ACCORD DE TELETRAVAIL

DE LA SOCIETE GUY CARPENTER & COMPANY, S.A.S.

8 décembre 2022

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La Société GUY CARPENTER & COMPANY, S.A.S., sise Tour Ariane, 5 place de la Pyramide - 92088 – PARIS LA DEFENSE CEDEX, représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx,

d'une part,

ET :

Les représentants du personnel de la société GUY CARPENTER & COMPANY, S.A.S., membres du Comité Social et Economique, en la personne du secrétaire de cette instance

d'autre part,

Préambule

Les parties sont convenues de négocier un nouvel accord visant à définir et préciser les modalités d’exercice du télétravail.

Le présent accord s’inscrit dans une démarche de Qualité de Vie au Travail (QVT) et vise à une meilleure articulation entre la vie personnelle et la vie professionnelle, tout en maintenant un bon fonctionnement de l’activité.

Le développement du télétravail suite à la crise sanitaire liée au Covid 19 a permis de faire ressortir certains bénéfices. Les salariés apprécient de pouvoir avoir un rythme alterné entre le télétravail et le travail au bureau et ce, notamment, car cela permet de diminuer les temps de trajet et d’avoir une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle.

Les parties rappellent que le télétravail s’inscrit dans une relation managériale basée sur la confiance mutuelle, une capacité du collaborateur à exercer ses fonctions de manière autonome, mais aussi sur le contrôle des résultats par rapport aux objectifs à atteindre.

Comme défini par l'article L1222-9 du Code du Travail, « le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.»

Cet accord remplace celui daté du 14 novembre 2019.

Article 1 - Durée de l’accord

Le présent accord, qui prend effet le 1^er janvier 2023, est conclu pour une durée d’un an. Il est renouvelable automatiquement par tacite reconduction sauf dénonciation, au moins trois mois avant l’échéance, par la Direction ou le CSE pour renégociation.

Article 2 - Conditions d’accès au télétravail

Le télétravail repose sur une double exigence : une confiance réciproque et un principe de volontariat qui est offert à l'initiative exclusive du salarié.

Pour pouvoir aspirer au télétravail, le salarié doit d'abord satisfaire aux conditions suivantes :

• être titulaire d'un CDI ;

• avoir terminé sa période d’essai ;

• occuper une fonction matériellement compatible avec l'exercice du télétravail.

A noter que les stagiaires et les salariés en contrat de professionnalisation ou d’apprentissage ne peuvent bénéficicier du télétravail, sauf accord spécifique et exceptionnel de la Direction.

La direction n'exclut pas la possibilité de déterminer des jours, voire des périodes de présence obligatoire dans l'entreprise, si cela s'avère nécessaire pour préserver la continuité de l'activité, la qualité du travail ou l’accompagnement d’un autre collaborateur.

Il est à noter que le télétravail ne donne pas lieu à une modification du contrat de travail.

Article 2.1 – Conditions liées au respect des règles de conformité

Le salarié souhaitant recourir au télétravail s’engage à respecter les règles et les process de l’entreprise.

Article 2.2 – Conditions liées à la performance

Le salarié doit faire preuve d’autonomie dans la réalisation de ses missions afin d’être éligible au télétravail.

Le niveau d’autonomie est apprécié par le manager par un suivi régulier assuré par des entretiens entre le manager et le salarié afin de discuter notamment des objectifs fixés.

Si la performance n’est pas satisfaisante, le manager peut, par écrit :

• refuser des demandes de télétravail « jours flottants » ;

• suspendre pour une période donnée la possibilité d’accéder au télétravail « régulier ».

Dans ces situations, le manager devra discuter avec le salarié d’un plan de retour à la performance qui nécessitera un accompagnement en présentiel au sein des locaux de l’entreprise.

Article 2.3 – Conditions liées au domicile du télétravailleur

Le télétravail doit s’effectuer au sein du domicile du télétravailleur. Le domicile s’entend de l’adresse communiquée par le salarié au service ressources humaines et indiquée dans Workday.

Par ailleurs, le domicile doit répondre aux exigences techniques minimales requises pour la mise en oeuvre d’une organisation en télétravail dans de bonnes conditions et plus spécifiquement : une connexion internet haut-débit, un détecteur de fumée, des installations électriques conformes aux normes et règles de sécurité.

Ainsi, le salarié doit disposer d’un espace de travail adapté à ce mode d’organisation, lui permettant à la fois d’exercer dans des conditions conformes aux règles d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail et de dissocier vie privée et vie professionnelle durant l’exercice de son activité. Le domicile se doit d’être un lieu propice au travail et à la concentration, isolé du bruit et/ou des sollicitations extérieures.

En outre, le salarié doit prévenir sa compagnie d’assurance qu’il exerce à son domicile une activité professionnelle avec du matériel appartenant à l'employeur et s’assurer que son assurance Multirisques Habitation couvre bien cette activité au domicile déclaré comme lieu de télétravail.

Le salarié doit produire une attestation sur l’honneur sur la conformité de son domicile aux règles de sécurité et conditions de travail, et aussi sur la couverture d’activité de télétravail par son contrat d’assurance Multirisques Habitation. Cette attestation doit être remise une fois par an (sauf changement de lieu de domicile en cours d’année).

A titre exceptionnel, le télétravail peut s’exécuter dans un autre lieu que le domicile, mais uniquement en France métropolitaine. Pour se faire, le salarié doit en faire la demande à son manager en amont par mail et lui indiquer l’adresse du lieu souhaité et le nombre de jours télétravaillés hors de son domicile principal.

Ce lieu doit, tout comme le domicile, répondre aux exigences techniques minimales requises pour la mise en oeuvre d’une organisation en télétravail dans de bonnes conditions. Une attestation sur l’honneur doit également être remise lors de la demande de télétravail dans un autre lieu que le domicile.

Il est entendu que le collaborateur ne peut pas solliciter, le cas échéant, le versement d’un supplément à son indemnité de transport habituelle et il doit être en capacité de rejoindre rapidement son lieu habituel de travail en cas de besoin.

Le télétravail ne peut pas être exécuté hors de France métropolitaine, sauf accord écrit de la Direction.

A noter que le télétravail est incompatible avec la réception de client, de prospect ou de fournisseur au lieu de télétravail.

Article 3 - Régime du télétravail

Tous les salariés qui satisfont aux critères indiqués dans l’article 2 peuvent bénéficier du régime de télétravail dans les conditions indiquées ci-dessous.

Article 3.1 – Télétravail régulier / hebdomadaire

Le salarié bénéficie de 2 jours de télétravail (télétravail régulier / hebdomadaire) par semaine, y compris les semaines avec un jour férié. Le salarié est libre de choisir ses jours, du mardi au vendredi, chaque semaine comme il le souhaite.

Ces jours de télétravail « régulier » ne peuvent pas être positionnés le lundi. De plus, ce contingent de 2 jours par semaine est réinitialisé à la fin de chaque semaine c’est-à-dire qu’un salarié qui n’utilise pas ses 2 jours au cours d’une semaine ne peut pas prétendre les reporter sur la semaine suivante.

Ces jours de télétravail doivent être renseignés dans le calendrier Outlook du salarié, mais ne doivent pas être posés dans l’outil de gestion de temps (Workday).

Article 3.2 – Jours de télétravail flottants annuels

En complément du point 3.1, chaque salarié bénéficie de 12 jours de télétravail flottants par année civile. Ces jours peuvent être positionnés à la discrétion du salarié sous réserve d’un accord formel de son manager, afin d’augmenter le nombre total de jours de télétravail au cours d’une semaine.

Par exemple, un salarié peut ajouter 3 jours de télétravail flottants aux 2 jours de télétravail réguliers pour faire une semaine complète de télétravail.

Contrairement aux jours « réguliers », ces jours additionnels :

• peuvent être positionnés le lundi ;

• doivent être posés sur Workday et la demande doit être approuvée par le manager.

Le responsable peut refuser ces demandes pour des raisons de service (réunion client ou interne par exemple).

Le compteur sur Workday sera réinitialisé à 12 jours en début d’année civile, ce qui signifie que les jours non positionnés en année N ne peuvent pas être reportés sur l’année suivante.

Ces jours de télétravail doivent aussi être renseignés par le salarié dans son calendrier Outlook.

Article 4 - Cas particuliers d'accès au télétravail

Des critères personnels peuvent justifier l’application d’un régime de faveur en matière de télétravail, tant que la situation particulière perdure. Ces situations sont les suivantes :

• état de grossesse déclaré jugé incompatible avec l’usage quotidien des transports ;

• situation de handicap ou d’invalidité officiellement reconnue ;

• besoin d’aménagement temporaire des conditions de travail en phase de reprise à l’issue d’un arrêt de travail, dans la limite des capacités de l’entreprise à satisfaire une telle demande.

Par exception aux dispositions de l’article 2, les salariés en CDD ou les salariés en CDI en cours de période d’essai pourront invoquer ces critères pour accéder au télétravail.

Dans les cas visés au présent article et par dérogation aux dispositions de l’article 2, le télétravail pourra être adapté aux situations rencontrées, sous le contrôle de la médecine du travail.

Il est expressément rappelé qu’un collaborateur en situation d’arrêt de travail ne peut en aucun cas être admis à poursuivre son activité professionnelle sous couvert de télétravail.

Le télétravail peut également être mis en place sur l’initiative seule de l’employeur dans des cas particuliers tels que :

• cas de force majeure : intempéries, grèves des transports, pics de pollution, crise sanitaire, plan de continuité d’activité etc.

Dans ce cas de figure, le forfait de jours applicable prévu à l’article 3 ne sera pas imputé tant que l’épisode de force majeure sera d’une durée inférieure à un mois sur l’année. Dans le cas inverse, il y aura un recalcul au prorata du nombre de jours télétravaillables sur l’année.

Article 5 - Horaires de travail et disponibilité

En situation de télétravail, le salarié organise son temps de travail dans le respect de la législation relative aux durées maximales de travail et applicable aux temps de repos obligatoires journaliers (11 heures consécutives) et hebdomadaires (35 heures consécutives). L’entreprise est garante du respect de ces temps de repos et de l’exercice du droit à la déconnexion.

Les obligations contractuelles réciproques sont inchangées dans un cadre de télétravail. Le salarié gère son activité de façon autonome en tenant compte des nécessités du service.

Ainsi, l'activité demandée au télétravailleur est équivalente à celle des personnels en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise : il doit être joignable et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l'entreprise grâce aux moyens de communication que la Société met à sa disposition (e-mail, Teams, zoom phone etc.).

Il est à noter que le télétravail ne peut avoir pour objet, ou pour effet de modifier ni la durée de travail de référence ni son amplitude habituelle.

Article 6 - Moyens matériels et allocations fournis par l'entreprise

Le matériel technique mis à disposition du télétravailleur comprend :

• un ordinateur portable équipé des logiciels professionnels, des applications standards et des moyens de connexion nécessaires ;

• un câble d'alimentation ;

• un téléphone portable (si les missions le nécessitent) ;

• un casque téléphonique.

Chaque salarié en configuration de télétravail doit rester conscient et respectueux des restrictions attachées à l'usage des équipements ou des outils informatiques mis à sa disposition par la société (Article 10 du règlement intérieur).

Les salariés concernés ont un accès continu au helpdesk (01 41 34 59 59) en cas d'avarie technique ou pour solliciter une assistance ou un conseil.

Le salarié peut, s’il le souhaite, et avec l’accord de son manager, acheter un écran et / ou clavier et souris, dont le coût sera pris en charge par l’entreprise, sur note de frais, jusqu’aux plafonds en vigueur (écran : 140€, clavier / souris : 23€).

Aucun matériel d’impression, ni consommable ne sera alloué dans ce cadre, les impressions devant être réalisées dans l’enceinte de l’entreprise.

Le matériel mis à disposition doit être utilisé dans un cadre strictement professionnel et l’utilisation d’un ordinateur personnel n’est pas autorisé. Le salarié s’engage à restituer l’intégralité du matériel confié en cas de départ de l’entreprise.

Article 7 - Survenance d'un accident de travail

Le salarié victime d'un accident à son domicile lorsqu'il est en télétravail doit informer la Société, dès que possible et par tous moyens son manager, afin que l'entreprise puisse établir la déclaration obligatoire vis-à-vis de la Sécurité Sociale dans un délai maximal de 72 heures.

Le traitement de la déclaration d'accident du travail se fait de la même façon que pour un accident survenant dans les locaux de l'entreprise.

Article 8 - Garantie assurantielle

Les risques de mise en cause de la responsabilité civile de Guy Carpenter & Company SAS, via la réalisation d'actes de télétravail, sont couverts par la police d'assurance RC de l'entreprise.

Article 9 - Obligation de confidentialité renforcée et protection des données

La délocalisation des tâches inhérente au télétravail impose un surcroît de précaution. Il en résulte que ce mode d'organisation n'est admis que s'il s'exerce dans le cadre strict du lieu désigné par le salarié (Article 2).

Pour prévenir les risques de perte ou de détérioration des données, les documents physiques ne doivent pas être emportés au domicile du télétravailleur, sauf cas particuliers et le cas échéant sous la nécessaire supervision du management.

Les impressions de documents ne peuvent être effectuées que dans l'enceinte des locaux de Guy Carpenter & Company SAS.

L'équipement mis à disposition du télétravailleur est exclusivement dédié à l'activité professionnelle. Celui-ci devra veiller à la confidentialité de ses mots de passe et identifiants.

Les collaborateurs exerçant leurs fonctions dans le cadre du télétravail sont expressément alertés sur l'importance des dispositions qui précèdent et dont le non-respect pourrait engager leur responsabilité.

Article 10 - Formalités de publicité et de dépôt

Le présent accord est établi en deux exemplaires originaux, soit un pour chacune des parties signataires. En plus, il sera adressé à la DREETS (Les Directions Régionales de l'Economie, de l'Emploi, du Travail et des Solidarités) sur support numérique via la plateforme TéléAccords.

Fait à Paris la Défense, le 8 décembre 2022

Pour la Société, Pour le Comité Social et Economique

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