Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en place du CSE et la BDES" chez PHARDEX (Siège)

ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE

DU CSE ET LA BDES

Entre :

La Société Phardex, dont le siège social est situé 7, avenue Gallieni, 94250 Gentilly, enregistrée sous le numéro 692 023 500 au RCS de Créteil et représentée par , Responsable RH,

Et :

L’organisation syndicale ci-après désignée :

 : représentée par , Délégué Syndical,

Il est convenu le présent accord :

PREAMBULE

Les ordonnances n°2017-1386 du 22 septembre 2017 et n°2017-1718 du 20 décembre 2017 relatives à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise ainsi que la loi de ratification n°2018-217 du 29 mars 2018 ont profondément modifié le cadre législatif des institutions représentatives du personnel en créant une instance unique : le Comité Social et Economique (CSE).

Les parties ont souhaité organiser le fonctionnement de cette nouvelle instance et ses modalités de consultation au sein de l’entreprise.

Par ailleurs, conformément à l’article L.2312-18 du Code du Travail, une base de données économiques et sociales est mise à la disposition des représentants du personnel de l’Entreprise.

Les parties ont souhaité adapter la base de données économiques et sociales à l’organisation et aux activités de l’Entreprise et ont ainsi défini en application de l’article L.2312-21 du Code du Travail, son fonctionnement.

LE COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)

Compte tenu de l’organisation et de l’existence d’un seul établissement distinct au sein de la Société Phardex, les parties conviennent de la nécessité de mettre en place un CSE.

Le CSE de la Société Phardex sera mis en place au plus tard le 30 avril 2019, au moment du renouvellement des représentants du personnel, puis renouvelé selon la périodicité convenue dans les protocoles d’accords préélectoraux.

Article 1 – Composition du CSE

Le CSE est composé de l’employeur et d’une délégation du personnel.

La délégation du personnel comporte un nombre égal de titulaires et de suppléants.

Les membres du CSE sont élus pour une durée de 4 ans.

Article 2 – Fonctionnement du CSE

2.1 Président du CSE

Le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant dûment mandaté, assisté éventuellement de trois collaborateurs ayant voix consultative, dans les conditions fixées par le Code du travail.

Il peut être assisté de tout responsable en charge d’un sujet à l’ordre du jour.

2.2 Bureau du CSE

Le bureau du CSE est constitué :

- D’un secrétaire ;

- D’un trésorier.

Ils sont élus parmi les membres titulaires du CSE.

Le secrétaire a pour missions principales :

• D’arrêter conjointement avec l’employeur l’ordre du jour des réunions du CSE au moins 3 jours francs avant la séance ;

• De participer à la rédaction et de transmettre le procès-verbal des réunions du CSE à l’employeur dans les 15 jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte ;

• D’assurer les liaisons avec les tiers (inspecteur du travail, etc.), les membres du CSE et la Direction ;

• De veiller à la bonne exécution des différentes décisions prises par le CSE ;

• D’assurer la liaison entre les salariés et le CSE ;

• De s’occuper de la correspondance du CSE.

Le trésorier du CSE a pour mission principale de gérer les comptes du CSE et d’assurer la transparence desdits comptes, étant précisé qu’une comptabilité doit être tenue dans les conditions fixées aux articles L.2315-64 et suivants du Code du travail.

Le trésorier doit notamment :

• Ouvrir et gérer les comptes bancaires du CSE ;

• Régler les factures du CSE, gérer ses ressources et son patrimoine et archiver les documents comptables ;

• Gérer la dotation de fonctionnement du CSE ;

• Etre l’interlocuteur privilégié de l’expert-comptable du CSE ou de son commissaire aux comptes, le cas échéant ;

• Préparer le rapport présentant des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière visé à l’article L.2315-69 du Code du travail ;

• Présenter un rapport sur les conventions passées, directement, indirectement ou par personne interposée, entre le comité social et économique et l'un de ses membres ;

• Assurer que les comptes annuels du CSE soient portés à la connaissance des salariés par tous moyens.

2.3 Représentant syndical au CSE

Chaque organisation syndicale représentative dans l’entreprise peut désigner un représentant syndical au CSE, dans les conditions prévues par la loi. Il assiste aux séances avec voix consultative.

Il est choisi parmi les membres du personnel de l'entreprise et doit remplir les conditions d'éligibilité au comité social et économique fixées à l'article L. 2314-19 du Code du travail.

Dans les entreprises de moins de 300 salariés, le délégué syndical est, de droit, représentant syndical au CSE. Le délégué syndical est, à ce titre, destinataire des informations fournies au comité social et économique.

2.4 Réunions du CSE

Le nombre de réunions annuelles du CSE est fixé à 11 [soit une fois par mois, sauf au mois de juillet ou août] dont au moins quatre réunions portent en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

Des réunions extraordinaires peuvent également se tenir sur convocation du président ou sur demande écrite signée de la majorité des membres titulaires, accompagnée du projet d’ordre du jour.

Les membres du CSE sont convoqués par le Président, par courrier électronique avec accusé de réception, auquel sont joints l’ordre du jour et les documents afférents.

L’ordre du jour est communiqué par le président aux membres au moins 3 jours avant la réunion.

Conformément aux dispositions de l’article L.2314-1 du Code du travail, les suppléants n’assistent aux réunions qu’en l’absence des titulaires qu’ils remplacent.

Afin de pouvoir, le cas échéant, participer aux réunions en cas d’absence des titulaires, les suppléants reçoivent les convocations aux réunions à titre indicatif, de même que l’ordre du jour et les documents afférents.

En vue de permettre la participation d’un suppléant aux réunions, chaque titulaire informe, dès qu’il en a connaissance, de son absence à une ou plusieurs réunions du CSE le membre suppléant appelé à le remplacer, le Secrétaire et le Président.

Les réunions du CSE ont lieu au siège social de l'entreprise.

Toutefois, pour des raisons pratiques et dans un souci de préservation de l’environnement, les réunions du CSE peuvent se dérouler par visioconférence ou conférence téléphonique au moins 3 fois par an.

Un procès-verbal de chaque réunion sera établi par le secrétaire de l’instance en coordination avec le responsable ressources humaines compétent dans les 15 jours ouvrés et sera transmis pour approbation aux autres membres de l’instance, dont son président, dans ce délai maximum.

Après approbation par tous moyens probants (échanges de mails, courrier, adoption en réunion plénière) le procès-verbal pourra être diffusé par la voie électronique sur un espace dédié sur l’intranet de l’entreprise.

En cas de désaccord persistant sur les modalités de rédaction du procès-verbal, la Direction ou l’un des membres de l’instance en désaccord pourra demander à ce que sa position écrite soit jointe au procès-verbal et diffusée selon les mêmes modalités que le procès-verbal.

Article 3 – Mise en place d’une commission santé, sécurité et conditions de travail – CSSCT

Une commission santé, sécurité et conditions de travail est mise en place au sein du CSE en vue de traiter les questions relatives à la santé et à la sécurité au travail.

3.1 Composition

Les membres de la CSSCT sont désignés par une résolution du CSE adoptée à la majorité des membres présents parmi ses membres titulaires ou suppléants.

La commission est composée de 3 membres.

Le secrétaire-adjoint du CSE est le secrétaire de la commission CSSCT.

La commission est présidée par l’employeur ou son représentant.

Ce dernier pourra, s’il l’estime nécessaire, inviter à la commission des experts et techniciens appartenant à l’entreprise qui disposeront d’une voix consultative.

3.2 Fonctionnement

Par délégation, le CSE confie, à la présente commission, une partie de ses attributions en matière de santé, sécurité et conditions de travail en vue de la préparation des réunions du CSE consacrées aux questions entrant dans ce champ, à l’exception de ses attributions consultatives en la matière et de la possibilité de recourir à un expert.

A ce titre, la commission sera notamment en charge de :

- l’analyse des risques professionnels ainsi que des effets de l’exposition à ces risques, notamment pour les femmes enceintes ;

- faciliter l’accès des femmes à tous les emplois ;

- faciliter l’accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois au cours de leur vie professionnelle ;

- susciter toute initiative et proposer notamment des actions de prévention du harcèlement moral, harcèlement sexuel et des agissements sexistes. Le refus de l’employeur est possible mais doit être motivé ;

Il est expressément rappelé que, conformément aux dispositions de l’article L. 2315-38 du Code du travail, la CSSCT ne peut pas être consultée aux lieu et place du CSE et ne dispose pas de la possibilité de recourir à un expert.

La commission SSCT se réunit au moins quatre fois par an à l’occasion des réunions prévues à l’article L.2315-27 alinéa 1er du Code du travail, à l’initiative de la Direction ou à celle de la majorité de ses membres.

L’ordre du jour est élaboré conjointement entre le président de la commission ou une personne ayant qualité pour représenter la direction et le secrétaire de la commission et est communiqué aux membres 3 jours au moins avant la date de chaque réunion, sauf circonstances exceptionnelles.

Le secrétaire de la commission est en charge de rédiger le procès-verbal de la réunion, dans les conditions prévues pour la rédaction des procès-verbaux des réunions du CSE.

Sont informés et invités aux réunions de la commission CSSCT le médecin du travail, le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail, l’agent de contrôle de l’inspection du travail et l’agent de prévention de la CARSAT.

L’employeur peut se faire assister par des collaborateurs appartenant à l’entreprise et choisis en dehors du comité. Ensemble, ils ne peuvent pas être en nombre supérieur à celui des représentants du personnel titulaires.

Article 4 – Les moyens du CSE

4.1 Crédit d’heures

Les membres titulaires de la délégation du personnel du CSE ainsi que les représentants syndicaux au CSE bénéficient du crédit d’heures de délégation prévu par les dispositions de l’article R2314-1 du code du travail et R2315-4 du code du travail.

Le crédit d’heures pourrait être utilisé cumulativement dans la limite de 12 mois, sans pouvoir néanmoins conduire un membre à disposer, dans le mois, de plus d’1,5 fois le crédit d’heures de délégation dont il bénéficie.

Conformément aux dispositions de l’article R2315-5 du code du travail, pour l’utilisation des heures ainsi cumulées, le représentant informera par écrit le RH compétent au plus tard 8 jours avant la date prévue de leur utilisation en respectant les conditions prévues par l’article R2315-6 du code du travail.

Il est précisé que le temps passé en réunion du CSE sur convocation de l’employeur sera payé comme temps de travail effectif, et ne s’imputera pas sur le crédit d’heures de délégation des représentants de la délégation du personnel du CSE.

4.2 Messagerie électronique

Les élus du CSE disposent d’une adresse de messagerie électronique nominative réservée aux correspondances et convocations relatives à l’exercice du mandat.

4.3 Budget relatif aux activités sociales et culturelles

Conformément aux dispositions des articles L. 2312-81 et suivants du Code du travail, une contribution est versée chaque année par l'employeur pour financer des institutions sociales du comité social et économique.

Le rapport de cette contribution à la masse salariale brute ne peut être inférieur au même rapport existant pour l'année précédente.

Le budget du CSE relatif aux activités sociales et culturelles est de 0,80% de la masse salariale de la Société Phardex.

En cas de reliquat budgétaire les membres de la délégation du personnel du CSE peuvent décider, par une délibération, de transférer tout ou partie du montant de l'excédent annuel du budget destiné aux activités sociales et culturelles au budget de fonctionnement ou à des associations dans des conditions et limites fixées par décret en Conseil d'Etat.

Ainsi, en cas de reliquat budgétaire, l'excédent annuel du budget destiné aux activités sociales et culturelles peut être transféré au budget de fonctionnement ou à des associations conformément à l'article L. 2312-84, dans la limite de 10 % de cet excédent.

Cette somme et ses modalités d'utilisation sont inscrites, d'une part, dans les comptes annuels du comité social et économique ou, le cas échéant, dans les documents mentionnés à l'article L. 2315-65 et, d'autre part, dans le rapport mentionné à l'article L. 2315-69.

Lorsque la partie de l'excédent est transférée à une ou plusieurs associations humanitaires reconnues d'utilité publique afin de favoriser les actions locales ou régionales de lutte contre l'exclusion ou des actions de réinsertion sociale, la délibération du comité social et économique précise les destinataires des sommes et, le cas échéant, la répartition des sommes transférées.

4.4 Budget de fonctionnement

Conformément aux dispositions de l’article L. 2315-61 du Code du travail, l’employeur verse au CSE une subvention de fonctionnement d'un montant annuel équivalent à 0,20 % de la masse salariale brute.

Le CSE peut décider, par une délibération, de consacrer une partie de son budget de fonctionnement au financement de la formation des délégués syndicaux de l’entreprise. Il peut également décider, par une délibération, de transférer une partie du montant de l'excédent annuel du budget de fonctionnement au financement des activités sociales et culturelles, dans des conditions et limites fixées par décret en Conseil d'Etat.

Cette somme et ses modalités d'utilisation sont inscrites, d'une part, dans les comptes annuels du comité social et économique ou, le cas échéant, dans les documents mentionnés à l'article L. 2315-65 et, d'autre part, dans le rapport mentionné à l'article L. 2315-69.

4.5 Base de Données Economique et Sociale - BDES

Les parties conviennent que la BDES telle qu’elle est organisée au sein de la Société servira de base aux consultations récurrentes prévues par le Code du travail dans la mesure où les données qu’elle contient sont librement consultables par les membres du CSE et mise à jour autant de fois que nécessaire.

Conformément aux articles L. 2312-36 et R. 2312-5 du Code du travail, la BDES mise régulièrement à jour, rassemble un ensemble d'informations que l'employeur met à disposition du CSE et demeure accessible en permanence aux membres de la délégation du personnel du CSE et aux délégués syndicaux.

Tous les documents contenus sont présentés au moment des réunions et envoyés par mail.

Les parties s’accordent sur les principes suivants :

• La BDES est accessible informatiquement. Elle est accessible en tout lieu au moyen d’une connexion internet sécurisée par l’authentification renforcée.

• La BDES permet l’export des données (PDF, Excel, Word etc.).

• La BDES est accessible en permanence aux membres du CSE et aux délégués syndicaux, sauf dans l’hypothèse où des opérations de maintenance et/ou des évolutions majeures auront lieu.

• La BDES n’est accessible que pour les membres définis ci-dessus.

Enfin, les membres du CSE et les délégués syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations contenues dans la BDES revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par la société.

Article 5 – La dévolution des biens des comités d’établissement

Les parties conviennent que le patrimoine des anciens comités d’entreprise sera dévolu au nouveau CSE conformément à l’article 9 de l’ordonnance du 22 septembre 2017 n°2017-1386 modifié par l’ordonnance rectificative n° 2017-1718 du 20 décembre 2017.

Ainsi, lors de la dernière réunion de la délégation unique du personnel, leurs membres décideront de l’affectation des biens de toute nature dont ils disposent et le cas échéant, des conditions de transfert des droits et obligations, créances et dettes relatifs aux activités transférées, à destination du futur CSE.

Lors de sa première réunion, le CSE décidera à la majorité des représentants du personnel titulaires d’accepter les affectations prévues.

Article 6 - Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord prend effet au jour de sa signature et est conclu pour une durée indéterminée à compter de la mise en place du CSE.

Article 7 - Révision et dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être révisé dans les conditions fixées par la loi.

Ainsi, sont habilitées à engager la procédure de révision du présent accord :

• Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel le présent accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application du présent accord et signataires ou adhérentes du présent accord ;

• A l'issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application du présent accord.

Le présent accord pourra être dénoncé dans les conditions fixées par la loi par les parties signataires.

Article 8 - Notification, publicité et dépôt de l’accord

L’accord sera déposé par la Direction en deux exemplaires, un sur support papier et un sur support électronique, à la DIRECCTE dont relève le siège social de la société et un exemplaire au conseil de prud'hommes du lieu de sa conclusion.

Il fera l’objet, par ailleurs, d’un affichage destiné à assurer l’information de l’ensemble du personnel.

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise et non signataires de celui-ci.

Mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel.

Fait en 5 exemplaires,

A Gentilly, le 19 avril 2019

Responsable RH

Délégué Syndical CFTC