Accord d'entreprise "Protocole d'accord pré-électoral" chez ARTUS (Siège)

ELECTIONS PROFESSIONNELLES

PROTOCOLE D’ACCORD PRE-ELECTORAL

ENTRE :

• la société ARTUS SAS, dont le siège social est situé : 37 Chemin du Champ des Martyrs – BP20009 – 49241 Avrillé Cedex, représentée par XXXX, agissant en qualité de Responsable Ressources Humaines,

d’une part,

et,

• les organisations syndicales soussignées,

- XXXX, représentant de la CFDT

d’autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

PREAMBULE

Les parties signataires ont convenu, pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique de recourir au vote électronique comme le propose la loi.

Le recours au vote électronique a été décidé par l’employeur conformément au décret 2016-1676 du 5 décembre 2016.

L'accompagnement ainsi que la mise à disposition de la plateforme de vote en ligne ont été confiés à la société AKG SOLUTIONS.

Conformément à la loi portant rénovation de la démocratie sociale, les organisations syndicales, qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise, ont été informées de l’organisation des élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral.

Par accord en date du 1^er septembre 2021, les mandats des membres du comité social et économique sont fixés à 3 ans.

Article 1 - Nombre de sièges à pourvoir

Le nombre de sièges à pourvoir pour chaque instance de vote est fonction de l’effectif à la date du premier jour du 1^er tour de scrutin. Plus précisément, y sont inclus :

• les CDI à temps plein,

• les CDD (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu),

• les salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure, qui sont présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu),

• les salariés temporaires sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise proportionnellement à leur temps de présence au cours des douze mois précédents (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu),

• les salariés à temps partiel en fonction de leur durée du travail.

En sont exclus :

• les apprentis,

• les titulaires d'un contrat de professionnalisation, jusqu'au terme prévu par le contrat lorsque celui-ci est à durée déterminée, ou, jusqu'à la fin de l'action de professionnalisation lorsque le contrat est à durée indéterminée.

L’effectif de l’entreprise est de 306,36 salariés, et se décompose, suivant les catégories professionnelles suivantes :

• 78,85 ouvriers,

• 126,05 employés, techniciens, dessinateurs,

• 1 agent de maîtrise,

• 100,46 cadres.

En conséquence et conformément aux règles de calculs légaux, les sièges à pourvoir se répartissent de la manière suivante :

• Collège 1 : (salariés aux coefficients inférieurs ou égal à 240), qui regroupe 59,05 ouvriers et 10,65 employés : 2 titulaires et 2 suppléants.

• Collège 2 : (salariés aux coefficients compris entre 255 et 365), qui regroupe 19,80 ouvriers, 24,85 employés, 12,90 dessinateurs et 77,65 techniciens : 5 titulaires et 5 suppléants.

• Collège 3 : (salariés cadres), qui regroupe 100,46 ingénieurs et cadres : 4 titulaires et 4 suppléants.

Soit au total 22 sièges à pourvoir (11 titulaires et 11 suppléants).

Article 2 - Dates et Horaires Du Scrutin

Le premier tour de scrutin est fixé pour l'ensemble des collèges :

• Du 07/10/2021 à 9h30 au 08/10/2021 à 16h30 en continu

Au premier tour sont habilitées à présenter leur liste de candidats les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, les syndicats affiliés à une organisation reconnue représentative aux niveaux national et interprofessionnel, et tout syndicat qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines, d’indépendance, légalement constitué depuis au moins 2 ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise concernée.

Il y aura lieu de procéder à un second tour, ouvert aux candidats indépendants et aux candidatures syndicales dans les conditions définies pour le premier tour et dans l’un des cas suivants :

• Quorum non atteint au premier tour : moins de la moitié des électeurs inscrits ont émis un vote valable.

• Carence : absence de candidature syndicale au premier tour

• Non attribution de siège : les sièges n’ont pas tous été pourvus dès le premier tour.

Les cas ci-dessus s’apprécient par collège et par scrutin.

Si besoin, le deuxième tour se déroulera :

• Du 21/10/2021 à 9h30 au 22/10/2021 à 16h30 en continu

Article 3 - Electorat

Sont électeurs, conformément aux textes légaux, tous les salariés sans distinction de sexe ou de nationalité, non déchus de leurs droits électoraux, âgés de 16 ans accomplis et travaillant depuis trois mois au moins à la date du 1^er jour du 1^er tour de scrutin.

Les salariés mis à disposition, présents dans les locaux et remplissant une condition de présence de 12 mois continus, choisissent s’ils votent dans l’entreprise qui les emploie ou dans l’entreprise utilisatrice.

A cet effet, la direction a contacté par LRAR les différentes entreprises prestataires afin qu’elles fournissent la liste des salariés mis à disposition répondant à ces critères de présence dans les locaux et d’ancienneté.

Les listes électorales, établies pour chaque collège, seront arrêtées à la date du premier tour des élections, soit le 7 octobre 2021 (date retenue comme référence d’application du critère d’ancienneté), et seront affichées sur les panneaux réservés à cet effet pour consultation au plus tard le 20/09/2021.

Chaque organisation syndicale peut consulter les listes électorales par simple demande. Toute réclamation éventuelle doit être présentée dans un délai de 3 jours devant le juge d’instance.

Les listes électorales seront transmises au prestataire le 27 septembre 2021 avant 17h.

Article 4 - Modalités de constitution équilibrée et dépôt de Candidatures

Sont éligibles, conformément aux textes légaux, tous les salariés sans distinction de sexe ou de nationalité, non déchus de leurs droits électoraux, âgés de 18 ans accomplis et travaillant dans l’entreprise depuis un an au moins à la date du 1^er jour du 1er tour de scrutin.

Sont exclus les conjoints, partenaires et toute personne ayant un lien familial avec le chef d’entreprise.

Il est également rappelé que le premier tour est réservé aux organisations syndicales et que les candidatures sont libres au second tour.

De plus, conformément à l’article 7 de la loi Rebsamen chaque liste candidate doit respecter la proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral.

A cet égard, la proportion de femmes et d’hommes sur la liste électorale, pour chaque collège, est la suivante :

• Collège 1 : 32,9 % de femmes et 67,1 % d’hommes

• Collège 2 : 19,2 % de femmes et 80,8 % d’hommes

• Collège 3 : 24 % de femmes et 76 % d’hommes

Sachant que :

• Lorsque l’application de la règle de représentation équilibrée n'aboutit pas à un nombre entier il convient d’arrondir à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 et à l’entier inférieur en cas de décimale inférieure à 5.

• En cas de nombre impair de sièges à pouvoir et de stricte égalité homme/femme la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

• En cas d‘exclusion de l’un ou l’autre sexe les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe non représenté. Ce candidat ne pourra pas être en première position sur la liste.

Compte-tenu de la répartition des sièges entre les collèges, la proportion d’hommes et de femmes à présenter sur chaque liste est la suivante :

• Collège 1 : 2 sièges soit 1 candidate femme et 1 candidat homme

• Collège 2 : 5 sièges soit 1 candidate femme et 4 candidats hommes

• Collège 3 : 4 sièges soit 1 candidate femme et 3 candidats hommes

Les listes de candidats sont établies par collège en distinguant titulaires et suppléants.

Chaque liste doit être composée alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement de candidats d’un des sexes.

Elle peut commencer librement par un homme ou une femme et ce quelle que soit la proportion de chaque sexe.

Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour communiqueront leurs listes au plus tard le 24/09/2021 avant 17h00.

Les listes seront déposées en deux exemplaires auprès de Madame Helena BINET. Un des exemplaires sera émargé et vaudra récépissé de dépôt. Toute candidature réceptionnée après cette date et heure limite ne pourra être retenue.

Une liste ne pourra comporter plus de candidats qu’il y a de sièges à pourvoir, ni prétendre à plus de sièges qu’elle ne présente de candidats. Les listes incomplètes sont admises sous réserve de respecter les dispositions légales, notamment sur la parité.

Un candidat peut se présenter simultanément pour un poste de titulaire et de suppléant mais s’il est élu à la fois comme titulaire et suppléant il sera automatiquement désigné titulaire. Le siège suppléant sera alors attribué au candidat suivant selon les règles de dépouillement en vigueur.

La Direction affichera les listes déposées pour le premier tour le 27/09/2021.

Dans l’hypothèse d’un second tour, la direction des ressources humaines affichera avec les résultats du premier tour, un appel à candidature indiquant, pour chaque collège, le nombre de sièges qu’il reste à pourvoir, et ce dès le lendemain de la proclamation des résultats du premier tour.

Aussi, en cas de second tour, la date limite de dépôt des candidatures est fixée au 13/10/2021 avant 17h00. La Direction affichera les listes déposées pour le second tour le 14/10/2021.

Article 5 - Propagande Electorale

Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise.

Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour pourront remettre à Madame Helena BINET :

• une profession de foi sous forme de fichier informatique de type pdf (taille maximum autorisée : 500 ko). Cette proposition de foi peut intégrer la liste des candidats,

• un logo sous forme de fichier informatique de type jpg (taille maximum 50ko),

• des photos de chaque candidat qui seront redimensionnées et affichées sur le site.

Cette propagande sera mise en ligne sur le site de vote électronique. La date limite de transmission de ces fichiers électroniques est le 24/09/2021. Au-delà de cette date aucune nouvelle mise en ligne ne sera possible.

De même, les candidats se présentant au deuxième tour pourront transmettre leur propagande électorale à Madame Helena BINET jusqu’au 13/10/2021.

Aucune propagande électorale ne pourra avoir lieu pendant la période de scrutin.

Article 6 - Composition des Bureaux de Vote

Compte tenu de l’organisation par vote électronique, un bureau de vote unique sera mis en place pour l’ensemble des collèges pour les deux tours de scrutin.

Ce bureau de vote sera constitué d’au moins un représentant de chaque collège.

Ce bureau de vote sera composé à minima d’un président (l’électeur le plus âgé présent et acceptant, à défaut un volontaire) et de deux assesseurs (plus anciens ou plus jeunes ou volontaires).

Le bureau de vote aura en charge le bon déroulement des opérations électorales, la validation du dépouillement des scrutins et la proclamation des résultats. Il sera notamment investi des missions suivantes :

• La recette et scellement du système de vote

• Le descellement du système de vote par le biais de trois clés électroniques uniques communiquées par AKG SOLUTIONS.

L’identité des membres du bureau de vote sera communiquée au prestataire AKG SOLUTIONS qui se chargera de générer et communiquer un code d’accès permettant de suivre le déroulement des opérations électorales en temps réel. Ils pourront ainsi consulter le taux de participation pendant la période de vote.

Une notice explicative détaillée sera annexée au cahier des charges du prestataire synthétisant les opérations à mener.

Article 7 - Informations aux salariés

Les électeurs ont été informés le 30/07/2021 des dates et modalités des élections par messagerie et par affichage.

Le vote se déroulera par le biais de la plateforme de vote en ligne Votéo selon les modalités décrites à l’article 8 ci-dessous. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.

Des ordinateurs en libre-service seront mis à disposition des électeurs dans une salle prévue à cet effet.

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier ou courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges. L’électeur reçoit une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Conformément à l’article 9.II du décret du 26 mai 2011, tout électeur se trouvant dans l’incapacité de voter seul peut se faire assister par l’électeur de son choix et du même collège électoral.

Article 8 - Déroulement du scrutin

8.1 Préparation du système de vote électronique

La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à la société AKG SOLUTIONS qui s’engage sur :

• La sincérité et l’intégrité du vote,

• L’anonymat et le secret du vote,

• L’unicité du vote,

• La confidentialité et la liberté du vote.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément aux articles R2314-9 du Code du travail.

Les certificats de conformité issus de cette expertise seront annexés au cahier des charges du prestataire et remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD).

Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018.

La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction.

L’employeur informe les organisations syndicales de l’accomplissement de ces formalités.

Les listes électorales, candidates et membres du bureau de vote sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité.

Les professions de foi, logos et photos éventuelles doivent être communiquées au prestataire au format électronique et selon les modalités décrites à l’article 5.

8.2 Validation et test du système de vote

Une procédure de validation et scellement précède l’ouverture du scrutin. Cette procédure a pour objectif de tester le système de vote électronique et de vérifier les données du système. Elle est menée conjointement par le prestataire et les membres du bureau de vote.

Suite à la vérification du système le bureau de vote procède au scellement des urnes électroniques. Le système devient alors inviolable et inchangeable jusqu’à la fin du scrutin.

Le scellement donne lieu à la création de trois clés appelées clés de chiffrement.

Ces clés sont confiées à trois membres du bureau de vote et devront être renseignées à l’issue du scrutin pour accéder aux urnes et générer les documents de résultats.

8.3 Déroulement de l’opération de vote

Les élections professionnelles sont des scrutins de liste à 2 tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

Les électeurs ont la faculté de rayer des noms. Toutefois, les ratures ne sont pas prises en compte pour l’ordre de désignation des élus au sein des mêmes listes, si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés pour cette liste.

Les ratures sont néanmoins toujours prises en compte, quel que soit leur nombre, pour le calcul de la moyenne de liste.

Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance.

Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste.

La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

L’électeur peut modifier son choix avant validation définitive.

La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-16 et R2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés.

L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs.

Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentants de l’employeur désignés peuvent consulter, grâce à un identifiant et mot de passe personnels, le taux de participation.

Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote selon les modalités décrites dans le cahier des charges.

8.4 Descellement et Dépouillement

A l’heure de fermeture du scrutin le vote n’est plus accessible aux électeurs.

Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

Le dépouillement est effectué directement par le site de vote électronique sous la responsabilité du bureau de vote.

A l’issue du dépouillement le fichier de compte-rendu de résultats et les PVs CERFAs sont édités automatiquement.

Il convient alors aux membres du bureau de valider et signer ces documents.

Le dépouillement doit être effectué même en cas de carence ou de quorum non-atteint au premier tour.

Le compte-rendu de résultats sera affiché dans les locaux de la société sur des panneaux prévus à cet effet.

Article 9 – Durée et modalités de publicité

Le présent protocole est conclu pour les élections des membres du CSE de l’année 2021.

Il sera établi autant d’exemplaires originaux que de parties à la négociation.

Il sera déposé auprès de la DDETS du Maine et Loire et pourra être consulté sur le site intranet de l’entreprise/sur le site de vote du prestataire.

Fait à Avrillé, le 1^er septembre 2021en 6 exemplaires

A faire signer par les mandatés, précédé de la mention « lu et approuvé »

Pour la CFDT

XXXX

Pour la Direction

XXXX

CALENDRIER GENERAL

01/09/2021	Négociation et Signature du protocole pré-électoral
02/09/2021	Remise et envoi du protocole d'accord et de l'accord des mandats
16/09/2021	Information des salariés
16/09/2021	Affichage du protocole d'accord
20/09/2021	Affichage des listes des électeurs et des éligibles
20/09/2021	Définir les membres des bureaux de vote
24/09/2021	Fin de dépôt des listes des candidats au 1er tour
27/09/2021	Affichage des candidats au 1er tour
27/09/2021	Envoi des listes des candidats au 1er tour par mail aux salariés
27/09/2021	Envoi des documents à VOTEO - AKG
06/10/2021	Envoi d’un mail, Diffusion sur intranet et Affichage sur les badgeuses pour le rappel du 1er tour
06/10/2021	Envoi des courriers/mails aux salariés par VOTEO - AKG
06/10/2021	Validation des données et test à blanc, scellement
07/10/2021 et 08/10/2021	1er tour des élections
08/10/2021	Envoi d’un mail, Diffusion sur intranet et Affichage des résultats du 1er tour
13/10/2021	Fin de dépôt des listes des candidats au 2ème tour
14/10/2021	Affichage des listes des candidats au 2ème tour
14/10/2021	Envoi des listes des candidats au 2ème tour par mail aux salariés
14/10/2021	Envoi des listes candidats à VOTEO - AKG
20/10/2021	Envoi d’un mail, Diffusion sur intranet et Affichage sur les badgeuses pour le rappel du 2ème tour
20/10/2021	Validation des données et test à blanc, scellement
21/10/2021 et 22/10/2021	2ème tour des élections
25/10/2021	Envoi d’un mail, Diffusion sur intranet et Affichage des résultats définitifs