ACCORD SUR LE VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La Société PHOENIX PHARMA, Société par actions simplifiée au capital de 59 635 950 euros dont le siège social est sis ZA des Bouvets 1 rue des Bouvets 94015 Créteil, inscrite au registre du Commerce et des Sociétés de Créteil sous le numéro 1986 B 12006 représentée par Monsieur Gilles Sérafino agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines

D’UNE PART,

ET

Les Organisations syndicales ci-dessous énumérées en la personne de leurs délégués syndicaux centraux valablement désignés au sein de la Société PHOENIX PHARMA :

• Force Ouvrière (FO) représentée par Mme Danielle CARDON agissant en qualité de Déléguée Syndicale Centrale de PHOENIX PHARMA

• La Confédération Générale des Travailleurs (CGT), représentée par Monsieur Michel HOTTON agissant en qualité de Délégué Syndical Central de PHOENIX Pharma ;

• La Confédération Française Démocratique du Travail (CFDT), représentée par Madame Patricia FERON agissant en qualité de Déléguée Syndicale Centrale de PHOENIX PHARMA.

IL A ETE EXPOSE CE QUI SUIT

Préambule

Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles des Comités Sociaux et Economiques d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique pour l’organisation de tous scrutins postérieurs à son entrée en vigueur, au sein de la société PHOENIX PHARMA.

Toutefois, le principe du recours au vote électronique devra être, pour chaque scrutin, expressément prévu par le protocole d’accord préélectoral ou tout autre protocole organisant un scrutin.

Le protocole :

• Fera référence au présent accord autorisant le recours au vote électronique

• Indiquera le nom du prestataire de service s’il est prévu d’en solliciter un ;

• Détaillera au travers d’une annexe technique la description détaillée du fonctionnement opérationnel du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Le système retenu repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin soit :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié électeur et le bulletin enregistré,

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité : le secret du vote.

Principe du recours à un prestataire

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

Le choix du prestataire retenu et ses coordonnées seront précisés pour chaque scrutin postérieur au présent accord dans le protocole d’accord correspondant.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer l’identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Respect de la loi informatique et libertés

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.

Le système de vote électronique mis en place par le prestataire donnera lieu à information auprès de notre DPO et sera soumis à l’enregistrement des traitements, conformément à la législation en vigueur.

Cahier des charges du vote électronique

Les modalités du vote électronique doivent permettre d’assurer l’identité des votants ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises, notamment, de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Sécurité des votes

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement doivent être conformes aux dispositions du Code du travail.

Le système de vote électronique est scellé à l’ouverture garantissant l’intégrité du vote en cours de scrutin et sauvegardé à la clôture du scrutin jusqu’au terme des délais de recours.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de :

• Son code d’accès

• Son mot de de passe

• Les éventuelles informations complémentaires sont à prévoir dans le protocole electoral.

Communication des listes électorales et des listes de candidats

Conformément au calendrier et dispositions prévues dans le protocole électoral, la Direction transmettra au prestataire, pour intégration dans le système de vote électronique :

• Les listes électorales,

• Les listes de candidats,

• Les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire à la date prévue par le protocole préélectoral.

Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format.

Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes des noms des Organisations Syndicales Représentatives sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle est précisée par le protocole d’accord électoral.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Déroulement des opérations de vote

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique.

Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran (équivalent du « bon à tirer ») aura lieu en présence du ou des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire.

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

-  par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

-  par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Modalités d'accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle un courriel contenant un lien permettant de récupérer l'identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé ou par remise en mains propres ses identifiants.

Cet envoi électronique sera doublé d'un envoi papier à son adresse personnelle précisant l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote ainsi que les codes d'accès.

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question (date de naissance par exemple) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit par SMS.

Modalités du vote électronique en bureau ou centre de vote

Selon les situations de scrutin, le salarié pourra voter sur son poste de travail, en centre de vote ou à distance (des bornes informatique vont être déployées sur site).

Le moyen d’authentification, précisé précédemment, permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

Chaque espace de vote sera équipé d’une tablette ou d’un terminal informatique, les codes confidentiels permettent à chaque électeur de se connecter à leur session de vote dans le système et de valider son vote.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des 2 scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaires et CSE suppléants).

Le logo et le nom de la liste seront affichés.

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs par ordre alphabétique, de haut en bas.

Il est rappelé, qu’un vote, dès lors qu’il est complet et validé, ne pourra être remis en cause par l’électeur et qu’aucun autre vote (par internet ou par tout autre moyen), ne pourra venir modifier et s’ajouter à ce vote complet et validé.

Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-21 à L. 2314-23 et L. 2324-19 à L. 2324-21 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information sera mise à jour régulièrement.

Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs.

Après clôture automatique des scrutins par le système de vote électronique, le bureau de vote central procède au descellement des élections en saisissant les clés électroniques du scellement afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé.

Le descellement déchiffre le contenu des urnes électroniques pour procéder au dépouillement des bulletins et à la génération des résultats.

Les opérations de dépouillement (descellement) seront effectuées dans les bureaux de vote, centralisé au Siège de la société, sous l'autorité du président du bureau, en présence des assesseurs, des délégués de liste, des DSC et de l'employeur ou son représentant.

Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants.

Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, pourra être installé un accès Skype ou une conférence téléphonique, afin que les délégués de liste non présents sur le siège puisse suivre les opérations de dépouillement. Il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Les PV de résultats sont automatiquement remplis par la plateforme de vote à l’issue du descellement. Le prestataire transmettra à chaque bureau de vote les PV de résultats.

Le bureau de vote d’établissement imprime les résultats et justificatifs et proclame les résultats.

Les résultats définitifs des élections seront affichés par la Direction dès le lendemain (jour ouvré) de la proclamation des résultats.

Durée de l’accord

Le présent accord est conclu à durée indéterminée. Il entrera en vigueur à compter du 10/09/2019.

La révision du présent accord fera l’objet d’une négociation les syndicats représentatifs au moment de la renégociation.

Le présent accord pourra faire l’objet d’une dénonciation conformément à la législation en vigueur, à la date de la dénonciation.

Publicité 

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives.

Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues par la législation en vigueur.

Fait à Créteil, le 9/9/2019

Signatures :

• Pour la société PHOENIX Pharma, Gilles SERAFINO

• Force Ouvrière (FO) représentée par Mme Danielle CARDON agissant en qualité de Déléguée Syndicale Centrale de PHOENIX PHARMA

• La Confédération Générale des Travailleurs (CGT), représentée par Monsieur Michel HOTTON agissant en qualité de Délégué Syndical Central de PHOENIX Pharma ;

• La Confédération Française Démocratique du Travail (CFDT), représentée par Madame Patricia FERON agissant en qualité de Déléguée Syndicale Centrale de PHOENIX PHARMA.