Accord d'entreprise "Accord d'entreprise instituant le vote électronique pour les élection du CSE" chez HOBART ECOMAX BY HOBART - COMPAGNIE HOBART SA (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE INSTITUANT

LE VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE).

ENTRE,

• La Compagnie HOBART représentée par XXX, en qualité de XXX, en vertu des mandats dont elle dispose à cet effet,

D’une part,

ET

• L’organisation syndicale CSN-CFE-CGC représentée par délégué central syndical ;

• L’organisation syndicale CGT représentée par délégué central syndical ;

D’autre part

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

Préambule

Afin de faciliter la participation des salariés aux élections du CSE, les parties ont convenu d’autoriser, dans les conditions du présent accord, le recours au vote électronique conformément aux dispositions de l’article L2314-26 du code du travail tels qu’issu de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et dans les conditions précisées par le présent accord.

Article 1 – Recours au vote électronique

Le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Le protocole d'accord préélectoral comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 2 – Choix du prestataire

La Compagnie HOBART a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet et de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base du cahier des charges défini ci-après respectant les dispositions des articles R2314-5 et suivants du code du travail ainsi que les exigences qui avaient été fixées par l’arrêté du 25 avril 2007 (NOR : SOCT0751067A).

Les coordonnées du « fournisseur prestataire » sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral. Ce dernier doit en outre comporter en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 3 – Cahier des charges

I – Modalités d’organisation des opérations

I § 1 : Confidentialité des données transmises

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

Le système assure la confidentialité des données transmises (notamment de celle des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

I § 2 : Etablissement des fichiers

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007) :

• Pour le fichier « listes électorales » : nom, prénoms, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège ;

• Pour le « fichier des électeurs » : nom, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs ;

• Pour le fichier « liste d’émargement » : collège, nom et prénom des électeurs ;

• Pour le fichier « listes des candidats » : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale le cas échéant ;

• Pour la liste des résultats : nom et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;

• Pour le fichier des électeurs : les électeurs pour les informations les concernant ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.

I § 3 : Modalités des élections

Afin d'assurer un taux de participation optimum, et ceci aussi bien pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, les élections pourront avoir lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, un micro-ordinateur en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mis à la disposition des salariés électeurs. L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci.

Les salariés seront informés de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote par tout moyen adapté (affichage, mail…). Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs rappels pourront être soumis à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

I § 4 : Bulletins de vote

Le « prestataire fournisseur » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le « prestataire fournisseur » reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par les organisations syndicales ayant présenté des listes de candidats et transférés par la DRH avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une même page dans l’ordre d’arrivée à la DRH.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

II – Déroulement des opérations de vote

A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. Notamment, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Les organisations syndicales représentatives seront informées par la direction de l’inscription du dispositif dans le registre de traitement des données personnelles.

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, doit avoir été soumis à une expertise indépendante conformément à l’article R2314-9 du code du travail. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la CNIL.

Est mise en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées, - soit du lundi au vendredi selon l’horaire collectif en vigueur -, les membres de leur bureau de vote et/ou le représentant désigné de la DRH – par mail ou téléphone – afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

II § 1 : Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple ou mail, un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le « prestataire fournisseur » ainsi qu’un mot de passe. Seul le « prestataire fournisseur » aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. L’accès aux pages du serveur de vote sera refusé à toute personne non reconnue. Le cas échéant, un troisième critère d’identification non communiqué par courrier pourra être demandé (critère de défi/réponse connu du salarié).

Chaque saisie du code confidentiel et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le « prestataire fournisseur ».

Une fois connecté :

• pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son scrutin selon son collège.

• pour une consultation, l’électeur se verra présenter la ou les questions sur lesquelles il devra donner son avis.

II § 2 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-7, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Les membres désignés de chacun des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne, le compteur de bulletins et les taux de participation Cet accès ne doit être possible que par l’activation conjointe de deux clés de chiffrement, générées et utilisées conformément aux dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007.

II § 3 : Délégué de liste

Dans le cadre des élections professionnelles, chaque liste de candidats pourra désigner un délégué de liste.

Le protocole pré-électoral prévoira les modalités d’accès aux éléments lui permettant de constater la régularité du scrutin.

II § 4 : Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R2314-15). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de Vote (Président, Assesseur).

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et leurs listes d’émargement et proclament les résultats.

Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Le « prestataire fournisseur » retenu devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par l’article R2314-17 du code du travail.

Article 4 – Dispositions finales

I – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

II – Adhésion

Conformément à l'article L2261-3 du code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DIRECCTE.

Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

III – Interprétation de l'accord

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 30 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.

Les avenants interprétatifs de l’accord sont adoptés à l’unanimité des signataires de l’accord.

Les avenants interprétatifs doivent être conclus dans un délai maximum de 30 jours suivant la première réunion de négociation. A défaut, il sera dressé un procès-verbal de désaccord.

Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

IV – Suivi de l’accord

Tous les 2 ans, un suivi de l’accord est réalisé par l’entreprise et les organisations syndicales signataires de l’accord.

V – Clause de rendez-vous

Les parties signataires s’engagent à se rencontrer tous les 3 ans suivant l’application du présent accord en vue d’entamer des négociations relatives à son adaptation.

En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai 30 jours suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.

VI – Révision de l’accord

L’accord pourra être révisé au terme d’un délai de 6 mois suivant sa prise d’effet.

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du code du travail.

Information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier recommandé avec accusé de réception.

VII – Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant un préavis de 6 mois.

La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.

La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

VIII – Communication de l'accord

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels HOBART.

IX – Dépôt de l’accord

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L2231-6 et D2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :

• sur la plateforme de télé procédure dénommée « Télé Accords » accompagné des pièces prévues aux articles D2231-6 et D2231-7 du code du travail ;

• et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de MEAUX.

X – Publication de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L2231‑5‑1 du code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Fait à Croissy Beaubourg, le 21 octobre 2019, en 4 exemplaires.

Pour la Compagnie HOBART : représentée par	Signature

Pour les organisations syndicales signataires représentées par	Signatures
Pour la C.G.T.
Pour la CSN CFE CGC

Annexe

Présentation de la prestation de service du « fournisseur - prestataire »

Pour l’élection du CSE organisée en 2019, la Compagnie HOBART a choisi de recourir à la solution « MAILEVA VOTE » proposée par la société DOCAPOST. Ce choix est arrêté pour cette seule échéance électorale. Un autre « fournisseur – prestataire » pourra le cas échéant être retenu pour les prochaines élections organisées au sein de la Compagnie HOBART.

A titre informatif, il est précisé que :

Depuis 2014, Le Groupe La Poste est organisé en 5 branches dont une, exclusivement consacrée aux activités numériques à laquelle appartient DOCAPOST.

Filiale du Groupe La Poste, DOCAPOST accompagne toutes les organisations dans leur transformation numérique et leur permet de l’accélérer, en confiance. DOCAPOST propose des solutions sur-mesure o clés en main allant du conseil à la cocréation d’offres innovantes.

VOXALY-DOCAPOST, filiale de DOCAPOST, est spécialisée dans le conseil, l’organisation et le pilotage des élections professionnelles et les assemblées générales. VOXALY-DOCAPOST est reconnue comme une des solutions les plus fiables du marché avec une parfaite maîtrise des processus de gestion des élections tant sur les plans fonctionnels, juridiques, organisationnels et techniques.

VOXALY-DOCAPOST accompagne ses clients de la rédaction des protocoles électoraux, de la conception des matériels de vote et tout au long du processus.

Contenu de l’offre relative au vote par internet

• Fourniture des documents de référence

• Modèle de protocole électoral (PAP)

• Guide d’utilisation de la solution

• Support de formation du Bureau de vote

• Envoi des codes de vote par voie électronique

• Mise à disposition et paramétrage de la plate-forme de vote

• Mise à disposition d’une assistance téléphonique électeur pendant le scrutin 7jrs/7 – 24h/24

• Edition automatique des PV Cerfa de résultats

• Calcul de représentativité

Ce nouveau moyen de vote présente de nombreux avantages dont celui d'assurer la sécurité des opérations électorales, la sincérité du scrutin et la confidentialité des votes.

Le vote électronique permettra notamment :

• D’obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des Bureaux de vote désignés,

• De limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes entraînant de nombreuses erreurs),

• De pallier les aléas postaux.