Accord d'entreprise "Accord relatif au télétravail pour l'établissement Ile de France" chez LVMH FRAGRANCE BRANDS (Siège)

ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL POUR L’ETABLISSEMENT ILE DE FRANCE

Entre les soussignés :

• L’établissement Ile de France de la Société LVMH Fragrance Brands dont le siège est situé à LEVALLOIS-PERRET (92), représenté par xxxx, xxxx, dûment habilitée à cet effet,

  d'une part,

  et

• Les organisations syndicales dûment habilitées par leur fédération pour négocier et signer le présent accord, engageant les salariés de l’établissement Ile de France :

- Déléguée syndicale CFTC – xxxx

- Déléguée syndicale CFDT – xxxx

- Déléguée syndicale CFE CGC – xxxx

d'autre part,

PREAMBULE

1. Objet de l’accord

Dans le cadre de l’amélioration de la Qualité de vie au Travail, une charte a été mise en place en février 2016 afin d’expérimenter le télétravail au sein de l’établissement Ile de France.

Le télétravail constitue en effet un mode d’organisation du travail qui apparaît comme une opportunité d’améliorer le bien-être au travail et de permettre de répondre aux aspirations des salariés, en favorisant une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle, cet objectif étant essentiel pour l’entreprise.

Il ressort du bilan réalisé à l’issue de cette charte que cette phase expérimentale a fait ses preuves et a permis de lever certains freins tant auprès des collaborateurs ayant bénéficié du télétravail occasionnel qu’auprès des managers qui pouvaient s’interroger.

Convaincus que le développement des nouvelles technologies de l’information et de la communication permet d’envisager de nouveaux modes d’organisation du travail qui peuvent contribuer à améliorer les conditions de travail et à participer au développement durable en réduisant les déplacements des salariés, la Direction et les organisations syndicales de l’établissement Ile de France de LVMH Fragrance Brands souhaitent par le présent accord s’engager par un accord à durée déterminée relatif au télétravail.

Dans ce cadre, la Direction et les organisations syndicales représentatives se sont rencontrées au cours de réunions qui se sont tenues les 19 mars, 28 mars, 5 avril et 11 avril 2019.

Le présent accord a pour objectif de définir les conditions d’exercice et de mise en œuvre du télétravail au sein de l’établissement Ile de France LVMH Fragrance Brands, ainsi que de garantir aux salariés concernés par une situation de télétravail les conditions de travail adaptées.

Le présent accord se substitue à la charte télétravail établie en février 2016.

2. Définition du télétravail

Conformément aux dispositions de l’article L .1222-9 alinéa 1 et suivants du Code du travail, le télétravail désigne au sens du présent accord, toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un collaborateur, au domicile de celui-ci de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Le télétravail n’est donc, par nature, pas compatible avec la garde d’enfants nécessitant une présence parentale.

3. Périmètre de l’accord

Cet accord concerne le périmètre : établissement Ile de France.

Les parties conviennent que le présent accord ne modifie pas les dispositions spécifiques antérieures mises en place pour les femmes enceintes et les travailleurs seniors. Toutefois, les deux dispositifs ne sont pas cumulatifs, il conviendra de choisir l’un ou l’autre pour la période concernée.

ARTICLE 1 – DISPOSITIONS COMMUNES

1.1 Principes directeurs

L’accès au télétravail repose sur le principe du double volontariat et de la double réversibilité tant à l’initiative du collaborateur que de l’employeur. Il ne peut pas être imposé par le salarié ou l’entreprise.

Le télétravail s’inscrit dans une relation basée sur la confiance mutuelle entre le collaborateur et son manager et la capacité du télétravailleur à exercer son activité de manière autonome à domicile.

Le télétravail n’est ni un droit, ni une obligation.

Le passage au télétravail repose sur un accord tripartite entre le salarié, son manager et la direction des Ressources Humaines.

Le télétravail ne doit pas porter atteinte au bon fonctionnement du service et à la qualité des prestations, notamment vis-à-vis des clients. Il ne doit pas avoir pour effet de modifier la répartition de la charge de travail au sein des équipes entre les salariés qu’ils soient télétravailleurs ou non.

Tout en reposant sur un principe de volontariat, le télétravail s’inscrit avant tout dans le cadre d’une organisation collective de l’activité par service, équipe ou unité de travail. Aussi, le recours au télétravail ne peut être appréhendé que globalement, en tenant compte des contraintes de l’activité, telles que la périodicité des réunions d’équipe, la fréquence des événements professionnels, des rendez-vous avec des intervenants extérieurs, la nécessité de conserver des échanges en mode présentiels, etc.

2. Conditions d’éligibilité

1.2.1 Conditions d’éligibilité liées au poste

Les parties à l’accord conviennent que tous les postes ne sont pas compatibles avec le télétravail.

Ainsi, la possibilité de télétravailler est ouverte aux seuls postes et activités compatibles avec ce mode d’organisation du travail.

En particulier, les activités requérant une présence physique permanente, l’usage d’équipements uniquement disponibles dans les locaux de la société, ou associées à des impératifs de sécurité et de confidentialité, ne pourront pas être concernées. De fait, sont par nature exclus les métiers relevant de la vente.

Les apprentis, les stagiaires et les contrats de professionnalisation ne seront pas éligibles au télétravail.

2. Conditions d’éligibilité liées au collaborateur

Tous les salariés volontaires qui en font la demande expresse auprès de leur supérieur hiérarchique, qu’ils soient en CDI ou CDD, sont éligibles au télétravail sous réserve de justifier :

• D’une ancienneté effective d’au moins 6 mois dans l’entreprise et d’au moins 4 mois dans le poste

• Exercer leur activité à temps plein ou à temps partiel au moins égal à 80%

• Faire preuve d’autonomie suffisante dans leur poste, ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché (pendant le temps du télétravail)

  3. Conditions d’éligibilité liées au domicile du collaborateur

Le domicile du collaborateur au sens du présent accord s’entend de la résidence principale du collaborateur, portée à la connaissance de l’administration du personnel et mentionnée sur le bulletin de paie.

Le télétravail doit s’effectuer dans un espace adapté, disposant d’une connexion haut débit compatible et d’un réseau de téléphonique accessible, équipé d’une installation électrique confirme à la réglementation en vigueur et assuré pour l’usage considéré.

Le collaborateur doit disposer d’un espace à son domicile permettant d’exercer le télétravail dans des conditions d’hygiène et de sécurité conformes et de nature à garantir la confidentialité des données.

Le télétravailleur doit informer sa compagnie d’assurance qu’il exerce à son domicile une activité professionnelle et s’assurer que sa police multirisque habitation couvre sa présence pendant ces journées de télétravail.

Le salarié qui sollicite le télétravail devra donc fournir au service Ressources Humaines :

- une attestation sur l’honneur de la conformité des installations techniques et électriques de son domicile au regard de la règlementation en vigueur et plus généralement, de la conformité des lieux à l’exercice du télétravail ;

- une attestation d’assurance multirisque habitation couvrant la présence du salarié pour les journées de télétravail.

ARTICLE 2 –TYPES DE TELETRAVAIL ET DISPOSITIONS SPECIFIQUES

Deux dispositifs sont mis en place, il est précisé que ces deux systèmes ne sont pas cumulatifs et qu’il convient de choisir l’un ou l’autre de ces dispositifs.

2.1 Télétravail régulier

Afin de préserver un lien social indispensable avec l’entreprise, le rythme de télétravail est limité à un jour par semaine. Le télétravail s’effectue par journée entière fixe.

Le salarié, dont le passage en télétravail aura été accepté, se verra attribuer par son responsable hiérarchique une journée fixe (du lundi au vendredi).

Dans la mesure du possible, cette journée sera fixée, en tenant compte des souhaits du salarié.

En cas d’absence, quel qu’en soit le motif ou de jour férié coïncidant avec une journée habituellement télétravaillée, le collaborateur ne pourra exiger le report du jour de télétravail.

2. Télétravail occasionnel

Le télétravail occasionnel dit de flexibilité s’entend de la demande ponctuelle d’une journée de télétravail, cette possibilité étant ouverte à hauteur d’une journée toutes les deux semaines.

Les journées non utilisées à la fin de chaque quinzaine ne seront pas reportables.

Cette demande s’effectuera dans l’outil Zadig et devra respecter un délai de prévenance de deux jours ouvrés. Ce process de validation devra être réitéré pour chaque journée de télétravail occasionnel.

3. Circonstances exceptionnelles

   1. A la demande du collaborateur

Il est précisé que le recours au télétravail lié à une circonstance exceptionnelle type intempérie, grève des transports, urgence domestique, pourra être accordé en urgence si cela est nécessaire. Dans le cas d’un télétravailleur régulier, cette journée se substitue au jour, initialement prévu comme télétravaillé, suivant.

2. A la demande de l’employeur

En outre, afin de faire face à des situations à caractère exceptionnel, il pourra être demandé au télétravailleur de venir travailler sur site lors d’une journée habituellement télétravaillée.

Cette demande du manager devra respecter un délai de prévenance de deux jours ouvrés.

Par ailleurs, en cas de besoin, le collaborateur pourra demander l'accord de sa hiérarchie d'anticiper ou de reporter le jour télétravaillé dans la limite d'un délai de 7 jours ouvrés précédant ou suivant la date à laquelle il devait être exercé.

Ceci ne peut pour autant conduire le collaborateur à être en situation de télétravail plus de 2 jours sur une même semaine.

ARTICLE 3 – mise en œuvre DU TELETRAVAIL

3.1 Procédure de passage au télétravail

Le télétravail revêt un caractère volontaire de la part du salarié. Il est organisé au cours de la collaboration.

Les dispositifs de télétravail régulier et occasionnel sont alternatifs. Aussi, le salarié devra préciser dans sa demande s’il opte pour un télétravail régulier ou occasionnel, ce choix étant définitif pour l’année considérée.

3.1.1 Formalisation de la demande :

Le salarié volontaire exprime sa demande de passage en télétravail à son responsable hiérarchique ainsi qu’à son Responsable des Ressources Humaines.

Il doit formaliser sa demande par écrit (courriel ou courrier) en précisant le type de télétravail souhaité, au minimum un mois avant la première journée de télétravail souhaitée. Au regard des conditions énoncées précédemment, le manager et le RRH apprécieront à la fois le principe et les modalités d’organisation du télétravail (notamment sur le choix du jour effectué en télétravail pour le télétravail régulier).

Le manager veillera à ce que le nombre de salariés en télétravail simultanément soit compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation.

En cas d’accord, les conditions d’exécution et d’organisation sont portées à la connaissance du collaborateur par écrit au plus tard dans le mois qui suit la demande écrite du collaborateur.

3.1.2 Motifs de refus

En cas de refus, le ou les motifs du refus sont explicitement mentionnés par le manager au collaborateur (avec le RRH en copie) dans le mois qui suit la demande écrite du collaborateur. Il peut s’agir :

-du non-respect des conditions d’éligibilité

-de difficultés de mise en place liées à l’activité du collaborateur ou du service (confidentialité, sensibilité de l’activité, incompatibilité de l’activité, …)

-de la maîtrise du poste occupé

-d’une autonomie insuffisante du collaborateur sur son poste, celle-ci étant indispensable pour effectuer un travail en étant isolé

-de contraintes techniques (informatiques, téléphonie…)

-d’une désorganisation du service

-du nombre de salariés déjà en télétravail au sein du département à savoir lorsque le seuil de 50% de l’effectif du département auquel le collaborateur est rattaché serait susceptible d’être dépassé.

3.1.3 Période d’adaptation

Afin de permettre au salarié ainsi qu’à son manager d’évaluer ce nouveau mode d’organisation du travail, la mise en œuvre individuelle du télétravail fera l’objet d’une période probatoire de trois mois afin d’évaluer le dispositif choisi et le bon déroulement de ce mode d’organisation.

Pendant cette période, chacune des parties sera libre de mettre fin unilatéralement au télétravail par écrit sur décision motivée, moyennant le respect d'un délai de prévenance de 5 jours ouvrés pour le manager et le collaborateur, et sauf accord réciproque des parties pour abréger ce délai. La DRH devra être informée.

Il est précisé que le collaborateur pourra effectuer une nouvelle demande en optant pour l’autre dispositif proposé dans l’accord. Un seul et unique changement de dispositif sera possible par an.

3.2 Modalités du télétravail

3.2.1 Réversibilité du télétravail

Au-delà de la période d’adaptation prévue ci-dessus, le salarié et l’employeur pourront mettre fin à tout moment sur décision motivée à la situation du télétravail sans délai pour le salarié et sous réserve du respect d’un délai de prévenance d’un mois pour l’employeur dans le cas du télétravail occasionnel et de 2 mois dans le cas du télétravail régulier.

Tout changement de poste ou mise en œuvre de projet de réorganisation ayant un impact sur le service dont relève le collaborateur entraînera la dénonciation de plein droit de la situation de télétravail. Toutefois, dans ce cas, un réexamen préalable de la situation de télétravail sera systématiquement effectué.

3.2.2 Gestion des difficultés techniques

Dans l’hypothèse d’un dysfonctionnement technique rendant impossible l’exercice du télétravail, le salarié devra pouvoir se rendre dans les deux heures sur son lieu de travail habituel, sauf à obtenir une dérogation préalable et écrite de son manager ou à s’accorder sur un autre aménagement (pose d’une journée ou demi-journée de congés par exemple).

3. Durée du travail

Le salarié en télétravail reste soumis aux dispositions légales et conventionnelles applicables à l’entreprise et notamment à son régime habituel en matière de temps de travail.

L’entreprise veillera, par des rappels réguliers, au respect des règles légales actuelles (repos quotidien de 11h, repos hebdomadaire de 35h) et au respect de l’amplitude maximale de la journée de travail.

Des plages horaires de disponibilité pendant lesquelles le salarié doit être joignable le jour de télétravail, sont définies en concertation avec le responsable hiérarchique sachant qu’elles doivent être en accord avec les plages horaires de travail habituellement effectuées dans les locaux de l’entreprise.

L’employeur s’engage à respecter la vie privée du collaborateur en ne le contactant pas en dehors des plages horaires, sauf circonstances exceptionnelles.

4. Santé au travail

L’accident survenu au domicile du salarié pendant l’exercice de l’activité professionnelle de télétravailleur est présumé être un accident du travail.

Il est également précisé que le télétravailleur est couvert au titre de la législation sur les accidents de trajets dès lors qu’il se déplace pour se rendre dans les locaux de l’entreprise ou dans le cadre de tout autre déplacement qu’il est amené à faire dans l’exercice de ses missions.

En cas d’accident du travail ou de trajet, le télétravailleur doit informer de cet accident, l’employeur, par tous les moyens, dans les délais légaux et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’élaboration d’une déclaration d’accident.

5. Protection des données

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité en vigueur au sein de LVMH Fragrance Brands. Il doit assurer la confidentialité des informations qui lui sont confiées, auxquelles il a accès ou qu’il crée dans le cadre du télétravail.

ARTICLE 4 – Dispositions finales

4.1 Durée de l’accord – Révision

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de trois ans et prend effet au 1^er juin 2019.

Il cessera de produire effet au 31 mai 2022.

Au plus tard à l’issue de cette période, les signataires du présent accord conviennent de faire un bilan de son application et de se retrouver pour envisager une éventuelle reconduction de ce nouveau mode d’organisation du travail.

A défaut de nouvel accord s’y substituant, le présent accord prendra fin à son terme.

4.2 Formalités obligatoires

Le texte du présent accord sera adressé, par lettre recommandée avec avis de réception à la DIRECCTE, en deux exemplaires dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique. Un exemplaire du présent accord sera également remis au greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

Fait le 11 avril 2019 à Levallois Perret

En 4 exemplaires

Pour LVMH Fragrance Brands,

xxxx

Pour les organisations syndicales,

- Déléguée syndicale CFTC – xxxx

- Déléguée syndicale CFDT – xxxx

- Déléguée syndicale CFE CGC – xxxx