Accord d'entreprise "ACCORD D'ENTREPRISE PORTANT SUR LA MISE EN PLACE DE L'ORGANISATION DU TELETRAVAIL" chez VALADE (Siège)

Accord d’entreprise portant sur la mise en place et l’organisation du télétravail

Entre les soussignés:

VALADE SAS

Société par actions simplifiée ;

Immatriculée au RCS de Brive sous le numéro 677 120 263 ;

Dont le siège social est sis ZI du Verdier, 19210 Lubersac.

Représentée par xxx en sa qualité de représentant de la société Coudert, Président de la société Valade.

D’une part ; Et,

Le syndicat FO représenté par xxx en sa qualité de Déléguée Syndicale.

D’autre part.

Il a été arrêté et convenu ce qui suit :

Préambule :

Depuis déjà quelques années, notre organisation ne cesse de se transformer, nous demandant toujours plus d’agilité au quotidien : les métiers changent, les façons de travailler évoluent notamment dans un contexte de digitalisation croissant, et les aspirations des salariés tendent vers une exigence toute particulière dans leurs conditions de travail.

La crise sanitaire liée au Covid-19 suivie des décisions gouvernementales ont renforcé ces mutations et notamment concernant la flexibilité du travail avec la mise en place contrainte du travail à distance. Bien que nous n’étions pas préparés à un tel bouleversement dans notre organisation, nous avons su nous adapter, ce qui a contribué à la pérennité de notre activité.

Cette période a permis d’apprécier l’efficacité du télétravail, qui aujourd’hui ne saurait être remis en cause :

• d’une part le télétravail répond à des enjeux de Qualité de Vie au Travail (QVT) avec un meilleur équilibre vie personnelle/vie professionnelle, permettant d’accroître notre attractivité, notre fidélisation des collaborateurs ;

• d’autre part, cette organisation hybride s’inscrit dans une démarche de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) avec une réduction des déplacements et le déploiement d’outils favorisant la dématérialisation.

Lors des Négociations Annuelles Obligatoires 2021, la Direction et la Délégation Syndicale s’étaient accordées sur la nécessité de conclure un accord d’entreprise afin donner un cadre à ce mode de travail dit hybride, en conciliant les nécessités de performance de l’entreprise et les aspirations des collaborateurs.

Article 1 : Champ d’application

Le présent accord et applicable aux salariés de la société VALADE SAS. Les critères d’éligibilité sont précisés à l’article 3.

Article 2 : Définition

Conformément à l’article L1222-9 du Code du Travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de la société, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Les métiers dits « itinérants » tels que les délégués commerciaux ne sont pas considérés comme étant télétravaillables.

Article 3 : Critères d’éligibilité au télétravail

3.1 : Eligibilité du salarié

Le présent accord est applicable à l’ensemble des salariés de la société VALADE SAS en Contrat à Durée Indéterminée et en Contrat à Durée Déterminée, à temps complet ou à temps partiel d’au minimum 80%.

Sont toutefois exclus les salariés en contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation ou stage de par la nécessité de leur présence dans l’entreprise afin de garantir leur bon apprentissage.

Afin que le télétravail soit rendu possible pour le salarié, ce dernier doit pouvoir justifier de :

• sa maîtrise de son poste de travail et des contraintes associées ;

• sa capacité à organiser ses missions et sa gestion du temps de travail ;

• sa capacité à produire dans un environnement différent du cadre quotidien ;

• son autonomie dans l’utilisation des outils informatiques nécessaire au travail à distance.

De plus, le salarié devra disposer d’une connexion internet stable et d’un espace adapté au télétravail.

3.2 : Eligibilité du poste de travail

Le télétravail n’est pas possible pour certaines activités :

• les activités nécessitant une présence permanente dans les locaux de la société ;

• les activités nécessitant l’utilisation d’applicatifs/logiciels/moyens informatiques uniquement disponibles ou accessibles dans les locaux de la société ;

Article 4 : Mise en place du télétravail

4.1 : Principe de volontariat

Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié et l’employeur concernés, sauf dans le cas du recours au télétravail pour circonstances exceptionnelles ou cas de force majeure.

Le télétravail pourra être mis en place 3 mois après l’embauche du salarié ou en cours d’exécution du contrat de travail.

4.2 : Expression et instruction de la demande

Tout salarié souhaitant bénéficier de cette organisation de travail devra en informer son manager par le biais d’un formulaire « demande de télétravail » disponible sous Public/RESSOURCES HUMAINES. La demande est ensuite examinée par le manager et le service des Ressources Humaines afin d’évaluer si les conditions d’éligibilité sont remplies.

Dans le cas où l’ensemble des conditions est réuni, le salarié reçoit une copie de sa demande validée, l’original sera consigné dans son dossier au service des Ressources Humaines. Le télétravail, une fois accordé, est valable pour une durée indéterminée. Toutefois, en cas de changement de fonction, le télétravail prend fin obligatoirement et une nouvelle demande devra être formulée par la salarié souhaitant poursuivre cette organisation de travail.

En cas de refus, conformément aux dispositions de l’article L. 1222-9 du code du travail, le manager devra motiver sa décision par écrit. Le refus du salarié d’accepter le télétravail n’est pas, en soi, un motif de rupture du contrat de travail.

4.3 : Période d’adaptation

En cas d’accord du salarié et du manager pour recourir au télétravail, une période d’adaptation de 2 mois est aménagée pendant laquelle chacune des parties peut mettre un terme à cette forme d’organisation du travail en respectant un délai de prévenance de 7 jours et en motivant par écrit sa décision. Le salarié retrouve alors son poste dans les locaux de l’entreprise.

4.4 Principe de réversibilité

Passé la période d’adaptation, le manager et le salarié peuvent, à l’initiative de l’un ou de l’autre, convenir par accord d’y mettre fin en respectant un délai de prévenance de 7 jours et en motivant par écrit sa décision. Le salarié retrouve alors son poste dans les locaux de l’entreprise.

La réversibilité peut être exercée par le responsable hiérarchique notamment dans les cas suivants :

• le manque d’autonomie du salarié ( rencontre des difficultés à prendre des décisions, a besoin d’appui régulier de ses collègues ou de sa hiérarchie, difficulté à s’organiser, …)

• la désorganisation du service

• des raisons de sécurité et/ou de confidentialité des données

• l’absence de réactivité du salarié, le manque d’implication (délai de réponse trop long, négligence, niveau de réalisation du travail moins bon que celui réaliser en présentiel,….)

• la sur-connexion du salarié (incapacité à faire un usage raisonnable des outils mis à sa disposition par l’entreprise pour travailler, non-respect des repos quotidiens et/ou hebdomadaires de manière récurrente,…)

• le risque psychosocial (risque d’isolement perçu, stress généré par le travail à distance,…)

S’agissant de ces deux derniers motifs, l’avis du médecin du travail sera demandé.

La réversibilité met fin au télétravail du salarié. Par conséquence, le matériel mis à sa disposition devra être restitué au service informatique au plus tard sous un délai d’une semaine.

La réversibilité ne s’exerce pas de manière définitive et une nouvelle demande de télétravail pourra être faite après une carence de 6 mois.

Article 5 : Nombre de jour de télétravail

Sauf disposition spécifique mentionnée à l’article 13 du présent accord, le nombre de jours exercés en télétravail est limité à 2 jours par semaine du lundi au vendredi.

Les journées de télétravail sont prises par journée entière sauf situation exceptionnelle après accord du manager.

Les salariés bénéficiant d’un aménagement horaire de 35 heures hebdomadaires sur 4,5 jours par semaine ou d’un temps partiel réparti sur des demi-journées pourront télétravailler la même journée que la demi-journée libérée qui comptera pour une journée complète de télétravail dans le décompte du nombre de jours télétravaillables.

Afin de préserver le collectif de travail, de maintenir la cohésion et prévenir toute situation d’isolement, les salariés en télétravail devront être présents au sein de l’entreprise au minimum 3 jours pleins par semaine, quelle que soit la durée hebdomadaire de leur temps de travail.

Exemples :

• Un salarié à 35h sur 4,5 jours par semaine ne travaillant pas le mercredi après-midi pourra télétravailler le mercredi matin. De plus compte tenu de la nécessité d’être présent 3 jours pleins sur site, ce salarié pourra télétravailler qu’une seule autre journée par semaine.

• Un salarié temps partiel à 80% ne travaillant pas le mercredi après-midi et le vendredi après-midi pourra télétravailler le mercredi et vendredi matin mais ne pourra pas télétravailler une autre journée dans la semaine.

• Un salarié à 80% ne travaillant pas le lundi ne pourra télétravailler qu’une seule autre journée par semaine afin d’être présent 3 journées sur site.

Les journées de télétravail devront être déterminées au moment de la demande en concertation entre le salarié et le manager. Les jours télétravaillés sont fixes, toutefois dans certaines situations, ils pourront être modulés voire annulés :

• En cas de formation organisée par la société, nécessitant la présence du salarié dans les locaux de l’entreprise ;

• En cas d’audit, visite client, fournisseur ou tout autre rendez-vous ou réunion professionnelles ayant lieu dans les locaux de l’entreprise ;

• En cas de nécessité de service afin de garantir la continuité de l’activité et assurer une présence physique au sein du service (absences de collègues prévues ou non prévues, hausse d’activité du service et toute situation jugée nécessaire par le manager).

Les managers veilleront à l’organisation du télétravail au sein de leur service et s’assureront qu’il y ait toujours une personne physiquement présente sur le site.

Le nombre de jour de télétravail n’est pas un droit acquis mais bien un aménagement de l’organisation du travail et se comptabilise sur la semaine. Les journées de télétravail non réalisées sur une semaine donnée, ne sont pas cumulables et/ou rattrapables sur une autre semaine.

Si un jour de télétravail venait à coïncider avec un jour férié ou un autre jour non travaillé (en cas d’arrêt maladie, de congé, etc.), alors il ne pourrait pas être reporté, sauf accord au préalable du manager.

Si une semaine de travail comporte un jour férié avec un pont (comme il est d’usage pour la semaine de l’ascension) alors les journées de télétravail pourront être exceptionnellement maintenues dérogeant ainsi à la règle des 3 jours de présence par semaine, tout en assurant le bon fonctionnement du service.

Article 6 : Lieu d’exercice du télétravail

Le lieu d’exercice du télétravail sera par défaut le lieu de résidence principale du salarié déclaré au service Paye. Toutefois le salarié pourra télétravailler dans un autre lieu, à condition d’être adapté au télétravail, c’est-à-dire :

• Garantissant la sécurité du salarié ;

• Permettant de préserver la confidentialité des informations, documents et données confiées auxquels le salarié a accès ;

• Disposant d’une connexion internet stable ;

• Permettant au salarié d’être joignable aux horaires habituels de travail.

Le salarié devra avoir informé au préalable son manager pour des raisons de sécurité.

Quel que soit le lieu de télétravail du salarié, ce dernier devra fournir une attestation d’assurance habitation multirisque couvrant spécifiquement la situation de télétravail. Une copie de ce document devra être remis en même temps que la demande de télétravail et renouveler à chaque échéance de l’assurance.

Egalement le salarié télétravaillant s’engage de la conformité des installations électrique de son lieu de télétravail.

Le télétravailleur ne pourra pas prétendre au versement d’une quelconque indemnité de télétravail destinée à lui rembourser les frais découlant de ce mode d’organisation.

Article 7 : Disponibilité et charge de travail

Le télétravail ne modifie, en aucun cas, la durée habituelle de travail applicable en temps normal lorsque le salarié effectue son activité au sein des locaux de l’entreprise. Le salarié devra déclarer son temps de travail via le logiciel de gestion des temps.

Dans le cadre du télétravail, des plages de disponibilité/joignabilité seront fixées au sein de chaque service, et devront à minima être comprises entre 9h00 – 12h30 et 13h30 – 16h00. Le salarié en télétravail devra être joignable sur les moyens mis à disposition, notamment le logiciel « Zoom » et « RainBow », et être en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise, comme défini dans le règlement intérieur de l’entreprise.

Une importance particulière doit être apportée au respect de la durée du travail du salarié, de son droit au repos, de son droit la déconnexion ainsi qu’à son équilibre vie professionnelle/personnelle.

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communications personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail habituel.

Le principe de joignabilité ne doit pas faire obstacle au respect des temps de pause et des durées minimales légales et conventionnelles en matière de repos quotidien et hebdomadaire applicables.

La confiance entre le salarié et le manager constitue le fondement sur lequel doit s’effectuer le télétravail. Des échanges réguliers devront être organisés pour permettre d’apporter une attention particulière à l’examen de la charge de travail, que ce soit à l’initiative du manager comme du salarié.

Article 8 : Equipements pour le télétravail

La société mettra à disposition du salarié souhaitant télétravailler un ordinateur portable doté des applications standards permettant d’accéder à distance aux fichiers et applicatifs de travail et d’un moyen de communication téléphonique (téléphone portable ou une solution via l’ordinateur type Rainbow). L’utilisation des outils mis à disposition sera conforme à la charte informatique en vigueur au sein la société, annexe du règlement intérieur. La demande de matériel sera alors transmise au service Informatique par le service des Ressources Humaines après réception de la demande de télétravail. Une formation à la bonne utilisation des équipements lui sera également faite par le service Informatique.

Dans le cas où un salarié demanderait des équipements spécifiques autres pour télétravailler (imprimante, écran, etc.) ceux-ci ne pourraient être supportés par l’entreprise, et le télétravail ne serait pas rendu possible de par l’éligibilité du poste de travail.

Le salarié s’engage à prendre soin des équipements qui lui sont confiés et à prévenir sans délai la société VALADE, et plus particulièrement le service Informatique, de toute anomalie ou de tout défaut de fonctionnement du matériel.

La dotation d’équipement faite spécifiquement dans le cadre de la mise en place du télétravail prend fin automatiquement lorsque cette modalité de travail s’arrête ; le salarié devra restituer le matériel confié au service Informatique.

Article 9 : Confidentialité et protection des données

Le salarié en télétravail se doit de respecter les règles de sécurité mises en place par l’entreprise comme il le ferait en exerçant son activité dans les locaux, conformément au règlement intérieur et à la charte informatique.

Le matériel mis à disposition par l’entreprise est réservé strictement à un usage professionnel.

Le salarié est garant de la confidentialité, de l’intégrité et de la protection des données qui lui sont confiées et/ou auxquelles il a accès.

Article 10 : Santé, sécurité et conditions de télétravail

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au salarié en situation de télétravail.

L’accident qui survient sur le lieu de télétravail au cours d’une journée télétravaillée et pendant le temps de travail est soumis au même régime d’accident du travail que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise. Le salarié devra en informer immédiatement l’entreprise pour pouvoir établir dans les 48 heures une déclaration d’accident du travail.

L’entreprise s’engage à sensibiliser l’ensemble des managers à ce nouveau mode de travail notamment la sensibilisation et la prévention aux risques sur la santé potentiellement induits par le télétravail (sédentarité, isolement, déséquilibre vie professionnelle/vie personnelle, management à distance, …)

Par ailleurs, le télétravail est pris en compte dans la démarche d’analyse des risques visée à l’article L 4121-1 du code du travail et sera évalué dans le cadre du document unique d’évaluation des risques.

Article 11 : Tickets restaurant

Sauf dispositions réglementaires contraires, chaque journée de télétravail ouvre droit aux tickets restaurant dans les mêmes conditions que lorsque le salarié travail sur site.

Article 12 : Assurances

La société VALADE a souscrit une assurance responsabilité civile couvrant les risques liés au télétravail qui prend en charge les dommages causés et/ou subis par le matériel mis à disposition du salarié en télétravail.

Le salarié souhaitant télétravailler s’engage à informer à son assureur Multirisques Habitation de la situation de télétravail. Il en attestera sur l’honneur dans le formulaire de demande de télétravail.

Article 13 : Egalité de traitement 

Le salarié en télétravail conserve l’intégralité de ses droits individuels ou collectifs en matière d’accès à la formation, de rémunération et d’évolution professionnelle que les autres salariés.

Les dispositions légales, conventionnelles et du règlement intérieur (non liées à la présence physique du salarié dans les locaux de l’entreprise) restent applicables.

Article 14 : Cas spécifiques

Sous réserve du respect des dispositions précitées, notamment en terme d’éligibilité d’activité et de poste, des mesures plus favorables peuvent être instituées en faveur de salariés présentant des situations particulières.

14.1 Maternité / Adoption

Les femmes enceintes pourront bénéficier d’un aménagement de leurs conditions de travail pour la mise en place du télétravail pendant la durée de leur grossesse. Le télétravail pourra être réalisé à 100% du temps de travail, lorsque cela est possible, afin de permettre à la salariée de limiter ses déplacements jusqu’au congé maternité.

Au retour du congé maternité ou d’adoption, afin de permettre aux salariés ayant bénéficié de ces congés d’organiser une période de transition après l’arrivée de l’enfant, et sans que cela ne constitue un mode de garde d’enfant à domicile, il sera possible de télétravailler au maximum 3 jours par semaine, avec un minimum de 2 jours de présence sur site. Cette organisation sera possible jusqu’à 3 mois suivant le retour de congé maternité/d’adoption.

14.2 Circonstances exceptionnelles

Dans le cas d’intempéries, de problématique de transport, ou tout autre situation entrainant une impossibilité pour le salarié de se déplacer, et sous réserve de disposer de l’équipement informatique nécessaire, après validation par mail, du manager et du service Ressources Humaines, le salarié pourra télétravailler le nombre de jours nécessaires.

De même en cas d’épisode de pollution au sens de l’article L 223-1 du Code de l’environnement, la direction et les salariés pourront se rapprocher en vue de la mise en place ponctuelle d’une solution de télétravail pour la durée de l’épisode considéré, pour les collaborateurs empruntant habituellement les transports en commun ou empêchés de circuler du fait des restrictions de circulation décidées par les autorités, afin de limiter l’ampleur de la pointe de pollution et ses effets sur la santé des salariés.

La maladie n’est pas considérée comme une circonstance exceptionnelle et ne saurait remplacer un arrêt de travail nécessaire au bon rétablissement du salarié.

14.3 Salariés reconnus en situation de handicap

Les salariés disposant d’une reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé pourront exercer leur activité en télétravail, dans une proportion supérieure à 50% de leur temps de travail hebdomadaire, en fonction des préconisations du médecin du travail. Sur préconisation du médecin du travail justifié par son handicap, le salarié pourra être équipé d’un poste informatique supplémentaire restant sur le lieu de télétravail et d’un équipement adapté à sa situation de handicap, après étude de la faisabilité.  

B / Modalités d’application du présent accord

I - Effet et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à compter du 1^er août 2022.

II - Révision et dénonciation

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Société ou les organisations syndicales qui y sont habilitées en application de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.

Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant le respect d’un préavis de 3 mois.

La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.

La Société et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

III - Formalités de dépôt et de publicité

Le présent avenant fera l'objet des formalités de dépôt et de publicité suivantes, à la diligence de la Société :

• un exemplaire dûment signé de toutes les parties sera remis en main propre contre décharge à chaque signataire ainsi qu’à chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise n’ayant pas signé l’accord,

• un exemplaire sera notifié par lettre recommandée avec demande d’accusé de réception à chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise absente lors de la séance de signature,

• deux exemplaires seront déposés de façon dématérialisée sur la plateforme du ministère du travail dont une version intégrale en format PDF signée des parties et une version en format docx sans nom prénom paraphe ou signature accompagnée des pièces requises,

• un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes de Brive.

Le présent accord sera mis à disposition des salariés auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Fait à Lubersac, le 30 juin 2022

En 3 exemplaires originaux.

Pour la Société: Pour Force Ouvrière :

Le Président xxx

xxx