Accord d'entreprise "Accord d'établissement relatif au télétravail" chez AXENS (Siège)

ACCORD D’ETABLISSEMENT (RUEIL MALMAISON) RELATIF AU TELETRAVAIL

TRAVAILLER, AUTREMENT, AU CROISEMENT DE LA CONFIANCE ET DE LA RESPONSABILITE

Entre les soussignés,

Axens

89, Boulevard Franklin Roosevelt

92508 RUEIL MALMAISON

Représentée par

d’une part,

et les organisations syndicales représentatives signataires ci-après:

CFDT représentée par :

CFE-CGC représentée par :

CGT représentée par :

d’autre part,

Le télétravail est un espace organisationnel considéré comme un vecteur de performance économique, environnementale et sociale ; il est une réponse aux besoins de souplesse et de flexibilité de chacun et un outil au service d’un meilleur équilibre vie professionnelle-vie personnelle. Il repose sur des principes fondateurs essentiels : la coresponsabilité de l’ensemble des acteurs, la confiance mutuelle et le management de proximité.

Au terme d’échanges avec les représentants du personnel et la communauté managériale quant au dispositif le plus approprié de télétravail à déployer au sein d’Axens, Direction et organisations syndicales ont décidé de formaliser celui-ci via le présent accord.

Le dispositif ci-dessous explicité pose le plus petit cadre commun au télétravail sur le site de Rueil Malmaison. En effet, l’espace de flexibilité que représente le télétravail doit se refléter dans le cadre que nous définissons. Nous considérons par ailleurs qu’il relève de la responsabilité managériale de définir plus précisément au sein de son équipe les modalités pratiques d’exercice du télétravail afin de coller au plus près à la taille de l’équipe d’une part et aux enjeux & contraintes des différents métiers d’autre part. Le présent accord s’efforce donc de poser un cadre souple plutôt que des règles rigides.

Article 1 : Définition

« Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l'employeur, est effectué par un collaborateur hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication » (L1222-9 du code du travail).

Il est prévu 2 formes possibles de télétravail, non cumulables :

• Le télétravail dit régulier et défini

• Le télétravail dit occasionnel à jours flottants

Le présent accord ne vise pas les situations exceptionnelles naissant de problématiques de grève et/ou d’intempéries. Il ne vise pas non plus les situations particulières, individuelles, mises en place au cas par cas en concertation avec la hiérarchie, les Ressources Humaines, voire la médecin du travail.

Article 2 : Champ d’application

Le télétravail a vocation à pouvoir s’appliquer à l’ensemble des salariés de l’établissement de Rueil Malmaison dès lors qu’ils remplissent les conditions ci-dessous :

• Etre volontaire, la demande de télétravail ne pouvant émaner que du salarié,

• Etre titulaire d’un CDI,

• Ne plus être en période d’essai,

• Occuper un poste dont les activités peuvent être exercées ponctuellement à distance sans que cela ne porte atteinte au bon fonctionnement de l’équipe,

• Exercer son activité à temps plein ou à 80% minimum en cas de temps partiel

• Disposer d’une capacité d’autonomie et d’organisation suffisante,

• Disposer d’un équipement informatique approprié pour travailler en dehors de l’établissement,

• Disposer au lieu d’exercice du télétravail d’une connexion internet fiable et d’un niveau de performance compatible avec le poste tenu.

Les dispositions du présent accord sont applicables aux collaborateurs du Groupe Axens impatriés en France (Rueil Malmaison) et aux collaborateurs du Groupe IFPEN détaché au sein d’Axens à Rueil Malmaison.

Le télétravail est d’abord un choix individuel du collaborateur basé sur le volontariat. Aucune pression ne sera exercée pour encourager l’exercice du télétravail.

Pour autant, ce mode d’organisation requiert l’approbation de la hiérarchie à qui il revient :

• d’une part d’accepter ou de refuser la demande de télétravail d’un salarié fonctions des conditions citées plus haut mais également de la performance de celui-ci et

• d’autre part d’organiser la pratique du télétravail au sein de son équipe afin d’en maintenir le bon fonctionnement humain et opérationnel.

En cas de refus du responsable hiérarchique à la demande du salarié, celui-ci devra être motivé et expliqué au salarié demandeur.

Nous recommandons aux managers d’apporter une attention particulière à l’organisation du télétravail lorsque le métier des personnes concernées nécessite déjà une absence importante et régulière du bureau, le lien social avec l’entreprise et l’équipe étant à préserver.

Le télétravail est un espace organisationnel de flexibilité qui ne doit pas entraver le bon fonctionnement opérationnel de l’entreprise et de l’équipe. Aussi, les collaborateurs en télétravail doivent s’organiser pour assister aux réunions opérationnelles et/ou d’équipe pour lesquelles leur présence physique est requise par leur management. Dans la mesure du possible, ces réunions seront planifiées suffisamment à l’avance pour permettre au collaborateur de s’organiser en conséquence.

Les travailleurs handicapés qui souhaitent avoir recours au télétravail pourront bénéficier de mesures appropriées facilitant l'accès au télétravail, à savoir adaptation du mobilier, mise en place de logiciels particuliers, aménagement de l'environnement de travail. Ces mesures seront étudiées en concertation avec la médecin du travail.

Article 3 : Le télétravail, « maxi 1, maxi 4 »

Le télétravail dit régulier et défini consiste à exercer son activité en télétravail un jour fixe et défini de la semaine. Il est de maximum 1 jour par semaine.

Le collaborateur souhaitant adopter ce dispositif en fera la demande auprès de sa hiérarchie afin d’en étudier ensemble la faisabilité et les modalités pratiques.

Celles-ci seront formalisées par simple email entre les acteurs, email qui sera également transmis aux Ressources Humaines (équipe Paie & Administration du Personnel)

Le télétravail dit occasionnel à jours flottants consiste à exercer son activité en télétravail de manière occasionnelle, en cas de besoin. Cette pratique est limitée à maximum 4 jours par mois.

Une fois établi que le collaborateur répond aux conditions définies à l’article 2, il est posé le double principe d’autonomie et de responsabilité dans la définition du ou des jours télétravaillés. Le télétravail occasionnel fera l’objet d’une demande du collaborateur à son responsable hiérarchique.

Dans tous les cas, le manager garde la possibilité de demander au collaborateur de reporter à une autre date dans la semaine sa journée/demi-journée de télétravail ou de l’annuler s’il estime que la présence, sur site, du collaborateur est requise à la date envisagée du fait d’éléments propres à l’activité de la personne ou d’éléments relatif au collectif de travail.

L’accord du responsable hiérarchique sera formalisé par simple email entre son collaborateur et lui-même.

Qu’il s’agisse du télétravail régulier ou du télétravail occasionnel, les jours non pris de télétravail ne sont en aucun cas reportables d’une semaine sur l’autre ou d’un mois sur l’autre. Il est important également de garder à l’esprit que certaines circonstances peuvent exceptionnellement rendre la pratique du télétravail très limitée, voire impossible sur certaines périodes.

Il est par ailleurs recommandé à tout salarié amené à pratiquer le télétravail de se rapprocher au préalable de la DSIT afin d’anticiper la problématique des outils de collaboration à distance et/ou de leurs accès.

Le télétravail est réversible. En cas de changement d’organisation, de poste, si les conditions citées ci-dessus ne sont plus remplies, ou si une éventuelle période d’adaptation ne s’avérait pas concluante, l’exercice du télétravail ou ses modalités pratiques pourront être reconsidérées. Il est précisé que la situation de préavis qu’elle qu’en soit la cause peut remettre en question immédiatement la situation de télétravail notamment pour organiser les transmissions de compétences et de dossier.

Le télétravail est également réversible sur simple décision du collaborateur, sans qu’il ait à en motiver la raison.

La pratique du télétravail suppose au préalable que le salarié ait fourni aux Ressources Humaines (équipe Paie & Administration du Personnel) :

• une attestation d’assurance multirisque habitation

• une attestation d’assurance responsabilité civile

• une déclaration sur l’honneur attestant que l’installation électrique est conforme aux normes de sécurité en vigueur en France

Article 4 : « Le télétravail, une journée de travail comme au bureau mais pas au bureau »

Le télétravail peut se réaliser, hors des locaux de Rueil Malmaison, sous réserve de disposer du matériel et de la connexion internet nécessaire pour télétravailler et être joignable par les outils mis à disposition par l’entreprise.

En cas de télétravail, le collaborateur organise sa journée comme s’il était sur le site d’Axens et en ce sens il pourra donc être joint à ses horaires habituels de travail c’est-à-dire dans des conditions similaires à celles correspondant à sa présence sur le site d’Axens. Le salarié en télétravail doit être en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise.

En dehors de ces plages horaires, le salarié pourra utiliser son « droit à la déconnexion » en mettant en veille ses systèmes de communication professionnelle.

Le télétravail ne doit pas avoir pour conséquence de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude de travail applicable lorsque le collaborateur effectue sa mission dans les locaux de l’entreprise.

Il est rappelé que l’exercice du télétravail est incompatible avec :

• la garde d’enfant ou de parents à domicile.

• l’exercice d’une activité de nature non professionnelle durant les heures de travail

Le télétravail s’inscrit dans le respect des obligations légales en matière de durée du travail et de temps de repos journaliers (au moins 11 heures continues). Le télétravail ne s’exerce pas pendant la nuit, les congés, les weekends, les jours de fermeture et les jours fériés. Il en va de même pour les jours de repos des collaborateurs à temps partiel.

Les éventuels frais liés au télétravail ne sont pas pris en charge par l’entreprise.

De plus, l’entreprise ne fournira pas de fourniture et/ou matériel de bureau comme informatique (écran supplémentaire, imprimante, socle …) supplémentaire.

Il va de soi que la DSIT assurera un service de hotline comme si le salarié exerçait son activité au bureau mais ne se déplacera pas au domicile du collaborateur en cas de problème.

Article 5 : Droits & devoirs en cas de télétravail, rien ne change

Le télétravail n’étant qu’un mode d’organisation du travail, il ne modifie en rien le contenu et les objectifs du poste du salarié, que celui-ci opte pour le télétravail régulier ou occasionnel.

L’exercice du télétravail n’a par ailleurs aucune incidence en termes de formation, de gestion de carrière.

Les collaborateurs pratiquant le télétravail bénéficient par ailleurs des mêmes droits collectifs que les salariés travaillant exclusivement sur le site de l’établissement, se voient appliquer les mêmes processus et les mêmes politiques.

Le collaborateur pratiquant le télétravail veillera à ce que le matériel informatique mis à sa disposition soit utilisé aux seules fins de l’entreprise, et prendra toutes les dispositions en son pouvoir afin d’empêcher l’accès par des tiers à ce matériel et aux données qu’il contient. Il veille en particulier à ne transmettre aucune information à des tiers et prend toutes les précautions utiles afin de protéger l’accès à ces documents et/ou données professionnelles et/ou informations confidentielles nécessaires à l’accomplissement de ses fonctions.

Enfin, il respectera l’ensemble des règles en matière de sécurité informatique et les dispositions de la Charte Informatique.

Article 6 : Santé & Sécurité

Les dispositions relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables quel que soit le lieu d’exercice du travail, et donc y compris en cas de télétravail. Pour autant, considérant le caractère privé et donc inviolable du domicile du salarié, certaines obligations légales en matière d’hygiène et de sécurité ne sont pas transposables à l’identique. Aussi, nous attirons l’attention de chaque collaborateur concerné sur les conditions satisfaisantes que son espace de travail doit présenter.

Le collaborateur exerçant son activité en télétravail, de manière régulière ou occasionnelle, bénéficie de la même couverture sociale en matière de maladie, accident du travail, décès et prévoyance que les collaborateurs ne pratiquant pas le télétravail. Ainsi, l’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur et dans le cadre de cet exercice est présumé être un accident de travail au sens des dispositions de l’article L411-1 du de la sécurité sociale.

Le collaborateur qui opte pour du télétravail régulier devra déclarer sa nouvelle situation, auprès de sa compagnie d’assurance afin de l’informer qu’il exerce à son domicile une activité de bureau sans accueil du public à raison de 0.5 / 1 jour maximum par semaine afin que son assurance multirisque habitation couvre sa présence pendant le temps de télétravail.

Il sera mis fin au télétravail sans délai en cas de manquement avéré du collaborateur aux règles de sécurité, conformité, confidentialité ou protection des données définies par l’employeur. Le collaborateur en sera informé par écrit.

Article 7 : Communication

Afin de faciliter le déploiement de cette nouvelle démarche, nous veillerons à communiquer à tous :

• Le kit des bonnes questions à se poser avant d’opter pour le télétravail

• Le kit des bonnes questions à se poser avant de répondre à une demande le télétravail

• Du bon usage de Skype, d’Outlook et du transfert d’appel en cas de télétravail

Article 8 : Suivi

Un 1^er bilan en fin du 1^er semestre 2020 sera organisé avec la communauté managériale afin de partager ces premiers mois d’expérience et de déploiement et en tirer d’éventuels enseignements.

Un bilan annuel sera également établi et partagé avec la communauté managériale afin d’apprécier la qualité du déploiement de cette démarche et mesurer quantitativement la volumétrie que représente le télétravail dans l’établissement (nombre de salariés actionnant le télétravail régulier ou occasionnel, par entité, nombre de jours pris, par entité…). Sous réserve que les outils de gestion le permettent, des répartitions femmes/hommes, ETAM/cadres seront insérées dans ce bilan.

Il fera également l’objet d’un suivi-bilan annuel qui sera partagé lors d’une réunion du Comité Social et Economique d’Etablissement.

Article 9: Durée et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans à compter du 1^er janvier 2020.

Il entrera en vigueur au 1^er janvier 2020. A défaut de renouvellement, l'accord arrivé à expiration cessera de produire ses effets, en application de l'article L 2222-4 du Code du travail.

Le présent accord pourra être adapté au cours de sa période d’application (cf article 11) afin de tenir compte d’éventuelles modifications à y apporter rendues nécessaires par le déploiement à l’échelle de l’établissement de cette nouvelle forme d’organisation du travail.

Pour autant, l’ensemble des acteurs devra considérer l’année 2020 comme une année de mise en place progressive de ces dispositions, celles-ci pouvant nécessiter une phase de transition mais également d’apprentissage pour que le déploiement pérenne puisse s’opérer dans de bonnes conditions.

Article 10: Dépôt et formalités

Conformément à l’article L2231-5-1 du code du travail, à compter du 1er septembre 2017, les conventions et accords de branche, de groupe, interentreprises, d'entreprise et d'établissement sont rendus publics et versés dans une base de données nationale, dont le contenu est publié en ligne.

Le présent accord sera, en application de l’article L. 2231-5-1 du code du travail, rendu public et versé dans la base de données nationale, aucune des Parties n’ayant exprimé le souhait d’occulter tout ou partie des dispositions de cet avenant préalablement à son dépôt.

Un exemplaire original sera également adressé au secrétariat ou au greffe du Conseil des Prud’hommes compétent.

Conformément à l’article L.2231-5 du Code du Travail, le présent accord sera notifié à chacune des organisations syndicales représentatives.

Le présent accord est établi en autant d’originaux que nécessaire.

Le présent accord sera mis en ligne sur le site intranet et mis à disposition du personnel au sein du service des ressources humaines.

Article 11: Révision

Le présent accord peut être révisé pendant sa période d’application, conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 et L. 2222-5 du Code du travail, de la façon suivante :

Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel le présent accord a été conclu, pourront engager la procédure de révision du présent accord, la Direction de la Société ou une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives et signataires du présent accord ou y ayant adhéré ultérieurement, conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail.

A l’issue de ce cycle électoral, pourront engager la procédure de révision du présent accord, la Direction de la Société ou une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de la convention ou de l'accord, qu’elles en soient signataires ou non, adhérentes ou non.

Les demandes de révision totale ou partielle doivent être présentées par leur(s) auteur(s) par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge à l’ensemble des organisations syndicales.

La demande de révision doit être obligatoirement accompagnée de propositions sur les thèmes dont il est demandé la révision.

Les négociations au sujet des demandes de révision doivent obligatoirement être initiées au plus tard dans un délai de 3 mois à compter de la réception de la demande, avec l’ensemble des organisations syndicales.

Si un avenant de révision est valablement conclu, ses dispositions se substitueront de plein droit aux dispositions de l’accord collectif qu’il modifie.

Fait à Rueil Malmaison, le 19 décembre 2019