PROTOCOLE D’ACCORD

AUTORISANT LE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE

DU 5 JUILLET 2023

Entre

, Délégué syndical FO

, Délégué syndical CFE/CGC

, Délégué syndical CGT

et

, Président

, Directeur des Ressources Humaines

Il a été convenu ce qui suit :

ARTICLE 1 – PREAMBULE

Par le présent accord, les parties conviennent d'organiser les élections professionnelles par voie électronique, dans les conditions précisées par le cahier des charges annexé au présent accord.

ARTICLE 2 – DISPOSITIONS GENERALES

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique

Le protocole d'accord préélectoral précisera de manière détaillée le fonctionnement du dispositif et le déroulement des opérations électorales.

Le vote électronique peut avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail.

ARTICLE 3 – MODALITES DE MISE EN OEUVRE

Art. 3.1 : Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique

L'employeur se charge, après appel d'offres, de choisir un prestataire chargé de concevoir et mettre en place le dispositif de vote électronique, conformément au cahier des charges précisé dans le présent accord.

Les coordonnées de ce prestataire sont précisées dans le protocole d'accord préélectoral.

…/…

Art. 3.2. : Caractéristiques du système

Le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le traitement du « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) ainsi que des instances représentatives du personnel et des organisations syndicales.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible.

Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande d'une ou des organisations syndicales représentatives ou de la direction de LEDVANCE SASU.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Art. 3.3. : Protocole d'accord préélectoral

Le protocole d'accord préélectoral prévu à l'article L. 2314-4 du Code du travail mentionne la conclusion du présent accord et le nom du Prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

…/…

ARTICLE 4 –INFORMATION DU PERSONNEL

Le prestataire retenu enverra à chaque salarié une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

ARTICLE 5 –ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD

Il est convenu entre les Parties que cet accord produira ses effets pour chacune des élections professionnelles organisées en 2023 chez LEDVANCE SASU.

ARTICLE 6 – NOTIFICATION – DEPOT - PUBLICITE -

Le présent avenant sera notifié aux organisations syndicales représentatives par la remise d'un exemplaire de l’avenant lors de sa signature, ou à défaut, par remise en main propre ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

Par ailleurs, le présent avenant sera déposé par la Société :

• en deux exemplaires sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, dont une version signée des parties et une version anonymisée destinée à être publiée (c'est-à-dire expurgée du nom des personnes physiques signataires) ;

• en un exemplaire au Conseil de Prud’hommes de Saverne.

Enfin, les termes de l'avenant seront portés à la connaissance de l'ensemble du personnel par voie d'affichage ou tout autre support de communication opportun.

Fait à Molsheim le 5 Juillet 2023,

Pour la FO Pour la CFE/CGC Pour la CGT Pour LEDVANCE SASU Pour LEDVANCE SASU

Le DRH Le Président

F. LEDERMANN S. HELBOURG G. GLOTAIN T.SIMON J.M. VOGEL

ANNEXE : CAHIER DES CHARGES RELATIF

A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE

DU VOTE ELECTRONIQUE

REALISEE PAR LE PRESTATAIRE DE SERVICE

CONTEXTE

En 2023, LEDVANCE SASU procèdera au renouvellement de ses instances représentatives du personnel à savoir la mise en place du Comité Social et Economique.

Objectif du dispositif :

-Faciliter le vote du personnel et donc accroître la participation,

-Simplifier et sécuriser les opérations de dépouillement,

PREAMBULE :

Depuis la loi du 21 juin 2004 relative à la confiance dans l’économie numérique, les articles L.2314-21 et L.2314-19 du code du travail prévoient la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles, sur le lieu de travail ou à distance.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans subir les contraintes des heures d’ouverture du bureau de vote et les aléas pouvant survenir lors de vote par correspondance.

Le principe d’un vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles a été retenu par LEDVANCE SASU et les organisations syndicales. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Ce cahier des charges précise les exigences de « client » pour le dispositif de vote électronique supportant le processus d’organisation des élections professionnelles de l’entreprise.

Le système mis en place par le prestataire devra, en tout état de cause, respecter les principes généraux du droit électoral essentiels au déroulement régulier d’une élection, à savoir :

• La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité et la liberté du vote : participer aux élections sans subir de pression extérieure.

• La surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l’élection.

…/…

EXPRESSION DU BESOIN

Modalités de forme :

Le prestataire fournisseur assure la programmation des pages internet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le prestataire fournisseur reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transmises à la Direction des Ressources Humaines de la société LEDVANCE SASU avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes sont présentées sur une seule et même page dans l’ordre d’arrivée à la DRH.

Dans l’éventualité d’un 2nd tour, cet ordre reste inchangé et la ou les liste(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire fournisseur veille à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes.

Modalités de fonds :

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, choisi par LEDVANCE SASU en concertation avec les organisations syndicales sur la base d’un cahier des charges respectant strictement, les prescriptions règlementaires et les recommandations CNIL relatives à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Le prestataire veillera dans sa réponse à reprendre ces mêmes prescriptions et recommandations de mise en œuvre permettant leur strict respect.

En particulier, on notera :

- Les opérations de vote peuvent être réalisées depuis le lieu de travail (sur les ordinateurs des salariés) ou à distance depuis tout autre dispositif électronique professionnel ou personnel bénéficiant d’une connexion internet,

- La confidentialité la plus absolue des données transmises : listes électorales, sécurité des moyens d’authentification (transmission par voie postal et/ou mail), émargement, enregistrement et dépouillement des votes,

- La possibilité pendant le vote de choisir une liste, un candidat ou un vote blanc, de revenir sur ce choix jusqu’à la validation qui déclenche l’envoi du bulletin de vote et génère une confirmation de l’envoi,

…/…

- Pendant l’élection, l’accès aux éléments d’authentification, clés de chiffrement/déchiffrement, contenu de l’urne, ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et maintenance du système chez le prestataire uniquement en cas de dysfonctionnement (attaque par un tiers, attaque virale…),

- Un système automatique doit être prévu pour informer les membres du bureau de vote d’une intervention du prestataire sur le système en cas de dysfonctionnement,

- Le scellement total du système à l’ouverture et la fermeture du scrutin,

- Le traitement informatique distinct des fichiers électeurs et du contenu de l’urne électronique : à aucun moment, y compris après le dépouillement il ne doit pouvoir être mis en relation l’identité des électeurs et l’expression de leur vote, aucun horodatage du stockage du bulletin dans l’urne,

- Le recours à une expertise indépendante sur le système de vote permettant de vérifier ces éléments (code source du logiciel, mécanismes de scellement, de chiffrement…) par un informaticien spécialisé en sécurité informatique,

- La mise en place d’une cellule d’assistance technique (en liaison avec l’équipe informatique de LEDVANCE SASU veillant au bon fonctionnement et à la surveillance du système),

- Le respect des recommandations CNIL en matière de sécurités informatiques (mesures physiques, logiques, algorithmes de chiffrement, système informatique distinct en cas de l’hébergement de plusieurs scrutins via une virtualisation des systèmes par exemple),

- La fourniture d’un kit formation pour les représentants CSE, des Délégués syndicaux et des membres du bureau de vote,

- Un support pour les tests et contrôle du système de vote avant l’ouverture (vérification que l’urne électronique est vide, que le système est scellé) puis après la fermeture (vérification du scellement),

- La génération des clés de déchiffrement des bulletins de vote doit être publique avant l’ouverture du scrutin et seuls les membres du bureau de vote doivent entrer en leur possession,

- L’inaccessibilité totale pendant le déroulement des opérations électorales à des résultats partiels,

- L’accès au nombre de votants pendant le scrutin,

- La conservation jusqu’à l’expiration du délai de recours (15 jours) ou en cas d’action contentieuse jusqu’à son terme, l’ensemble des données, permettant le cas échéant de relancer la procédure de décompte des votes,

- La localisation sur le territoire national des serveurs et autres moyens du système de vote. Les serveurs utilisés seront propriété du prestataire qui pourra, sans autre intermédiaire ou prestataire, intervenir d’ici dans les cas précisés plus haut,

…/…

- L’existence d’une solution de secours prenant le relais en cas de panne et offrant les mêmes garanties et caractéristiques,

- Le respect des recommandations CNIL en matière de contrôle des opérations de vote a posteriori par le juge électoral.

- Moyens d’authentification : chaque électeur recevra avant le 1^er tour et le 2^nd tour éventuel des élections, à leur domicile, par courrier simple un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire fournisseur ainsi qu’un mot de passe. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote. Seul le prestataire fournisseur aura connaissance de ces codes d’authentification et de ces mots de passe, lesquels seront renouvelés dans l’hypothèse d’un 2^nd tour.

- L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

Cette liste n’est pas exhaustive, il est important que chaque prestataire se réfère aux articles et recommandations listées dans ce protocole et valide la conformité de son dispositif avec ceux-ci.

Contexte juridique :

Les obligations de l’employeur liées à la mise en place d’un système de vote électronique sont notamment les suivantes :

• Signature d’un accord d’entreprise validant le recours au vote électronique

• Signature d’un protocole d’accord préélectoral

• Mise à disposition des salariés d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales

Conditions relatives aux prestations intellectuelles :

LEDVANCE SASU confie au prestataire de service la mission de mise en place d’un système de vote électronique.

La description de la mission ainsi que les conditions financières seront détaillées dans le contrat que les parties signeront ultérieurement et qui reprendra l’intégralité des présentes conditions.

Le prestataire devra remplir toutes les obligations d’information et de mise en garde préalables et durant le scrutin.

Il devra également assurer l’originalité des livrables qui seront remis à LEDVANCE SASU dans le cadre de sa mission. A ce titre, le prestataire devra assurer fournir des Livrables qui ne plagient pas une œuvre déjà existante et s’être assuré de disposer de tous les droits au titre de la propriété intellectuelle nécessaires à l’exécution de la mission.

Enfin, le prestataire s’engage à respecter les délais et échéances prévus par le calendrier électoral, tel que fixé par protocole d’accord préélectoral.

…/…

Assurance :

Le prestataire déclare avoir souscrit à une assurance suffisante pour couvrir sa responsabilité civile y compris du fait de son personnel et/ou toute personne intervenant pour son compte.

Déontologie et confidentialité :

Le prestataire s’engage à respecter les règles de déontologie et de moralité les plus élevées.

Notamment, le Prestataire s’engage formellement à respecter et à faire respecter, par ses salariés ou toute personne susceptible d’intervenir à son compte, la discrétion la plus absolue sur l’ensemble des renseignements, informations ou données techniques, commerciales ou financières qui pourraient lui être fournis, par écrit ou par oral.

Toute sortie de document appartenant à LEDVANCE SASU devra faire l’objet d’une demande d’autorisation écrite.

Fait à Molsheim le 5 Juillet 2023

Pour la FO Pour la CFE/CGC Pour la CGT Pour LEDVANCE SASU Pour LEDVANCE SASU

Le DRH Le Président