ACCORD D’ENTREPRISE

RELATIF À lA

MISE EN PLACE DU

VOTE DÉMATÉRIALISÉ

PAR INTERNET

Date D’EntrÉe en vigueur : 27 FÉVRIER 2023

sociÉtÉ courbon sas

70 rue de la montat

42100 saint-etienne

PRÉAMBULE 4

1. – ARTICLE I – CONFORMITÉ DU SYSTÈME DE VOTE 5

2. – ARTICLE II – MODALITÉS D’ORGANISATION DES OPÉRATIONS DE VOTE ÉLECTRONIQUE 6

3. – ARTICLE III – DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE 7

4. – ARTICLE IV – DÉPOUILLEMENT DES BULLETINS DE VOTE 9

5. – ARTICLE V – DISPOSITIONS FINALES 10

5.1 – ENTRÉE EN VIGUEUR ET DURÉE DU PRÉSENT ACCORD 10

5.2 – RÉVISION 10

5.3 – DÉPÔT ET PUBLICITÉ DE L’ACCORD 10

6. – ANNEXE : CAHIER DES CHARGES DU SYSTÈME DE VOTE RELATIF AU RECOURS AU VOTE DÉMATÉRIALISÉ PAR INTERNET DANS LE CADRE DES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES 12

6.1 – PRÉAMBULE 12

6.2 – MISSIONS DU PRESTATAIRE 12

6.3 – SÉCURITÉ DU SYSTÈME DE VOTE 12

6.4 – CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES TRANSMISES 13

6.5 – CELLULE d’ASSISTANCE TECHNIQUE 14

6.6 – LES FICHIERS 14

6.7 – CONTENU DES FICHIERS 15

6.8 – LISTES ÉLECTORALES 16

6.9 – BUREAUX DE VOTE ET PILOTAGE CENTRALISÉ 16

6.10 – TEST À BLANC ET SCELLEMENT DU PARAMÉTRAGE 16

6.10.1 – Phase de tests à blancs et objectifs 16

6.10.2 – Étapes de la réunion de scellement 17

6.11 – COMMUNICATION DES IDENTIFIANTS ET MOTS DE PASSE 17

6.12 – PROCÉDURE DE RÉASSORT DU MOT DE PASSE ET DE L’IDENTIFIANT 17

6.13 – LE VOTE 18

6.14 – CLÔTURE ET DÉPOUILLEMENT 19

6.15 – CONSERVATION DES DONNÉES 20

ENTRE LES SOUSSIGNÉS,

La Société COURBON SAS, Société par Actions Simplifiées, au capital de 1 012 000 €uros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Saint-Etienne sous le numéro B 584 501 563, dont le siège social est situé 70 rue de la Montat – CS 60327, à Saint-Etienne Cedex 02 (42015),

Représentée par Monsieur XXXX, en sa qualité de Président de la Société, dûment habilité aux effets des présentes,

D’une part,

ET

L’organisation syndicale CFE-CCG représentative au sein de la Société COURBON SAS, et représentée par Monsieur XXXX, Délégué Syndical Central,

D’autre part,

PRÉAMBULE

Il est préalablement rappelé que le dépouillement du premier tour des élections professionnelles pour la mise en place des Comités Sociaux et Économiques au sein de la Société COURBON SAS aura lieu le vendredi 28 avril 2023.

La Société COURBON SAS souhaite recourir au vote électronique dans le cadre de l’élection des membres des Comités Sociaux et Économiques de ses Entreprises, et ce conformément aux dispositions légales de l’article L.2314-26 du Code du travail.

Le présent accord a donc pour objet d’autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour l’élection des membres des Comités Sociaux et Économiques au sein de la Société COURBON SAS.

Il est précisé que les électeurs voteront exclusivement par vote électronique.

Le recours au système de vote électronique a également été validé par les élus lors d’une réunion qui s’est tenue le 20 janvier 2023.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.

Par ailleurs, il est rappelé que la définition des modalités d’organisation des élections des membres des Comités Sociaux et Économiques d’Entreprise élus au sein de la Société COURBON SAS, relève de la Décision Unilatérale de l’Employeur du 28 janvier 2019 relative à la mise en place des CSE, ainsi que du protocole d’accord préélectoral.

Le vote électronique permettra notamment :

• D’obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des membres désignés du bureau de vote ;

• De limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs) ;

• De pallier les aléas postaux ;

• D’augmenter la participation des électeurs.

En accord avec le délégué syndical de la Société COURBON SAS, représentant l’organisation syndicale CFE-CGC, il a été décidé de mettre en place les modalités qui suivent.

– ARTICLE I – CONFORMITÉ DU SYSTÈME DE VOTE

Comme le propose la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique (Loi n° 2004-575 du 21 juin 2004, publiée au Journal Officiel du 22 juin 2004) les parties signataires conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles au sein de la Société COURBON SAS.

La Direction de la Société COURBON SAS a décidé de confier à la Société KERCIA Solutions, éditrice du logiciel de vote électronique AlphaVote et spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires, et ce conformément à l’article R.2314-16 du Code du travail.

Ainsi, toute mention relative au logiciel de vote AlphaVote engage juridiquement la Société KERCIA Solutions.

Les parties au présent accord ont pris connaissance du rapport remis par le prestataire présentant l'expertise du système de vote choisi.

Plusieurs cabinets d’expertises indépendants spécialisés en matière de sécurité, d’expertise des applications logicielles et des systèmes de vote automatisés, auditent régulièrement le système AlphaVote et ont garanti sa conformité :

• À la délibération CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

• Aux dispositions relatives à la protection des données personnelles (Loi n°78-17 du 06 janvier 1978 et les Décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 09 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)).

Il est également prévu que les organisations syndicales soient informées de l’accomplissement des formalités préalables prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données (dit RGPD).

Ces formalités seront accomplies par le prestataire d’une part, et par le Délégué à la protection des données (DPO) de la Société COURBON SAS d’autre part, le cas échéant.

– ARTICLE II – MODALITÉS D’ORGANISATION DES OPÉRATIONS DE VOTE ÉLECTRONIQUE

Il est convenu, dans le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique, se déroulant, pour le premier tour, ainsi que pour un éventuel second tour.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet (ordinateur, smartphone, tablette …) et à n’importe quel endroit connecté à Internet (lieu de travail, domicile, etc…).

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

La Société KERCIA Solutions assurera la programmation des accès Internet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Elle assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs et dans un ordre déterminé dans le protocole d’accord préélectoral.

Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails de relance pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

– ARTICLE III – DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de la technique de vote électronique par l’ensemble des électeurs.

À cet effet, une notice explicative, précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin, et ce afin faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le Sharepoint de la société afin que les collaborateurs puissent y avoir accès à tout moment.

En outre, conformément à l’article R.2314-12 du Code du travail., les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra par courrier électronique, son identifiant personnel et confidentiel, généré aléatoirement par le système de vote.

Conformément à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, le mot de passe sera envoyé par l’intermédiaire d'un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

L’électeur pourra exprimer son vote en se connectant au site de vote sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie de son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à la « question défi » (matricule indiqué sur la fiche de paie), permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondant à son collège électoral.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur aura la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires (article R.2314-7, Code du travail), le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Ce circuit permettra ainsi de garantir le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin, et ce conformément à l’article R.2314-16 du Code du travail.

L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront consulter à tout moment les taux de participation pour chaque scrutin au moyen d’un code secret qui leur sera transmis au préalable par le prestataire.

Les conditions techniques du déroulement des opérations de vote électronique seront précisées dans le cahier des charges annexé au présent accord.

– ARTICLE IV – DÉPOUILLEMENT DES BULLETINS DE VOTE

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Conformément à l’article R.2314-15 du Code du travail, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôleront le scellement du système

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs du bureau de vote.

Le décompte des voix apparaitra lisiblement à l’écran et fera l’objet d’une édition sécurisée afin d’être indiquée sur le procès-verbal.

Les résultats seront proclamés par le président du bureau de vote.

Les membres du bureau de vote bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

– ARTICLE V – DISPOSITIONS FINALES

– ENTRÉE EN VIGUEUR ET DURÉE DU PRÉSENT ACCORD

Le présent accord entrera en vigueur à compter du 27 février 2023.

Il est conclu pour toute la durée du cycle électoral, jusqu’à l’expiration des mandats des représentants du personnel.

Si des élections partielles doivent être organisées durant ces mandats, elles seront régies par les modalités prévues par le présent accord, ainsi que par le protocole d’accord-électoral négocié et signé.

– RÉVISION

Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions prévues par les articles L.2261-7 et suivants du Code du travail, pendant toute sa durée d’application, par accord entre les parties signataires.

Le présent accord pourra être révisé si l’une des parties le souhaite.

Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par la partie de demanderesse par lettre recommandée avec avis de réception, à chacune des autres parties signataires.

Au plus tôt, dans un délai maximal de trois mois à compter de la notification du courrier recommandé, les parties devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte.

Les dispositions du présent accord, dont la révision est demandée, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou à défaut seront maintenues.

– DÉPÔT ET PUBLICITÉ DE L’ACCORD

Conformément aux dispositions légales, le présent accord, une fois signé, sera notifié à l’organisation syndicale représentative au sein de la société.

Le présent accord sera ensuite déposé sur la plateforme électronique « Téléaccords », conformément aux dispositions de l’article D.2231-2 du Code du travail.

Un exemplaire de cet accord sera transmis au greffe du Conseil des Prud’hommes.

Cet accord, ainsi que son annexe, seront portés à la connaissance des collaborateurs de la Société COURBON SAS par tout moyen, et une copie sera remise aux secrétaires du CSE Central et des CSE d’Entreprise.

Fait en 4 exemplaires originaux,

À Saint-Etienne, le 27 février 2023,

Pour la Société COURBON SAS Monsieur XXX, Président
Pour l’Organisation Syndicale CFE-CGC, Monsieur XXX, Délégué Syndical CFE-CGC

– ANNEXE : CAHIER DES CHARGES DU SYSTÈME DE VOTE RELATIF AU RECOURS AU VOTE DÉMATÉRIALISÉ PAR INTERNET DANS LE CADRE DES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES

– PRÉAMBULE

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur le renouvellement des mandats des membres des Comités Sociaux et Économiques d’Entreprise (CSE d’Entreprise), la Direction de la Société COURBON SAS et le Délégué Syndical ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.

La Société KERCIA Solutions éditrice du logiciel AlphaVote, ci-après « LE PRESTATAIRE » représentée par Monsieur Fabrice FERNANDEZ, a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.

– MISSIONS DU PRESTATAIRE

Le prestataire aura en charge :

• La mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet ;

• La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Le système développé, et qui sera mis en œuvre par le prestataire, est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres des CSE d’Entreprise, conformément aux articles R.2314-5 et suivants du Code du travail.

Le système développé, et qui sera mis en œuvre par le prestataire est régulièrement audité par par plusieurs cabinets d’expertises indépendants, chargés de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.

Le prestataire pourra transmettre, sur demande de la Société COURBON SAS, le rapport d’expertise le plus récent.

– SÉCURITÉ DU SYSTÈME DE VOTE

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin seront scellées manuellement, un condensat de référence sera généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat attestera des émargements et des urnes vides.

À la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes sera faite automatiquement, un condensat de référence sera généré sur l’urne et l’émargement des votes électronique à la fermeture.

– CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES TRANSMISES

Le système de vote électronique retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points :

• À la délibération de la CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

• Aux dispositions relatives à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la Loi n°78-17 du 06 janvier 1978 relative à « L'informatique, aux fichiers et aux libertés », et aux textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu (décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 09 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)).

Le prestataire s’engage à conserver de manière strictement confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par la Société COURBON SAS sur ses propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

À l’issue du délai de recours et en l’absence de contentieux, le prestataire s’engage à détruire l’ensemble des fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.

Un certificat de destruction des données pourra être transmis à la Société COURBON SAS, sur demande.

– CELLULE d’ASSISTANCE TECHNIQUE

L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire, et ce conformément aux dispositions de l’article R.2314-10 du Code du travail.

Conformément à l’article R.2314-15 du Code du travail, en présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifiera que l’urne électronique soit vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôlera, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la Direction et des membres du bureau de vote de la Société COURBON SAS.

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

– LES FICHIERS

Conformément aux dispositions de l’article R.2314-7 du Code du travail, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales, ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » sera établi à partir d’un référentiel fourni par la Société COURBON SAS. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indiquera la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement seront enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recensera les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier feront l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne devront pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

– CONTENU DES FICHIERS

Les données devant être enregistrées seront les suivantes :

• Pour les listes électorales : les mentions seront déterminées dans le protocole d’accord préélectoral.

• Pour le fichier des électeurs : établissement, matricule, sexe, civilité, nom, prénom, date de naissance, date d’entrée, coordonnées postales / électronique, collège, droit de vote, éligibilité, « question défi ».

• Pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• Pour les listes d'émargement : nom, prénom, collège, scrutin, date et heure de l’émargement.

• Pour les listes des résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats élus, nombre de voix obtenues, collège, scrutin.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations seront les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales représentatives et collaborateurs des Ressources Humaines désignés par la Direction de la Société COURBON SAS pour l’organisation des élections.

• Pour le fichier des électeurs : interlocuteur dédié au sein de la Société KERCIA Solutions.

• Pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote pendant le scrutin, collaborateurs des Ressources Humaines désignés par la Direction de la Société COURBON SAS pour l’organisation des élections après le scrutin.

• Pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et collaborateurs des Ressources Humaines désignés par la Direction de la Société COURBON SAS pour l’organisation des élections.

• Pour les listes des résultats : électeurs, Centre de Traitement des Élections Professionnelles (CTEP), organisations syndicales et collaborateurs des Ressources Humaines désignés par la Direction de la Société COURBON SAS pour l’organisation des élections.

En cas de contestation des élections, ces pièces seront tenues à la disposition des tribunaux compétents.

– LISTES ÉLECTORALES

Les listes électorales seront établies par la Société COURBON SAS.

Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet sera effectué sous la responsabilité de la Société COURBON SAS.

L'intégration et le contrôle des candidatures seront effectués dans les mêmes conditions.

– BUREAUX DE VOTE ET PILOTAGE CENTRALISÉ

Un bureau de vote unique sera constitué pour l’ensemble des collèges. 

Le bureau de vote sera composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les membres des bureaux de vote électronique seront chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assureront le respect des principes régissant le droit électoral.

– TEST À BLANC ET SCELLEMENT DU PARAMÉTRAGE

– Phase de tests à blancs et objectifs

Les tests dits « à blanc » auront lieu pendant la réunion de scellement. Ils devront être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

– Étapes de la réunion de scellement

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;

• Validation des données de paramétrage et des listes de candidats sur le procès-verbal de scellement provisoire ;

• Réalisation de plusieurs votes sur le site de vote ;

• Dépouillement fictif des urnes électroniques et éditions des résultats ;

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus :

• Suivi des taux de participation et listes d’émargement ;

• Scellement du paramétrage par les membres du bureau de vote.

– COMMUNICATION DES IDENTIFIANTS ET MOTS DE PASSE

Préalablement au scrutin, et dans les délais prévus par protocole d’accord préélectoral, le prestataire enverra à chaque électeur individuellement et aux coordonnées de courrier électronique contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par la Société COURBON SAS :

• L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;

• L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote.

Conformément aux recommandations de la CNIL, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

– PROCÉDURE DE RÉASSORT DU MOT DE PASSE ET DE L’IDENTIFIANT

En cas de perte du mot de passe et / ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tiendra à disposition des électeurs 24H / 24 et 7J / 7.

La procédure à suivre sera la suivante, l’électeur :

• Devra appeler le numéro vert 0 805 03 10 21 (+0033 456 400 681 pour l’international et les DROM) ;

• Devra communiquer plusieurs informations personnelles le concernant, à savoir son nom, son prénom, la réponse à sa question défi et son adresse postale.

Après vérification des informations précédentes, un nouveau mot de passe sera alors communiqué à l’électeur selon les modalités suivantes :

• Envoi sur l’adresse de courrier électronique professionnelle de l’électeur fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel ;

• A défaut, envoi sur l’adresse de courrier électronique personnelle de l’électeur ;

• A défaut, envoi par SMS au numéro de téléphone communiqué par l’électeur.

L’identifiant sera également communiqué oralement à l’électeur (processus sécurisé).

– LE VOTE

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies le planning des élections professionnelles et reprises dans le protocole d’accord préélectoral, seront contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Conformément aux dispositions de l’article R.2314-16 du Code du travail, pendant toute la durée du scrutin, et à des fins de contrôle, seuls les membres du bureau de vote pourront consulter les listes d’émargement.

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur devra se faire connaître par son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à une « question défi ». Cette « question défi » devra être non triviale, c’est-à-dire assez confidentielle pour ne pas être facilement décelable (la CNIL exclut la date de naissance).

Ces moyens d'authentification permettront au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantiront l'unicité de son vote. Il sera alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accèdera aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprimera son vote, suivant les modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral.

Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il pourra être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement feront l'objet d'un accusé de réception.

Le vote sera anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique ». La validation le rendra définitif et empêchera toute modification.

– CLÔTURE ET DÉPOUILLEMENT

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes seront générées par les membres du bureau de vote.

La génération des trois clés aura lieu avant la phase de tests et interviendra de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clés auront connaissance distinctement de leur clé à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné activera à tour de rôle sa propre clé avec son mot de passe. Les mots de passe seront enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement ne sera possible que par l'activation conjointe de deux clés de chiffrement sur les trois clés initialisées, et en présence des porteurs de clés correspondants.

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test sera indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaîtra lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fera l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet sera scellé après le dépouillement, et ce afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

– CONSERVATION DES DONNÉES

Le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse aura été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse aura été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.

À l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont à la Société COURBON SAS. Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.