ACCORD D’ENTREPRISE

RELATIF À L’ADOPTION DU VOTE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS DES REPRÉSENTANTS DU PERSONNEL AU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE

ENTRE :

La Société SOGEFI FILTRATION S.A., dont le siège social est situé Immeuble Renaissance, 1 Avenue Claude Monet à Guyancourt (78), représentée par XXX dûment mandatée pour conclure les présentes,

D’une part

ET

Les organisations syndicales représentatives au sein de la société SOGEFI FILTRATION :

D’autre part

PRÉAMBULE

Le présent accord définit le cadre général des modalités de recours au vote électronique pour les élections professionnelles des membres des Comités Sociaux et Economiques au sein des établissements de la Société SOGEFI FILTRATION SA dans le respect de la législation applicable.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées en annexe du présent accord.

Par ailleurs, il est rappelé que les modalités pratiques d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique au sein de SOGEFI FILTRATION SA relèvent des protocoles d’accords préélectoraux.

La Direction ainsi que les Organisations Syndicales Représentatives se sont rencontrées au cours de plusieurs réunions qui se sont tenues les 27 avril, 9 mai, 13 juillet et 21 juillet 2022, et se sont entendues sur les dispositions suivantes.

SOMMAIRE

ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION 4

ARTICLE 2 – CHOIX DU PRESTATAIRE ET CONFORMITÉ SU SYSTÈME 4

Article 2.1 – Recours à un prestataire extérieur 4

Article 2.2 – Déroulement des opérations de vote 4

ARTICLE 3 – PROTOCOLES D’ACCORDS PRÉELECTORAUX AU SEIN DES ÉTABLISSEMENTS 5

ARTICLE 4 – ENTRÉE EN VIGUEUR ET DURÉE DE L’ACCORD 6

ARTICLE 5 – DÉPÔT ET PUBLICITÉ 6

ANNEXE 7

ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord a pour objet d’autoriser le vote électronique lors des élections professionnelles des membres des comités sociaux et économiques des établissements de la Société SOGEFI FILTRATION S.A.

La mise en place du vote électronique se substitue ainsi au recours au vote à bulletin secret sous enveloppe.

ARTICLE 2 – CHOIX DU PRESTATAIRE ET CONFORMITÉ SU SYSTÈME

Article 2.1 – Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident de confier à la société KERCIA Solutions (ci-après « Le prestataire »), éditrice du logiciel de vote électronique AlphaVote et spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires.

Le logiciel AlphaVote a été présenté aux organisations syndicales représentatives participant à la négociation du présent accord. La plateforme de démonstration a également été mise à disposition des délégués syndicaux centraux du 17 au 31 mai 2022 afin de leur permettre de tester le logiciel en situation et de formuler toutes éventuelles questions supplémentaires.

Article 2.2 – Déroulement des opérations de vote

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, sur une période délimitée définie dans le protocole d’accord électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, depuis leur lieu de travail ou leur domicile via tout terminal usuel (ordinateur, tablette, smartphone) en se connectant au site de vote.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail est assimilé à du temps de travail effectif.

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les éventuelles professions de foi des listes de candidats ainsi que les logos des listes de candidats représentant un syndicat seront affichés sur le site de vote, par ordre alphabétique des étiquettes syndicales, selon les modalités (formats et poids maximum autorisés) définies par le Prestataire.

Le système devra également permettre de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée ou de voter blanc.

En cas de panne technique rendant inaccessible le vote électronique à un nombre significatif de salariés sur la durée, le scrutin sera susceptible de nécessiter l’organisation de nouvelles élections. La Direction réunira alors les organisations syndicales représentatives avant toute décision.

Chaque électeur recevra de la part du Prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• son identifiant personnel de connexion généré de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date et les horaires de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour ;

• une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra par courrier postal adressé à son domicile, son identifiant personnel et confidentiel, généré aléatoirement par le système de vote. Le mot de passe sera envoyé par un second courrier distinct.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant et son mot de passe personnels, ainsi qu’une donnée personnelle de connexion (appelée « question défi »). En cas de perte ou de non réception de leur identifiant personnel de connexion, les électeurs pourront demander un nouvel envoi de cet identifiant au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter à l’écran, les bulletins de vote correspondant à son établissement et son collège d’appartenance.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du bon déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement sera assuré par les membres du bureau de vote à la clôture des opérations, par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs du bureau de vote.

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

ARTICLE 3 – PROTOCOLES D’ACCORDS PRÉELECTORAUX AU SEIN DES ÉTABLISSEMENTS

Le protocole d’accord électoral prévu à l’article L.2314-6 du Code du travail mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour le mettre en place. Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

ARTICLE 4 – ENTRÉE EN VIGUEUR ET DURÉE DE L’ACCORD

Le présent accord entre en vigueur à compter de sa signature et pour toute la durée du cycle électoral, jusqu’à l’expiration des mandats des représentants du personnel. Si des élections partielles doivent être organisées durant ces mandats, elles seront régies par les modalités prévues par le présent accord, ainsi que par le protocole d’accord-électoral négocié et signé.

ARTICLE 5 – DÉPÔT ET PUBLICITÉ

Le présent accord sera déposé par les soins de la Direction de la Société auprès de la DREETS compétente sur la plateforme de téléprocédure TéléAccords, ainsi qu’au Secrétaire Greffe du Conseil des Prud’hommes compétent.

Au dépôt destiné à la DREETS, sera jointe une version de l’accord ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires, conformément aux dispositions de l’article L. 2231-5-1 et de l’article 2 du décret n° 2017-752 du 3 mai 2017 relatif à la publicité des accords collectifs, afin qu’elle soit versée dans la base de données nationale.

Il sera affiché au sein de la Société sur les panneaux de la Direction prévus à cet effet. Un exemplaire sera tenu également à disposition au service des Ressources Humaines.

Fait à Guyancourt, le 27 juillet 2022,

en 6 exemplaires originaux,

Pour la Société SOGEFI FILTRATION : Pour les Organisations Syndicales Représentatives :

ANNEXE

CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE

ANNEXE A L’ACCORD D’ENTREPRISE DU 27/07/2022

RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

DANS LE CADRE DES ELECTIONS PROFESIONNELLES

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur le renouvellement des mandats des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, la Direction de la Société et les Organisations Syndicales ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.

La société KERCIA Solutions, éditrice du logiciel AlphaVote, ci-après « LE PRESTATAIRE » a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.

Missions du prestataire

Le prestataire aura en charge :

• la mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est régulièrement audité par plusieurs cabinets d’expertises indépendants, chargés de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.

Le prestataire pourra transmettre, sur demande du client, le rapport d’expertise le plus récent.

Sécurité du système de vote

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement. Un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électroniques à la fermeture.

Confidentialité des données transmises

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points :

- à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet ;

- aux dispositions relatives à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n° 2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 20027, n° 2014-793 du 9 juillet 2014 et n° 2017-1819 du 29 décembre 2017, le (RGPD) Règlement Général en faveur de la Protection des données).

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue du délai de recours et en l’absence de contentieux, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données. Un certificat de destruction des données sera transmis au client.

Cellule d’assistance technique

L’employeur organisera la mise en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet. Elle sera composée, pour chaque établissement, d’un représentant de l’employeur, un représentant par organisation syndicale ayant présentée une liste de candidats, ainsi que le ou les représentant(s) du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

Les fichiers

Conformément à l’article R. 2314-7 du code du travail, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par le Client. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : matricule, noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;

• pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, collège et coordonnées postales ;

• pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

• pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes des résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et les destinataires mentionnés ci-dessous.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales représentatives et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;

• pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement ;

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;

• pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections;

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, organisations syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections.

Listes électorales

Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur et sous le contrôle des organisations syndicales présentant une liste de candidats ainsi que des signataires de l’accord d’entreprise relatif au recours au vote dématérialisé par internet, dont le présent cahier des charges constitue une annexe.

L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

Bureau de vote et pilotage centralisé

Un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des collèges.

Les membres du bureau de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

En outre et en cas de besoin, un bureau de vote électronique dit centralisateur, ayant la responsabilité de plusieurs scrutins, peut être crées, tout en conservant les bureaux de votes initiaux et les accès locaux dont ils bénéficient.

Chaque bureau de vote est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

Test à blanc - Scellement du Paramétrage

Phase de test « à blanc » - Objectifs

Les tests dits « à blanc » ont lieu pendant la réunion de scellement. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections. Cette phase s’effectuera en présence de la cellule d’assistance technique.

Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

Étapes de la réunion de scellement

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés de déchiffrement ;

• Validation des données de paramétrage et des listes de candidats sur le PV de scellement provisoire ;

• Réalisation de plusieurs votes fictifs sur le site de vote ;

• Dépouillement fictif des urnes électroniques et édition des résultats ;

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;

• Suivi des taux de participation et des listes d’émargements ;

• Scellement du paramétrage par les membres du bureau de vote.

Communication des identifiants et mots de passe

Le prestataire enverra, à l’attention des électeurs, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, individuellement et aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :

• L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;

• L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;

• Le mot de passe individuel généré dynamiquement et aléatoirement par le système de vote dématérialisé. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles.

Procédure de réassort du mot de passe et de l’identifiant

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j.

La procédure est la suivante :

- L’électeur contacte un numéro vert  0 805 03 10 21

(pour l’international et les DROM, le numéro est 00 33 456 400 681) ;

- Lui seront demandés : Nom, Prénom, Date de naissance, « Question Défi »

- Après vérification des informations précédentes, l’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement et un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué par mail ou par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant.

Le vote

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par son identifiant, son mot de passe, ainsi que, le cas échéant, la réponse à une « question défi ». Cette « question défi » doit être non triviale c’est-à-dire assez confidentielle pour ne pas être facilement décelable.

Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Clôture et dépouillement

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé.

A défaut d’accord dans le protocole d’accord préélectoral, les détenteurs des trois clefs sont les trois assesseurs du bureau de vote nominativement identifiés.

La génération des trois clefs a lieu avant la phase de tests, et intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont au client. Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.