Accord collectif D’ENTREPRISE relatif à la mise en place du téletravail

ENTRE LES SOUSSIGNÉES :

La société LE MAINE LIBRE, Société Anonyme, située 28-30 Place de l’Eperon au MANS (72000), inscrite au RCS du MANS sous le numéro 575 650 403,

Représentée par en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines, dûment habilité aux fins des présentes

Ci-après désignée la « Société »,

D’une part,

ET

L’organisation syndicale représentative dans l’entreprise représentée par :

en sa qualité de Délégué Syndical pour l’organisation syndicale SNJ, dûment habilité à la négociation et à la signature du présent accord

D’autre part,

Ci-après désignées ensemble les « Parties »

Article 1 - Préambule

La crise sanitaire liée à l’épidémie de la Covid-19 a nécessité la mise en place d’un télétravail exceptionnel dans un cadre contraint.

Cette expérience a permis aux salariés et à l’entreprise d’expérimenter cette organisation de travail et d’identifier les conditions de mises en œuvre adaptées à l’entreprise et à ses métiers.

Cet accord fixe les conditions d'exécution du télétravail au sein de la Société mais permet également de satisfaire à de nombreux objectifs tels que :

• Favoriser la conciliation vie professionnelle/ vie personnelle des salariés en limitant les trajets, la fatigue, le stress et les risques associés de toute nature,

• Offrir à l’entreprise et aux salariés plus de souplesse et de flexibilité, et ainsi favoriser, par un rapport de confiance, et une plus grande responsabilisation, leur motivation et leur engagement,

• La contribution à la réduction de l’empreinte carbone des activités de la société.

Ainsi, le présent accord s’inscrit dans une démarche de Qualité de Vie au Travail tout en maintenant un fonctionnement optimal de l’entreprise.

Les Parties conviennent que dans ce cadre une attention particulière doit être portée à l’articulation entre le présentiel et le distanciel afin de préserver les fonctionnements collectifs et l’efficacité des organisations du travail.

Par cet accord, les Parties souhaitent aujourd’hui permettre et encadrer la pratique du télétravail régulier en donnant le statut de télétravailleur aux salariés volontaires et occupant des fonctions le permettant.

Il s’applique à l’ensemble des salariés de la Société.

Le télétravail est avant tout fondé sur la confiance entre le responsable hiérarchique et le salarié. Pour établir une relation équilibrée entre le télétravailleur et l’entreprise, les Parties ont donc souhaité fixer des règles claires permettant au responsable hiérarchique, au télétravailleur et à ses collègues de formaliser les droits et les devoirs de chacun. Les parties sont conscientes qu’un des fondements essentiels au télétravail est la confiance réciproque.

Les dispositions de la Convention collective nationale de la presse quotidienne et hebdomadaires en régions ont également été prises en compte lors des négociations du présent accord collectif, à savoir notamment :

• La préservation du lien social avec l’entreprise, de la cohésion et du bon fonctionnement du collectif de travail.

• La prise en compte de ses dispositions relatives au droit à la déconnexion.

• La recommandation de ne pas excéder deux (2) jours par semaine de télétravail afin de maintenir le lien social à l’intérieur de l’entreprise.

Ce mode d’organisation du travail n’est ni un droit, ni un acquis, ni une obligation.

CECI ETANT PRECISE, IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

article 2 – DEFINITION du TÉLÉTRAVAIL

Le Code du travail définit le télétravail comme « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. » (Article L. 1222-9 du Code du travail)

Il convient de distinguer les différentes formes de télétravail :

• Le télétravail « régulier » : il correspond à une organisation du télétravail fixe, selon un rythme régulier. La fréquence du télétravail régulier est définie à l’article 5 du présent accord.

• Le télétravail « occasionnel » : il s’agit pour le salarié de poser, sous certaines conditions, des jours de télétravail de manière occasionnelle en fonction de ses besoins et après accord de sa hiérarchie.

• Le télétravail « exceptionnel » : en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, catastrophes naturelles, intempéries ; la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés. Dans ce cas, le télétravail peut être imposé par l’employeur, sur la base des instructions gouvernementales et/ou des autorités sanitaires.

• Le télétravail « nomade » : il s’agit du travail exercé par des salariés ayant des activités itinérantes par leur nature et qui ne peuvent être réalisées dans les locaux de l’entreprise.

• Le télétravail « permanent » : mode d’organisation du travail qui consiste à faire travailler un salarié en permanence à son domicile.

Le présent accord vient définir le régime et le fonctionnement du télétravail régulier qui s’applique au sein de la Société. Il ne concerne pas le télétravail occasionnel, exceptionnel, permanent ou nomade.

ARTICLE 3 – PRINCIPES GÉNÉRAUX DU TÉLÉTRAVAIL

Volontariat : le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié. L’entreprise conserve la possibilité d’accepter ou de refuser toute demande de télétravail, après examen de chaque demande individuelle, sur la base de la compatibilité de leur activité avec cette organisation.

Droits et obligations : le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, de rémunération, et d’entretien annuel. Le salarié est également soumis aux mêmes obligations que les autres salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise. A ce titre, il doit respecter les différentes règles édictées par l’entreprise, dont le règlement intérieur, directives et notes de service.

De même que lorsqu’il est dans les locaux de l’entreprise, le salarié en situation de télétravail doit avoir pris ses dispositions pour la garde de ses enfants pendant sa prestation de travail.

Respect de la vie privée : l’employeur est tenu de respecter la vie privée du télétravailleur. A cet effet, le salarié ne peut pas être contacté à son domicile en dehors des plages horaires habituelles de la prestation de travail. Pendant son temps de travail, le salarié s’engage à consulter sa messagerie professionnelle et répondre aux sollicitations formulées par l’entreprise. Le salarié en télétravail bénéficie d’un droit à la déconnexion.

Santé et sécurité : L’ensemble des dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité sont applicables au salarié. Le salarié en télétravail demeure soumis aux règles de déclaration des arrêts maladie et accidents du travail applicable dans l’Entreprise. Il est également tenu de porter immédiatement à la connaissance de sa hiérarchie tout incident perturbant l’exercice de son activité professionnelle.

Protection et confidentialité des données : Le salarié s’engage à respecter les dispositions relatives à l’utilisation des outils informatiques en vigueur dans l’Entreprise, des dispositions relatives au RGPD, ainsi que celles de son contrat de travail. Le salarié veille également à ne transmettre aucune information à des tiers et à verrouiller les accès de son matériel informatique afin de s’assurer qu’il soit le seul utilisateur.

ARTICLE 4 – ÉLIGIBILITÉ TÉLÉTRAVAIL

Les Parties conviennent d’ouvrir le télétravail aux salariés volontaires sous réserve qu’ils respectent les critères cumulatifs suivants :

• Exercer une activité compatible

Les salariés dont l’activité n’est pas jugée compatible avec le télétravail ne sont pas éligibles au télétravail ; à savoir :

• Les tâches nécessitant une présence physique sur le lieu de travail : la présence permanente impérative sur site résulte d’un type d’emploi non compatible avec le travail à distance, à titre d’exemples : les salariés travaillant avec des machines ou des installations spécifiques (secteur industrie), salariés dont l’activité comprend l’accueil du public.

• Les tâches impliquant le recours à des applications spécifiques qui ne peuvent être utilisées à domicile en raison des contraintes techniques.

• Remplir les conditions d’aptitude individuelle

Le salarié doit disposer d’une autonomie suffisante dans l’organisation du travail et la gestion du temps de travail : le salarié doit pouvoir gérer son activité à distance sans être physiquement dépendant de la présence de ses collègues ou de son responsable hiérarchique.

Le salarié doit également :

• pouvoir assurer une communication efficace tant avec son manager que ses collègues de travail et plus largement, l’ensemble des interlocuteurs professionnels.

• être en capacité de réaliser et de rendre compte de la progression de l’activité dans les délais impartis et de gérer son temps de travail ;

• être autonome dans l’installation et la connexion du poste de travail informatique à domicile, ainsi que dans l’utilisation des outils de travail ;

• être capable de préserver la confidentialité des opérations et des données exploitées.

Ainsi, le salarié doit avoir intégré d’une manière suffisante les savoirs, les outils, et le réseau d’interlocuteurs dont il a besoin pour réaliser les missions qui lui sont confiées.

• Disposer d’un lieu et d’un environnement de travail propice

Le salarié doit disposer d’un lieu et d’un environnement de travail propice à une bonne exécution de ses missions en télétravail et répondant aux critères définis à l’article « Lieu du télétravail ».

• Conditions de durée de présence

Pour l’ensemble des salariés, une demande de télétravail ne pourra être réalisée seulement après 3 mois de présence dans l’entreprise ou après la période d’essai si celle-ci est supérieure à 3 mois.

ARTICLE 5 – ORGANISATION DU TÉLÉTRAVAIL

5.1. Rythme du télétravail

Pour l’ensemble des salariés de l’entreprise éligibles au télétravail, l’exercice du télétravail est ouvert jusqu’à 6 jours par mois civil dans la limite de 2 jours maximum au cours d’une même semaine.

Le télétravail s’organise en journée entière de travail et non en demi-journée. Les jours de weekend (le samedi et le dimanche) ainsi que les jours fériés ne peuvent être télétravaillés.

Les jours de télétravail non réalisés au cours d’un mois considéré ne pourront donner lieu à un report ultérieur.

En outre, le manager peut exiger la présence physique du salarié en cas de nécessité de service. Sous réserve d’un délai de prévenance de 2 jours ouvrés (sauf circonstance exceptionnelle), le salarié sera tenu de se présenter physiquement sur son lieu de travail.

5.2. Plages horaires et droit à la déconnexion

1. Le télétravailleur peut être sollicité pendant les plages horaires habituellement appliquées au sein de son service. Par conséquent, le télétravail n’a pas d’impact sur l’organisation habituelle d’une journée de travail concernant les plages horaires du salarié.

Pendant ces plages horaires, le télétravailleur a les mêmes obligations qu’en situation de travail sur site : il doit être joignable et participer aux réunions nécessaires à son activité.

En dehors de ces plages horaires, le télétravailleur n’est pas tenu de consulter sa messagerie, de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou visioconférences organisées par sa hiérarchie. Pour les journalistes, cette disposition peut connaitre des exceptions liées à l’actualité.

2. Les Parties rappellent que les dispositions de la Convention collective nationale de la presse quotidienne et hebdomadaire en régions relatives au droit à la déconnexion (article 7.1) s’appliquent au présent accord.

Est notamment réaffirmée l’importance de l’usage professionnel des outils de communication mis à disposition et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés, ainsi que l’équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle des salariés.

Dans le cadre du droit à la déconnexion, le salarié ne doit pas être connecté aux outils numériques professionnels ou contacté en dehors de son temps de travail.

Il est rappelé à chaque salarié de :

• S’interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message, joindre un salarié ou un tiers extérieur par téléphone,

• Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire,

• Pour les périodes de congés, ou d’absence, prévoir un message sur le répondeur professionnel (si la fonction est disponible) ou tout autre logiciel de messagerie mis à disposition, permettant de notifier son indisponibilité à tout correspondant et/ ou désigner un collègue de travail qui prendra le relais.

Enfin, il est rappelé que le salarié en télétravail gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre des règles légales et conventionnelles applicables à la société et plus particulièrement dans le respect des règles relatives aux repos quotidien et hebdomadaire et aux durées maximales de travail quotidiennes et hebdomadaires qui lui sont applicables.

5.3. Contrôle du temps de travail et de la charge de travail

La charge de travail et les délais d’exécution sont évalués suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés au sein des locaux.

L’activité demandée est équivalente à celle attendue pour un travail au sein des locaux de l’entreprise.

Afin de s’assurer du respect de la durée du travail et que la charge de travail reste raisonnable en situation de télétravail, ces sujets seront librement abordés par le salarié et son manager à l’occasion de leurs différents échanges.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le salarié en télétravail doit se rapprocher au plus vite de sa hiérarchie afin que des solutions appropriées soient apportées.

Dans tous les cas, la durée du travail et la charge de travail seront abordées et formalisées lors de l’entretien annuel.

5.4. Lieu du télétravail

Le télétravail est réalisé au domicile du salarié, entendu comme étant le lieu de résidence habituelle du salarié. En cas de déménagement, le salarié s’engage à communiquer sa nouvelle adresse dans les meilleurs délais.

Le lieu de télétravail du salarié doit répondre aux critères suivants :

• Posséder un espace de travail répondant à des conditions de travail adaptées : propice au travail et à la concentration ; et notamment en termes de bruit, de matériel, d’ergonomie au poste de travail, de luminosité et d’aération.

• Posséder une installation électrique conforme.

• Disposer d’une bonne connexion internet permettant notamment le bon fonctionnement des logiciels de travail.

• Être couvert contre les risques inhérents à l’exercice du télétravail par son assurance personnelle.

• Ne pas être un lieu propice à la divulgation de données à caractère confidentiel mais au contraire à la vigilance en matière de cybersécurité.

Lors du passage en télétravail, le salarié atteste sur l’honneur et par écrit que son lieu de télétravail respecte les conditions citées ci-dessus (cf. formulaire de demande de recours au télétravail).

5.5. Equipements liés au télétravail

Le salarié en télétravail utilise les outils informatiques mobiles à sa disposition dans le cadre de son poste (ordinateur portable par exemple).

Les demandes de matériel additionnel seront examinées au cas par cas.

Le matériel informatique est mis à disposition à usage exclusivement professionnel ; si du matériel est mis à disposition exclusivement pour le télétravail, le salarié s’engage à le restituer lorsque l’activité de télétravail est interrompue temporairement ou définitivement.

Le logiciel Teams est mis à disposition des salariés par la société pour permettre les échanges internes. Ainsi, en télétravail, les conversations internes s’effectuent par le biais de ce logiciel ou par le téléphone professionnel éventuellement mis à disposition par la société. En tout état de cause, l’utilisation des téléphones et tablettes personnels à des fins professionnelles est interdite.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement le support informatique de la Société, joignable :

• par téléphone : 02 99 32 67 89

• par mail : support.informatique@ouest-france.fr.

Si les dysfonctionnements ne peuvent pas être résolus, le salarié doit alors réaliser son activité dans les locaux de l’entreprise.

Les salariés s’engagent à prendre soin des équipements qui leur sont confiés et à respecter les règles mises en place relatives à la protection des données personnelles.

ARTICLE 6 – CONDITIONS DE MISE EN œuvre DU TÉLÉTRAVAIL

6.1. Demande initiale

Le passage en télétravail repose sur la base du volontariat.

Tout salarié susceptible de répondre aux conditions d’éligibilité du télétravail doit formuler sa demande à son responsable hiérarchique direct à l’aide du formulaire spécifique prévu à cet effet.

En plus de mentionner le rythme de télétravail souhaité, le formulaire comporte une attestation sur honneur que le salarié dispose :

• d’une assurance multi risque habitation

• d’un espace de télétravail équipé d’installations électriques conformes à la réglementation en vigueur et d’une connexion internet.

La mise en œuvre du télétravail est ensuite subordonnée à l’accord du manager.

En réponse à la demande du salarié :

• Soit une acceptation sera notifiée au salarié par le manager. Cette réponse précisera les modalités pratiques du télétravail (date d’entrée en vigueur et organisation du télétravail).

• Soit un refus sera notifié au salarié. Celui-ci sera motivé par des éléments objectifs et factuels, appréciés à date du refus, en application des critères de l’article 4 du présent accord.

Les jours de télétravail seront choisis en concertation entre le salarié et son manager.

6.2. Conditions de mise en œuvre du télétravail pour les travailleurs handicapés

Afin de garantir l’égalité de traitement à l’égard des salariés titulaires d’une reconnaissance de travailleur handicapé, la Société s’engage à leur donner accès au télétravail dans les conditions prévues par le présent accord, et à étudier tout aménagement nécessaire, le cas échéant, afin de favoriser l’exercice du télétravail.

6.3. Réversibilité du télétravail

Le télétravail ne constitue pas un droit acquis.

Le télétravailleur et la Direction peuvent mettre fin au télétravail sous réserve d’un délai de prévenance de 15 jours calendaires (dimanches et jours fériés compris). Ce délai peut être réduit en cas d’accord du télétravailleur et du manager concerné formalisé par écrit.

Lorsque la réversibilité est à l’initiative du manager, celle-ci est notifiée par un écrit motivé. Lorsqu’elle est initiée par le salarié, ce dernier explique par écrit les causes de sa demande.

Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables avant la décision d’accord de télétravail.

Dans tous les cas, en cas de changement de poste ou d’organisation, la situation de télétravail pourra être réexaminée.

6.4. Déclaration du télétravail

Les jours de télétravail doivent impérativement être saisis dans les outils de gestion du temps (à ce jour le logiciel Kélio).

La saisie des jours de télétravail doit être réalisée le mois en cours pour le mois suivant : à la fin de chaque mois, la saisie des jours télétravaillés du mois suivant doit être réalisée.

Un salarié doit poser 6 jours de télétravail par mois selon la répartition des jours fixés avec son manager.

L’absence maladie annule le jour télétravaillé, le salarié ne peut pas reporter ses jours de télétravail dans ce cas.

De même, la pose d’un congé sur une journée télétravaillée annule le jour de télétravail et ne le reporte pas.

ARTICLE 7 – REMBOURSEMENT DES FRAIS PROFESSIONNELS LIES AU TÉLÉTRAVAIL

7.1. Prise en charge des frais directement liés au télétravail

La Société verse une indemnité forfaitaire de 2.50 euros par jour réellement télétravaillé.

Cette indemnité vise à couvrir les frais engagés par le salarié pour exercer son activité en télétravail (notamment électricité, frais de connexion internet, chauffage)

Cette indemnité sera versée mensuellement sur le bulletin de paie. Elle sera exonérée de cotisations sociales.

Cette indemnité ne sera versée qu’en cas de saisie préalable du télétravail dans le logiciel de gestion des temps (Kélio).

7.2. Participation aux frais d’acquisition de matériel

Les salariés titulaires d’un contrat à durée indéterminée et n’étant pas en préavis de rupture de leur contrat de travail pourront bénéficier d’une participation aux frais d’acquisition de matériel contribuant à de meilleures conditions de télétravail.

Peuvent à ce titre être pris en charge les frais liés à l’acquisition d’un bureau ergonomique, d’un fauteuil ergonomique, d’étagères ou de meubles de rangement, d’une lampe de bureau, d’un tapis de souris ergonomique, d’un écran ou d’une imprimante.  

Le montant de la participation est plafonné à 150 euros et ne peut excéder 50 % du montant des frais réels engagés.

Le salarié devra suivre la procédure habituelle de remboursement de frais professionnels (note de frais) et présenter les factures afférentes aux frais engagés.

Elle ne pourra être versée qu’une seule fois par bénéficiaire. Par conséquent, le salarié qui aurait effectué des achats en plusieurs fois devra regrouper ses dépenses sur la même note de frais.

ARTICLE 8 – ASSURANCE ET ACCIDENT DU TRAVAIL

Lors de la mise en œuvre du télétravail, le salarié fournit à la Société une attestation sur l’honneur indiquant que :

• le lieu de télétravail est couvert par une assurance habitation couvrant l’exercice du télétravail : le télétravailleur s’engage à informer son assureur du fait qu’il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur ;

• Le domicile comporte un espace propice à la réalisation du télétravail notamment en termes de qualité, bruit, matériel, ergonomie du poste de travail, luminosité et aération ;

• Les installations électriques sont conformes.

En cas d’accident survenu sur le lieu où sera exécuté le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur, le lien professionnel sera présumé. Ainsi, c’est la législation relative aux accidents du travail qui s’appliquera. Afin que le service ressources humaines déclare l’accident du travail, le salarié lui fournit les informations nécessaires (date, heure, nature de l’accident, lésion(s)…). Les délais d’information en cas d’accident dans le cadre du télétravail sont les mêmes qu’en cas d’accident au sein des locaux de la Société. Tout accident du travail est porté à la connaissance du service ressources humaines, et du supérieur hiérarchique, au plus tard dans les 24 heures ouvrables.

article 9 – dispositions relatives à l’accord

9.1. Durée de l’accord et entrée en vigueur

La mise en œuvre du présent accord est prévue au 1^er janvier 2022.

Toutefois, celui-ci sera applicable, pour une durée déterminée de 1 an, au terme des mesures gouvernementales contraignantes relatives au télétravail sanitaire (lié à l’épidémie de la Covid-19).

Une communication sera réalisée auprès des salariés afin de les informer de l’entrée en vigueur effective du présent accord collectif d’entreprise.

9.2. Suivi et rendez-vous

A l’issue des 6 premiers mois d’application effective du présent accord, une commission de suivi sera organisée pour présenter aux organisations syndicales signataires un premier bilan du dispositif.

Des indicateurs seront présentés au cours de cette commission afin de partager un premier bilan (à titre d’exemples : nombre de télétravailleurs, nombre de jours télétravaillés).

Ce bilan permettra aux parties d’évaluer l’opportunité de prolonger le dispositif tel que prévu dans le présent accord ou d’anticiper les évolutions.

9.3. Révision

Chaque partie signataire ou adhérente peut demander la révision de tout ou partie du présent accord.

La demande de révision de tout ou partie du présent accord devra être notifiée aux autres parties par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette notification devra obligatoirement être accompagnée d’un exposé des motifs de la demande et propositions de révisions sur les thèmes dont il est demandé la révision.

Les négociations au sujet des demandes de révision devront être initiées au plus tard dans un délai de 3 mois à compter de la réception de la notification de demande de révision par l’ensemble des parties concernées.

Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou, à défaut, seront maintenue jusqu’à son terme initialement prévu.

L’avenant de révision devra faire l’objet des mêmes formalités d’opposition, de dépôt et de publicité que le présent accord.

9.4. Dépôt de l’accord

Le présent accord sera déposé auprès de la Dreets via la plateforme de téléprocédure (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) et au secrétariat du greffe du conseil de prud'hommes du siège social.

9.5. Publicité

Le présent accord fera l’objet d’une communication auprès des salariés. Son existence sera affichée aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Fait au MANS, le 6 janvier 2022_______________

Pour l’organisation syndicale SNJ,

Pour la Direction de la société LE MAINE LIBRE

Directeur des Ressources Humaines