ACCORD RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2023 DE GEODIS D&E ILE DE FRANCE SERVICES

ENTRE :

La société Geodis D&E Ile de France Services, dont le siège social est situé au 26 quai Charles Pasqua – 92300 Levallois Perret, immatriculé au RCS de Nanterre sous le numéro 692 033 061, représentée par XXXXXXXX agissant en qualité de Responsable Ressources Humaines,

Ci-dessous dénommée « la Direction »

d'une part,

ET :

Les organisations syndicales suivantes :

• CFDT, représentée par XXXXXXXX en sa qualité de délégué syndical,

Ci-dessous dénommées « les Organisations Syndicales »

d'autre part.

Ci-après désignées ensemble « Les Parties ».

Préambule

Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles de la société Geodis D&E Ile de France Services d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

L'entreprise et les organisations syndicales définissent dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.

Article 1 : Principe du recours à un prestataire

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La société Voxaly (ci-après dénommée « le prestataire ») dont le système de vote électronique a été audité et l'audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-9 à R. 2314-21 et R. 2324-5 à R. 2324-17 du Code du travail.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

• l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Article 2 : Respect de la Loi informatique et libertés

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.

Le système de vote électronique mis en place par le prestataire est conforme aux obligations en matière de RGPD.

Article 3 : Modalité de vote

Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique pour les élections qui se dérouleront sur le dernier trimestre de l’année 2023.

A titre indicatif, et sous réserve des dispositions du protocole d’accord préélectoral, le premier tour est envisagé du 7 novembre 2023 au 10 novembre 2023.

Le second tour se déroulera, le cas échéant, le 21 novembre 2023 au 24 novembre 2023.

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Tous les salariés de l’entreprise sont équipés d’un ordinateur professionnel. Dès lors tous les électeurs prendront part au scrutin via le matériel qui leur est mis individuellement à disposition.

Toutefois, en cas de problèmes matériel, les électeurs pourront prendre part au vote via les postes de classes virtuelles. Ces postes étant partagés, les électeurs devront en faire préalablement la demande à la Direction. Celle-ci s’assurera du respect de la confidentialité du vote ainsi que de la sécurisation de la connexion lors du vote.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.

Article 4 : Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF d'un poids au maximum égal à 200mo sans lien hypertexte et sur une ou deux pages.

Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format.

Article 5 : Bulletin de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Article 6 : Déroulement des opérations de vote

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, ainsi que les identifiant et mot de passe, sera communiquée par courrier individuel au dernier domicile déclaré de chaque électeur, et ce suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique.

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le matériel de vote transmis auprès de l’électeur.

Le déroulement est le suivant :

• L’électeur peut accéder, 24 heures sur 24, au site de vote à partir de tout terminal connecté à internet,

• Après identification sur le site de vote à l’aide de son code d’accès et la saisie d’une ou plusieurs données à caractère personnel (ex : clé NIR du numéro de Sécurité Sociale, date de naissance), l’électeur est invité à saisir un numéro de téléphone de son choix afin de recevoir par SMS ou via serveur vocal son mot de passe. Après saisie conforme, le système affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,

• Les listes sont affichées selon l’ordre alphabétique.

• Le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,

• L’électeur peut :

  • Choisir une liste complète,

  • « Raturer » des candidats,

  • Voter blanc.

• Le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,

• L’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisie le code défi demandé,

• Un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote, une fois le vote effectué, l’électeur peut à tout moment se reconnecter à la plateforme pour récupérer son accusé de réception de vote.

• À tout moment avant la confirmation de son vote, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.

Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran (équivalent du « bon à tirer ») sera transmise pour validation par le prestataire à la Direction.

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

• par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 7 : Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier postal à son adresse personnelle, un courrier contenant l’adresse URL du site de vote et les instructions nécessaires pour s’authentifier dont l'identifiant et le mot de passe.

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Les moyens personnels d’authentification utilisés au 1^er tour restent valables dans l’éventualité d’un 2^nd tour et ne font pas l’objet d’un renvoi du matériel de vote.

Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement à Voxaly un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, ainsi qu’une donnée à caractère personnel robuste information personnelle complémentaire connue de chaque salarié-électeur (ex : clé NIR du numéro de Sécurité Sociale – 2 chiffres)

Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

En cas de perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter l’assistance téléphonique.

Article 8 : Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-33 à L. 2314-35 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres du bureau de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information sera régulièrement mise à jour durant la période des scrutins.

Article 9 : Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans le bureau de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le processus de dépouillement est le suivant :

• Clôture du site internet de vote,

• Déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,

• Calcul automatique des résultats et attribution des sièges,

• Téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité,

• Impression, vérification et signature des procès-verbaux,

• Proclamation des résultats.

Le prestataire formera le bureau de vote à l’utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d’assurer ses missions. Lors de cette formation, le bureau de vote générera trois clés de déchiffrement (une pour chaque membre du bureau). Durant la période de vote l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes.

Article 10 : Dispositions finales

Le présent accord est applicable à la société Geodis D&E Ile de France Services pour les seules élections 2023 des membres du comité social et économique. Il cessera ainsi immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail.

Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 à L. 2231-7 du code du travail.

Fait à Gennevilliers, le 29 septembre 20323

Pour Geodis D&E Ile de France Services Pour la CFDT

XXXXXXXX XXXXXXXX

Responsable RH Délégué Syndical