDES est un dossier informatique qui repose sur un système d’archivage électronique.

2.2. Accessibilité au support informatique

La BDES est accessible aux représentants du personnel à tout moment depuis l’entreprise et au moyen d’une connexion internet via l’utilisation du système mis en place pour accéder au réseau à distance de manière sécurisé dit VPN depuis l’extérieur de l’entreprise. Ce système permet le stockage et le partage de fichiers dans un environnement sécurisé.

Les représentants du personnel sont responsables des informations qui leur sont confiées. Ils doivent concourir à la protection desdites informations.

2.3. Confidentialité des paramètres d’accès

Les droits d’accès à la base de données sont strictement personnels et sont limités par notre administrateur de la base de données. Si toutefois le représentant du personnel a des raisons de penser que les droits d’accès ne sont pas personnels et accessibles à d’autres personnes que des représentants du personnel, il le signale par tout moyen et dans les meilleurs délais à l’administrateur de la base de données.

Afin de protéger au mieux l’accès à la base de données, l’entreprise se réserve la faculté de modifier à tout moment tout ou partie des paramètres ou modalités d’accès ci-dessus. Ces modifications seront faites de telle sorte que les représentants du personnel concernés ne seront pas empêchés d’accéder à la base de données.

Lorsqu’il quitte son poste de travail, le représentant du personnel doit verrouiller ou fermer les sessions ouvertes afin de ne pas laisser les informations disponibles sans identification.

De même, en cas d’absence, même temporaire, il est impératif que le destinataire des informations verrouille l’accès qui lui est confié ou l’accès à son propre matériel, dès lors que celui-ci contient des informations à caractère confidentiel.

En cas de problème de connexion, le bénéficiaire peut contacter le service informatique ou un responsable habilité et identifié dont les références de contact lui sont communiquées. En cas d’indisponibilité globale et prolongée du système d’information, une solution de substitution pourra alors être mise en œuvre.

ARTICLE 3 : CONFIDENTIALITÉ

3.1. Obligation générale de discrétion vis-à-vis des tiers

Dans un but de transparence à l’égard des élus et de promotion d’une utilisation responsable et sécurisée des informations contenues dans la BDES, la mise à disposition de ces informations implique une exigence générale de discrétion vis-à-vis des personnes extérieures à l’entreprise pour les représentants du personnel.

Le respect de cette obligation de discrétion est essentiel car il est la condition pour que le dialogue entre les représentants du personnel et la Direction de l’entreprise se tienne dans un climat de confiance.

L’obligation de discrétion s’étend également aux différents experts qui assistent les représentants du personnel lors de leurs réunions et qui pourraient, à cette occasion, prendre connaissance des informations contenues dans la Base de Données Économiques et Sociales.

Les membres du service informatique, qui assurent la gestion du réseau interne sécurisé à travers lequel sont accessibles les informations contenues dans la Base de Données Économiques et Sociales, sont également tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations dont ils pourraient avoir connaissance dans l’exercice de leur mission.

3.2. Informations confidentielles

Sur chaque document concerné, la mention « confidentiel » apparaîtra. L’obligation de confidentialité s’applique aussi bien pendant la durée d’exécution du contrat de travail que postérieurement à sa rupture.

Conformément à l’article L 2315-3 du code du travail, les membres de la délégation du personnel du comité social et économique et les représentants syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l'employeur.

L’obligation de confidentialité des éléments figurant dans la BDES s’applique aussi bien pendant la durée d’exécution du contrat de travail que postérieurement à sa rupture.

La confidentialité s’étend aux personnes appartenant à l’entreprise, aux experts mandatés le cas échéant par le CSE et plus généralement à tout tiers.

La confidentialité de certaines informations sensibles contenues dans la base de données joue un rôle essentiel dans la conduite de l’activité de l’entreprise. Ainsi, certaines informations sensibles et stratégiques doivent être maintenues secrètes tant que la Direction n’aura pas estimé opportun de les divulguer.

La révélation d’informations confidentielles, qui présentent un enjeu stratégique, peut considérablement nuire à la société. Ainsi, le comportement raisonnable des personnes pouvant prendre connaissance de ces informations est un prérequis nécessaire à leur utilisation optimale, dans l’intérêt des salariés, de la Direction, et plus généralement, dans l’intérêt global de l’entreprise.

ARTICLE 4 : INTEGRITÉ DES INFORMATIONS

4.1. Interdiction de copier les informations contenues dans la BDES

Il est interdit aux représentants du personnel de copier ou d’imprimer, par quelque moyen que ce soit, les fichiers informatiques ou données contenant les informations relatives à la BDES dans une optique de les transmettre à des tiers au sein de l’entreprise ou en dehors de celle-ci.

Il leur est par ailleurs interdit de connecter un matériel externe sur le réseau sans autorisation et permettant la sauvegarde des informations qui y sont contenues, ou de faire des captures d’écran ou des photographies de ces mêmes informations permettant d’en conserver une trace écrite et facilement accessible à des tiers.

Les représentants du personnel peuvent néanmoins faire des impressions des documents pour leur utilisation personnelle.

En outre, le représentant du personnel doit s’engager à ce que le document comportant des informations confidentielles ne soit pas divulgué à un tiers.

4.1. Interdiction de modifier les informations contenues dans la BDES

Les représentants du personnel ne peuvent modifier, de quelque manière que ce soit, notamment par adjonction ou suppression de données, ou par ajout de commentaires, les fichiers informatiques contenant les informations relatives à la BDES.

ARTICLE 5

Il est précisé que la présente Charte devra être acceptée avant la première connexion à la BDES pour pouvoir y accéder. Ainsi, l’accès au dossier BDES sera ouvert individuellement à chacun des représentants du personnel dans un délai de 1 jour ouvré suivant la remise de la Charte signée à la DRH.

Par ailleurs, elle pourra être consultée à tout moment dans l’espace dédié à la BDES.

Signature de l’élu + mention lu et approuvé + mention engagement