Accord d'entreprise "Accord relatif au télétravail au sein d'Hénéo" chez HENEO (Siège)

Accord relatif au télétravail au sein d’HENEO

Entre :

La société HENEO, Société par Actions Simplifiée, enregistrée au RCS de Paris sous le numéro B 562 118 646, au capital de 3.240.000 euros, située au 99, Rue du Chevaleret – 75013 Paris, représentée par Monsieur ……………….., Président en exercice,

D’une part,

Et :

Les Organisations syndicales de salariés représentatives dans l’entreprise suivantes :

L’organisation syndicale C.F.D.T., représentée par Monsieur ……………, délégué syndical,

L’organisation syndicale C.F.E.-C.G.C., représentée par Monsieur ………………, délégué syndical,

L’organisation syndicale C.F.T.C., représentée par Monsieur ……………….., délégué syndical, d’autre part,

D’autre part,

Préambule

Au cours des Négociations Annuelles Obligatoires tenues en novembre 2019 a été évoqué le sujet du télétravail et de sa mise en place au sein d’HENEO, dans le respect des contraintes opérationnelles et des exigences propres aux différents types de postes présents dans l’entreprise.

L’épisode épidémique de Covid-19, au cours duquel des salariés ont été amenés à télétravailler temporairement, a permis d’alimenter la réflexion sur ce sujet.

La Direction d’HENEO a donc décidé de mettre en place une forme de télétravail souple, qui doit permettre aux salariés qui en bénéficient, en accord avec leur manager, de disposer d’une enveloppe annuelle de jours de télétravail selon les modalités décrites ci-après.

Il est rappelé que le présent accord se place dans la lignée de la négociation prévue par les stipulations de l’article 2-10 de l’« accord d’entreprise sur les salaires et autres thèmes des négociations annuelles obligatoires au titre de 2020 » en date du 7 novembre 2019 ; le présent accord se substitue en intégralité aux stipulations de l’article 2-10 de cet « accord d’entreprise sur les salaires et autres thèmes des négociations annuelles obligatoires au titre de 2020 ».

Le présent accord a été négocié avec les délégués syndicaux de l’entreprise.

Des réunions de négociations se sont tenues en audio conférence, les 23 avril, 7 et 29 mai 2020.

1. Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés d’HENEO sous contrat à durée indéterminée ou sous contrat à durée déterminée, à l’exclusion des cadres dirigeants tels que définis à l’article L. 3111-2 du Code du travail.

2. Principes directeurs du télétravail au sein d’HENEO

Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

La mise en œuvre du télétravail repose sur trois principes fondamentaux :

• le volontariat du salarié et l’acceptation de sa hiérarchie de son entrée dans le dispositif de télétravail ;

• la formalisation de l’accord du salarié et d’HENEO via le support mis en place à cet effet ;

• le respect des exigences opérationnelles.

Le présent accord prévoit la mise en place d’un télétravail occasionnel qui permet au salarié concerné de disposer d’une enveloppe annuelle maximale de 24 jours de télétravail (pour un salarié à temps plein) non reportable d’une année sur l’autre, dont la prise et le positionnement sont subordonnés à l’accord de la hiérarchie au regard des nécessités de fonctionnement du service.

3. Conditions d’éligibilité au télétravail

3.1. Conditions liées au poste occupé et à l’organisation générale de travail

L’organisation en télétravail dépend de la compatibilité du poste occupé par le salarié avec ce mode d’organisation. Cette compatibilité dépend notamment de :

• l’activité exercée avec, par exemple, appréciation de la possibilité d’organiser son travail en dehors des locaux de l’entreprise, l’accès aux applications informatiques possible à distance, la dématérialisation possible des documents nécessaires à l’accomplissement des tâches, la compatibilité avec le niveau de sécurité ou de confidentialité ;

au regard du critère d’appréciation de la possibilité d’organiser son travail en dehors des locaux de l’entreprise, les Parties conviennent que seuls sont éligibles au télétravail :

• les salariés travaillant au siège de l’entreprise, excepté les salariés en charge de l’accueil ;

• les directeurs de résidences ;

• les adjoints et assistants de la Direction de l’exploitation ;

• l’organisation de l’entreprise, et, en particulier, la compatibilité avec le bon fonctionnement du service, apprécié par la hiérarchie sur différents aspects tels que la nécessité de permanence au regard de l’effectif, l’animation et l’organisation du travail de l’équipe / du service, les aspects opérationnels de l’activité, le nombre de télétravailleurs.

Ces critères liés au poste et à l’activité du service sont également déterminants pour la définition entre le manager et le salarié des modalités d’organisation du télétravail.

3.2. Conditions liées au salarié

Ces conditions intègrent des critères individuels et des prérequis liés au domicile.

Le salarié doit, cumulativement :

• être sous contrat à durée indéterminée ;

• justifier d’une ancienneté minimum d’un an au sein de l’entreprise dans un poste éligible ;

• avoir des aptitudes professionnelles reconnues par sa hiérarchie telles que : l’autonomie dans l’organisation de son travail, une connaissance approfondie du poste occupé, de l’environnement informatique et des applications métier indispensables à l’exercice de son activité.

Pour les salariés à temps partiel, une condition spécifique d’éligibilité vient s’ajouter aux conditions susmentionnées : le salarié doit au minimum travailler à mi-temps (durée contractuelle minimale de 50%).

S’agissant spécifiquement des conditions liées au domicile, il est précisé que le salarié doit, cumulativement :

• être dans une zone d’habitation présentant une couverture réseau suffisante ;

• disposer d’un cadre de travail adapté (un espace dédié au minimum), notamment au regard des impératifs liés à la confidentialité des données, documents et échanges et de la nécessaire isolation des lieux de vie ;

• informer sa compagnie d'assurance qu'il est amené à exercer une activité professionnelle à son domicile, à raison de maximum 24 jours par un, et s'assurer que son assurance habitation couvre sa présence pendant ces journées de travail ; le salarié devra fournir à l'entreprise une attestation sur l’honneur qu’il a bien procéder à cette vérification préalable (voir Annexe 1) ;

• fournir une attestation sur l’honneur de conformité électrique de son logement (voir Annexe 1) ;

• fournir une attestation rappelant qu’il s’engage, pendant ses journées de télétravail, à rester à disposition de son employeur, et qu’en aucun cas le télétravail ne doit être considéré comme un moyen pour vaquer à ses occupations personnelles (voir Annexe 1).

4. Acceptation du télétravail du salarié par HENEO

4.1. Nécessité d’un accord préalable de principe

A titre préalable, le salarié qui le souhaite doit faire valider le principe d’entrée dans le dispositif de télétravail occasionnel auprès de sa hiérarchie via le support mis en place à cet effet (voir Annexe 1).

Au regard des conditions de passage en télétravail énoncées ci-dessus, la hiérarchie, en lien avec le service Ressources Humaines, valide ou non l’éligibilité du poste et du salarié au télétravail, toujours via le support mis en place à cet effet (voir Annexe 1).

En cas de refus, la hiérarchie motive sa décision.

Le salarié, dont la demande d’entrée dans le dispositif a été acceptée, dispose alors d’un maximum de 24 jours par an (période du 1^er juin de l’année N au 31 mai de l’année N+1) non reportable d’une année sur l’autre.

Ce nombre de jours maximum de télétravail dont peut bénéficier le salarié est proratisé en fonction de la durée contractuelle de travail du salarié : par exemple, un salarié travaillant à mi-temps (temps de travail minimal pour pouvoir bénéficier du télétravail conformément aux stipulations de l’article 3.2. ci-dessus) dont la demande de bénéfice de télétravail a été acceptée dispose d’un maximum de 12 jours par an.

En cas de changement de poste du salarié, l’accord sur le télétravail devient caduc et la possibilité d’une organisation en télétravail de l’activité occupée doit être examinée avec la nouvelle hiérarchie.

4.2. Demande et validation de la pose des jours de télétravail

Il est rappelé que le nombre maximal de jours de télétravail dont peut bénéficier le salarié ayant eu une acceptation de principe de sa demande de bénéfice du télétravail n’est jamais garanti, puisque la pose de ces jours doit toujours rester compatible avec les contraintes opérationnelles de l’entreprise et du service auquel appartient le salarié.

Le salarié demande l’accord de sa hiérarchie pour chaque jour de télétravail via le logiciel de gestion des temps afin de garantir un délai de prévenance d’au moins 48 heures.

En cas de nécessité imprévue de présence du salarié, la hiérarchie du salarié conserve la possibilité de revenir, pour raison sérieuse, sur cet accord. Elle l’en avertit alors immédiatement par tout moyen.

En cas de nécessité opérationnelle ou d’évènement ayant un impact sur la possibilité pour le salarié d’exercer normalement et pleinement son activité (accueil de résidents, défaillance des équipements informatiques, projets spécifiques, périodes de l’année par exemple), le télétravail peut être provisoirement suspendu à l'initiative de la hiérarchie ou du salarié.

5. Conditions d’exercice du télétravail

5.1. Utilisation du matériel personnel

Le télétravail est une option, une souplesse d’organisation permise par HENEO à certains salariés.

Ces salariés utilisent, pendant leurs jours de télétravail, leur matériel personnel pour travailler, étant précisé qu’HENEO s’est organisée pour permettre une connexion à distance.

La Direction pourra analyser les demandes de prise en charge de surcouts générés par le télétravail, et ce hormis les dépenses qui doivent être prises en charge par le salarié (connexion Internet, ordinateur, écran, clavier, souris). Toutefois la Direction pourra prévoir un matériel en prêt pour un dépannage ponctuel dans la limite des équipements disponibles dans ses stocks.

5.2. Suivi du temps de travail des salariés en télétravail

Pour les salariés en modalité 3 (salariés au forfait-jours), une journée de télétravail est décomptée, selon les règles habituelles, comme une journée travaillée. Etant précisé qu’en règle générale ces salariés ne sont habituellement pas contactés avant 9 heures ni après 19 heures.

Pour les salariés au régime horaire (modalités 1, 2 et 4) :

• il est rappelé que les salariés en régime horaire, quelle que soit leur modalité, ne sont autorisés à effectuer aucune heure supplémentaire sauf autorisation expresse de leur hiérarchie ;

• les salariés en modalité 1 travaillent selon des horaires fixes : ils doivent respecter ces horaires de travail fixes, durant lesquels ils sont joignables ; 

• les salariés en modalité 2 et 4 travaillent selon des horaires variables :

  • ils doivent respecter leurs plages fixes de travail, durant lesquelles ils sont joignables ;

  • durant leurs journées de télétravail, ces salariés conservent la souplesse des plages variables, mais doivent, sauf autorisation expresse de leur hiérarchie, s’organiser pour travailler 7 heures 48 par jour de télétravail (en modalité 2) et 7 heures 24 par jour de télétravail (en modalité 4) ;

  • les salariés déclareront leurs heures de travail (via le système de badgeage ou tout autre système équivalent permettant cette déclaration) afin de permettre l’actualisation du document de contrôle récapitulant leurs heures travaillées.

5.3. Accident du travail / arrêt de travail

En cas d’accident survenant sur le lieu d’exercice du télétravail pendant les jours de télétravail convenus, le salarié en télétravail doit informer sa hiérarchie de l'accident dans les mêmes délais que lorsqu'il effectue son travail dans les locaux de l'entreprise.

Par ailleurs, en cas d’arrêt de travail, le salarié en télétravail doit informer sa hiérarchie de sa situation dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son travail dans les locaux de l’entreprise.

5.4. Confidentialité et protection des données

Comme tout salarié de l’entreprise, le télétravailleur devra assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre professionnel.

Dans l'hypothèse où le télétravailleur ne respecterait pas les règles de confidentialité, HENEO se réserve le droit de mettre fin sans délai à la situation de télétravail.

Le non-respect de ces obligations pourra justifier, en outre, l’engagement de procédures disciplinaires.

6. Situation des travailleurs en situation de handicap

Les salariés en situation de handicap pourront bénéficier du télétravail aux mêmes conditions que les autres salariés.

Si la demande de bénéfice du télétravail formulée par un salarié en situation de handicap est acceptée, les conditions matérielles de ce télétravail seront examinées, en cas de nécessité d’adaptations particulières, en coordination avec le médecin du Travail d’HENEO.

7. Télétravail en cas de circonstances exceptionnelles

En cas de circonstances exceptionnelles (notamment de menace d'épidémie, de force majeure, d’épisode de pollution mentionné à l’article L. 223-1 du Code de l’environnement, d’évènements climatiques ou d’évènements ponctuels affectant durablement et significativement la circulation des moyens de transport collectifs) la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés.

La Direction d’HENEO pourra alors prévoir le recours au télétravail dans des conditions plus extensives que celles prévues aux articles 2, 3 et 4 du présent accord : cela sera, le cas échéant, prévu dans une note spécifique adaptée à la situation rencontrée.

En tout état de cause, la mise en œuvre du télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ne pourra intervenir que si et seulement si le salarié bénéficie d’un accès informatique à distance à son poste de travail.

8. Durée de l’accord et date d’effet

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il prend effet le 1^er juillet 2020.

9. Suivi de l’accord

Les Parties conviennent de faire le point sur l’application pratique de cet accord au sein d’HENEO lors d’une des réunions organisées autre titre des négociations annuelles obligatoires un an après la prise d’effet du présent accord.

Par ailleurs, en cas d’évolution législative ou règlementaire impactant le présent accord, les Parties conviennent de se réunir à nouveau pour échanger sur les adaptations rendues nécessaires.

10. Adhésion

Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au secrétariat du greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DIRECCTE.

Cette adhésion sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception aux Parties signataires dans un délai de huit jours à compter de celle-ci.

11. Révision

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision, en tout ou en partie, conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail :

• toute demande de révision doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres Parties signataires ou adhérentes et comporter l’indication des stipulations dont la révision est demandée ;

• le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, la Direction organisera une réunion avec l’ensemble des organisations syndicales représentatives en vue de négocier un éventuel avenant de révision.

12. Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des Parties signataires ou adhérentes, selon les modalités suivantes :

• un préavis de trois mois devra être respecté ;

• la dénonciation devra être notifiée à l'ensemble des autres Parties signataires ou adhérentes par lettre recommandée avec accusé de réception et faire l’objet d’un dépôt dont les conditions sont fixées par voie réglementaire.

Dans ce cas, la Direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités de conclure un éventuel accord de substitution.

13. Publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord sera déposé par la Direction d’HENEO sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail, et en un exemplaire au secrétariat-greffe du Conseil de prud'hommes de Paris.

Conformément aux dispositions de l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera, après anonymisation des noms et prénoms des négociateurs et des signataires de l’accord, rendu public et versé dans une base de données nationale.

Après suppression des noms et prénoms des négociateurs et des signataires, la Direction remettra un exemplaire du présent accord à la Commission paritaire permanente de négociation et d’interprétation de la branche Hôtels, Cafés, Restaurants (Article D. 2232-1-2 du code du travail), pour information. Elle informera de cette remise les autres Parties signataires.

Un exemplaire original du présent accord est remis à chacune des Parties signataires.

Le texte de l’accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Le présent accord sera également affiché dans les locaux de l’entreprise et disponible sur l’Intranet pour la parfaite information des salariés d’HENEO.

Fait à Paris, le 29 mai 2020 en cinq exemplaires originaux.

Pour la société HENEO

Monsieur

Pour la C.F.D.T.

Monsieur

Pour la C.F.E.-C.G.C.

Monsieur

Pour la C.F.T.C.

Monsieur

ANNEXE 1

DEMANDE D’ENTREE DANS LE DISPOSITIF DE TELETRAVAIL

ATTESTATIONS POUR EXERCER EN TELETRAVAIL (de conformité aux normes électriques, d’assurance habitation et de pleine connaissance de la visée du télétravail)

I. Demande d’entrée dans le dispositif de télétravail

NOM :

PRENOM :

POSTE OCCUPE :

ADRESSE DU DOMICILE, LIEU DU TELETRAVAIL :

II. Attestations à fournir à l’appui de chaque demande de télétravail

A – ATTESTATION SUR L’HONNEUR DE CONFORMITE ELECTRIQUE DU LIEU D’EXERCICE DU TELETRAVAIL

Je certifie avoir pris connaissance du descriptif et des spécifications techniques auxquels doit satisfaire un local à usage de télétravail et atteste sur l’honneur que mon installation électrique répond à l’ensemble de ces critères.

Plus précisément, j’atteste sur l’honneur qu’à ce jour, la partie du circuit électrique utilisée dans ce lieu pour effectuer les branchements nécessaires à mon poste de travail (ordinateur, écran, éclairage d’appoint) est conforme à la norme NFC-15-100 et me permet d’exercer mon activité professionnelle dans les conditions de sécurité prévues par les dispositions législatives et règlementaires en vigueur en France. L’installation utilisée est notamment protégée par un disjoncteur 30mA.

Fait à ………, le ../../….

Signature

NB : En cas de doute sur la qualité de son installation électrique, le salarié doit impérativement, préalablement à la signature de la présente attestation sur l’honneur, faire venir à son domicile un installateur électricien pour vérifier que les exigences susmentionnées sont respectées.

B – ATTESTATION SUR L’HONNEUR DE COUVERTURE DES LOCAUX DEDIES AU TELETRAVAIL PAR L’ASSURANCE HABITATION

Je certifie sur l’honneur que l’assurance habitation que j’ai souscrite auprès de………. ………………………………………. autorise l’exercice d’une activité professionnelle en télétravail à mon domicile.

Fait à ………, le ../../….

Signature

C – ATTESTATION SUR LA PLEINE CONNAISSANCE DE LA VISEE DU TELETRAVAIL

Je reconnais que je dois rester, pendant mes journées de télétravail, à disposition de mon employeur, et qu’en aucun cas le télétravail ne doit être considéré comme un moyen pour moi de vaquer à mes occupations personnelles

Fait à ………, le ../../….

Signature

REPONSE DE LA HIERARCHIE :

L'employeur Le salarié
Signature, Signature,

précédée de la mention « lu et approuvé » précédée de la mention « lu et approuvé »