Accord d'entreprise "MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DU CSE - ANNEE 2023" chez HOWMET SAS (Siège)

ACCORD RELATIF À LA MISE EN PLACE DU VOTE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE DE L’ENTREPRISE - ANNEE 2023

Entre

La société Howmet SAS dont le siège social est situé au 68 rue du moulin de Cage à Gennevilliers,

Représentée par Monsieur , agissant en qualité de Président

d'une part,

et

Les organisations syndicales représentatives de salariés :

. CFDT représentée par en sa qualité de délégué syndical Central,

. CFE-CGC représentée par  en sa qualité de délégué syndical Central,

. CGT représentée par en sa qualité de délégué syndical Central,

. FO représentée par  en sa qualité de délégué syndical Central,

d'autre part,

Préambule

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de l’entreprise Howmet SAS pour l’élection du CSE, conformément aux dispositions des articles L. 2314-21 et L. 2324-19 du Code du travail (Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017).

Les parties sont confortées dans le fait que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• De faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• D’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• D’augmenter le niveau de participation,

• D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Si ce procédé présente de nombreux avantages, il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.

En conséquence, les parties conviennent de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

IL A DONC ETE CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections des représentants du personnel au Comité Economique et Social qui se dérouleront sur l’année 2023.

Les parties conviennent que le vote électronique sera la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.

La Direction rappelle qu’une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral se tiendra ultérieurement, pour définir notamment le calendrier électoral, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

ARTICLE 2 – CHOIX DU PRESTATAIRE

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La société KERCIA solutions (Alphavote) (ci-après dénommée « le prestataire ») dont le système de vote électronique a été audité et l'audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

• l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

ARTICLE 3 – CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES TRANSMISES

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu sont de nature à assurer la confidentialité des données transmises.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote. La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du Bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

L’établissement des fichiers nécessaires au vote (fichier des électeurs, fichier relatif au contenu de l’urne électronique etc..) traitent des données à caractère personnel. Par conséquent, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

Ainsi, le prestataire mandaté s’engage à traiter les données conformément aux exigences des textes susvisés (RGPD).

ARTICLE 4 – SÉCURITÉ DES VOTES

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu est de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-10, R. 2314-11, R. 2324-6 et R. 2324-7 du Code du travail.

ARTICLE 5– CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE

Une cellule d’assistance est assurée par le prestataire. Un numéro vert est ouvert :

. Pendant toute la durée du vote pour les électeurs (7j/7, 24h/24),

. Pendant toute la durée des élections pour les membres du bureau de vote.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

ARTICLE 6– DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE

6.1 MODALITÉS RELATIVES À L’OUVERTURE ET À LA FERMETURE DU SCRUTIN

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

6.2 INFORMATION DES SALARIÉS ET DE LEURS REPRÉSENTANTS

Conformément aux dispositions de l’article R2314-12 du Code du travail, chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Cette note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique.

Les représentants du personnel, les membres du bureau de vote, et le cas échéant les délégués syndicaux, bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

6.3 COMMUNICATION DES LISTES ÉLECTORALES ET DES LISTES DE CANDIDATS

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au Prestataire est effectué sous la responsabilité de la direction de l’entreprise. L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique.

Il est convenu que le prestataire devra mettre en ligne, sur le site de vote, un tract par organisation syndicale présentant des candidats.

Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur tract. Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire.

6.4 MODALITÉS D’ACCÊS AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra par mail et par courrier postal, avant le premier tour des élections, l’adresse du site internet et les moyens d’obtenir son code d’authentification. Ce code d’accès personnel sera valable pour les deux tours. A l’aide de ses identifiants, l’électeur pourra voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. L’identification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel.

Une fois connecté, l’électeur sera invité à retirer un mot de passe généré aléatoirement. Ce retrait pourra être effectué par SMS, serveur vocal ou email, à une coordonnée différente de celle utilisée pour l’envoi de son identifiant.

Pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter à l’écran les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non-réception de leur identifiant personnel de connexion, les électeurs pourront demander un nouvel envoi de cet identifiant au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

6.5 SUIVI DES OPÉRATIONS DE VOTE

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

En effet, les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

6.6 OPÉRATIONS DE DÉPOUILLEMENT

À l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

La direction affichera les résultats au plus tard au lendemain de leur proclamation.

ARTICLE 7 – GARANTIES DE CONFIDENTIALITÉ DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNÉES PENDANT LA DURÉE DU SCRUTIN

Afin de répondre aux exigences posées par l'article R. 2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

ARTICLE 8 – CONTROLE DU FONCTIONNEMENT DU SYSTÈME DE VOTE ÉLECTRONIQUE

Le système de vote électronique a été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-8 à R. 2314-11 et R. 2324-4 à R. 2324-7 du Code du travail.

Des représentants du prestataire assurent un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus. Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.

ARTICLE 9 – DISPOSITIF EN CAS DE DYSFONCTIONNEMENT

Le système de vote électronique dispose d’un système de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes caractéristiques et garanties.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant par exemple d’une infection virale, le Bureau de vote a compétence, après avis du Prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 10 - DURÉE DE L’ACCORD

Le présent accord est applicable pour les élections des membres du comité social et économique de l’entreprise d’Howmet SAS, Etablissement de Dives sur mer (14) et de Gennevilliers (92).

Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2023 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

Le recours au vote électronique pour des élections partielles intervenant en cours de ce mandat sera également possible.

ARTICLE 11 - FORMALITES DE DEPOT ET DE PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord fera l’objet des procédures de publicité prévues par les articles L.2231-5 à L.2231-7 du code du travail.

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

En application de l’article D. 2231-2 du code du travail, le dépôt est opéré en deux exemplaires dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique, à la DREETS.

Il est par ailleurs déposé au secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7-1 du code du travail.

Fait à Gennevilliers

Le 13 décembre 2022

Les Organisations Syndicales La Direction

Pour la CFDT :

Pour la FO :

Pour la CGT :

Pour la CFE-CGC :