Accord d'entreprise "LILLY FRANCE Avenant à l’accord relatif au télétravail" chez LILLY FRANCE (Siège)

Lieu

Entre les soussignés,

La société Lilly France dont le siège social est situé au 24 Boulevard Vital Bouhot – CS 50004, 92521 NEUILLY-SUR-SEINE Cedex, représentée par Madame XX en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines France,

D’une part,

Et,

Le syndicat CFDT, représenté par XX, en qualité de Délégué Syndical Central,

Le syndicat CFE-CGC, représenté par XX, en qualité de Déléguée Syndicale Centrale,

Le syndicat CGT, représenté par XX, en qualité de Délégué Syndical Central,

D’autre part,

Cadre juridique :

Le présent avenant est conclu dans le cadre :

• De l’Accord National Interprofessionnel sur le télétravail du 26 novembre 2020 étendu par arrêté publié au JO le 13 avril 2021

• Des articles L.1222-9, L-1222-10 et L-1222-11 du Code du travail, issus de la Loi 2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l'allégement des démarches administratives, tels que modifiés par l’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail et la loi de ratification n°2018-217 du 29 mars 2018

• De l’accord collectif Lilly France sur le télétravail, conclu le 23 juin 2021

Contexte et préambule :

Dans le cadre de l’accord sur le télétravail, conclu le 23 juin 2021, les parties avaient convenu de ne pas rendre les alternants et stagiaires éligibles au télétravail flexible. Ce choix était motivé par la situation particulière de ces « jeunes en formation ». Leur présence physique en entreprise devait leur permettre de tirer le meilleur profit de cette expérience.

Pourtant, au fil des mois qui ont suivi la mise en œuvre de l’accord sur le télétravail, il est apparu que les alternants et stagiaires du site de Neuilly-sur-Seine ne vivaient pas très bien la situation, dans le contexte particulier d’un site où, à de rares exceptions près, tous les collaborateurs télétravaillent 2 à 3 jours par semaine dans le cadre du programme dit « lilly@work ».

Le succès de ce programme a pour corollaire que les jeunes en alternance ou en stage se retrouvent seuls au Siège une grande partie de leur temps en entreprise.

Objet du présent accord

Le présent avenant vise à répondre au souhait des alternants et stagiaires et de leur équipe de prévoir un assouplissement des règles actuelles, pour les autoriser à télétravailler davantage, sur un rythme plus cohérent avec l’organisation de l’équipe au sein de laquelle ils travaillent.

Champ d’application

Le présent avenant s’applique aux alternants et stagiaires de l’établissement de Neuilly-sur-Seine.

Article 1 – Modification du paragraphe 2 de l’article 4 de l’accord sur le télétravail 

Dans le paragraphe 2 de l’article 4 de l’accord sur le télétravail, les « Apprentis/Contrats de professionnalisation/Stagiaires » sont supprimés de la liste donnant les exemples de fonctions non éligibles au travail en mode « flexible » ou en mode « remote » et simplement éligibles à un télétravail exceptionnel.

Article 2 – Organisation du travail applicable aux alternants de Neuilly-sur-Seine :

Les alternants et stagiaires de Neuilly-sur-Seine ne sont pas éligibles au programme dit « lilly@work » défini pour les collaborateurs éligibles au télétravail flexible 2 à 3 jours par semaine ou au « mode remote » au sens de l’accord sur le télétravail conclu le 23 juin 2021.

Ils pourront toutefois, sur base du volontariat, télétravailler jusqu’à deux à trois jours par semaine en dehors des jours de convergence du service et, pour les alternants, en cohérence avec leur rythme scolaire après discussions avec le tuteur ou le maitre de stage.

Ainsi et concrètement, un alternant dont la semaine se décompose entre 3 jours en entreprise et 2 jours à l’école ne pourra pas télétravailler 2 à 3 jours par semaine au lieu de venir sur site. Il pourra en revanche, sur les 3 jours en entreprise, télétravailler 1 jour par semaine. Dans ce cas, l’alternant devra être sur site les deux jours de convergence de son équipe, à moins bien sûr que ces jours tombent en tout ou partie pendant les jours à l’école.

Si un alternant est, pendant une certaine période, toute la semaine en entreprise, il pourra télétravailler 2 à 3 jours par semaine au lieu de venir sur site, pourvu qu’il soit sur site les deux jours de convergence de son équipe.

Le rôle du tuteur ou maitre de stage sera de s’assurer que le rythme défini favorise la création et le renforcement d’un tissu relationnel solide dans l’organisation et dans l’équipe et soutient ainsi l’efficacité et l’intégration des stagiaires et alternants au sein des collectifs de travail.

L’organisation discutée entre le tuteur ou le maitre de stage et l’alternant ou le stagiaire ne requiert pas de formalisme en dehors d’une saisie des journées dans l’outil Smart RH.

L’alternant ou le stagiaire veillera à mentionner préalablement dans son agenda outlook quand il télétravaille.

Les parties conviennent toutefois que durant les 3 premiers mois dans l’entreprise et d’autant plus s’il s’agit d’une première expérience en entreprise, l’accès au dispositif prévu au présent article 2 est discuté entre le tuteur / le maitre de stage et les RH.

Le télétravail pourra être effectué par journée ou demi-journée.

Article 3 – Conditions de maintien du télétravail :

Les conditions à remplir par les alternants et stagiaires de Neuilly-sur-Seine pour bénéficier de l’organisation du travail prévue à l’article 2 du présent avenant sont :

• Être en mesure de répondre aux attentes définies par le tuteur ou le maître de stage,

• Autonomie technique (savoir utiliser les Technologies de l’Information et de la Communication),

• Le lieu de travail à domicile offre les conditions d’exercice normal de l’activité (connectivité performante, possibilité de travailler au calme, pour communiquer et se concentrer…)

• Aptitude à gérer ses propres horaires de travail et de repos

• Respect des règles du présent avenant et des règles en vigueur dans l’entreprise

Une discussion avec le tuteur ou le maître de stage permet de valider que l’alternant ou le stagiaire réunit l’ensemble des conditions essentielles mentionnées au présent article. Si tel n’est pas le cas, l’alternant ou le stagiaire pourra télétravailler exceptionnellement, suivant les prévisions initiales de l’accord sur le télétravail du 23 juin 2021.

Article 4 – Conditions de passage et réversibilité du télétravail volontaire :

Les alternants et les stagiaires prévoient une organisation personnelle permettant d’assurer leur disponibilité pour venir sur site ou faire un déplacement autant qu’il est prévu dans le cadre qui les concerne.

Si la possibilité de télétravailler suivant les prévisions du présent avenant est refusée, pour les raisons édictées à l’article 3 ci-dessus, le tuteur ou le maître de stage motive ce refus (par mail).

Le télétravail reposant sur l’existence d’un double volontariat : volontariat de l’entreprise, volontariat de l’alternant ou du stagiaire, le principe de réversibilité implique notamment que tout alternant ou stagiaire qui ne souhaite plus télétravailler est libre de décider de revenir travailler exclusivement sur site (sauf circonstances légales qui permettraient à l’entreprise d’imposer le télétravail, comme en cas d’épidémie par exemple).

L’entreprise comme l’alternant ou le stagiaire peuvent mettre fin au télétravail :

• Le tuteur ou le maitre de stage sous réserve d’un délai de prévenance d’une semaine, et si un fait non identifié jusque-là révèle que l’acceptation initiale ne peut être maintenue. Un dialogue continu permet de vérifier que les conditions prévues par le présent avenant sont remplies et que les règles qu’il édicte sont respectées dans la durée, que la charge de travail est normalement régulée, que les horaires sont cohérents, et que l’alternant ou le stagiaire n’est pas isolé.

Si les points de suivi objectivent que le télétravail ne peut être poursuivi, le tuteur ou le maitre de stage en informera l’alternant ou le stagiaire par email.

• Le télétravail n’étant qu’une faculté ouverte aux alternants et aux stagiaires, ces derniers peuvent bien entendu de leur côté et à tout moment décider de ne plus télétravailler, sans avoir à respecter de formalisme particulier.

Si la fin du recours au télétravail est à l’initiative du tuteur / maitre de stage, une nouvelle demande pourra être réétudiée ultérieurement.

Article 5 : Planification des temps en présentiel et en télétravail :

Les alternants et stagiaires planifient leurs jours de télétravail selon la nature de leurs activités en tenant compte des jours de convergence à Neuilly.

Le tuteur ou le maitre de stage indique ainsi quand il attend une présence sur site.

Article 6 – Détermination des plages horaires durant lesquelles l’alternant ou le stagiaire en télétravail peut habituellement être contacté

L’alternant ou le stagiaire devra pouvoir être habituellement contacté pour un échange immédiat ou du moins réactif, étant tenu compte de ses contraintes d’agenda et du respect de ses horaires de travail.

Article7 : Règles de prévenance, organisation et visibilité :

L’alternant ou le stagiaire planifie ses jours ou demi-journées de télétravail avec l’accord de son tuteur ou de son maitre de stage et le plus en amont possible.

Article 8 : Libre choix du lieu de télétravail et encadrement de cette liberté :

Le télétravail s’effectue normalement au domicile habituel de l’alternant ou du stagiaire, dont l’adresse a été communiquée à l’entreprise.

S’il souhaite par exception télétravailler ailleurs qu’à son domicile habituel, il en a la faculté si ce lieu dispose d’une connexion internet performante.

La liberté de choix concernant le lieu d’exécution du télétravail ne doit en tout état de cause pas générer de surcoût pour l’entreprise (notamment des frais de trajets, et par exemple des abonnements SNCF …).

En revanche, Lilly France maintient la prise en charge des éventuels abonnements de transport en commun spécifiques aux déplacements sur la région de situation de l’établissement, et ce suivant les modalités en vigueur dans l’entreprise.

Il n’est pas autorisé de télétravailler depuis des lieux non privatifs (tiers lieux tels que centres de coworking etc).

Il n’est pas possible de télétravailler depuis l’étranger et en dehors de notre métropole.

S’il est constaté que le fait, pour un alternant ou un stagiaire, de télétravailler en un lieu ne lui permettant pas de respecter les conditions du présent avenant et de son contrat ou de sa convention de stage comme elles devraient l’être, son éligibilité au télétravail tombe. Il devra alors s’organiser pour travailler uniquement en présentiel.

Article 9– Protection des données et confidentialité :

Il est rappelé que sur chaque site, toutes les dispositions de la charte informatique s’appliquent pleinement dans le cadre du télétravail avec les précisions suivantes :

• Utilisation du VPN, nommé aussi easyConnect ou BIG-IP, pour accéder au réseau Lilly de manière sécurisée.

• Utilisation des solutions technologiques agrées par Lilly : seules les solutions agrées par Lilly doivent être utilisées pour le travail à distance. La liste des solutions Lilly est disponible sur Lilly Now dans la rubrique protect Lilly.

• Séparation des activités numérique professionnelles et personnelles en utilisant le matériel fournis par Lilly uniquement pour des activités professionnelles et en respectant les consignes de protection et de confidentialité : verrouillage de son poste de travail, rangement de son espace de travail…

Ces dispositions s’appliquent aussi aux alternants et stagiaires.

Article 10 : Allocation forfaitaire :

Une allocation forfaitaire de 2,50 € par jour de télétravail sera versée aux alternants et stagiaires, dans la limite de 30 € par mois. Cette allocation, qui compense les frais engagés au titre du télétravail à domicile, sera exonérée de charges sociales et d’impôt, sous réserve que la législation applicable au jour du présent accord reste en vigueur sur ce point.

Pour en bénéficier, les alternants et stagiaires devront déclarer leurs jours de télétravail dans l’outil mis à leur disposition par l’entreprise.

Article 11 : Equipement :

Les alternants et stagiaires sont équipés d’un PC portable et de dispositifs permettant les échanges à distance (au jour du présent avenant : Teams, messagerie professionnelle…).

Ils ne sont pas éligibles à l’enveloppe ergonomie prévue par l’accord sur le télétravail.

Toutefois, les parties ont considéré la situation particulière des alternants ou stagiaires dont les fonctions impliquent nécessairement l’utilisation d’un écran, en sus et indépendamment du PC mis à disposition. S’il est objectivé, en lien avec le tuteur, que le fait de ne pas disposer d’un écran sur le lieu potentiel de télétravail priverait en pratique ces alternants et stagiaires de la possibilité de télétravailler suivant les prévisions de l’article 2 du présent avenant, il est convenu que cet équipement leur sera fourni sur demande.

Article 12 : Politique transport :

Les alternants et stagiaires de Neuilly qui télétravaillent, suivant le rythme auquel ils ont accès, continuent à bénéficier du remboursement du Pass Navigo dans les conditions vigueur au sein de l’établissement au même titre que les alternants et stagiaires qui ne télétravailleraient pas.

Article 13 : Télétravail obligatoire :

Le télétravail obligatoire peut concerner les alternants et stagiaires, sur décision de l’entreprise et dans le cadre de l’article L. 1222-11 du Code du travail, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, quand la mesure est nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des personnes.

Une allocation forfaitaire de 2,50 € par jour de télétravail sera versée aux alternants et stagiaires, dans la limite de 55 € par mois. Cette allocation, qui compense les frais engagés au titre du télétravail à domicile, est exonérée de charges sociales et d’impôt, sous réserve que la législation applicable au jour du présent accord reste en vigueur sur ce point.

Pour en bénéficier, les jours de télétravail devront être déclarés dans l’outil mis à disposition par l’entreprise.

Article 14 : Date d’effet, durée, révision et publicité de l’accord :

Paragraphe 1 : Date d’effet et durée :

Le présent avenant est conclu pour une durée déterminée. Il prend effet le 1^er avril 2022 et prend fin en même temps que l’accord sur le télétravail qu’il modifie, le 31 août 2024.

Paragraphe 2 : Révision :

Celle-ci est possible dans les conditions légales en vigueur au moment de la demande de révision.

Paragraphe 3 : Publicité :

Conformément à l’article L.2231-5-1 du Code du travail et au décret n° 2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, la publicité du présent avenant, en version anonymisée, se fera sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail pour publication sur le site de Légifrance.

Fait à Neuilly-sur-Seine, le 29 mars 2022

XX, Directeur des Ressources Humaines, dûment habilitée aux fins des présentes,
Le syndicat CFDT, représenté par XX, en qualité de Délégué Syndical Central, dûment mandaté
Le syndicat CFE-CGC, représenté par XX, en qualité de Déléguée Syndicale Centrale, dûment mandatée
Le syndicat CGT, représenté par XX, en qualité de Délégué Syndical Central, dûment mandaté