Accord d'entreprise "ACCORD D'ENTREPRISE RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITES DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DU CSE" chez KRYS - GUILDE DES LUNETIERS (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITÉS DE VOTE PAR VOIE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS DES MEMBRES DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE 2022 UES KRYS GROUP

Entre :

La Guilde des Lunetiers,

Société Coopérative à personnel et capital variables, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Versailles sous le n° 699 804 308, sise Les Hédauves – Avenue de Paris 78550 Bazainville.

Krys Group Services,

Société Anonyme, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Versailles sous le n° 421 390 188, sise Les Hédauves – Avenue de Paris 78550 Bazainville.

Codir,

Société par Actions Simplifiées, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Versailles sous le n° 729 804 161, sise Les Hédauves – Avenue de Paris 78550 Bazainville.

Représentées aux fins des présentes par Monsieur , en qualité de Directeur Général, ayant tous pouvoirs à cet effet.

D’une part

Et :

Les organisations syndicales représentatives dans l’UES KRYS GROUP au sens de l’article L 2122-1 du code du Travail :

- La CGT, représentée par son délégué syndical, ,

- La CFE-CGC, représentée par sa déléguée syndicale,

- La CFDT, représentée par son délégué syndical,

D’autre part

Il a été convenu ce qui suit :

Contenu

Préambule

Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-26 du code du travail, les élections des membres du Comité Social et Économique peuvent avoir lieu par voie électronique.

Ainsi, en accord avec la loi n° 2004-575 datant du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique ainsi que la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles, d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.

La Direction rappelle que ce système de vote électronique avait été utilisé, en 2018, lors de nos précédentes élections professionnelles et qu’il avait donné entière satisfaction à l’ensemble des parties prenantes. Raison pour laquelle il a été décidé de faire appel à ce même système.

En effet, l’utilisation du vote par voie électronique permet notamment de simplifier le processus électoral, de faciliter le vote des salariés, quelque soit leur rythme de travail, ainsi que de sécuriser les résultats en utilisant une plateforme indépendante. Ainsi, pour l’ensemble de ces raisons, les parties souhaitent, à nouveau, mettre en place le vote électronique pour les élections des membres du Comité Social et Économique prévues au mois de décembre 2022.

Afin que le scrutin se déroule dans les meilleures conditions, les parties rappellent qu’il est primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales tel que le secret du scrutin, le caractère libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote. C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, définissant les garanties et les mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.

Ainsi, cet accord a pour objectif, en accord avec les dispositions légales, de définir les critères essentiels et fondamentaux nous permettant notamment de choisir le prestataire extérieur qui sera chargé de l’organisation de nos élections en mettant à disposition de notre Groupe un outil de vote dédié.

Le présent accord a donc pour objet de valider le recours au vote électronique pour nos futures élections professionnelles ainsi que d’en préciser son fonctionnement.

L'entreprise ainsi que les délégués syndicaux précisent que, distinctement à cet accord, sera négocié et établi un protocole d'accord préélectoral détaillant les modalités techniques et fonctionnelles de ce vote électronique afin d’expliquer de manière concrète le déroulement des opérations électorales.

Enfin, nous rappelons que les membres du Comité Social et Économique sont informés de cette démarche en date du 22 septembre 2022.

Article 1 - Principes généraux

Le système retenu par l’UES KRYS GROUP doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• l’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur. Il sera donc impossible de savoir qui a voté quoi.
• la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique
• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin pour une même personne.
• la confidentialité : le vote est crypté, codé et donc rendu illisible jusqu’au dépouillement.
• la liberté de vote : l'électeur peut exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Article 2 - Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

La Direction et les Organisations Syndicales ont expressément convenu que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 3 - Distinction avec le Protocole d’Accord Préélectoral

Les parties rappellent que le présent accord est négocié de manière complètement distincte du protocole d’accord préélectoral.

Ainsi, suite à la signature de ce présent accord, les parties se réuniront pour négocier un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon les collèges pour les futures élections des nouveaux membres du Comité Social et Économique de l’UES KRYS GROUP.

Le protocole d’accord préélectoral définira également le fonctionnement et les modalités de mise en œuvre du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 4 - Modalité d’organisation des opérations

• Formation au système de vote électronique

Conformément à l’article R. 2314-12 du code du travail, les Délégués Syndicaux, les organisateurs rattachés à la Direction des Ressources Humaines et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu au plus tard 7 jours en amont de l’organisation du vote. Celle-ci sera directement réalisée par le prestataire mandaté dans le cadre de l’organisation du vote électronique.

• Assistance technique

L'employeur met en place une assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire à la demande de la Direction des Ressources Humaines de l’UES KRYS GROUP.

En présence des représentants des listes de candidats et conformément à l’article R. 2314-15 du code du travail, la cellule d'assistance technique :

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ; Les scellements sont posés notamment après la formation une fois que la recette (test spécifique) du site s’est déroulée et que les clés du bureau de vote sont générées.
• contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système

• Adaptation personnalisée du site et des outils mis à disposition

Dans le cadre des options retenues avec le prestataire mandaté sur le vote électronique, le site dédié au vote électronique sera paramétré et personnalisé en fonction de la charte graphique KRYS GROUP. La Direction des Ressources Humaines se chargera de l’envoi des éléments graphiques selon le planning projet défini avec le prestataire. En outre, les données suivantes pourront ainsi être personnalisées :

• le site dédié au vote électronique aux couleurs de KRYS GROUP,
• le courrier d’information transmis aux collaborateurs leur permettant de voter, sera personnalisé avec le logo KRYS GROUP pour permettre aux collaborateurs une identité visuelle immédiate,
• une vidéo sur mesure sera réalisée et communiquée par la Direction des Ressources Humaines avant le lancement du scrutin afin d’accompagner les collaborateurs dans l’utilisation du site.

Article 5 - Déroulement des opérations de vote

• Établissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines de l’UES KRYS GROUP qui assurera les interactions avec les délégués syndicaux.

Les Organisations Syndicales auront vérifié préalablement à la formation au système de vote électronique la conformité des données qu’elles auront transmises à l’entreprise.

L’intégration des listes électorales, des listes de candidats, du contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, se fera sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines de l’UES KRYS GROUP.

• Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, dont les modalités seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique est scellé avant l'ouverture et pendant toute la durée des opérations jusqu’à la destruction des données de l’élection.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible excepté le taux de participation. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin. Il a été convenu qu’aucune feuille d’émargement ne pourra être communiquée auprès des parties signataires du présent accord tout au long du déroulement des scrutins (1^er tour et le cas échéant, lors du 2^nd tour).

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les collaborateurs. L’entreprise établira ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin par voie postale.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix non candidat à l’élection. La Direction des Ressources Humaines devra en être informée au préalable par mail.

• Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit par courrier à son domicile, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification. Les modalités liées à l’envoi du courrier seront définies dans le protocole d’accord préélectoral.

L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié géré par le prestataire retenu après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois au site dédié aux élections pour procéder aux votes des membres titulaires et des membres suppléants du nouveau Comité Social et Économique. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Les modalités d’accès au système de vote électronique seront précisées dans le protocole préélectoral.

• Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permet au serveur du prestataire de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois au site dédié des élections.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La validation du vote après authentification vaut signature de la liste d’émargement et enregistrement du vote.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Le protocole préélectoral détaillera également l’ensemble des modalités relatives au déroulement du scrutin.

• Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs et selon les modalités techniques définies en amont avec le prestataire (taille du fichier ne dépassant pas 2 MO).

Article 6 - Clôture et Résultats

• Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par le serveur sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur le serveur dédié.

• Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées pour chaque établissement.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et ses deux assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

• Délais de recours et destruction des données

La Direction des Ressources Humaines de l’UES KRYS GROUP ainsi que le prestataire conservent sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration du délai de 15 jours après la proclamation des résultats et des délais prévus dans les articles R. 2314-23 et suivants du code du travail en cas de contestation auprès des juridictions compétentes, le prestataire peut procéder à la destruction des fichiers supports sous réserve de la validation de la Direction des Ressources Humaines de l’UES KRYS GROUP.

Article 7 - Sécurité , protection des données et confidentialité

• Expertise indépendante et encadrée

Dans le cadre des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire retenu des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise.

Même si, les dispositifs de vote électronique n'ont plus à être déclarés à la CNIL depuis le 25 mai 2018, date d'entrée en application du RGPD, les parties rappellent que préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, notre prestataire doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;
• de la Délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 formulant des recommandations sur la mise en place du vote électronique;
• des articles L 2314-26 et R 2314-5 à R 2314-18 du code du travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;
• du décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.

• Respect du RGPD

Conformément aux nouvelles dispositions légales relatives au RGPD, il a été convenu que la Direction Juridique de l’UES KRYS GROUP fera la déclaration du système de vote électronique sur le registre dédié à cet effet.

• Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

• Existence et contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont :

• pour les listes électorales qui seront affichées : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site ;
• pour le fichier de la liste électorale qui va servir à l’administration de l’outil et l’envoi des modalités du vote électronique : noms, prénoms, date d’entrée dans l’entreprise, établissement, collège, site, coordonnées postales, date de naissance, clé du numéro de Sécurité Sociale. L’adresse email professionnelle ne sera communiquée qu’en cas de nécessité liée à l’organisation des élections.
• pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale, date de naissance, site ;
• pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège, site ;
• pour les résultats (précisés dans le procès verbal): noms et prénoms des candidats, élus, non élus, titulaire ou suppléant, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale, collège, site ; 

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• pour les listes électorales et les liste de candidats: électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant et la Direction des Ressources Humaines.
• pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant
• pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote ainsi que la Direction des Ressources Humaines et les délégués syndicaux.
• pour les résultats (précisés dans le procès verbal) : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi (inspection du travail, DREETS), syndicats et délégués syndicaux, Direction des Ressources Humaines et le Directeur Général de l’UES KRYS GROUP.
• les listes d’émargement ne seront communiquées et consultables qu’à la clôture des scrutins (1^er tour et 2^nd tour le cas échéant) par le bureau de vote.
• Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote à la compétence, après avis des représentants du prestataire mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 8 - Application de l’accord

Le présent accord est applicable à compter du 1er octobre 2022 et il est conclu pour la durée de cette élection.

Article 9 - Révision

Chaque partie signataire, seule habilitée à signer un avenant portant révision, peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes.

La demande de révision devra être adressée par courrier remis en main propre contre décharge à chacune des autres parties et comporter outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement. Au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties concernées devront ouvrir une négociation. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou à défaut seront maintenues.

Les règles de conclusion de l’avenant de révision sont celles énoncées par la loi. Les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents. Le dépôt est opéré conformément aux dispositions légales applicables.

Article 10 - Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires dans les conditions prévues par le code du travail. La dénonciation sera notifiée par courrier remis en main propre contre décharge à chacune des autres parties signataires ou adhérentes.

Lorsque la dénonciation émane de l’employeur ou de la totalité des signataires du présent accord, l'accord continue de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de la convention ou de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d'un an à compter de l'expiration du délai de préavis de trois mois. Une nouvelle négociation devra être engagée dans le délai de préavis de trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation. A l’issue de cette négociation, sera établi soit un avenant ou un nouvel accord constatant l’accord intervenu, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord et signé des parties en présence.

Les règles de conclusion de l’accord sont celles énoncées par la loi. Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles de l’accord dénoncé, avec pour prise d’effet, soit la date qui en aura été expressément convenue soit à défaut, le jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents.

Article 11 - Publicité de l’accord 

Le présent accord entrera en vigueur à compter de la date de signature. Conformément aux dispositions légales, il sera déposé en ligne sur la plateforme de téléprocédure "Télé@ccords" : https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

L’existence du présent accord sera communiquée auprès du personnel dans l’Intranet KRYS GROUP.

Fait à Bazainville, le 14/09/2022

En cinq exemplaires originaux – paraphés sur chaque page – dont un pour chaque partie signataire.

Pour l’UES KRYS GROUP  Les délégués syndicaux de l’UES KRYS GROUP Délégué syndical CGT Déléguée syndicale CFE-CGC Délégué syndical CFDT