Accord d'entreprise "Accord d’entreprise (UESTT) sur le droit à la déconnexion" chez GROUPE RANDSTAD FRANCE (Siège)

DROIT A LA DECONNEXION

ACCORD D’ENTREPRISE (UES-TT)

Les sociétés de l’UES-TT :

• La société Randstad,

• La société GRF,

• La société SELECT TT

• Les sociétés du groupe ATOLL

représentées par, Directrice Générale Déléguée en charge des Ressources Humaines du Groupe Randstad France, dûment mandatée par les représentants légaux desdites sociétés, dont le siège social est au 276 DU Président Wilson - 93200 SAINT DENIS

et les Organisations Syndicales représentatives représentées  par leur Délégué(e) Syndical(e) Central(e) de l’UESTT :

• La Fédération des services CFDT, représentée par

• La CGT Groupe Randstad France, représentée par

• La CFTC, représentée par

• La CFE-CGC, représentée par

PREAMBULE

Les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) ont connu un essor majeur ces dernières années et l’utilisation du numérique a transformé nos modes de travail. Elles sont devenues incontournables dans l’exercice des activités professionnelles, permettant le lien social et l’accès à l’information en mobilité.

Ordinateurs portables, messagerie électronique, smartphones, tablettes, applications digitales, montres connectées… les outils numériques sont multiples. Si les Sociétés de l’UES-TT ont conscience des avantages des TIC au quotidien, elles sont également conscientes qu’une utilisation déraisonnée est susceptible de constituer un facteur de risque psychosocial.

Dans la perspective de prévenir ce risque et de lutter contre les éventuels dysfonctionnements, la Direction et les Organisations Syndicales ont souhaité ne pas se limiter à l’élaboration d’une charte affichant des principes généraux mais ont souhaité négocier un accord sur le droit à la déconnexion. Ces discussions ont été menées dans un dialogue social ouvert et constructif s’inscrivant dans le cadre général de la Qualité de Vie au Travail.

Le présent accord s’inscrit dans la démarche générale d’amélioration de la Qualité de Vie au Travail des salariés, en vue de veiller au meilleur équilibre des temps de vie et de préserver la santé physique et mentale des salariés.

Il vise à rappeler l’importance du droit à la déconnexion et l’importance du bon usage des outils numériques. La Direction et les Organisations Syndicales partagent ce même objectif.

Les parties signataires ont souhaité affirmer les points suivants :

• tous les salariés des sociétés de l’UES-TT peuvent faire reconnaître leur droit à la déconnexion quels que soient leur contrat, niveau et ancienneté dans l’organisation

• des actions concrètes de sensibilisation et de formation à la régulation doivent permettre l’utilisation optimisée des outils numériques et l’application généralisée et efficiente du droit à la déconnexion

• chaque acteur de l’entreprise doit prendre conscience des enjeux relatifs à une connexion excessive, dans le cadre de la prévention des risques psychosociaux

• les responsabilités individuelles et l’exemplarité du manager à tous les niveaux de la direction sont essentielles

Le présent accord s’articule autour des points principaux suivants :

• le cadre légal et les définitions relatives au droit à la déconnexion

• la formation et la sensibilisation sur les sujets clés relatifs à la déconnexion pour une prise de conscience des risques inhérents à la sur sollicitation éventuelle et pour une utilisation raisonnée des outils numériques professionnels

• les dispositions finales inhérentes au présent accord précisant la durée de l’accord et les modalités de suivi des actions engagées

Pour rappel, le respect des horaires collectifs est inscrit au règlement intérieur. Les horaires de travail sont affichés dans chaque point de présence.

CHAPITRE 1 : champ d’application

Cet accord s’applique à tous les salariés de l’ensemble des sociétés de l’UES-TT, quels que soient leur statut, niveau, fonction et ancienneté et disposant d’outils numériques que l’entreprise met à leur disposition pour se connecter à distance. Il s’applique autant aux salariés présents sur site qu’aux salariés en télétravail.

Si les salariés intérimaires ne sont pas directement bénéficiaires des actions prévues dans le présent accord, ils seront néanmoins sensibilisés dans l’année suivant sa date de signature.

ARTICLE 2 : cadre légal et définitions

Cadre légal

La loi Travail introduit pour la première fois dans le code du travail un « droit à la déconnexion ». Les entreprises de plus de 50 salariés ont dupuis l’obligation de mettre en place des instruments de régulation de l’outil numérique. Ces mesures visent à assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et familiale.

Définitions

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail habituel.

Le respect des temps de repos des salariés est essentiel pour prévenir les effets néfastes d’une «hyper-connexion», comme par exemple une augmentation de la fatigue et/ou du stress professionnel pouvant aller jusqu’au burn-out.

Ainsi, le droit à la déconnexion pose les principes suivants :

• respecter les temps de repos et de congés

• préserver les temps de vie personnelle et familiale

• veiller à la santé des salariés

Les outils numériques mis à disposition des salariés sont :

• les équipements physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables

• les outils numériques digitaux d’information et de communication : messagerie électronique, logiciels et applications métiers, intranet, connexion réseau

Cette liste n’est pas exhaustive et peut être amenée à être modifiée en fonction des avancées technologiques.

Pour rappel, les salariés ont le droit à un temps de repos quotidien de 11 heures consécutives et d’un temps de repos hebdomadaire de 35 heures consécutives. 

Le travail doit être effectué dans le cadre des horaires collectifs habituels pendant lesquels « les salariés se tiennent à la disposition de l'employeur » (article L 3121-1 du Code du Travail).  En dehors de leurs horaires de travail, les salariés exercent leur droit à la déconnexion.

Sont donc exclus du temps de travail :

• les jours de congés payés et RTT

• les week‐ends

• les jours fériés

• les journées non travaillés dans le cadre du temps partiel

• la pause déjeuner

• les journées d’activité partielle

• pendant toute période au titre de laquelle le contrat de travail est suspendu, par exemple dans le cas d’un arrêt maladie, d’un congé maternité ou parental et d’un accident du travail

• lors d’absences autorisées ou justifiées du salarié (cf accord handicap)

CHAPITRE 3 : modalités d’exercice du droit à la déconnexion

Article 3.1 Principes généraux

Il est essentiel de préciser que chaque salarié a le droit de faire valoir son droit à la déconnexion, c’est-à-dire de ne pas être connecté aux outils de communication professionnels en dehors de son temps de travail habituel.

Aucun salarié ne pourra être sanctionné, licencié ou faire l’objet d’une mesure discriminatoire, qu’elle soit directe ou indirecte, pour ne pas avoir répondu à un appel téléphonique ou un message électronique en dehors de ses horaires de travail habituels. De même, cela ne doit pas avoir d’impact sur l’évolution professionnelle du salarié.

Toute situation d’usage trop intensif des outils numériques identifiée par le manager ou le salarié concerné pourra faire l’objet d’une information auprès des acteurs RH de référence.

Les parties signataires du présent accord affirment le principe de responsabilités partagées au sein de l’entreprise et conviennent également qu’il revient d’une part à la Direction d’être exemplaire dans la régulation des flux et d’autre part aux salariés d’en faire un usage raisonné.

Ainsi, les managers doivent être vigilants aux éventuels non respects du droit à la déconnexion et ne pas hésiter, le cas échéant, à rappeler notamment les règles relatives au droit de chacun de ne pas être sollicité en dehors des plages horaires de travail et pendant les temps de repos.

Article 3.2 Actions relatives au droit à la déconnexion en dehors des horaires de travail

• anticiper de façon systématique les congés (CP et RTT) ou autres absences (suspensions) dans la mesure du possible pour identifier un relais (« back up ») et utiliser les moyens informatiques existants pour informer de l’absence, du salarié à contacter pendant celle-ci ou autre consigne. Le manager est garant au sein de son équipe de la bonne application de ces modalités en vue d’organiser la bonne continuité de l’activité de son périmètre

• paramétrer les messages d’absence via l’ensemble des outils numériques à disposition et leurs fonctionnalités (messageries électronique et téléphonique) en informant sur le nom et les coordonnées du relais (« back up »).

• anticiper les retours d’absences pour permettre un temps de traitement des mails reçus pendant la période non travaillée

• mettre en place l’envoi d’un mail aux salariés qui travaillent régulièrement hors temps de travail. L’identification, pour des raisons techniques, ne sera rendue possible que par l’analyse des mails envoyés hors temps de travail. Chaque quadrimestre, les salariés concernés recevront un mail anonymisé et sans réponse attendu (« no reply » / « ne pas répondre »). Ce mail sensibilisera sur le droit à la déconnexion (vidéo de présentation en lien) et rappellera le lien vers les modules de formation en ligne et à disposition).

• mettre en place pour les absences longue durée un processus permettant la suspension des droits applicatifs à tous les outils digitaux pour les personnes qui le souhaitent. Cette fonctionnalité ne sera pas activée par défaut. En effet, celle-ci implique l’impossibilité de se connecter à l’intranet et outils RH notamment, ceci pouvant générer un sentiment d’isolement non souhaitable.

• Intégrer à l’email automatique adressé aux salariés lorsque les managers valident une pose de RTT ou de congés une mention spécifique au droit à la déconnexion (« acceptation d’une demande d’absence). Il s’agit d’une mesure de sensibilisation qui rappellera les recommandations principales prévues au présent accord en vue d’exercer sur ce ou ces jours le droit à la déconnexion (information collègues, organisation du départ, relais / « back up »)

Il est en outre recommandé à chaque salarié de s'interroger sur le moment opportun pour adresser un mail ou joindre un autre salarié par téléphone. Celui-ci est invité également à évaluer et formaliser le délai de réponse attendu pour ne pas solliciter de réponse immédiate si cela ne s’avère pas nécessaire.

Autres mesures :

• utiliser la fonctionnalité de départ différé des mails depuis les outils de messagerie électronique dont est dotée l’entreprise

• enregistrer les projets de mails mode brouillon en vue d’un envoi ultérieur

• généraliser un message automatique dans la signature des mails du type « Merci de noter que cet email qui peut vous être adressé en dehors de vos heures de travail ou pendant les congés, RTT, activité partielle ou tout autre motif d’absence autorisée, ne doit être traité qu'en période d'activité et ne nécessite pas de réponse immédiate".

Article 3.3 Actions relatives à l’utilisation raisonnée des TIC (Technologies de l’Information de la Communication) pendant le temps de travail (Qualité de Vie au Travail)

• privilégier les échanges directs contribuant au lien social (rencontres physiques, appels téléphoniques en remplacement de l’écrit quand cela est possible)

• prévoir un temps de pause par l’organisateur de réunions à distance de dix minutes par demi-journée. L’organisateur annoncera les temps de pause, notamment le temps de déjeuner, en introduction de la réunion

• recommander la planification de réunions permettant idéalement de prévoir un temps de pause de 5 minutes entre les réunions (par exemple : réunion prévue de 15h à 15h55)

• conseiller pendant les réunions :

• de ne pas consulter la messagerie électronique

• de mettre un message d’absence temporaire

• de mettre le téléphone en mode avion

• de respecter le cadre horaire des réunions

• organiser ses plages de disponibilité et d'indisponibilité grâce aux fonctionnalités d’information prévues dans les outils :

• notifier une indisponibilité dans le chat

• renvoi éventuel vers un autre interlocuteur

• message d'indisponibilité en retour de mail

• activation / désactivation des alertes sonores ou visuelles d'arrivée d'un message électronique ou d’un message instantané (SMS/MMS)

Ces dernières mesures s’appliquent également pendant les formations des salariés, qu’il s’agisse de formations à distance ou sur site.

Article 3.4 Actions relatives à l’utilisation raisonnée des TIC pendant le télétravail (QVT)

Les parties font le constat que l’exercice du droit à la déconnexion est plus aisé dans le cadre du travail sur site, en raison de l’existence d’horaires d’ouverture et de fermeture des locaux de l’entreprise mais également de la présence de la communauté de travail.

Par conséquent, la Direction s’engage à inclure le plus possible dans ses communications, les formations et les sensibilisations mises en œuvre sur le droit à la déconnexion, les salariés en télétravail, hors des locaux de l’entreprise afin de rappeler que ce droit doit être exercé sur les temps de repos et d’absences autorisées.

De plus, un paragraphe spécifique au droit à la déconnexion et des mesures associées sont décrites dans l’accord télétravail afin de mettre en lumière les problématiques relatives à l’exercice de ce droit pendant les journées télé travaillées.

CHAPITRE 4 : accompagnement et sensibilisation

Article 4.1 Actions d’accompagnement

Les modules d’accompagnement seront conçus en format court et accessibles via notre plateforme de formation digitale dans les six mois suivants la date signature de l’accord. Tous les salariés pourront ainsi être formés aux fonctionnalités de la messagerie électronique et de l’agenda partagé professionnels mis à leur disposition par l’entreprise.

Parmi les modules accessibles, ont été d’ores et déjà identifiés :

• la programmation différée d’envoi de mails

• la suspension du chat pendant une durée déterminée

• la configuration d’un message en cas d’absence

• la neutralisation de plages horaires dans l’agenda

• la mise en attente d’un mail

• la définition d’un mail comme une tâche à mener ultérieurement

Ces modules « droit à la déconnexion » devront couvrir les fonctionnalités facilitant le droit à la déconnexion et applicables sur ordinateurs, tablettes et smartphones mis à la disposition des salariés par l’entreprise.

En complément et dans le cadre de la Qualité de Vie au Travail, les salariés seront également accompagnés sur l’optimisation rédactionnelle des mails :

• identification des destinataires des mails : pertinence et utilisation des fonctions « Répondre à tous » et « Copie à » à bon escient pour éviter toute sollicitation non essentielle en termes d’action et/ou d’information

• objet du mail permettant au destinataire d'identifier immédiatement le sujet et l’échéance de la demande (ex “Pour lecture” “Pour action rapide”, “Urgent”, “Important”...)

• le contenu du mail doit être clair et concis

• il doit répondre aux règles élémentaires de politesse

Des modules d’accompagnement sont également disponibles sur notre plateforme de formation digitale et ceux-ci, comme les modalités d’accès, seront communiqués dans l’année suivant la date de signature du présent accord.

Article 4.2 Actions de sensibilisation

Pour faire en sorte que le droit à la déconnexion soit connu par tous et soit effectif, l’ensemble des salariés doit être sensibilisé à l’usage efficient et responsable des outils numériques.

La Direction s’engage en ce sens à :

• rappeler les principes du droit à la déconnexion via une animation vidéo diffusée à tous les salariés permanents (contexte, chiffres clés, principes généraux)

• mettre à disposition des « modes d’emploi » et guides succincts et accessibles des outils numériques (trucs et astuces) et de leur bon usage

• mener une action de sensibilisation autour de la pollution numérique (impact du stockage des mails, impact des envois multiples…)

• rappeler l’existence de la ligne d’écoute et de soutien psychologique pour accompagner les salariés permanents dans les situations éventuelles de stress professionnel et d’une possible addiction au digital

• mettre en place un webinaire ou une conférence sur le sujet

• rappeler les règles de sécurité routière afin d’alerter les salariés sur les risques d’une connexion au volant

Ces actions seront initiées au cours de la première année suivant la signature du présent accord et feront l’objet d’informations spécifiques au moment de leur lancement (lors de réunions d’équipe, dans les actualités digitales hebdomadaires et via le réseau social de l’entreprise)

Elles seront également intégrées dans le Document Unique d’Evaluation des Risques (DUER) et le Plan Annuel de Prévention des Risques professionnels et d’Amélioration des Conditions de Travail (PAPRIPACT) dans la partie sur les risques psychosociaux, en évoquant le lien entre “sur-connexion” et stress professionnel.

CHAPITRE 5 : dispositions finales

Article 5.1 Suivi de l’accord

Une commission de suivi sera programmée chaque année à la date d’anniversaire de la signature du présent accord. Les données recueilles de façon quadrimestrielle seront à cette occasion partagée et analysées.

Elle aura pour objet de partager la bonne mise en œuvre et la bonne application des mesures formalisées.

Cette commission sera composée de deux représentants désignés pour chacune des Organisations Syndicales signataires et de représentants de la Direction. A l’issue de ces commissions, les documents de présentation pourront être envoyés le cas échéant et sur demande aux organisations syndicales non signataires.

Indicateurs de suivi :

• état d’avancement des actions prévues dans le présent accord

• taux de complétion des formations suivies

Pour s’assurer de la bonne application du droit à la déconnexion en dehors des heures de temps de travail, il est convenu de procéder à un état des lieux chiffré par périmètre régional chaque quadrimestre du volume de messages électroniques émis au sein des sociétés de l’UES-TT pendant les week-ends, jours fériés et entre 21h et avant 7h pour les jours ouvrés.

Ces données seront recueillies et analysées sur une semaine complète par mois, week-ends inclus. En fonction, il pourra être nécessaire de mettre en place de nouvelles actions de sensibilisation et d’accompagnement.

Article 5.2 Date d’effet et durée de l’accord

Le présent accord prend effet dès réalisation des formalités de dépôt auprès de l’administration. Il est conclu pour une durée indéterminée. Le présent accord, pourra être dénoncé à tout moment par tout ou partie des signataires dans les conditions prévues par le code du travail.

Article 5.3 Rendez-vous et révision de l’accord

En sus des commissions de suivi annuelles, les parties signataires conviennent de se revoir a minima trois ans après la prise d’effet du présent accord afin d’envisager l’opportunité de réviser le présent accord.

Ainsi, de nouvelles négociations pourront être menées en cas de modifications légales, réglementaires, conventionnelles ou de branche, des règles impactant significativement les termes du présent accord. Cette réouverture des échanges pourraient être également nécessaires en cas de changement structurant de nos outils digitaux.

Le présent accord pourra être révisé en tout ou partie en application des articles L2222-5 et L2261-7-1 du code du travail.

Toute demande de révision doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception à chacune des parties et devra comporter les dispositions pour lesquelles la révision est demandée.

Le présent accord pourra être révisé en tout ou partie en application des articles L2222-5 et L2261-7-1 du code du travail.

Toute demande de révision doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception à chacune des parties et devra comporter les dispositions pour lesquelles la révision est demandée.

Article 5.4 Publicité et dépôt de l’accord

Dès signature, l’accord sera :

• publié sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail (« TéléAccords »)

• adressé au Conseil de Prud’hommes de Bobigny (exemplaire original)

Un exemplaire signé sera remis à chaque organisation syndicale et l’accord sera mis en ligne sur l’intranet du groupe. Il fera l’objet d’une communication interne dans le premier mois suivant la signature.

Fait à Saint Denis la Plaine, le 20 ocobre 2021

Pour les Directions des sociétés de l'UES-TT, leur mandataire, 

Directrice Générale Déléguée en charge des Ressources Humaines

 

Pour la CFDT                                                      Pour la CFE-CGC

 

Pour la CFTC                         Pour la CGT