Accord d'entreprise "Accord sur le vote électronique" chez LILLY FRANCE (Siège)

Entre les soussignés,

La société Lilly France dont le siège social est situé au 24 Boulevard Vital Bouhot, 92521 Neuilly-sur-Seine Cedex, représentée par xx en sa qualité de Directeur Ressources Humaines France,

D’une part,

Et,

Le syndicat CFDT, représenté par xx, en qualité de délégué syndical central,

Le syndicat CFE-CGC, représenté par xx en qualité de déléguée syndicale centrale,

Le syndicat CGT, représenté par xx, en qualité de délégué syndical central,

Le syndicat FIL, représenté par xx, en qualité de délégué syndical central,

D’autre part,

PREAMBULE

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique prévoit la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles.

Les article R2314-5 et suivants du Code du travail issu du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017, article 1, autorisent le recours au vote électronique pour les élections professionnelles des membres de la délégation du Personnel des Comités Sociaux et Economiques par voie d’accord collectif d’entreprise ou par décision unilatérale de l’employeur.

La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel aux Comités Sociaux et Economiques.

Les parties ont considéré que le vote électronique pourrait-être de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés, notamment les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• de favoriser un bon niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

CECI EXPOSE, LES PARTIES ONT ARRÊTE ET CONVENU DE CE QUI SUIT :

1. 
   Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, des dispositions légales et règlementaires et de la délibération de la CNIL du 25 avril 2019 précitée.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

2. Objet et champ d’application

Le présent accord a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

Il s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise, ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition, appelés à voter aux élections de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

3. Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de pouvoir recourir au vote électronique à travers le moyen du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

4. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

IV.1. Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par une « société prestataire », mandatée pour ce faire par Lilly France.

L’Entreprise confiera à cette société prestataire spécialisée dans les technologies Internet, et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-6 et suivants du Code du Travail.

Le nom de la société prestataire retenue sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également au personnel de la société prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

IV.2. Etablissement des fichiers

Le vote par voie électronique se déroulera dans le respect des dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

En conséquence, les données qui pourront être enregistrées dans le cadre de la mise en œuvre des élections par vote électronique sont les suivantes :

• Pour les listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège ;

• Pour le fichier des électeurs : nom et prénom, collège, moyen d’identification défini dans le protocole d’accord préélectoral ;

• Pour la liste d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs ;

• Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaires ou suppléants et, le cas échéant, appartenance syndicale ;

• Pour les listes des résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés ci-après.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

IV.3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées dans les conditions prévues dans le Protocole d’Accord Préélectoral.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire, chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

IV.4. Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique du système de vote ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

IV.5. Expertise indépendante et formalités auprès de la CNIL

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Le rapport d’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre RGPD).

IV.6. Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour que les salariés se sentent à l’aise avec cette technique de vote, avec un rappel détaillé du fonctionnement en place depuis 2014. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les représentants du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

5. Déroulement des opérations de vote

V.1. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

V.2. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, pendant l’ouverture des bureaux de vote.

Ils pourront voter de n’importe quel ordinateur, tablette ou Smartphones, et d’une manière générale de n’importe quel point d’accès Internet, de leur lieu de travail ou non, en se connectant sur le serveur du prestataire sécurisé et dédié aux élections. Des PC seront mis à disposition sur le site de Fegersheim dans des salles dédiées. Un Ipad sera également à disposition à Neuilly. Les salariés pourront voter sur leur temps de travail.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.

V.3. Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Ces professions de foi électronique devront être au format PDF exclusivement et de poids limité (inférieur à 5 Mo).

Le Prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats, avec le cas échéant les logos.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police de caractères utilisées entre les listes ou choix proposés. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de raturer un ou plusieurs noms devra être intégrée dans le moyen de vote électronique.

V.4. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse de connexion au site de vote,

• un code d’identification personnel qui sera nécessaire, en sus de la donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral, pour accéder au site de vote,

• un mot de passe généré de manière aléatoire par le Prestataire pour valider son vote,

• les dates de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel qui lui aura été communiqué ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe personnel.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote et les observateurs pourront consulter en permanence le taux de participation. Les membres du bureau de vote auront accès aux listes d’émargement uniquement à deux moments : lors de la réunion de scellement du système de vote, puis une seconde fois à la clôture des scrutins. Les membres des bureaux de vote veilleront à la confidentialité des listes.

V.5. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin (article R2324-7 et R2324-14 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

6. Date d’effet et durée de l’accord

Le présent accord, conclu pour une durée déterminée, prend effet le 15 mars 2022 et prendra automatiquement fin le 14 mars 2026. La Direction invitera les organisations syndicales représentatives avant ladite échéance en vue d’engager la négociation d’un nouvel accord.

7. Publicité de l’accord

Les salariés seront informés du recours au vote électronique simultanément à la signature du protocole d’accord préélectoral, par les moyens de communication habituels.

Conformément à l’article L.2231-5-1 du Code du travail et au décret n° 2017-752 du 3 mai 2017 relatif à la publicité des accords collectifs, la publicité du présent accord se fera au moyen d'une base de données nationale dont le contenu sera accessible en ligne.

Le présent accord sera publié dans une version ne comportant par l'identité des négociateurs et des signataires.

Fait à Neuilly-sur-Seine, le 9 mars 2022.

xx, Directrice des Ressources Humaines, dûment habilitée aux fins des présentes,
Le syndicat CFDT, représenté par xx, en qualité de Délégué syndical central, dûment mandaté
Le syndicat CFE-CGC, représenté par xx, en qualité de Déléguée syndicale centrale, dûment mandatée
Le syndicat CGT, représenté par xx, en qualité de Délégué syndical central, dûment mandaté
Le syndicat FIL, représenté par xx, en qualité de Délégué syndical central, dûment mandaté