ACCORD COLLECTIF RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

Entre les soussignés :

• La société IDEX SERVICES société par actions simplifiée au capital de 54 443 605,00 € dont le siège social est situé 148-152, Route de la Reine – 92513 BOULOGNE BILLANCOURT, immatriculée auprès du Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro B 632 037 982, représentée par XXXX en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines, dûment habilité à cet effet,

d’une part

Et :

• La Confédération Française des Travailleurs Chrétiens - Fédération Commerce Service et Force de Vente (CFTC-CSFV), représentée par XXXX, Déléguée Syndicale,

• La Confédération française démocratique du travail (CFDT), représentée par XXXX, Déléguée Syndicale,

d'autre part,

PRÉAMBULE :

Le Comité social et Economique (CSE) doit être mis en place au sein de la Société IDEX SERVICES à la date du 8 février 2019.

Conformément aux dispositions des articles L 2314-26 et R 2314-5 du Code du travail, les élections des membres de la Délégation du Personnel du CSE peuvent avoir lieu par voie électronique.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de La Poste pour ceux qui votaient par correspondance.

Ainsi, afin de faciliter l’organisation des élections des membres du CSE et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de la mise en place d’un vote exclusivement électronique qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Le présent accord collectif distinct du protocole préélectoral organise le vote électronique et définit les garanties et mesures de sécurité devant entourer celui-ci dans le respect des principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote, en application des dispositions des articles R 2314-5 et suivants du Code du travail.

Il a ainsi été convenu ce qui suit :

ARTICLE I – Recours à un prestataire extérieur

La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, AKG SOLUTIONS (ci-après dénommée « le prestataire »).

Le système de vote électronique tel qu’il est défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Le prestataire s’engage à respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;

• l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect de ces principes généraux du droit électoral, et en application du protocole préélectoral dont la première réunion de négociation est prévue le 12 décembre 2018.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord, le nom du prestataire susmentionné et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été préalablement soumis à une expertise indépendante conformément à l’article R2324-9 du Code du travail.

Le rapport d’expertise sera annexé au cahier des charges qui sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et mis sur l'intranet de l'entreprise.

ARTICLE II – Modalités d’organisation du vote

2.1 Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité.

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, adresse mail ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;

• Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.

Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.

Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

2.2 Déroulement de l’opération de vote

Les élections auront lieu sur une durée allant de 24h à 8 jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral. La plateforme de vote sera accessible 24h/24h pendant cette période.

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote.

Chaque électeur recevra également un courriel contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.

Avant toute opération de vote :

• Le prestataire s’engage à tester le système de vote électronique ;

• Les membres du bureau de vote doivent vérifier que l’urne est vide, scellé et chiffré par des clés délivrées à cet effet.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal connecté à Internet (ordinateur, smartphone, tablette…), de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courriel, ainsi que sa date de naissance.

La saisie de ses trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

2.3 Garantie de confidentialité pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis le 25 mai 2018 date d'entrée en application du RGPD. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site (rubrique « mentions légales ») et synthétisé dans le courriel envoyé à l’électeur.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentants de l’employeur désignés au protocole préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation et la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage et détruire toutes les données du client.

2.4 Assistance

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.

2.5 Dépouillement et résultats

A l’heure du scrutin définie dans le protocole préélectoral le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrés au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur (15822*01 pour les titulaires et 15823*01 pour les suppléants). A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issu du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.

ARTICLE III – ENTRÉE EN VIGUEUR & DURÉE DE L’ACCORD

Le présent accord entre en vigueur à compter du 11 décembre 2018, date de sa signature.

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée sur la période couvrant la durée :

• des élections en vue de la mise en place du CSE au sein de la Société IDEX SERVICES en 2019;

• le cas échéant, des élections partielles se déroulant en cours des mandats des membres du CSE élus en 2019, en application de l’article L 2314-10 du Code du travail.

Le présent accord cessera de plein droit à l’issue de cette durée.

ARTICLE IV – RÉVISION DE L’ACCORD

Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions légales en vigueur.

La partie signataire souhaitant réviser le présent accord devra en informer les autres parties signataires par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge. La révision pourra intervenir par voie d’un avenant.

ARTICLE VI – DÉPÔT & PUBLICITÉ

Le présent accord est établi en 6 exemplaires originaux :

• un exemplaire est remis à chaque partie signataire ;

• un exemplaire sera remis à la DUP ;

• un exemplaire sera déposé, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes de BOULOGNE-BILLANCOURT.

En outre, le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.

Par ailleurs, pour la parfaite information des salariés, le présent accord sera affiché sur les panneaux d’affichage du siège de la société IDEX SERVICES et communiqué sur les adresses emails des salariés IDEX SERVICES. Il sera également consultable sur l’intranet de l’entreprise.

Fait à Boulogne-Billancourt, le 11 décembre 2018

1. Pour la société IDEX SERVICES

   XXXX

   Pour la CFTC-CSFV

   XXXX

   Pour la CFDT

XXXX