Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif à la mise en place du vote électronique" chez KONE

ACCORD NATIONAL D’ENTREPRISE

RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DES MEMBRES DES COMITES SOCIAUX ET ECONOMIQUES AU SEIN DE KONE SA

PREAMBULE

Conformément aux engagements pris dans le cadre de l’accord sur la représentation social signé le 15 avril dernier avec l’ensemble des organisations syndicales représentatives, la Direction et les partenaires sociaux ont souhaité s’inscrire dans une démarche de vote électronique, et ce, afin de faciliter l’organisation et le suivi des élections professionnelles des membres des comités sociaux et économiques de KONE SA.

Le présent accord a donc pour objet d’autoriser et de définir le cadre général des modalités de recours au vote électronique pour l’élection des membres des comités sociaux et économiques de KONE SA.

Le vote électronique permettra notamment :

• De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• D’obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés,

• D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement,

• De pallier les aléas postaux,

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre des articles R2314-5 à R2314-18 du Code du travail précisant les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres du Comité Social et Economique ; de l’article 54 de la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la Confiance dans l’Economie Numérique autorisant le recours au vote électronique pour les élections professionnelles ; et de la délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’Informatique et des libertés formulant des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les parties se sont rencontrées au cours d’une réunion qui s’est tenue le 12 juillet 2019.

1. CHAMP D’APPLICATION DU PRÉSENT ACCORD

Le présent accord s’applique à l’ensemble des élections professionnelles des membres des trois comités sociaux et économiques : CSE IDF, CSE SUD et CSE NORD.

2. RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

Les parties conviennent de permettre, à l’ensemble des établissements de la KONE SA, le recours au vote électronique dans le cadre des élections des membres des trois comités sociaux et économiques : CSE IDF, CSE SUD et CSE NORD.

Les Parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique de vote par Internet. Le vote électronique est exclusif de toute autre modalité de vote. Aucune autre possibilité de vote électronique ne sera ouverte.

3. CAHIER DES CHARGES

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales, et la confidentialité du vote, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif de vote électronique à un prestataire extérieur spécialisé.

III.1 Eligibilité

La Direction prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées, dans le respect du cahier des charges constitué des prescriptions énoncées aux articles R2314-5 à R2314-18 du Code du travail.

Le prestataire retenu par la Direction sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

III.2 Caractéristiques du système

KONE SA s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

• La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales et les collèges électoraux ;

• La sécurité de l’adressage des moyens d’authentification ;

• La sécurité de l’émargement ;

• La sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Aussi, le système doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin , à savoir :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

• L’unicité du vote : impossibilité d voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité, le secret du vote.

Par ailleurs, Le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

• Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés ;

• L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Il garantira également l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• D’une part de la Délibération CNIL N°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• D’autre part du décret N°2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

Le chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique devra répondre aux exigences de la CNIL, afin de garantir un chiffrement sans interruption dès le vote du salarié.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Toutefois, le nombre de votants pourra être communiqué au cours du scrutin. Les protocoles d’accords préélectoraux négociés pour les trois comités sociaux et économiques (CSE IDF, CSE SUD et CSE NORD) mentionneront les modalités d’organisation et les destinataires de la communication du nombre de votants au cours du scrutin.

Enfin, conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46/CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l’égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise seront informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données (dit RGPD).

III.3 Assistance technique

Une cellule assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place.

Elle comprend des représentants de l’entreprise et le cas échéant, des représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la Direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

III.4 Information du Personnel

Afin de faciliter l’appropriation de cette nouvelle modalité de vote par les électeurs, les moyens d’information et de communication nécessaires seront mis à la disposition des votants en amont de l’élection avant l’ouverture du premier tour du scrutin. A ce titre, chaque salarié disposera, a minima, d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les protocoles d’accords préélectoraux négociés pour chacun des trois CSE préciseront les modalités d’organisation de l’information du personnel.

4. FORMATION AU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu, au plus tard la veille de l’ouverture du premier tour de scrutin.

5. PROTOCOLES D’ACCORDS PREELECTORAUX

Les protocoles d’accords préélectoraux négociés pour chacun des trois CSE : CSE IDF, CSE NORD et CSE SUD et prévus aux articles L2314-5, L2314-6, R2314-5 et R2314-13 mentionnent la conclusion du présent accord d’entreprise et le nom du prestataire retenu.

Chaque protocole d’accord préélectoral définit notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.

Ils comportent également en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu, du déroulement et de la durée des opérations électorales.

Enfin, chaque protocole d’accord préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

6. DUREE DE L’ACCORD ET ENTREE EN VIGUEUR

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur le jour suivant la date de son dépôt.

7. SUIVI DE L’ACCORD

Les parties signataires au présent accord conviennent de se rencontrer au plus tard au cours du premier trimestre 2020 pour échanger sur le retour d’expérience relatif à la mise en œuvre du vote électronique au sein de KONE SA.

8. DEPÔT et PUBLICITE DE L’ACCORD

En application des dispositions des articles L2231-6 et D2231-4 du Code du travail, la Direction s’engage à assumer les formalités de publicité et de dépôt.

Le présent accord est établi en autant d’exemplaires qu’il y a de signataires, ainsi que pour les dépôts suivants :

• Dépôt sur le site https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/;

• Un exemplaire signé destiné au Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud’homme compétent

Ces dépôts, ainsi que le dépôt permettant la publication de l’accord sur la base de données électronique, seront effectués par l’employeur.

Le présent accord fera également l’objet d’une information particulière du Personnel de KONE SA.

Fait à Trappes, le 12 juillet 2019, en 6 exemplaires originaux, dont un remis à chaque partie.

Pour la Direction de KONE :

Pour les Représentants des Organisations Syndicales KONE :

Représentant de la CFE-CGC

Représentant de la CGT

Représentant de FO