Accord d’entreprise relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles au sein de la Société Caroll International

ENTRE :

La société CAROLL INTERNATIONAL SA

inscrite au RCS de Paris sous le numéro 582 001 707

dont le siège social est situé 38 rue du Hameau, 75015 PARIS

représentée par , dûment habilitée en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines

Ci-après dénommée « la Société »

D’une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives :

Le syndicat , représenté par , délégué syndical central,

Le syndicat , représenté par , délégué syndical central,

Ci-après dénommées « les Organisations Syndicales »

D’autre part,

Ci-après, désignées ensemble « les Parties »

PREAMBULE

Suite à la décision de prorogation des mandats des Instances Représentatives du Personnel en date du 8 janvier 2019, l’organisation de la mise en place du CSE doit intervenir au plus tard au 1er juillet 2019.

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux prochaines élections professionnelles le vote électronique pour tous les électeurs. Dans le cadre de la négociation du présent accord, les parties se sont rencontrées lors de réunions le 5 et le 14 février, puis le 5 mars 2019.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre des dispositions légales et réglementaires et notamment de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales ainsi que du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Economique et de l’arrêté du 25 avril 2017.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux respectant les dispositions du présent accord et les dispositions légales et réglementaires spécialisé, choisi par la Société CAROLL INTERNATIONAL.

Les parties définiront ensuite, dans le protocole d’accord préélectoral, le fonctionnement détaillé du système retenu et le déroulement des opérations électorales. Ce protocole devra également mentionner la conclusion du présent accord autorisant le recours au vote électronique ainsi que le nom du Prestataire choisi pour le mettre en place.

ARTICLE 1- Principes généraux :

1.1 Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe :

Les parties conviennent que le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.

1.2 Principes généraux du système retenu :

Le système retenu par la société CAROLL INTERNATIONAL doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité : le secret du vote.

Le système assurera la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, les collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

ARTICLE 2- Modalité d’organisation des opérations :

2.1 Protocole d’accord préélectoral (article R 2314-13 du code du travail) 

Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires de vote et de dépouillement et la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

2.2 Formation au système de vote électronique (article R 2314-12 du code du travail) 

Les représentants du personnel, les délégués de liste et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu, permettant de suivre le déroulement du scrutin.

2.3 Expertise indépendante

Préalablement à sa mise en place, le système de vote électronique sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier que le dispositif est de nature à garantir le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8 du Code du travail. Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la CNIL.

2.4 Cellule d’assistance technique (article R 2314-10 du code du travail) 

L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprend les membres du bureau de vote, des représentants de l’entreprise et le cas échéant, des représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats et des délégués de liste, la cellule d’assistance technique :

1. Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique (votes à blanc) et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffré;

2. Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé par la saisie de 4 codes secrets dénommées clés de déchiffrement ;

3. Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

ARTICLE 3- Déroulement des opérations de vote 

3.1 Etablissement des listes électorales et transmission (article 2, 3 et 4 de l’arrêté du 25 avril 2007)  

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions. Les organisations syndicales auront vérifié préalablement la conformité des données qu’elles auront transmises à l’entreprise.

3.2 Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée (article R 2314-14 du code du travail), laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel équipement informatique connecté à Internet, de leur domicile ou tout autre lieu en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales (article 6 de l’arrêté du 25 avril 2007).

Le scellement des urnes intervient avant l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin.

Pendant le déroulement du vote électronique, jusqu’à la proclamation des résultats, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants par Internet (taux de participation) peut être révélé en cours du scrutin.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établira ainsi, conjointement avec le prestataire, une note d’information explicative transmise lors de l’envoi des identifiants personnels de connexion précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix. 

3.3 Modalités d’accès au site de vote ( article 6 du décret du 25 avril 2007)

Chaque électeur recevra, pour chaque tour des élections, l’adresse du site de vote par Internet et les moyens d’authentification associés : code d’accès et mot de passe. Les modalités d’envoi des moyens d’authentification seront déterminées dans le protocole pré-électoral

L’adresse du site de vote (URL) sera déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants personnels de connexion (code d’accès, mot de passe et d’un code secret qui sera précisé dans le protocole pré-électoral), l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. La nature de ce code secret et les modalités de récupération de celui-ci en cas de perte ou de non-réception sera défini dans le protocole préélectoral

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses identifiants personnels de connexion.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter dans chaque scrutin qui lui est proposé. A réception de l’expression de vote chiffrée, la saisie au préalable des identifiants personnels de connexion par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir leurs codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée qui sera définie dans le protocole préélectoral.

3.4 Déroulement du vote (article 6 du décret du 25 avril 2007)

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter scrutin par scrutin.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation. Une double validation est requise pour transmettre définitivement son expression de vote dans l’urne électronique.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie des identifiants personnels de connexion vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du ou des votes ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote ou les votes viennent d’être réalisés.

3.5 Programmation du site

Le prestataire assurera la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduira sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Chaque profession de foi devra être remise au format PDF par un représentant légal de la liste concernée.

ARTICLE 4- Clôture et Résultats :

4.1 Clôture

Dès la clôture du scrutin par Internet, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs (article 6 du décret du 25 avril 2007).

4.2 Décompte et attribution des sièges ( article 7 du décret du 25 avril 2007)

Le décompte des résultats n’est possible que par l’activation conjointe des 4 clés de déchiffrement. La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls les acteurs du scellement du système de vote en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne, y compris le personnel du prestataire retenu.

4 clés de déchiffrement distinctes sont à saisir dans l’interface du prestataire retenu. Le protocole d’accord préélectoral déterminera les membres du bureau de vote ayant connaissance de ces clés.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

4.3 Délais de recours et destruction des données (article R 2314-17 du code du travail)

Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 5- Sécurité et confidentialité :

5.1 Anonymat et confidentialité des suffrages (article R 2314-7 du code du travail et article 2 du décret du 25 avril 2007)

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

5.2 Existence et contenu des fichiers (articles 3, 4 et 5 du décret du 25 avril 2007)

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance ou âge, collège électoral, site de rattachement.

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège électoral, site de rattachement, tous les moyens d’authentification requis dans le protocole pré-électoral, coordonnées postales et, le cas échéant, adresses emails professionnelles

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège électoral, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant, date de naissance.

• Pour les listes d’émargement : collège électoral, noms et prénoms des électeurs, date et heure du vote, n° d’accusé réception du vote généré par la plate-forme de vote électronique;

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège électoral et destinataires mentionnés ci-dessous.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats, Direction des Ressources Humaines.

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant et le prestataire du système de vote électronique.

• Pour les listes d’émargement : membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin

• Pour la liste de candidats : électeurs, syndicats, la Direction des ressources humaines, et le prestataire du système de vote électronique.

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises, la Direction de ressources humaines.

5.3 Le dispositif de secours (article 3 du décret du 25 avril 2007)

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 6- Dispositions finales

6.1 Durée et entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, correspondant à la durée des élections professionnelles CSE de la société CAROLL INTERNATIONAL dont les mandats s’achèvent au plus tard en juillet 2019.

Il entrera en vigueur au jour de sa signature.

6.2 Suivi de l’accord et révision

A l’issue des élections, un bilan sera effectué pour faire éventuellement évoluer le présent accord.

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article 2261-7-1 et L. 2261-8 du code du travail. Toute demande de révision sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties, et devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée.

Au plus tard dans un délai de quinze jours, la direction organisera une réunion avec l’ensemble des organisations syndicales représentatives en vue de négocier un éventuel avenant de révision.

6.3 Publicité et dépôt de l’accord

Enfin, le présent accord sera déposé par la Société sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Un exemplaire sera remis au secrétariat-greffe du Conseil de prud'hommes compétent.

Après anonymisation des noms et prénoms des négociateurs et des signataires de l’accord, il sera rendu public et versé dans une base de données nationale.

Le texte de l’accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise

Fait à Paris,

En 3 exemplaires dont un pour chaque partie

Le 14 mars 2019,

Pour la société CAROLL INTERNATIONAL

Pour les organisations syndicales représentatives

Le syndicat , représenté par , délégué syndical central,

Le syndicat , représenté par , délégué syndical central,