accord en matière de remboursement de frais professionnels au sein de la Société NGF

Entre les soussignes :

La Société Novartis Groupe France, société anonyme, inscrite au RCS de Nanterre sous le numéro 709 804 538 00011 et dont le siège social est situé 2-4 rue Lionel Terray, 92500 Rueil-Malmaison représentée par M agissant en qualité de Président et ayant tous pouvoirs à l'effet des présentes,

Ci- après dénommée « NGF »

D’une part,

Et

Les salariés de la présente société, consultés sur le projet d’accord,

Ci-après dénommés « les salariés »

D’autre part.

Préambule

Le présent accord a pour objet d’assurer un traitement équitable des salariés de NGF en matière de remboursement de frais professionnels. Les parties ont veillé à ce qu’aucune dépense engagée par les salariés pour les besoins de leur activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise ne soit laissée à leur charge. Elles ont également recherché à assurer le respect de la législation et de son interprétation par l’URSSAF et l’Administration fiscale.

Les dispositions du présent accord énumèrent les principales règles de remboursement ou d’indemnisation des frais professionnels.

Les règles générales de remboursement de frais de déplacements, comme les règles de soumission et de validation des frais professionnels, les procédures associées au bénéfice des indemnisations des sujétions nées de l’exécution du contrat de travail des salariés relèvent des procédures internes, diffusées et applicables à la date de l’événement.

Les annexes 1, 2 et 3 font partie intégrante de l’accord et récapitulent les montants applicables à la date d’entrée en vigueur. Les barèmes d’indemnisation pourront faire l’objet de revalorisations sans que le présent accord n’ait à être renégocié dans sa globalité par les parties.

C’est dans ce cadre que la Société NGF, dépourvue de délégué syndical et dont l’effectif habituel est inférieur à 11 salariés, a décidé de soumettre à son personnel le présent projet d’accord dont l’objet est défini ci-dessus, en application des dispositions de l’article L. 2232-21 du Code du travail.

Table des matières

Préambule 2

CHAPITRE 1 - OBJET DE L’ACCORD 4

Article 1.1 - Champ d’application 4

Article 1.2 - Précisions terminologiques 4

Article 1.3 - Règles et procédures associées 5

CHAPITRE 2 - REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DEPLACEMENT 5

Article 2.1 - Déplacements en France 5

Article 2.2 - Déplacements hors de France 5

Article 2.3 - Indemnités kilométriques 6

Article 2.4 - Nuitée et petit-déjeuner 6

CHAPITRE 3 - PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE REPAS 6

Article 3.1 - Déjeuner 7

Article 3.1.1 Indemnisation « au réel » plafonnée (sur justificatif) 7

Article 3.1.2 Circonstances exceptionnelles en cas de déclenchement du Plan de Continuité d’Activité 7

Article 3.2 - Dîner 7

Article 3.3 - Repas d’affaires (déjeuner ou dîner) 8

CHAPITRE 4 - DISPOSITIONS FINALES 8

Article 4.1 - Durée et entrée en vigueur de l’accord 8

Article 4.2 – Consultation du personnel 8

Article 4.3 – Suivi révision et dénonciation 8

Article 4.4 – Dépôt légal et publicité 9

ANNEXE 1 10

CHAPITRE 1 - OBJET DE L’ACCORD

Article 1.1 - Champ d’application

Les présentes dispositions s’appliquent à tous les salariés de la Société NGF. Lorsque des spécificités sont attachées à un métier en particulier, le présent accord le précise expressément. A défaut la règle générale s’applique à tous.

Exceptions

A titre exceptionnel et avec accord de la hiérarchie, les dispositions du présent accord pourront connaître des exceptions. Dans tous les cas, le justificatif afférent à la dépense devra être joint à la note de frais.

Article 1.2 - Précisions terminologiques

1. Personnel sédentaire : On entend par personnel sédentaire tous les salariés dont l’activité professionnelle n'exige pas de déplacements fréquents hors du lieu où elle s'exerce.

2. Frais professionnels : les frais professionnels sont des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de son travail. Il peut s’agir :

• de dépenses supplémentaires qu’un salarié est contraint d'engager pour exercer son activité professionnelle ;

• de sujétions, certaines dépenses de la vie courante étant engagées au titre des contraintes subies et/ou risques encourus par un salarié et découlant directement des conditions d’exécution du travail.

Ces frais sont indemnisés par l’employeur soit :

• sous forme d’allocations forfaitaires alignées sur le barème fixé chaque année par l’ACOSS (d)

• sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation de justificatifs et dans la limite d’un plafond (e)

Toute dépense justifiée et conforme aux dispositions du présent accord ne pourra être laissée à la charge du salarié.

3. Indemnisation forfaitaire : remboursement d’une somme d’un montant invariable, défini à l’avance, sans qu’il soit nécessaire de présenter un justificatif.

4. Indemnisation au « réel » : remboursement d’une dépense réellement engagée, sur présentation systématique d’un justificatif.

5. Plafond : seuil au-delà duquel des frais professionnels indemnisés sur la base d’une dépense réellement engagée n’est plus remboursée ; l’employeur procède au remboursement de la dépense réellement engagée, sur présentation systématique d’un justificatif, à concurrence d’un montant invariable, défini à l’avance.

6. Repas d’affaires : repas pris avec une personne extérieure à l’entreprise NGF – comme par exemple un intervenant extérieur, et à l’exclusion de tout autre salarié. Les dispositions issues du décret « Transparence » devront en tout état de cause être respectées.

Article 1.3 - Règles et procédures associées

Si l’un des outils mis à sa disposition présente un dysfonctionnement, le salarié pourra avoir recours à une procédure alternative.

CHAPITRE 2 - REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DEPLACEMENT

Tous les salariés de NGF sont susceptibles d’effectuer des déplacements professionnels dans le cadre de l’exécution de leur contrat de travail. A ce titre, ils peuvent être amenés à engager des frais professionnels qui donnent lieu à indemnisation selon les principales règles définies ci-dessous.

Les autorisations de dépenses accordées aux managers dans le cadre de l’organisation de leurs réunions régionales ou de service ne sont pas définies par le présent accord. Les managers organisateurs doivent au demeurant respecter les barèmes définis en matière de restauration et de nuitées qui seront remboursés aux salariés.

Article 2.1 - Déplacements en France

Il s’agit de tous les déplacements professionnels effectués par un salarié en France métropolitaine et DOM/TOM pour les besoins de son activité professionnelle, à la demande de NGF. Ces déplacements se caractérisent par l’utilisation de moyens de transport collectifs (train, avion, TER....) ou individuels (véhicule de fonction ou véhicule personnel, véhicule de tourisme avec conducteur, taxi, à l’exclusion des taxis moto).

Article 2.2 - Déplacements hors de France

Il s’agit de tous les déplacements professionnels effectués par un salarié en France métropolitaine et DOM/TOM pour les besoins de son activité professionnelle, à la demande de NGF. Les frais professionnels exposés dans ce cadre sont remboursés au salarié sur la base des dépenses réellement engagées, et sur présentation des justificatifs.

Les barèmes hôteliers étant très diversifiés d’un pays à l’autre, le salarié veillera à s’inscrire dans des dépenses raisonnables et en adéquation avec les établissements référencés dans les villes les plus visitées, Bâle et ses environs notamment.

Le taux de change appliqué est celui en vigueur au jour de l’engagement de la dépense et utilisé sur le relevé de compte bancaire.

Article 2.3 - Indemnités kilométriques

Lorsqu’un salarié non attributaire d’un véhicule de fonction est amené à utiliser son véhicule personnel, il est remboursé des kilomètres parcourus sur la base du barème de l’administration fiscale en vigueur. Les éventuels frais de parking et de parcmètre sont remboursés au salarié sur la base des dépenses réellement engagées, et sur présentation des justificatifs.

Il est rappelé que ces déplacements sont par nature exceptionnels. De façon générale et dans un souci de préservation de l’environnement, l’utilisation des transports en commun doit être privilégiée. Le salarié utilise l’outil en vigueur pour ses réservations de billets conformément à la politique voyage.

L’acheminement vers les gares et aéroports est pris en charge sur présentation d’un justificatif de véhicule de tourisme avec conducteur ou de taxi (à l’exclusion des taxis moto) ou d’un ticket de transport en commun daté du jour du déplacement. En cas d’utilisation du véhicule personnel et d’un stationnement en gare ou aéroport, les frais de parking et de parcmètre sont remboursés au salarié sur présentation des justificatifs.

Lorsqu’un salarié est amené à prolonger son séjour professionnel pour des raisons personnelles, il en informe son manager. Il supporte les frais supplémentaires engagés et tout surcoût lié à la prolongation de son séjour.

Article 2.4 - Nuitée et petit-déjeuner

Lorsque le salarié est en grand déplacement, la nuitée et le petit-déjeuner lui sont remboursés sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation d’un justificatif et dans la limite d’un plafond. Le barème applicable est fixé en annexe 1.

Pour rappel, le grand déplacement est caractérisé par l’impossibilité pour le salarié de regagner son domicile le soir. L’empêchement est présumé lorsque deux conditions sont simultanément réunies :

• la distance lieu de résidence - lieu de travail est supérieure ou égale à 50 km (trajet aller),

• les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 (trajet aller).

Lorsque ces conditions ne sont pas réunies, notamment lorsque les circonstances de fait ne permettent pas au salarié de regagner son domicile le soir, la nuitée et le petit-déjeuner peuvent être indemnisées avec l’accord de la hiérarchie sur la même base.

CHAPITRE 3 - PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE REPAS

Il convient de distinguer : 

• les salariés itinérants dont la vocation est de rayonner sur un territoire défini et dont l’exercice des fonctions engendre nécessairement des frais professionnels ;

• les salariés sédentaires qui bénéficient sur leur lieu de travail  d’une solution de restauration collective partiellement financée par l’employeur ; sauf exception dûment justifiée, ils ne peuvent bénéficier d’aucun remboursement de leurs frais de repas.

Seuls les salariés itinérants ou les salariés sédentaires momentanément en déplacement professionnel sont éligibles à un remboursement de frais professionnels au titre du déjeuner.

Enfin, il est admis que certains repas d’affaire soient utiles à l’exercice des métiers des salariés de NGF. Ils répondent dans ce cas à des règles précises définies ci-après.

Article 3.1 - Déjeuner

Article 3.1.1 Indemnisation « au réel » plafonnée (sur justificatif)

Pour les salariés qui effectuent un déplacement professionnel ponctuel, le déjeuner leur est remboursé sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation d’un justificatif et dans la limite du plafond fixé en annexe 1.

Lors des visites à deux (VAD), le salarié qui supporte les frais pour lui-même et un autre salarié est nécessairement le salarié en position de supérieur hiérarchique ou celui à la classification la plus élevée ; le déjeuner lui est remboursé sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation d’un justificatif et dans la limite du plafond fixé en annexe 1.

Lorsqu’un salarié se trouve en formation en résidentiel et que le repas n’est pas prévu dans le montant facturé par l’organisme, le déjeuner lui est remboursé sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation d’un justificatif et dans la limite du plafond fixé en annexe 1.

Lorsqu’un salarié travaille à son domicile mais est amené à prendre son déjeuner à l’extérieur pour un motif professionnel, le déjeuner lui est remboursé sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation d’un justificatif et dans la limite du plafond fixé en annexe 1.

A titre exceptionnel, lorsque des salariés sédentaires déjeunent entre eux pour un motif professionnel (à titre d’exemples : discussion managériale, confirmation de période d’essai, reconnaissance du travail fourni), le salarié à la classification la plus élevée supporte les frais. Le déjeuner lui est remboursé sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation d’un justificatif et dans la limite du plafond fixé en annexe 1.

Article 3.1.2 Circonstances exceptionnelles en cas de déclenchement du Plan de Continuité d’Activité

En cas de déclenchement du plan de continuité d’activité, les salariés qui seraient rapatriés sur un site distinct de leur lieu de travail ou contraints au télétravail seront remboursés de leur frais de déjeuner sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation d’un justificatif et dans la limite du plafond fixé en annexe 1.

Article 3.2 - Dîner

Lorsqu’un salarié est dans l’impossibilité de regagner son domicile pour des raisons professionnelles y compris lors des soirées de séminaire en France dont le temps est défini comme libre à l’agenda (sauf dispositions plus favorables déterminées par les organisateurs de l’événement), le dîner lui est remboursé sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation d’un justificatif et dans la limite du plafond fixé en annexe 1.

Le dîner est remboursé sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation d’un justificatif et dans la limite du plafond fixé en annexe 1.

Article 3.3 - Repas d’affaires (déjeuner ou dîner)

Le repas d’affaires doit avoir un caractère exceptionnel ; il doit être organisé en dehors de l’exercice normal de l’activité du salarié et dans l’intérêt de l’entreprise, et respecter les dispositions issues du décret « Transparence ».

Le remboursement des frais exposés dans le cadre d’un repas d’affaires s’effectuera sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation d’un justificatif et dans la limite du plafond fixé en annexe 1.

L’accord a priori du N+1 pour engager une telle dépense sera requis.

CHAPITRE 4 - DISPOSITIONS FINALES

Article 4.1 - Durée et entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet le 1^er mars 2019.

Article 4.2 – Consultation du personnel

Le présent accord sera réputé conclu après son approbation à la majorité des deux tiers du personnel (article L. 2232-22 du Code du travail) à l’occasion d’une consultation organisée 15 jours après la communication par la Société des modalités de celle-ci et du projet d’accord à chaque salarié (article R. 2232-12 du Code du travail).

Le résultat de la consultation fera l’objet d’un procès-verbal dont la publicité sera assurée dans l’entreprise par tout moyen. Ce procès-verbal sera annexé au présent accord lors du dépôt de ce dernier.

Article 4.3 – Suivi révision et dénonciation

Les parties conviennent qu’elles se réuniront à la demande de l’une d’elles, à compter de l’entrée en vigueur de l’accord, afin d’assurer un suivi régulier de sa mise en œuvre.

Le présent accord peut être révisé dans les mêmes conditions qu’il a été conclu.

Le présent accord peut être dénoncé, moyennant le respect d’un préavis de trois mois, dans les conditions prévues par l’article L. 2261-9 du Code du travail.

Article 4.4 – Dépôt légal et publicité

Le présent accord sera, conformément aux dispositions des articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du code du travail, établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour remise à chacune des Parties contractantes et pour dépôt auprès de la DIRECCTE et du secrétariat du Conseil de Prud’hommes compétents.

Cet envoi sera complété de l’envoi d’un exemplaire sur support électronique.

Fait à Rueil-Malmaison, le 18 mars 2019

Pour la société NOVARTIS GROUPE FRANCE SA

ANNEXE 1

NATURE DES FRAIS	MODALITES DE PRISE EN CHARGE
Repas
Déjeuner défini à l’article 3.1.2	Frais réels justifiés et plafonnés à 35 € par salarié
Déjeuner d’affaires	Frais réels justifiés et plafonnés à 35 € par invité, et dans le respect des règles transparence
Déjeuner VAD	Frais réels justifiés et plafonnés à 70 € pour 2 personnes
Dîner / Dîner d’affaires	Frais réels justifiés et plafonnés à 60 € par personne
Hébergement
Nuitée + petit-déjeuner	Frais réels justifiés et plafonnés à 150 € par personne
Les salariés qui feraient le choix d’opter pour les forfaits « étape » proposés par les établissements hôteliers se verront rembourser sur la base « Diner + Nuitée + petit-déjeuner », soit leurs frais réels justifiés et plafonnés à 210 € par personne.