Accord d'entreprise "Accord sur le Télétravail" chez ERIGERE

ACCORD SUR LE TELETRAVAIL

Sommaire :

Préambule

1. Une démarche volontaire

2. Poste Eligibles

2-1 Critères d’éligibilité liés à l’activité et au poste

2-2 Critères d’éligibilité liés au service

3. Critères d’éligibilité liés au salarié

3. Modalité de mise en œuvre du télétravail

3-1 Choix des jours de télétravail

3-2 Temps de travail

3-3 Lieu de télétravail

4. Matériel

4. Modalités de passage au télétravail

4-1 Passage au télétravail

2. Accompagnement

5. Droits et obligations

5-1 Règles à respecter en matière de temps de travail, de sécurité et de protection de la santé

2. Les règles en matière de sécurité informatique

6. Contractualisation

7. Assurances

8. Dispositions finales

Préambule

Dans le cadre de la pérennisation de l’expérimentation du télétravail au sein du projet d’entreprise ERIGERE EN MOUVEMENT, la société a décidé de proposer à ses collaborateurs la possibilité de travailler à distance.

Le télétravail s’inscrit dans le projet d’entreprise d’ERIGERE dont un des objectifs est de développer de nouveaux modes de travail pour des organisations du travail simplifiées qui responsabilisent les salariés et de faire évoluer ses modes de management. Il doit également permettre des organisations du travail plus performantes, l’amélioration de la qualité de vie des salariés et le développement des outils digitaux dans l’entreprise, notamment pour travailler, se réunir et communiquer à distance.

Définition

Le télétravail désigne, au sens de l’article L.1222-9 du Code du travail, toute forme d’organisation du travail, utilisant les technologies de l’information dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué au domicile du salarié. Dans le cadre de l’expérimentation au sein d’ERIGERE

Il s’agit d’une modalité d’organisation du travail à part entière, individuelle et collective, fondée sur une relation de confiance entre les managers et les salariés concernés et qui doit préserver un lien fort entre les salariés télétravailleurs et leur équipe de travail. Pour ces raisons le temps de présence physique dans les locaux de l’entreprise doit rester majoritaire. 

Le télétravail est ouvert aux salariés répondant aux critères d’éligibilité définis à l’article 2. L’accès au télétravail se fera à la demande du salarié. L’accord préalable du manager sera nécessaire dans le respect de la présente charte.

1. Une démarche volontaire

Conçu comme une mesure d’amélioration des conditions de travail, le télétravail est un choix individuel. Il résulte d’un double volontariat : celui du collaborateur, et celui de son responsable. Le fait qu’un ou des salariés travaillent à domicile doit être une mesure positive ou a minima neutre pour tous. Elle ne doit pas constituer une contrainte tant pour l’équipe que pour la hiérarchie sur le site, c’est pourquoi chaque emploi en télétravail fait l’objet d’un entretien entre le collaborateur et la direction durant lequel ils complètent la fiche d’évaluation. Cette dernière doit être communiquée au service Ressources Humaines pour validation finale.

Afin de garantir le caractère de volontariat au-delà de l’engagement initial, le collaborateur ou le manager peut à tout moment mettre fin au télétravail. Cette décision est signifiée par l’une ou l’autre partie par courriel ou lettre recommandée. Cette décision sera motivée par la partie qui mettra fin au télétravail, ladite décision devant être motivée par des raisons de service. La cessation du télétravail est effective deux mois après notification de l’une ou l’autre des parties, sauf commun accord entre le collaborateur et sa hiérarchie sur un délai de report de mise en application, ou si l’intérêt du service exige une cessation immédiate ou avancée du télétravail.

Le télétravail pourra être suspendu dans les mêmes conditions durant une période à déterminer expressément en fonction des motivations conduisant à cette suspension.

2. Postes éligibles

2-1 Critères d’éligibilité liés à l’activité et au poste

La possibilité de télétravailler est ouverte aux seuls postes et activités compatibles avec ce mode d’organisation du travail. En particulier, les activités requérant une présence physique permanente, en contact très régulier avec nos clients, l’usage d’équipements uniquement disponibles dans les locaux de l’entreprise, ou associés à des impératifs de sécurité et de confidentialité, pourront être concernées.

Pour des activités dont il est difficile de mesurer la compatibilité avec cette forme de travail, des expérimentations peuvent être menées dans les services et agences.

2-2 Critères d’éligibilité liés au service

Les modalités d’organisation du télétravail définies doivent être compatibles avec les obligations de service, le bon fonctionnement de l’équipe et de l’entité concernées. Pour cette raison, chaque service ou entité devra déterminer si la mise en place au sein de l’équipe du télétravail est compatible et n’entrave pas la bonne performance de son activité. L’organisation et la planification des temps de présence et de télétravail seront soumises à l’accord du responsable de service concerné en concertation avec le service des Ressources Humaines et dans le respect de la présente charte.

2-3 Critères d’éligibilité liés au salarié

La possibilité de télétravailler sera ouverte au collaborateur ayant validé sa période d’essai dans la société et en capacité d’organiser par lui-même ses activités en télétravail et disposant d’une réelle autonomie dans l’organisation de ses tâches. L’accès à distance aux dossiers du collaborateur est aussi une condition pour mettre en place le télétravail.

Afin de réduire le risque d’échec ou la mise en difficulté, il appartient au responsable hiérarchique direct d’analyser, avec le collaborateur qui se porte volontaire pour le télétravail, l'éligibilité de son poste au télétravail, et sa capacité à télétravailler et à s’imposer des contraintes de travail dans le milieu familial. Un examen soigné des motivations, des conditions pratiques du déroulement du télétravail (installations électriques, équipement informatique, type d'accès à Internet, outils disponibles, moyens téléphoniques, espace de travail préservé…), et des missions télétravaillées, devra impérativement être réalisé lors d’un entretien préalable à la candidature. L’exercice des fonctions en télétravail est soumis à l’accord préalable du responsable.

2-4 Critères d’éligibilité liés au lieu de travail

Le télétravail doit s'effectuer dans un espace de travail adapté, disposant d’une connexion internet et d’un réseau de téléphonie accessible, équipé d’une installation électrique conforme à la réglementation en vigueur et assuré pour l’usage considéré. Le collaborateur s’engage à disposer au sein de son domicile d’un environnement lui permettant d’exercer une telle activité.

3. Modalité de mise en œuvre du télétravail

3-1 Choix des jours de télétravail

• Option 1 : formule fixe

Afin de préserver le lien social avec la société et de faciliter l’organisation des temps de travail collectifs, la durée du temps en télétravail sera limitée à un jour par semaine.

Pour les collaborateurs ayant un temps de transport dépassant les 2 heures aller, il pourra exceptionnellement leur être proposé de porter le nombre de jours télétravaillés à deux.

Pour les collaborateurs ayant une reconnaissance travailleur handicapé (RQTH), le nombre de jours télétravaillés pourra être porté à 2 jours par semaine sur leur demande.

Il peut être prévu, au niveau de l’équipe ou de l’entité d’appartenance que certains jours de la semaine ne soient pas ouverts au télétravail. Le télétravail s’effectue par journée entière et fixe dans la semaine.

Les journées télétravaillées sont programmées en amont et connues de l’ensemble des membres de l’équipe concernée. En cas de contraintes ponctuelles, une suspension ou une modification de jour provisoire pourra intervenir à l’initiative de l’entreprise et sous réserve du respect d’un délai de prévenance de 7 jours minimum, permettant au salarié de s’organiser. Ce délai pourra être exceptionnellement réduit en cas de situation de crise ou d’urgence.

• Option 2 : formule flexible

Pour certaines activités, la mise en place d’un jour fixe par semaine n’est pas compatible. Aussi, il est ouvert aux collaborateurs la possibilité de pouvoir bénéficier de deux jours par mois de télétravail. Les jours ne sont pas fixés mais un délai de prévenance de 5 jours devrait être respecté. En cas d’impératif lié à l’activité, le manager se réserve la possibilité de demander l’annulation de la journée en télétravail. Le cumul d’un mois sur l’autre est limité à 4 jours au total sur un mois.

Les travailleurs à temps partiel (pour une durée supérieure ou égale à 4/5^ème du temps de travail) peuvent faire une demande dans le cadre de la formule 2 jours par mois.

Les réunions nécessitant la présence du salarié dans les locaux de l’entreprise sont prioritaires par rapport aux journées de télétravail. La participation à distance aux réunions, quand elle est compatible avec l’objet de ces réunions, doit être facilitée et prévue par l’organisateur autant que possible.

• Option 3 : formule occasionnelle

En cas de circonstances exceptionnelles empêchant les déplacements du collaborateur, telles que des grèves de transport, la possibilité est ouverte aux collaborateurs, n’ayant pas opté pour les options précédentes, de bénéficier de 5 jours annuels de télétravail. Cette option est conditionnée à l’accord préalable du responsable et sous réserve que le collaborateur dispose du matériel pour travailler à distance.

3-2 Temps de travail

La durée, les horaires de travail et les temps de repos du salarié en situation de télétravail s’inscrivent dans l’organisation du temps de travail en vigueur en conformité avec les accords collectifs et individuels applicables à son entité et à son poste.

Le salarié en situation de télétravail doit être joignable pendant les plages horaires définies dans le cadre du présent accord. Le salarié doit être en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise.

La charge de travail et les critères de résultat du télétravailleur sont équivalents à ceux des salariés travaillant au sein de la société. Il est de la responsabilité du manager de s’assurer que le travail fourni par le collaborateur est conforme aux attentes définies au préalable.

3-3 Lieu de télétravail

Le travail s’effectue au domicile déclaré par le salarié et spécifié dans le présent accord. Il peut également s’effectuer dans un local externe ou un autre lieu à partir du moment où le salarié en informe son responsable et le service des Ressources Humaines.

En cas d’incident technique empêchant le télétravailleur d’effectuer normalement son activité à domicile, il doit en informer immédiatement son responsable qui prend alors les mesures appropriées pour assurer la bonne organisation de l’activité. A ce titre, il pourra être demandé au télétravailleur de revenir au sein de la société afin de poursuivre son activité, dans l’attente de la résolution du ou des problèmes techniques.

3-4 Matériel

La société met à la disposition du télétravailleur le matériel suivant :

• Ordinateur portable et ses accessoires (dont casque téléphonique) ;

• Téléphone portable (si possession avant l’accord) ;

• Accès à distance à la messagerie professionnelle et à son environnement de travail ;

• Accès aux logiciels indispensables à l'exercice des fonctions ;

• Le cas échéant, formation aux équipements et outils nécessaires à l'exercice du télétravail ;

Le collaborateur s’engage sur :

• Un espace de travail préservé et compatible avec une activité professionnelle permettant de ne pas entraver son équilibre personnel ;

• Des installations électriques conformes ;

• Un accès internet permettant l’accès à distance ;

• A accomplir, sur son lieu de télétravail, le même travail en quantité et qualité que sur son lieu de travail habituel.

4. Modalités de passage au télétravail

4-1 Passage au télétravail

La demande d’accès est faite par écrit par le salarié auprès de son responsable et du service des Ressources Humaines. Un entretien est alors organisé entre le manager et le salarié. Pour préparer cet entretien, un autodiagnostic est réalisé par le salarié.

A l’issue de cet entretien le manager donnera sa réponse écrite dans un délai de 2 semaines maximum. Tout éventuel refus sera motivé par le manager.

4-2 Accompagnement

L’accompagnement des télétravailleurs, des managers et des équipes est l’une des conditions clés du développement et de la réussite du télétravail.

Des actions d’accompagnement sont organisées spécifiquement à l’attention de managers. Elles visent à les soutenir dans l’intégration du télétravail à l’organisation du travail dans leur équipe.

Par ailleurs, un plan de formation spécifique sera proposé aux télétravailleurs mais également à leurs managers.

Un suivi dans le cadre de l’entretien annuel sera également prévu et permettra d’aborder les conditions d’activité, la charge de travail et l’impact sur la réalisation des objectifs.

5. Droits et obligations

Les télétravailleurs bénéficient des mêmes dispositions, droits et avantages légaux, réglementaires et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable et travaillant dans les locaux de l’entreprise, notamment pour le suivi de leur activité, l’évaluation des résultats, la rémunération, l’évolution professionnelle et le temps de travail.

5-1 Règles à respecter en matière de temps de travail, de sécurité et de protection de la santé

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail, et notamment les modalités de déclaration des accidents du travail sont applicables aux télétravailleurs et à la société qui s’engagent mutuellement à les respecter.

La société s’engage à respecter la vie privée du télétravailleur. A cet effet, le manager fixe, en concertation avec le salarié, les plages horaires durant lesquelles il peut le contacter, celles-ci devant être en correspondance avec l’horaire habituel du salarié dans son service.

Durant ces horaires, le salarié doit être à la disposition de son employeur sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles.

Il doit donc être totalement joignable et disponible. Par ailleurs le salarié n’est pas autorisé à quitter son lieu de télétravail pendant ses heures de travail. Si le salarié quitte son lieu de télétravail pendant ses heures de travail sans autorisation préalable de son manager, il pourra être sanctionné.

5-2 Les règles en matière de sécurité informatique

La mise en œuvre du télétravail nécessite le respect de règles de sécurité en matière informatique. Le système informatique doit pouvoir fonctionner de manière optimale et sécurisée, de même la confidentialité des données doit être préservée.

Depuis son domicile, le télétravailleur doit impérativement respecter la législation, les règlements relatifs à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Le télétravailleur s’engage à assurer la confidentialité des mots de passe et des informations qui lui sont confiés.

6. Contractualisation

Un engagement écrit entre la société et le télétravailleur est signé avant le début du télétravail. Cet engagement prend la forme d’une fiche d’évaluation individuelle, qui renvoie notamment aux dispositions du présent texte.

La fiche d’évaluation individuelle de télétravail précise le cycle de télétravail et les jours travaillés.

À tout moment, le salarié ou la société peut mettre fin au télétravail ou suspendre le télétravail par courriel ou lettre recommandée, conformément aux dispositions définies précédemment.

7. Assurances

La société garantit les dommages qui pourraient résulter des conséquences des actes du télétravailleur à son domicile, dès lors que celui-ci démontre qu’ils découlent directement de son activité télétravaillée, ainsi que le vol du matériel le cas échéant mis à disposition.

Dans le cadre de ses fonctions, la responsabilité civile du télétravailleur est couverte par la société. Le télétravailleur est néanmoins tenu de souscrire à une « assurance responsabilité civile » personnelle qui couvrira sa responsabilité. Le télétravailleur est en outre tenu en ce qui concerne son logement de déclarer à son assureur l'utilisation professionnelle de ce dernier. Le télétravailleur s'engage à fournir des attestations annuelles d'assurances responsabilité civile et logement à la direction des Ressources humaines.

Tout sinistre subi doit être déclaré dès survenance à la direction d’affectation du télétravailleur et au service des Ressources humaines.

8. Dispositions finales

8.1. Durée de l’accord

Le présent accord cadre est conclu pour une durée déterminée de trois ans. Les parties conviennent que six mois avant la date d’échéance de l’accord, elles se rencontreront pour négocier éventuellement les conditions et la durée de son renouvellement. A défaut de nouvel accord s’y substituant, le présent accord prendra fin à son terme. A la demande de l’une ou l’autre des parties signataires, la Direction et les Organisations syndicales représentatives au niveau de la société et signataires se réuniront afin de débattre sur d’éventuelles difficultés d’application du présent accord ou pour débattre de son évolution.

8.2 Clause de revoyure

Le présent contrat pourra être revu chaque année lors des négociations annuelles obligatoires.

8.3 Communication

Le présent accord fera l’objet d’une communication spécifique auprès des salariés de la société Erigère via notamment les moyens de communications interne de la Direction des Ressources Humaines. Un exemplaire sera adressé au domicile de tous les salarié(s) qui ne disposent pas d’une liaison au réseau informatique.

8.4 Dépôt et Publicité

Le présent accord sera déposé, en deux exemplaires, dont un original, et une version électronique, à la direction Régionales des Entreprises, de la Concurrence, de la consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) de Paris ainsi qu’au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’Homme de Paris

8.5 Entrée en vigueur

Cet accord entrera en vigueur au 1er janvier 2019.

Annexe

FICHE D’EVALUATION

TELETRAVAIL

(A compléter avec le manager)

Nom et prénom : ______________________________________________________________
Fonction et Lieu de travail principal : ____________________________________________________
Transport(s) utilise(s) pour vous rendre sur votre lieu de travail : Mode de transport : Voiture Train Tramway - Metro - Bus Vélo Autres (precisez) Nombre de km entre votre domicile et votre lieu de travail : ……………………………………………..……... Temps de trajet : ………………………………………………………………………………………………………………………... Nombre de correspondances ou de changements : ……………………………………………………………………. Temps de déplacement domicile-travail : …………………………………………………………………………………... Mes motivations pour le télétravail : Pour quelle(s) raison(s) souhaitez-vous devenir télétravailleur ? Organisation du travail Trajet Organisation personnelle Autres (précisez) : Quels bénéfices pensez-vous pouvoir tirer de la pratique du télétravail ? ……………………………………………………………………………………………………………………………………….……... Selon vous, quels en sont les principaux inconvénients ? ……………………………………………………………………………………………………………….……………………………... MES APTITUDES AU TELETRAVAIL Toujours Souvent Parfois Jamais Je pense être capable de m’imposer la même concentration, que je sois à mon bureau habituel ou à mon domicile Je pense être capable de travailler sans présence de mon manager pour maintenir une discipline de travail Je sais organiser moi-même ma journée de travail Je suis en mesure de gérer mon temps de travail, mes priorités et planifier mes tâches Je suis suffisamment organise(e) et rigoureux/se Je sais travailler seul(e), voire je suis plus efficace Je respecte les delais qui me sont fixés Je parviens à me motiver seul(e) Je m’adapte facilement et pense être capable de gérer les changements induits par le télétravail Le contact régulier avec d’autres personnes au travail (autres membres du collectif de travail, manager direct, etc.) est fondamental pour moi MA MAITRISE DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION Toujours Souvent Parfois Jamais Je maîtrise les logiciels, outils et applications nécessaires à l’exercice de mon activité Je suis à l’aise avec mon PC et les services associés J’ai besoin de mes collègues pour l’usage quotidien de mon poste de travail Je maîtrise les outils de communication de travail à distance J’ai besoin d’échanger d’importants volumes de données J’ai besoin d’équipement spécifique au poste de travail qui n’est pas compatible avec le télétravail à domicile J’ai accès à mes dossiers de travail facilement à distance MES RELATIONS AVEC LES COLLEGUES DE TRAVAIL ET LES CLIENTS Toujours Souvent Parfois Jamais Je suis capable de maintenir le même niveau de réactivité et de disponibilité, que ce soit pour les clients, mes collègues ou ma hiérarchie, tout en travaillant à distance Je sais comment je resterai joignable durant mes périodes de travail à domicile Je connais les contraintes professionnelles qui peuvent, exceptionnellement, modifier le planning de télétravail établi MON ESPACE TELETRAVAIL ET MON ÉQUILIBRE VIE PROFESSIONNELLE ET VIE PERSONNELLE OUI NON Je dispose d’un espace dédié au télétravail, au calme et isolé Cet espace est assez spacieux pour y installer mon équipement de travail Je dispose d’une connexion internet haut débit Mes installations électriques sont adaptées au branchement d’un ordinateur Je dispose d’un ameublement adapté au travail Les membres de ma famille respectent mon environnement de télétravail et acceptent que je travaille à domicile Si j’ai des enfants en bas âge, je dispose d’un mode de garde me permettant de travailler en toute sérénité́ A l’issue de ce diagnostic, souhaitez-vous candidater à l’expérimentation ? Oui Non Peut-être Motivations de votre choix : ……………………………………………………………………………………………………………………………………….……... ……………………………………………………………………………………………………………………………………….……... Précisez la formule choisie : 1 jour fixe/semaine 2 jours par mois Evaluation du Responsable : Favorable Réservé Refus Observations : ……………………………………………………………………………………………………………………………………….……... ……………………………………………………………………………………………………………………………………….……... ……………………………………………………………………………………………………………………………………….…….. Date :
Signature Salarié : Signature Responsable :

A transmettre au service RH