Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE" chez JURIDICA (Siège)

Accord d’adhésion de Juridica

à l’accord RSG du 19 février 2008

sur le vote électronique

Entre la société JURIDICA, représentée par XX, en qualité de Directeur Général, d’une part,

et les organisations syndicales représentatives signataires, d’autre part,

il est convenu des dispositions suivantes :

PREAMBULE

• Aux termes de l’article L.2314-26 du Code du travail, modifié par l’ordonnance n°2017-1819 du 22 septembre 2017, les élections peuvent avoir lieu par vote électronique, selon les modalités fixées par décret en conseil d’Etat, par accord d’entreprise ou, à défaut, par décision unilatérale de l’employeur.

• Au niveau du Groupe AXA, la Représentation Syndicale du Groupe AXA en France a signé le 19 février 2008 un accord sur la mise en place du vote électronique au sein des entreprises du groupe relevant du périmètre de la Représentation Syndicale de Groupe AXA qui doit permettre de faciliter la participation de tous les collaborateurs et de simplifier les opérations de dépouillement.

• Au niveau de Juridica, les parties signataires se sont rencontrées le 25 mars 2019 afin d’étudier l’opportunité de recourir au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles des représentants du Comité Social et Economique de Juridica à venir.

Le présent accord a pour objet de définir le cadre général des mesures relatives aux modalités du processus de vote électronique susceptibles de s’appliquer aux entreprises appartenant au périmètre de la Représentation Syndicale de Groupe après conclusion de leur propre accord d’adhésion.

Les parties signataires, désireuses d’adhérer à ce dispositif, conviennent des dispositions suivantes :

Article 1 - Adhésion à l’accord RSG du 19 février 2008 sur le vote électronique

L’entreprise Juridica, comprise dans le périmètre de l’accord RSG sur la Représentation Syndicale de Groupe, déclare adhérer au dispositif de l’accord RSG du 19 février 2008 sur le vote électronique.

Cette adhésion est effective pour toute la durée d’application de l’accord.

Les parties signataires conviennent par ailleurs que les garanties offertes par le système de vote retenu devront respecter le cahier des charges annexé au présent accord, conformément aux articles R.2314-6 et suivants du code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007.

Article 2 - Durée, Effet, Révision

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet à sa date de signature.

Les parties conviennent que cet accord aura vocation à produire ses effets pour chacune des élections professionnelles organisées au sein de Juridica et entrant dans la portée de l’accord.

Le présent accord pourra être révisé, notamment en cas d'évolution des dispositions légales, conventionnelles ou interprofessionnelles en vigueur ou dans l’hypothèse de changements fondamentaux dans l’organisation économique d’AXA en France susceptible d’impacter l’organisation sociale de Juridica.

Il pourra être dénoncé à tout moment, en tout ou partie, par les parties signataires du présent accord, dans les conditions légales.

Article 3 - Publicité

Le présent accord fera l'objet, dans le respect des articles L 2231-5-1 et L 2231-6 du Code du travail, d'un dépôt :

• sous forme dématérialisée sur la plateforme « TéléAccords »

• auprès du secrétariat greffe du Conseil de Prud'hommes de Saint-Germain-en-Laye.

Fait à Marly le roi, le 4 avril 2019

Pour JURIDICA : XX

Directeur Général

Pour les syndicats : XX

Déléguée Syndicale CFE-CGC

XX

Déléguée Syndicale CFDT

Annexe

CAHIER DES CHARGES DU PRESTATAIRE DE VOTE ELECTRONIQUE

La présente annexe énonce les dispositions légales devant être respectées par le prestataire sélectionné pour mettre en place le vote électronique au sein de l’entreprise Juridica. Ces règles sont issues des articles R. 2314‑6 et suivants du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007‑602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.

Conformément aux dispositions légales en vigueur, le présent cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur leur lieu de travail. Il est également publié sur l'intranet de l’entreprise.

1. Les données

1.1 Données enregistrées

Les données enregistrées sont les suivantes :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège,

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées,

• Pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs,

• Pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant,

• Pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés à l'article 5.

(Article 4 de l'arrêté du 25 avril 2007)

1.2 Destinataires des données

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel,

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant,

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel,

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel,

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.

(Article 5 de l'arrêté du 25 avril 2007)

1.3 Confidentialité et sécurité des données

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

(Extrait de l’article R2314-6 du Code du Travail - Décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 - art. 1)

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

(Article R2314-7 du Code du Travail - Décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 - art. 1)

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l'employeur ou l'accord prévu à l'article R. 2314-5 le prévoit, être révélé au cours du scrutin.
Lorsque le vote sous enveloppe n'a pas été exclu, l'ouverture du vote n'a lieu qu'après la clôture du vote électronique. Le président du bureau de vote dispose, avant cette ouverture, de la liste d'émargement des électeurs ayant voté par voie électronique.

(Extrait de l’article R2314-16 du Code du Travail - Modifié par Décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 - art. 1)

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

(Article 2 de l'arrêté du 25 avril 2007)

Les listes électorales sont établies par l’employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur. L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

(Extrait de l’article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007)

2. Expertise préalable du système de vote électronique

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.

(Article R.2314-9 du Code du Travail)

3. Cellule d'assistance technique

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

(Article R.2314-10 du Code du Travail)

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l’organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

(Extrait de l’article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007)

4. Système de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

(Extrait de l’article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007)

5. Protocole d'accord préélectoral

Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion de l'accord d'entreprise ou de l'accord de groupe autorisant le recours au vote électronique et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

(Article R.2314-13 du Code du Travail)

6. Mise à jour du registre des traitements par le responsable de traitement et le sous-traitant

   1. Chaque responsable du traitement et, le cas échéant, le représentant du responsable du traitement tiennent un registre des activités de traitement effectuées sous leur responsabilité.

      Chaque sous-traitant et, le cas échéant, le représentant du sous-traitant tiennent un registre de toutes les catégories d'activités de traitement effectuées pour le compte du responsable du traitement.

(Extrait de l’article 30 - Registre des activités de traitement du règlement nᵒ 2016/679, dit règlement général sur la protection des données)

7. Information et formation

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

(Article R.2314-12 du Code du Travail)

8. Scellement et descellement du système

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

(Article R.2314-8 du Code du Travail)

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;

3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

(Article R.2314-8 du Code du Travail)

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

(Extrait de l’article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007)

9. Durée du vote

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

(Article R.2314-14 du Code du Travail)

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

(Extrait de l’article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007)

10. Interface de vote

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l’électeur doit se faire connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification.

L’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique » dans les conditions fixées à l’article 2, alinéa 3. La validation le rend définitif et empêche toute modification.

(Extrait de l’article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007)

11. Vote sous enveloppe

Lorsque le vote sous enveloppe n'a pas été exclu, l'ouverture du vote n'a lieu qu'après la clôture du vote électronique. Le président du bureau de vote dispose, avant cette ouverture, de la liste d'émargement des électeurs ayant voté par voie électronique.

(Extrait de l’article R.2314-16 du Code du Travail)

12. Dépouillement

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

(Extrait de l’article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007)

13. Conservation de la preuve

L'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

(Article R.2314-17 du Code du Travail)

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

(Extrait de l’article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007)

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

(Extrait de l’article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007)