Accord d'entreprise "accord télétravail" chez MEDUANE HABITAT (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE

TELETRAVAIL

Entre :

1 - MEDUANE HABITAT, Société anonyme HLM, ayant son siège 15 quai Gambetta, 53000 LAVAL,

Représentée par son Directeur Général,

D'une part,

Et :

2 - la CFDT,

Représentée par

3 - le UNSA-SNPHLM,

Représenté par

D'autre part,

Il a été conclu l'accord collectif suivant :

Préambule

Dans le cadre d'une réflexion sur une nouvelle organisation du travail plus opérationnelle, Meduane Habitat a souhaité mettre en place le télétravail en concertation avec le représentants du personnel. En effet, le télétravail doit permettre une conciliation vie privée et la vie professionnelle, une meilleure productivité, une fidélisation des salariés et un renforcement de la marque employeur.

La pratique du télétravail à Meduane Habitat représente des enjeux sociaux et sociétaux tels que : le maintien dans l’emploi des personnes en situation de fragilité (maladie, handicap), l’évolution des modes de management, le développement de la Qualité de Vie au Travail (QVT) au sein de l’entreprise et la réduction de l’empreinte écologique.

Au sein de Meduane habitat, le télétravail repose sur la confiance, l’autonomie et la responsabilité.

Les différents chapitres de cet accord s’appuient sur les principes fondateurs du télétravail :

• Le volontariat

• Le maintien du lien social

• L’équilibre vie privée, vie professionnelle

• La réversibilité

• L’équité entre les salariés

Le présent accord vise à donner un cadre formel et clair sur les modalités d’accès et de pratique du télétravail. Les orientations de cet accord sont prises en application de l’accord européen sur le télétravail signé en 2002, de l’Accord National Interprofessionnel (ANI) signé le 19 juillet 2005, de la loi du 22 mars 2012, ainsi que les ordonnances n°2017-1387 du 22 septembre 2017.

Il a ainsi été convenu et arrêté ce qui suit :

Article 1 – Définition du télétravail

« Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication… » (Article L. 1222-9 alinéa 1 du code du travail).

Dans le cadre de cet accord, le télétravail est défini comme le travail réalisé par le salarié à son domicile, à temps partiel ou à temps complet, une journée par semaine aux moyens des Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication. En conséquence est exclue du champ d’application de cet accord toute forme de travail à distance qui ne s’effectuerait pas au domicile du salarié, ou au lieu autorisé par l’employeur.

Le télétravail ne saurait se confondre avec une réduction du temps de travail au profit du salarié et/ou un allègement des missions confiées au télétravailleur.

Le présent accord a pour vocation de définir un cadre juridique pour les situations répondant à la définition légale du télétravail, telle que rappelée ci-dessus.

Enfin, l’article L.1222-11 du code du travail stipule : « En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés. »

Article 2 – Champ d'application - Critères d'éligibilité au télétravail

Pour être éligibles au télétravail, les salariés doivent réunir les conditions suivantes : Cadre, Non cadre, titulaire d’un Contrat à Durée Indéterminé (CDI) ou d’un Contrat à Durée Déterminée (CDD), temps plein ou temps partiel minimum 80% de manière à garantir le lien social, avec une ancienneté correspondant à la période d’essai au sein de Meduane Habitat.

En outre, le télétravail est ouvert aux activités de l'entreprise pouvant être exercées à distance. Sont éligibles au télétravail les métiers identifiés dans la cartographie des emplois annexée à ce présent accord. En cas d’évolution de la cartographie des emplois, un accord de mise à jour pourra être conclu avec les signataires du présent accord.

L’organisation en télétravail du salarié sera étudiée au regard de la continuité de service et de l’ouverture du site au public. Le télétravail peut être suspendu pour les raisons de continuité de service.

Cette éligibilité au télétravail sera également soumise :

• à la possibilité d’accès à distance aux applications métiers et outils,

• à des contraintes techniques indispensables à la mise en œuvre du télétravail.

Les salariés en contrat d'apprentissage, en contrat de professionnalisation, ainsi que les stagiaires et les intérimaires ne sont pas éligibles au télétravail, considérant que la présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur intégration et à leur apprentissage.

Un réexamen des critères d'éligibilité avec le manager sera possible en cas de changement de fonction, de poste, de service, d'établissement ou de domicile du salarié, et pourra donner lieu à la mise en place, à la modification ou la cessation de la situation de télétravail.

Article 3 – Organisation du travail

3.1 - Lieu du télétravail

Le télétravail sera effectué au  domicile habituel du salarié.

Le télétravailleur devra affecter un espace de son domicile à l'exercice du télétravail où il aura l'équipement nécessaire à l'activité professionnelle à distance. Le télétravailleur doit s'engager à ce que cet espace de travail soit adapté à l'exercice du travail en télétravail.

Le salarié devra remettre une attestation mentionnant :

• qu’il dispose à son domicile d’un espace adapté à son activité professionnelle

• d’une ligne internet haut débit

• la conformité de l’installation électrique de son domicile

• que les risques liés à l’usage professionnel ponctuel de son habitation soient garantis au titre de son assurance multirisque habitation.

De plus le salarié devra fournir une attestation d’assurance Multirisque habitation.

En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l'entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions fixées à l'article 4 de ce présent accord.

Le salarié s’engage à ne fixer aucun rendez-vous professionnel en présentiel sur son lieu de télétravail.

3.2 – La fréquence du télétravail et le nombre de jour

Afin de maintenir le lien social, la cohésion et le bon fonctionnement des équipes, les salariés éligibles au télétravail pourront y recourir dans la limite d’une journée par semaine.

Le télétravailleur reste tenu, même pendant les jours de télétravail, de se rendre dans les locaux de l'entreprise à la demande de sa hiérarchie , pour participer aux réunions organisées pour le bon fonctionnement du service.

3.3 – Planification

Le télétravail est organisé au sein de chaque équipe, sous la responsabilité du manager. Ce dernier est vigilant et garant des temps de présence collectifs nécessaires au bon fonctionnement du service et de l’entreprise.

Le télétravail est organisé sur la base de journées complètes. Le vendredi est entendu comme une journée complète.

En cas d’absence, quel qu’en soit le motif, ou de jour férié coïncidant avec une journée habituellement télétravaillée, le collaborateur ne pourra exiger le report du jour de télétravail.

Pour des raisons liées à l’organisation de l’activité de Meduane Habitat (réunion importante, formation, missions, situations nécessitant la présence du salarié), le télétravailleur reste tenu d’être présent lors d’une journée prévue initialement en télétravail sans report du jour de télétravail.

3.4 – Plages horaires et charge de travail

Le télétravail s’exercera dans le respect des dispositions légales et conventionnelles applicables en matière de temps de travail.

Le passage au télétravail n'aura aucune incidence sur la durée de travail du salarié, en particulier sur le nombre d'heures et / ou de jours travaillés qui continueront de s'inscrire dans le cadre de l'organisation du temps de travail en vigueur.

Pendant les jours de télétravail, le salarié restera joignable durant les plages fixes établies dans la société à savoir 9h00 à 12h00 et de 14h00 à 17h00.

Pour garantir le respect des durées maximales de travail et minimales de repos, le télétravail s’exercera sous forme de journée complète correspondant à leur profil horaire de travail.

L’entreprise s'engage à ce que la charge de travail et les délais d'exécution soient évalués suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux.

Un point spécifique sera toutefois abordé durant l’entretien annuel d’évaluation portant sur les conditions d’activité du salarié en télétravail et sa charge de travail.

Le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant :

• une durée maximale de travail de 8 heures par jour tenant compte des plages horaires variables en vigueur dans la société à savoir entre 7h00 à 20h00.

• une durée minimum de pause déjeuner de 45 minutes

Les heures supplémentaires ne sont pas acceptées sauf demande formalisée de l’entreprise.

3.5 – Équipements liés au télétravail

Le télétravailleur utilise les équipements fournis et entretenus par l’entreprise nécessaires à l'exercice de l'activité en télétravail. Cette utilisation est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle du salarié conformément à l’article 5 du règlement intérieur de Meduane Habitat.

Le matériel remis par l'entreprise restant sa propriété, il devra être restitué dès la fin de la période de télétravail.

Pour des raisons de sécurité, l'équipement destiné au télétravail mis à la disposition du télétravailleur ne peut être déplacé à une autre adresse qu'après avoir obtenu l'accord de l'employeur.

Le salarié télétravailleur doit en prendre soin et informer immédiatement l’entreprise en cas de panne, mauvais fonctionnement, de perte ou de vol.

Le salarié télétravailleur dont l’état du matériel ou la connexion à distance ne permettrait pas d’effectuer pleinement ses missions devra revenir dans le lieu habituel de travail afin d’effectuer le travail attendu et de faire réparer le matériel défectueux ou le rétablissement de sa connexion à distance.

3.6 – Prise en charge des coûts liés au télétravail

Meduane Habitat prend uniquement en charge les frais de maintenance du matériel mis à disposition par la société pour la bonne exécution du travail à domicile.

Depuis de nombreuses années, Méduane Habitat verse à chaque salarié une prime intitulée « prime de transport » payée au mois de janvier de chaque année.

Il est convenu entre les signataires que cette prime est une prime forfaitaire destinée à indemniser les frais de trajet engagés par les salariés de Méduane Habitat pour l’exercice quotidien de leur activité.

Les parties constatent que le recours au télétravail questionne cette pratique et sa valorisation dans la mesure où ce mode d’organisation réduit les contraintes de déplacement professionnel.

Les parties conviennent que s’agissant d’une indemnité forfaitaire, elle ne fasse l’objet d’aucune proratisation selon le nombre de jours en présentiel pour les salariés télétravaillant.

Elles conviennent en conséquence, soucieuses d’éviter des considérations individuelles nécessairement inéquitables, de maintenir un même montant pour tous les salariés, que leur organisation de travail intègre ou pas du télétravail.

En conséquence, elles conviennent que pour les salariés télétravaillant, le maintien du montant forfaitaire et fixe de ladite prime intègre le remboursement forfaitaire des frais engagés par le salarié au titre du télétravail.

Les parties décident que l’évolution du montant de la prime fera l’objet d’une discussion dans le cadre des Négociations Annuelles Obligatoires. 

Article 4 – Modalités de passage au télétravail

4.1 – Demande du salarié

Le passage en télétravail doit reposer sur la base du volontariat. Le salarié qui remplit les critères d'éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail en fait la demande à son supérieur hiérarchique par le biais d’un écrit. Ce dernier a un délai de  15 jours pour accepter ou refuser. Le refus sera motivé par des éléments objectifs et factuels.

4.2 – Demande de l’employeur

Dans le cas où le passage au télétravail est proposé au salarié par son supérieur hiérarchique, le salarié peut refuser et ce refus ne constitue, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement.

4.3 – Acceptation et formalisation

Lorsque la demande de télétravail est acceptée, un avenant au contrat est conclu pour confirmer l'accord du salarié et de l'employeur ainsi que pour préciser les modalités utiles à l'exercice du télétravail et adaptées à la situation du télétravailleur à savoir :

• la fréquence du télétravail et les jours télétravaillés ;

• la plage de disponibilité pendant laquelle le salarié doit être joignable ;

• l'adresse du lieu où s'exercera le télétravail ;

• les équipements mis à disposition ;

• les conditions de réversibilité du télétravail à domicile ;

• les droits et devoirs du salarié.

Article 5 – Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

5.1 – Période d'adaptation

L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation de  3 mois. Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.

Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance de  15 jours.

5.2 – Retour à une situation sans télétravail

La pratique du télétravail à Meduane Habitat est réversible au-delà de la période d’adaptation. Cette réversibilité peut être mise en œuvre à l’initiative du salarié ou de l’entreprise.

5.2.1 – A l’initiative du salarié

Le salarié pourra mettre fin au télétravail, sous réserve d’un délai de prévenance de 15 jours.

La demande sera effectuée par écrit (par remise de la lettre en main propre/par lettre recommandée avec accusé de réception).

5.2.2 – A l’initiative de l’employeur

L'employeur peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise, notamment pour les raisons suivantes par exemple : condition d'éligibilité non remplie, réorganisation de l'entreprise, etc... Cette décision sera notifiée par écrit par lettre recommandée avec accusé de réception.

La fin du télétravail prendra effet  15 jours après la réception de la décision de mettre fin au télétravail.

S'il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur retrouvera son poste dans les locaux de l'entreprise et devra restituer l'ensemble du matériel mis à sa disposition par Meduane Habitat pour les besoins du télétravail.

5.2.3 – Suspension du télétravail

Le télétravail pourra être ponctuellement suspendu. Cette suspension pourra intervenir notamment (mais non exclusivement) : en cas de déplacement nécessaire à l'accomplissement d'une activité projet, ou toute autre mission liée à l'activité professionnelle ; en cas de formation, atelier, réunion, etc. nécessitant la présence physique du collaborateur, en France.

Article 6 – Droits individuels et collectifs du salarié télétravailleur

Le salarié télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels et est soumis aux mêmes obligations que le salarié accomplissant son travail dans les locaux de Meduane Habitat.

Par conséquent, les règles et les processus de l’entreprise s’appliquent de plein droit, notamment en matière de rémunération, de gestion de carrière, d’évaluation, d’accès à la formation professionnelle, à l’information et aux événements organisés par Meduane Habitat, demeurant les mêmes que ceux applicables aux autres salariés en situation comparable travaillant dans les locaux.

Il est rappelé que la situation de télétravail constitue un simple aménagement des conditions et les modalités de travail confiées au salarié, sans que cela n’affecte son statut ni la nature de ses missions.

Le salarié continue à être intégré à son service et à référer de son activité à son manager, lequel sera également son référent pour toute question relative à l’organisation du télétravail.

Article 7 – Droit à la déconnexion

La pratique du télétravail est soumise au respect de la charte informatique en vigueur au sein de Meduane Habitat.

Le droit à la déconnexion est défini comme le droit du collaborateur de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et de ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel, en dehors de son temps de travail.

La mise à disposition d’un matériel permettant la connexion à distance aux outils et systèmes donnant accès aux ressources de l’entreprise ne doit pas conduire le salarié à se connecter en dehors des horaires habituels et des jours travaillés.

Compte tenu de l’activité de la société, il n’est pas envisagé de bloquer les systèmes informatiques le soir ni le week-end. Chacun a donc le devoir, et en particulier en situation de télétravail, de respecter ces principes de déconnexion.

Article 8 – Confidentialité renforcée et protection des données

L’obligation de confidentialité est renforcée en raison du télétravail.

Le salarié en télétravail doit s’assurer du respect de la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations et documents qui lui sont confiés et auxquels il a accès dans le cadre professionnel.

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.

Pour des raisons de sécurité informatique, il est demandé au télétravailleur de prendre connaissance des consignes qui ont été remises au moyen de la charte informatique et de les respecter scrupuleusement. Il en est de même des consignes qui lui seront transmises par le service informatique de l'entreprise. Il devra également suivre les formations éventuellement demandées concernant la bonne utilisation du matériel fourni.

Toute infraction à ces consignes peut engendrer une sanction, pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement.

Article 9 – Prévention des risques de santé et sécurité des télétravailleurs

Les dispositions du règlement intérieur relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux salariés télétravailleurs.

Meduane Habitat, doit pouvoir s’assurer que le salarié en situation de télétravail exerce sa mission dans des conditions conformes. Par conséquent, l’employeur et ses représentants en matière de sécurité, le CSE, l’inspecteur du travail et le médecin du travail peuvent avoir accès au lieu du télétravail, après avoir obtenu l’accord du salarié.

Toutefois, en cas de refus du salarié de permettre ces visites ou si les membres du CHSCT, l’inspecteur du travail et / ou le médecin du travail informent Meduane que le lieu de travail ne remplit pas les conditions, notamment légales et conventionnelles permettant le télétravail, l’employeur mettra un terme à la période de télétravail.

Le dispositif de télétravail pourra être mis en œuvre afin de permettre le maintien dans l’emploi ou d’éviter l’absentéisme des salariés en situation de handicap, ou nécessitant un aménagement particulier de leur poste de travail pour des raisons de santé et tenant compte des éventuelles recommandations de la médecine du travail.

En cas d’arrêt de travail lié à une maladie ou à un accident, le salarié télétravailleur informe son manager et le service des ressources humaines dans les mêmes délais que lorsqu’il travaille dans les locaux.

Tout accident survenu au salarié télétravailleur à l’occasion de son activité professionnelle pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière sera soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux pendant le temps de travail.

Article 10 – Effet, durée et suivi de l’accord

Il est convenu entre les parties que les dispositions du présent accord entrent en vigueur à compter du 1^er janvier 2022. La période allant de la signature du présent à accord au 1^er janvier 2022 sera réservée à la mise en place et l’accompagnement des salariés souhaitant bénéficier du télétravail. La présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans. Il est convenu entre les parties qu’une réunion de suivi sera organisée en milieu d’année 2023.

Article 11 – Dépôt et publicité

Le présent accord sera déposé en deux exemplaires dont un sous forme électronique à la DIRECCTE, et un exemplaire original au Secrétariat-Greffe du Conseil des Prud’hommes, dans les conditions prévues par le Code du Travail (articles L. 2231-6, D. 2231-2, D. 2231-3, D. 2231-4 et D. 2231-5).

Enfin, conformément à l’article L. 2231-5-1, le présent accord sera publié dans la base de données nationale prévue à cet effet.

Fait à Laval le 22 décembre 2021.

Pour MEDUANE HABITAT Pour la CFDT Pour l’UNSA SNPHLM

Le Directeur Général Le délégué syndical Le délégué syndical