Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif au recours au vote électronique" chez QUEVILLY HABITAT SOCIETE ANONYME D'HABITATION A LOYER MODERE (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE

DU 10 FEVRIER 2023

Relatif aux modalités d’organisation du vote électronique pour l’élection du Comité Social et Economique.

Entre les soussignés :

1. QUEVILLY HABITAT, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés sous le n° 590 500 567 000 78, dont le siège social est situé à GRAND QUEVILLY (76120) 93 avenue des Provinces,

,

d’une part,

2. Pour la C.F.D.T., ,

3. Pour la C.F.E. / C.G.C., ,

4. Pour F.O., Monsieur.

d’autre part,

IL EST CONVENU CE QUI SUIT :

PREAMBULE

Le mandat actuel des membres du Comité Social et Economique arrive à échéance le 28 mai 2023. Les précédentes élections de cette instance ont eu lieu en format papier : les moyens nécessaires étaient mis en œuvre au siège social de Quevilly Habitat pour que chaque collaborateur puisse exprimer son vote de manière anonyme.

Quevilly Habitat a entamé il y a quelques années une démarche de digitalisation de ses activités, notamment pour assurer l’accès à tous les collaborateurs au même niveau d’information : dématérialisation des bulletins de salaire, accès individuel au Système d’Information des Ressources Humaines via smartphone, tablette ou ordinateur etc.

En parallèle, des formations relatives à l’utilisation des outils numériques (formation « passeport digital » via le CEPPIC et utilisation du logiciel IsiRH via des formations internes) ont été dispensées en 2022 à l’ensemble des collaborateurs de la proximité.

Ces nouvelles méthodes n’entament en rien les liens entre l’entreprise et ses collaborateurs, mais permettent au contraire une plus grande flexibilité pour ces derniers dans l’organisation de leur temps de travail et de leur temps personnel.

Le Comité Social et Economique a été consulté le 9 février 2023 et a émis un avis favorable à la mise en place du vote électronique pour les prochaines élections professionnelles prévues en 2023.

C’est la raison pour laquelle la Direction et les organisations syndicales ont décidé de se rencontrer afin de négocier sur la mise en place du vote électronique par internet pour les élections des membres du Comité Social et Economique organisées en 2023.

Le présent accord a pour but de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

Quevilly Habitat et les organisations syndicales définiront notamment dans le protocole d’accord préélectoral les modalités de vote, le calendrier et la répartition des sièges.

SOMMAIRE

ARTICLE 1 : PRINCIPE DU RECOURS A UN PRESTATAIRE

ARTICLE 2 : MODALITES DE VOTE

ARTICLE 3 : BULLETINS DE VOTE

ARTICLE 4 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

ARTICLE 5 : DONNEES

ARTICLE 6 : SCELLEMENT

ARTICLE 7 : OUVERTURE, FERMETURE ET DEPOUILLEMENT DU VOTE

ARTICLE 8 : ASSISTANCE

ARTICLE 9 : SECURITE

ARTICLE 10 : DEPOUILLEMENT - PROCLAMATION DES RESULTATS

ARTICLE 11 : DEPOT PUBLICITE

ARTICLE 12 : NOTIFICATION

ARTICLE 13 : COMMUNICATION

ARTICLE 1 : PRINCIPE DU RECOURS A UN PRESTATAIRE

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées au prestataire suivant : Voteer, 17, Rue Emile Landrin, 92100 Boulogne-Billancourt, N°852 613 124.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• La sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Pour les seules nécessités des opérations électorales, notamment l'établissement des listes électorales, l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers comportant des données personnelles des salariés.

ARTICLE 2 : MODALITES DE VOTE

Chaque électeur pourra accéder 24h/24 pendant la période d’ouverture du vote à partir de n’importe quel navigateur internet depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

Les parties conviennent que les élections auront lieu sur plusieurs jours conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral pour le premier tour et le cas échéant le second tour.

Le site de vote sécurisé est disponible en français.

ARTICLE 3 : BULLETINS DE VOTE

La plateforme web de vote assurera la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Les listes seront présentées sur les écrans par ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le bureau de vote veillera à ce que les typographies utilisées soient identique pour toute les listes.

L’électeur pourra voter blanc.

ARTICLE 4 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Vooteer adresse un e-mail et/ou un sms à l’électeur, ce dernier contient un lien vers le dispositif de vote ainsi que son code d’électeur. Les codes électeurs sont générés de façon non prédictible.

L’électeur est invité à cliquer sur le lien qui contient le code électeur, un mot de passe à usage unique sera envoyé par sms. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages de vote.

Une fois le processus d’identification terminé :

• L’électeur consulte les professions de foi.

• Dans l’onglet Vote l’électeur peut choisir :

  • Une liste ou un candidat

  • Raturer des candidats

  • Voter blanc

L’électeur validera son choix en cliquant sur le bouton “VOTE”. La validation rend le vote définitif et empêche toute modification.

Un accusé de réception confirmera l’enregistrement de son vote.

Le vote est anonyme et chiffré par le système

Le prestataire assurera la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège, titulaires et suppléants.

ARTICLE 5 : DONNEES

La plateforme assure la confidentialité des données transmises par Quevilly Habitat, notamment les fichiers électeurs et la liste des candidats. Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui seront téléchargées dans la plateforme dans le cadre de l’organisation de vote électronique par internet. A l’issue du vote, le prestataire s’engage à ne conserver aucune donnée personnelle.

La liste électorale et la liste des candidats sont établies par Quevilly Habitat. La conformité de l’intégration des données est de la responsabilité de Quevilly Habitat et sera contrôlée par le bureau de vote.

ARTICLE 6 : SCELLEMENT

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification.

Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.

Lors du scellement, chaque membre du bureau de vote se connecte sur la plateforme “backstage” pour les étapes de vérification suivantes :

• Vérifier les paramètres du scrutin

• Vérifier la liste électorale

• Vérifier la liste des candidats

• Vérifier la composition du bureau de vote et des observateurs

• Génération des clés électronique des urnes

• Vérifier et validé la liste des candidats (passage au statut Validé)

• Scellement du système (passage du scrutin au statut “en cours”)

ARTICLE 7 : OUVERTURE, FERMETURE ET DEPOUILLEMENT DU VOTE

L’ouverture des votes se fera par l’organisateur en passant chaque question de vote du statut “Validé” à “Ouvert”. De même, la fermeture du vote se fait par l’organisateur en passant chaque question du statut “Ouvert” à “Fermé”.

Le dépouillement sera déclenché par l’organisateur, après l’entrée des clés de chiffrement (minimum deux) par les membres du bureau de vote. Cette procédure est assimilable à une urne à double cadenas.

Le décompte des voix apparait clairement à tous les membres du bureau de vote et aux observateurs. Il appartient aux membres du bureau de vote de désigner les résultats.

ARTICLE 8 : ASSISTANCE

Le prestataire formera à distance un ou plusieurs correspondants de Quevilly Habitat. Le prestataire assure le support pendant toute la durée du scrutin.

L’assistance aux électeurs est assurée par Quevilly Habitat selon des modalités établies en concertation avec les représentants du personnel.

Tout électeur atteint d’un handicap le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

L’assistance aux électeurs apporte une aide technique en cas de difficultés. Elle permet également de renvoyer le code électeur en cas de non réception. Une procédure d’authentification sécurisée est mise en place par Quevilly Habitat qui peut également fournir le code électeur oralement. En cas de perte, un nouveau code électeur sera généré.

ARTICLE 9 : SECURITE

Pour garantir la confidentialité Voteer a mis en place un chiffrement de type clé privée/clé public depuis du poste de connexion jusqu’à l’urne. De plus la totalité des échanges entre le navigateur et le serveur de vote sont également encryptés.

Le bulletin est totalement anonyme et sans horodatage.

L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.

La plateforme assure l’intégrité des votes :

• Après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,

• Un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,

• Une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La plateforme mise en œuvre est conçue pour garantir :

• Aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,

• Aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

• Les services de vote par Internet est accessible en français 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

ARTICLE 10 : DEPOUILLEMENT ET PROCLAMATION DES RESULTATS

A l'heure fixée par le protocole d’accord préélectoral, le vote est fermé. Il est ensuite procédé aux opérations de dépouillement.

A l'issue des opérations de dépouillement, les membres du bureau remplissent et signent les procès-verbaux d'élection prévus à cet effet. Les résultats sont proclamés par le président.

Les résultats définitifs des élections seront affichés par la Direction sur les panneaux réservés à l'entreprise dès la proclamation des résultats.

ARTICLE 11 : DEPOT ET PUBLICITE

Le présent accord est applicable pour les élections des membres du Comité Social et Economique.

Il sera déposé à défaut d’opposition valablement exprimée dans un délai de 8 jours à compter de sa notification, en deux exemplaires à la DREETS, dont une version sur support papier signée et une version sur support électronique conformément aux articles D2231-4 et D2231-2 du Code du Travail ainsi qu’au secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes en un exemplaire.

En outre, un exemplaire sera remis à chaque partie signataire.

ARTICLE 12 : NOTIFICATION

Conformément à l'article L.2231-5 du Code du Travail, le texte du présent accord est notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.

ARTICLE 13 : COMMUNICATION

Le présent accord fera l’objet d’une communication spécifique auprès des salariés via notamment les moyens de communication interne les plus pertinents et convenus avec les représentants du personnel.

Fait en 5 exemplaires, GRAND QUEVILLY, le 10 février 2023