Accord d'entreprise "Accord relatif au vote électronique pour l'élection des représentants du personnel" chez BOEHRINGER INGELHEIM ANIMAL HEALTH FRANCE (Siège)

ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL

Entre les soussignées :

La Société MERIAL SAS, dont le siège est situé 29 avenue Tony Garnier 69007 LYON,

Représentée par, agissant en qualité de Directrice des Affaires Sociales Merial SAS

D’une part,

Et :

Les Organisations Syndicales représentatives au sein de la Société MERIAL SAS :

• la CFE-CGC, représentée par

• la CGT, représentée par

• FO, représentée par

D’autre part,

Préambule

Conformément aux dispositions légales issues de l’Ordonnance du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, le Comité Social et Economique (CSE) devient l’unique instance représentative élue au sein de la société.

Une négociation a été engagée avec les Organisations Syndicales Représentatives afin de déterminer conjointement le cadre de mise en place et les conditions de fonctionnement du CSE.

Dans le cadre de cette négociation initiée en mai 2019, les parties ont discuté des modalités de vote lors des élections professionnelles et se sont entendues pour maintenir les dispositions de l’accord du 10 octobre 2011 en l’adaptant au CSE.

Le présent accord vise donc à pérenniser le vote électronique lors des élections professionnelles au sein de Merial.

Ceci étant rappelé, il a été arrêté ce qui suit :

Article 1. Objet de l’accord

Le présent accord a pour objet d'autoriser le vote électronique lors des élections des représentants du personnel.

Il est conforme aux dispositions du Code du travail issues notamment du décret du 29 décembre 2017.

Article 2. Modalités de mise en œuvre

Article 2.1. Prestataire

La conception, la mise en place et la gestion du système de vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par la Société, dans le respect du cahier des charges constitué des prescriptions énoncées aux articles R 2314-6 et suivants du Code du travail.

Article 2.2. Caractéristiques du système de vote électronique

Article 2.2.1. Principes généraux

La Société s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système de vote électronique retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensable à la régularité du scrutin, et notamment :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales ;

• la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification ;

• la sécurité de l'émargement ;

• la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Article 2.2.2. Existence de deux fichiers distincts

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leurs votes sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 2.2.3. Expertise indépendante

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées aux articles R 2314-5 à R 2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés. Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande de la Société, qui pourra le communiquer aux organisations syndicales intéressées par le scrutin.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Lors des élections, chaque établissement s'assurera que les salariés bénéficient d'un accès à un ordinateur équipé d'une connexion Internet. A défaut, l'établissement mettra à disposition de l'ensemble du personnel concerné au moins un poste informatique en libre-service au sein de chaque site.

Article 2.2.4. Contrôle, information et formation

L’employeur met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique comprenant le cas échéant les représentants du prestataire :

• elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• elle contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Les organisations syndicales représentatives sont tenues informées par l’employeur de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables. Celles-ci n’étant plus possibles auprès de la CNIL depuis l’entrée en vigueur du RGPD, elles sont réalisées par le prestataire qui alimente son registre RGPD prévu à cet effet. 

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 2.3. Information du personnel

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Pour se familiariser avec le dispositif, une période de test sera ouverte au moins quinze jours avant le premier tour des élections. Les établissements de Merial en communiqueront les modalités aux salariés.

Article 2.4. Protocole d'accord préélectoral

Les protocoles d'accords préélectoraux des différents établissements mentionneront la conclusion du présent accord d'entreprise et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique.

Ils comporteront en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 2.5. Vote à bulletin secret sous enveloppe

La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe, sauf pour le vote par correspondance.

Celui-ci reste possible pour les salariés justifiant de leur impossibilité de voter de façon électronique sur le lieu de travail ou à distance.

Les protocoles d'accords préélectoraux des différents établissements prévoiront les modalités pratiques d'un temps, rémunéré comme du temps de travail effectif, accordé à chaque salarié pour leur permettre d'aller voter, le jour du dépouillement, sur l'ordinateur mis à disposition dans le bureau de vote, s'ils n'ont pas pu voter depuis leur lieu de travail ou à distance.

Article 2.6 Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 3. Entrée en vigueur & durée de l'accord

Le présent accord prendra effet à la date de sa signature. Il est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra faire l’objet de révision par l’employeur et les organisations syndicales du présent accord ou y ayant adhéré ultérieurement sans réserve et en totalité, conformément aux dispositions des articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail.

Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires.

Le présent accord peut être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires. La dénonciation doit être notifiée à chacun des signataires par lettre recommandée avec accusé de réception, elle prend effet à l’expiration d’un délai de préavis d’une durée de trois mois.

La dénonciation ne peut porter que sur l’ensemble de l’accord.

Si la dénonciation émane de la totalité des signataires, employeur ou salariés, l’accord dénoncé continue de produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur de l’accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant un an à compter de l’expiration du délai de préavis de trois mois. Une nouvelle négociation doit s’engager à la demande de l’une quelconque des parties, dans les trois mois suivant la dénonciation.

Article 4. Formalités de dépôt

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des Organisations Syndicales Représentatives.

Il sera ensuite déposé :

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée « TéléAccords » accompagné des pièces prévues aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du code du travail,

• ainsi qu’auprès du greffe du Conseil de prud'hommes de Lyon.

Article 5. Publication de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail dans une version ne comportant ni les noms ni les prénoms des négociateurs et des signataires.

Fait à Lyon, le 2 juillet 2019

Pour MERIAL SAS Directrice des Affaires Sociales

Pour les SYNDICATS : La délégué syndical central CFE-CGC Le délégué syndical central CGT Le délégué syndical central FO