ENTRE

La société Philip Morris France, société par actions simplifiée au capital de 80.000 euros, dont le siège social est situé 23-25 rue Delarivière Lefoullon, 92064 La Défense, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 712 054 014, représentée par M XXXX, en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines

dénommée ci-après « la Société »

D’une part,

ET

Les organisations syndicales ayant participé à la négociation :

• La C.F.D.T. F3C représentée par XXXX en sa qualité de Délégué syndical d’entreprise,

• La CFE-CGC Publicité représentée par XXXX, Président, dûment mandaté,

• La CGT de Philip Morris SAS représentée par XXXX en sa qualité de Délégué syndical d’entreprise,

• La Fédération de la Communication CFTC représentée par XXXX, Secrétaire générale, dûment mandatée,

dénommées ci-après « les Organisations syndicales »

D’autre part,

ci-après dénommées ensemble « les Parties »

PREAMBULE

Le présent protocole préélectoral a pour objet de fixer les modalités d’organisation et de déroulement des élections des membres du Comité Social et Economique (ci-après CSE) de la Société Philip Morris France.

A cet effet, la Société a invité les Organisations syndicales à la première réunion de négociation du protocole préélectoral qui s’est tenue le 9 novembre 2022 selon les modalités suivantes :

- les organisations syndicales reconnues représentatives dans l’entreprise ont été conviées par lettre remise en main propre contre décharge le 20 octobre 2022 ;

- les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel et n’ayant pas constitué de section syndicale au sein de la Société ont été invitées par courrier recommandé avec accusé de réception le 19 octobre 2022 ;

- les organisations syndicales qui, cumulativement satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, sont légalement constituées depuis au moins deux ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise ont été conviées par voie d’affichage le 24 octobre 2022.

Une seconde réunion de négociation a été fixée le 16 novembre 2022, à l’issue de laquelle le protocole d’accord préélectoral a été soumis à signature des Organisations syndicales, jusqu’au 21 novembre 12 heures.

Au demeurant, ledit protocole s’inscrit dans le cadre des dispositions de l’accord collectif du 9 novembre 2022 relatif à la mise en place d’un vote par voie électronique pour les élections professionnelles au sein de l’entreprise ; ainsi que de l’accord collectif sur le périmètre de mise en place du CSE du 21 octobre 2022, selon lequel la Société ne compte qu’un seul et unique établissement distinct pour la mise en place du CSE.

Par ailleurs, l’accord d’entreprise relatif à l’organisation et au fonctionnement du CSE est en cours de négociation à la date de signature du présent protocole préélectoral

Il a ainsi été convenu et arrêté ce qui suit :

Article 1 – Date et horaires des élections

Les élections des membres du Comité Social et Économique se dérouleront par vote électronique, aux dates suivantes :

• pour le 1er tour : du mercredi 18 janvier 2023 à 8h au mardi 24 janvier 2023 à 16h

• pour le 2nd tour éventuel : du mercredi 1^er février 2023 à 8h au mardi 7 février 2023 à 16h

Il est rappelé que la participation aux scrutins n’implique aucune perte de salaire.

Un second tour sera organisé en cas :

- d’absence totale ou partielle de candidature au 1^er tour ;

- de sièges restant à pourvoir à l’issue du 1^er tour ;

- d’absence de quorum au 1^er tour (c’est-à-dire que, au sein de chaque collège électoral, le nombre des suffrages valablement exprimés est inférieur à la moitié du nombre des électeurs inscrits).

Article 2 – Annonce et organisation des élections

La Direction est en charge d’organiser et d’annoncer les élections professionnelles.

L’annonce des élections et ses modalités d’organisation s’effectuera par voie d’affichage au siège de la Société au plus tard le 22 novembre 2022 ainsi que par mail à l’ensemble des collaborateurs à cette même date.

Pour les collaborateurs absents ou présumés absents entre cette date et le début du 1^er tour, cette information sera assurée par l’envoi d’un courrier par voie postale.

Article 3 : Durée des mandats

Les mandats des membres CSE prendront effet le mardi 24 janvier 2023, soit le soir de la proclamation des résultats du 1^er tour, et ce pour une durée de 4 ans. En conséquence, les mandats cesseront à la date du 23 janvier 2027.

La représentativité des organisations syndicales et l'audience personnelle des candidats seront mesurées et produiront leurs effets dès la proclamation des résultats du 1^er tour.

Il est rappelé que le nombre de mandats successifs des membres du CSE est limité à 3, conformément à la législation en vigueur. Les conditions d’application de ces limites sont les suivantes :

- le nombre et la durée des mandats effectués avant la mise en place du CSE pour la première fois ne sont pas pris en compte ;

- le nombre et durée des mandats successifs sont remis à zéro après une période sans mandat correspondant à la durée d’un mandat.

Article 4 : Effectif de l’entreprise

Il est précisé que l'effectif de la Société a été calculé selon les dispositions législatives en vigueur, et arrêté à la date du 31 octobre 2022 pour des raisons pratiques liées à l’organisation des élections, comme suit :

En équivalent temps plein (ci-après ETP) :

Employés (SG 5 et 6)	Agents de maîtrise (SG 7)	Cadres (SG 8 et +)	Total	TOTAL
H	F	H	F	H	F	H	F
129	101,7	2,9	7,6	77,7	75,6	209,6	184,9	394,5

En application de l’article R.2314-1 du Code du travail, le nombre légal de membres correspondant à un effectif de 394,5 ETP est de 11 titulaires et de 11 suppléants.

Néanmoins, compte tenu des embauches prévisibles entre le 1^er novembre 2022 et la date du premier tour, le franchissement du seuil d’effectif à 400 ETP est anticipé ; c’est pourquoi le nombre de membres du CSE à élire est porté à 12 titulaires et 12 suppléants.

Article 5 : Collèges électoraux

Conformément à l’article L. 2314-11 du Code du travail, les membres de la délégation du personnel du CSE sont élus sur des listes établies pour chaque catégorie de personnel :

• par le collège des employés ;

• par le collège des techniciens et des agents de maîtrise ;

• par le collège des cadres.

Toutefois, eu égard à la très faible proportion d’agents de maîtrise au sein de la Société, les Parties sont convenues de fusionner les collèges « employés » et « techniciens, agents de maîtrise » dans un collège commun, sous réserve d’un accord unanime des organisations syndicales représentatives.

Ainsi, les collèges électoraux sont les suivants dans le cadre de l’élection des membres du CSE :

• un 1er collège comprenant les employés, les techniciens et agents de maîtrise ayant un effectif de 241,2 ETP

• un 2nd collège comprenant les cadres ayant un effectif de 153,3 ETP

Conformément à l’article L.2314-13 du Code du travail, la proportion de femmes et d’hommes composant chaque électoral est la suivante :

Collège Employés/AM	Cadres
H	F	Total	H	F	Total	TOTAL
131,9	109,3	241,2	77,7	75,6	153,3	394,5

Article 6 – Nombre de sièges à pourvoir et répartition de sièges entre les collèges

Compte tenu du calcul de l’effectif tel que mentionné à l’article 4 du présent protocole, le nombre de sièges à pourvoir est de 12 sièges titulaires et de 12 sièges suppléants.

Toutefois, les Parties conviennent de réduire le nombre de sièges à pourvoir pour le porter à 11 sièges titulaires et 11 sièges suppléants et ce, en application des dispositions de l’article R.2314-1 du Code du travail. 

Les Parties conviennent de répartir les 11 sièges titulaires et 11 sièges suppléants à pourvoir comme suit :

• 7 sièges titulaires et 7 sièges suppléants pour le 1^er collège comprenant les employés, les techniciens et agents de maîtrise ;

• 4 sièges titulaires et 4 sièges suppléants pour le 2^nd collège comprenant les cadres.

Article 7 – Nombre d’heures de délégation des représentants du personnel au CSE

Compte tenu des dispositions de l’article 6 du présent protocole, il est convenu que les membres titulaires CSE bénéficient du crédit d’heures de délégation prévu par les dispositions de l’article R.2314-1 du Code du travail, soit 22 heures de délégation par mois, ce qui correspond à 2,75 jours par mois (correspondant à 22 / 8).

Les Parties conviennent toutefois d’améliorer le nombre de jours de délégation par titulaire, en le portant à 3 jours par mois.

En outre, les Parties ayant convenu de réduire le nombre de sièges à pourvoir de 12 à 11, les membres titulaires bénéficieront donc, en sus de leur crédit d’heures habituel, des 3 jours de délégation qui auraient été attribués au 12^ème siège titulaire. Ces 3 jours par mois sont donc intégrés à un volant de jours de délégation du CSE.

Par ailleurs, dans l’hypothèse où un ou plusieurs sièges titulaire(s) resterai(en)t vacant(s) au terme des 2 tours de scrutin, la Société accepte d’attribuer 3 jours de délégation supplémentaires par mois et par siège non pourvu dans le volant de jours de délégation du CSE.

Les membres du CSE détermineront dans le règlement intérieur de l’instance la répartition de ce volant de jours de délégation en fonction des nécessités de leur mandat.

Quoiqu’il en soit, l’utilisation de ce volant de jours de délégation supplémentaire ne peut permettre de dépasser de plus d'une fois et demie le temps de délégation dont chaque membre titulaire bénéficie, soit 4.5 jours par mois et suppose le respect d’un délai de prévenance.

Article 8 - Conditions d’électorat et d’éligibilité

Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L.2314-18 et L.2314-19 du Code du travail.

Les électeurs sont les salariés de l'entreprise, qu'ils soient pris en compte ou non dans le calcul de l'effectif, réunissant les conditions suivantes à la date d’ouverture du vote par internet :

- être âgé de 16 ans révolus ;

- jouir de ses droits civiques ;

- avoir une ancienneté d’au moins 3 mois, réduite du nombre de jours calendaires d’ouverture du vote par internet précédant le jour du dépouillement.

Sont également électeurs les salariés d’entreprises extérieures mis à disposition (extra ou intra Groupe PMI) qui sont présents dans les locaux de Philip Morris France SAS et qui remplissent une condition de présence de 12 mois continus de la Société, à condition d’avoir exprimé le choix de voter au sein de l’entreprise qui les accueille.

Sont éligibles les salariés réunissant les conditions suivantes à la date d’ouverture du vote par internet :

- être électeur dans le même collège,

- être âgé de 18 ans révolus,

- avoir une ancienneté d’au moins 12 mois, réduite du nombre de jours calendaires d’ouverture du vote par internet précédant le jour du dépouillement,

- ne pas avoir de lien proche avec l’employeur (conjoint, partenaire de PACS, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré).

Les salariés mis à disposition, même enregistrés comme électeurs, ne sont pas éligibles au CSE.

Un projet de loi actuellement en cours de discussion devant le Parlement envisage la modification des articles L.2314-18 et L.2314-19 du Code du travail. Dans l’hypothèse où l’entrée en vigueur des nouvelles dispositions interviendrait entre la signature du présent protocole et la tenue du premier tour, il sera fait automatiquement application des nouvelles dispositions en vigueur.

Article 9 - Listes électorales

Les listes électorales sont établies et affichées par la Direction, pour chaque collège électoral.

Ces listes comportent les indications suivantes :

- les nom et prénom ;

- âgé de 18 ans révolus ;

- la date d'ancienneté ;

- la qualité d’électeur et d’éligible.

Il est précisé que la date de naissance ne sera pas mentionnée sur les listes électorales en ce que tout ou partie des électeurs ne souhaite pas que cette information personnelle soit portée à la connaissance de leurs collègues, et que celle-ci est par ailleurs utilisée comme élément complémentaire d’identification (code défi) avant de procéder au vote, et que la mentionner sur les listes électorales priverait de tout intérêt cette précaution de sécurité complémentaire.

Sur demande des organisations syndicales, une vérification des dates de naissance pourra être effectuée auprès de la Direction des ressources humaines.

Elles comportent aussi un décompte du nombre total d’électeurs inscrits ainsi que sa répartition entre les femmes et les hommes.

Elles sont affichées au plus tard le 22 novembre 2022 sur les panneaux d’affichage au siège, et sur l’Intranet.

Un courriel informera simultanément l’ensemble des salariés de l’affichage physique ou virtuel des listes électorales.

La liste électorale sera modifiée après sa publication si l’effectif venait à se modifier avant le premier tour de scrutin. La publication de la liste modifiée interviendra alors au plus tard le quatrième jour avant la date du premier tour de scrutin.

Suite à la première publication des listes électorales, les éventuelles contestations devront être déclarées au Tribunal judiciaire au plus tard le 26 novembre 2022.

Ce délai de contestation passé, les listes électorales éventuellement corrigées ne peuvent normalement plus être modifiées et elles restent valables pour les deux tours du scrutin.

Néanmoins, afin de respecter au mieux le droit de vote de chaque électeur, et dans la limite du possible, la Direction s’engage toutefois à actualiser les listes électorales jusqu’à la clôture du 1er tour.

La Direction s’engage à ce titre à conserver les éléments de nature à démontrer la totale légitimité des modifications réalisées, et sous réserve d’éventuelles contraintes matérielles, à réafficher les listes électorales actualisées.

Sauf décision de justice contraire, les listes électorales ainsi établies définitivement à la clôture du premier tour ne peuvent en aucune façon être actualisées pour le second tour.

Les Parties s'entendent pour décider formellement que les listes électorales actualisées le cas échéant le 28 novembre 2022, après la prise en compte des éventuelles demandes de correction adressées à la Direction avant l'expiration du délai de contestation, et au moins 2 jours ouvrés avant la date limite de dépôt des candidatures du premier tour, seront les listes de référence transmises au juge dans le cas où il lui serait demandé de valider le respect des règles de répartition équilibrée des candidatures des femmes et des hommes au dit premier tour.

Ces mêmes listes seraient transmises au juge pour la validation du respect des règles de répartition au 2^nd tour.

Article 10 - Listes de candidats

Au 1^er tour, seules les organisations syndicales suivantes peuvent présenter des candidats (article L.2314-5 du Code du Travail) :

- les syndicats représentatifs dans l’entreprise,

- les syndicats affiliés à une organisation reconnue représentative au niveau national et interprofessionnel,

- tout syndicat qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, est légalement constitué depuis au moins deux ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise ou l’établissement.

Au 2^nd tour, les candidatures sont libres. Sauf à ce qu'elles soient déposées sous forme de listes, ces candidatures individuelles constituent chacune une liste.

Article 10.1 Constitution des listes de candidats

Les listes de candidats pour l’élection des membres du CSE doivent comporter le nom de l’Organisation Syndicale qui présente ces candidats ou « candidature libre / nom de la liste » pour le 2nd tour éventuel, avec la précision des nom et prénom des candidats, du collège électoral concerné et en distinguant titulaires et suppléants.

L’ordre de présentation des candidats dans la liste est celui dans lequel apparaissent les candidats au sein de la liste déposée.

Les listes de candidats ne doivent pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir. Elles peuvent en revanche présenter un nombre de candidats inférieur au nombre de sièges à pourvoir.

Les doubles candidatures sont admises (titulaire et suppléant). En cas de double élection d’un candidat, la candidature du titulaire l’emporte sur celle du suppléant.

Article 10.2 Représentation équilibrée des hommes et des femmes dans les listes de candidats

Chaque liste de candidats présentée par une Organisation syndicale doit être établie en tenant compte des règles suivantes, sur la base du nombre de candidats qu'elle présente, et applicables indépendamment à chaque scrutin (pour chaque collège, pour les titulaires et pour les suppléants) :

• si la liste ne comporte qu'une seule candidature pour un seul siège, elle peut être indifféremment celle d'une femme ou celle d'un homme ;

• sauf cas particulier dérogeant à toutes les autres règles (*), si le nombre de sièges à pourvoir est supérieur à 1, et si la liste électorale du collège concerné est mixte, la liste comporte obligatoirement au moins une femme et au moins un homme ;

• les nombres de femmes et d'hommes autorisés sur la liste de candidats, y compris incomplète, sont proportionnels aux nombres de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale de référence du collège concerné ;

• la règle d'arrondi lorsque le calcul proportionnel du nombre de candidats autorisés pour un sexe ne donne pas un nombre entier est un arrondi à l'entier inférieur si la décimale est inférieure à 5, et à l'entier supérieur dans le cas contraire ;

• lorsque l'application des calculs et arrondis légaux conduit à un nombre cumulé de candidatures autorisées pour les femmes et les hommes dépassant le nombre de sièges à pourvoir, il est ici convenu de diminuer de 1 unité le résultat obtenu pour chaque sexe et de laisser la liberté aux listes de choisir indifféremment l'un ou l'autre sexe pour la candidature complémentaire, sous réserve que la liste comporte au minimum une femme et un homme ;

• lorsque l'application des calculs et arrondis ci-avant conduit à n'autoriser aucune candidature pour l'un des deux sexes, le candidat du sexe le moins représenté ne peut être placé qu'en seconde position dans l'ordre de présentation ;

• sauf dans le cas précédent, la liste doit présenter alternativement un candidat de chaque sexe, en commençant indifféremment par une femme ou par un homme, et en finissant avec l'éventuel surplus de candidats du sexe le plus représenté ;

• (*) cas particulier : lorsque sur la base du nombre de sièges à pourvoir, l'application des calculs légaux conduit à n'autoriser que 0,5 candidature ou moins pour l'un des deux sexes, la liste peut au choix ne comporter que des candidats du sexe le plus représenté, ou comporter un candidat du sexe le moins représenté (si le calcul donne moins de 0,5 ce candidat doit être placé en seconde position, si le calcul donne exactement 0,5 il peut être placé en première ou en seconde position).

Exemple : Collège électoral constitué de 253 électeurs (140 femmes et 113 hommes) avec 7 sièges à pourvoir

- nombre de candidatures autorisées pour les femmes : 7 x 140 / 253 = 3.8735 arrondis à 4 femmes

- nombre de candidatures autorisées pour les hommes : 7 x 113 / 253 = 3,1264 arrondis à 3 hommes

Listes possibles avec ces 7 sièges à pourvoir :

- liste entière : F – H -F – H – F – H -F ou H - F - H -F - H – F- F

- liste incomplète de 5 candidats : F – H – F – H – F ou H – F – H - F - F

• nombre de candidatures autorisées pour les femmes : 5 x 140 / 253 = 2.7667 arrondis à 3 femmes

• nombre de candidatures autorisées pour les hommes : 5 x 113 / 253 = 2.2332 arrondis à 2 hommes

Conformément à l’article L. 2314-30 du Code du travail, il est également précisé que la proportion de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral se répartit de la manière suivante :

1er collège : 241,2 ETP

• 109,3 femmes, soit 45,3% de femmes

• 131,9 hommes, soit 54,7% d’hommes

2ème collège : 153,3 ETP

• 75,6 femmes, soit 49,3% de femmes

• 77,7 hommes, soit 50,7% d’hommes

Il est précisé que ces chiffres sont mentionnés à titre indicatif, la proportion d’hommes et de femmes par collège sera déterminée par les listes électorales et sera communiquée officiellement aux organisations syndicales ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral dans les 2 jours suivant l’affichage des listes, soit le 28 novembre 2022.

Article 10.3 Dépôt des listes de candidats

En vue d’assurer le bon déroulement des élections, les listes de candidat(e)s doivent être déposées obligatoirement selon l'une des modalités suivantes :

- par courrier recommandé avec accusé de réception au siège de la Société à l'attention du Responsable des relations sociales (le cachet de la poste faisant foi) ;

- par remise en main propre contre décharge à l’attention du Responsable des relations sociales ;

- par courriel aux adresses suivantes antoine.winckel@pmi.com et justine.bollierfernandes@pmi.com, un accusé réception étant renvoyé à l'expéditeur.

Les dates limites de dépôt des listes de candidats sont fixées :

- pour le 1^er tour : au 6 décembre 2022 à 12h00

- pour le 2^nd tour : au 26 janvier 2023 à 12h00

Les listes sont affichées par la Direction au plus tard le premier jour travaillé suivant la date limite de dépôt.

Un courriel informera simultanément l’ensemble des salariés de l’affichage des listes de candidats sur les panneaux situés au siège ou sur l’intranet. Ce courriel comportera un lien permettant d’accéder à ces données ainsi qu’un fichier électronique de ces listes en pièce jointe.

Il est rappelé que si un 2^nd tour est nécessaire, les listes valablement déposées (forme et délai) au 1^er tour sont maintenues pour le 2^nd tour. Les organisations syndicales ayant toute liberté pour retirer ou modifier leurs listes de candidats entre les deux tours, elles devront déposer, le cas échéant, leur liste modifiée au plus tard au jour et à la date du dépôt des listes pour le 2^nd tour, soit le 26 janvier 2023 à 12h.

Il est rappelé que les listes de candidats doivent être déposées par un collaborateur ayant reçu un mandat de son organisation syndicale pour pouvoir déposer les listes, y compris s’il s’agit du délégué syndical.

Les listes communes (intersyndicales) présentées au 1er tour doivent préciser la règle de répartition des suffrages obtenus entre les organisations syndicales, faute de quoi cette répartition est réalisée à parts égales pour le calcul de la représentativité.

Pour être applicable, cette règle de répartition est communiquée aux électeurs avant l'ouverture du scrutin :

- par une mention sur les professions de foi des listes concernées ;

- ainsi que par une mention sur la page d'accueil du site internet de vote.

Les listes communes doivent également préciser l'organisation syndicale représentée par chacun des candidats, sans que cela signifie qu'ils en sont adhérents. Cette précision est indispensable pour déterminer l'ordre des suppléances en cas d'absence d'un titulaire.

Délégués de liste :

En vue d’assurer le caractère public du scrutin, chaque organisation syndicale ou chaque liste sans étiquette en cas de 2^nd tour éventuel présentant des candidats peut désigner un représentant au bureau de vote dénommé délégué de liste parmi les électeurs dans l’entreprise, pour assister aux opérations électorales. Cette désignation doit, pour chacun des tours, être remise à la Direction en même temps que le dépôt des listes de candidats.

Les délégués de liste n’appartiennent pas au bureau de vote. Ils sont habilités à contrôler l’ensemble des opérations électorales mais ne doivent pas s’immiscer dans le déroulement de celles-ci.

Le temps passé par les délégués de liste à la formation au site, au scellement de la base et aux opérations de dépouillement après clôture du vote sera rémunéré comme du temps de travail effectif.

Il sera proposé aux délégués de liste de contresigner le procès-verbal des élections à l’issue du dépouillement.

Article 11 : Propagande électorale

Article 11.1. Profession de foi

Les listes en présence (organisations syndicales, candidats sans étiquette au second tour) remettent à la Direction leurs professions de foi au plus tard aux dates suivantes :

- pour le 1^er tour : 9 décembre 2022 à 18h00

- pour le 2^nd tour : 26 janvier 2023 à 12h00

Les professions de foi ne devront contenir ni injure, ni diffamation, conformément aux dispositions légales relatives à la presse. La protection de la vie privée et notamment le droit à l’image devront être respectés.

Elles seront mises à la disposition des électeurs sur :

- sur le site intranet de l’entreprise,

- sur le site internet de vote et proposées aux électeurs dans le même ordre que celui retenu pour la présentation des listes sur le site de vote.

Les professions de foi, qui ont vocation à apparaitre sur l’intranet ne doivent pas contenir de lien hypertexte pour des raisons de sécurité informatique. Dans le cas où une organisation syndicale communiquerait une profession de foi avec des liens hypertextes, le prestataire serait dans l’obligation d’imprimer puis de scanner ladite profession de foi avant publication afin d’éviter les liens susvisés.

Les éléments nécessaires à la mise en ligne sur le site de vote sont pour chaque liste en présence sont :

- un logo au format GIF ou JPG, hauteur 70 pixels, largeur 70 pixels (à défaut, et en particulier pour les listes sans étiquette, un logo générique est fourni par le prestataire)

- une profession de foi au format PDF, 2 pages d'une taille maximum conseillée de 500 à 600 Ko et ne doivent pas excéder 1 Mo afin de faciliter la lecture et compte tenu du temps de téléchargement.

A titre dérogatoire et uniquement dans le cadre de la campagne électorale, la Direction communiquera par mail auprès de l’ensemble des salariés en date du 12 décembre 2022 pour le 1er tour, et le 27 janvier 2023 pour le 2nd tour éventuel, concomitamment à la publication des listes de candidats, afin de les informer que les professions de foi ont été mise(s) en ligne sur l’intranet avec le lien d’accès.

De la même façon, deux communications des organisations syndicales, en sus des professions de foi, pourront être relayées par la Direction auprès de l’ensemble des salariés selon les mêmes modalités que pour les professions de foi et aux dates suivantes :

- la première communication devra être transmise par les organisations syndicales à la Direction le 6 janvier 2023 à 17h au plus tard et l’envoi sera réalisé par mail de la Direction le 9 janvier 2023 avant 12h ;

- la seconde communication devra être transmise par les organisations syndicales à la Direction le 13 janvier 2023 à 17h au plus tard et l’envoi sera réalisé par mail de la Direction le 16 janvier 2023 avant 12h.

Article 11.2. Moyens 

Aucun tract ne pourra être déposé sur les bureaux des salariés ou tout autre espace du Siège de la société à l’exception des panneaux syndicaux. La distribution de tracts ne doit pas troubler la sérénité des salariés et s’effectuer dans les conditions légalement prescrites.

Afin de ne pas perturber le bon déroulement du scrutin, aucun tract, quelle que soit sa forme, ne pourra être distribué après le 16 janvier 2023 à 18h et le 30 janvier 2023 à 18h pour le second tour éventuel.

Article 12 - Vote par internet

Conformément à l'accord d'entreprise, relatif au vote par voie électronique du 9 novembre 2022, les Parties conviennent que les élections ont lieu par internet.

La solution technique utilisée pour le vote par internet est celle mise au point et commercialisée par :

SARL e-votez - RCS Nanterre 489 660 142

144 avenue Charles de Gaulle - 92200 Neuilly-sur-Seine

L’URL retenue pour le site de vote est www.e-votez.net/pmf

Une notice du site de vote est annexée au présent accord.

Article 12.1 – Paramétrage des langues proposées et de l'affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles au choix de chaque électeur dans les langues suivantes : français, anglais.

Les enveloppes symbolisant les scrutins sont toujours présentées Titulaires au-dessus et Suppléants en dessous.

L'interface de vote prévoit deux possibilités d'affichage des listes en présence : le logo accompagné du nom de la liste, ou en plus petits caractères le nom de la liste et les noms des premiers candidats de la liste. L'électeur peut basculer d'une présentation à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste, accompagnés éventuellement de leurs photos.

L'affichage initial proposé aux électeurs est le logo accompagné du nom de la liste.

Article 12.2 - Ordre de présentation des listes

Indépendamment pour chaque scrutin, les listes en présence sont proposées aux électeurs sur un même écran, dans la limite de 20 listes (10 listes sur un smartphone). Au-delà de cette limite, un ascenseur apparait et permet de toutes les visualiser. La norme d'affichage 1024x768 utilisée est volontairement ancienne pour la plus grande compatibilité avec les matériels utilisés.

La présentation de ces listes est réalisée sur une colonne, alimentée de haut en bas.

L'ordre de présentation de ces listes est par ordre alphabétique des sigles des organisations syndicales pour le 1^er tour.

Dans l'éventualité d'un 2nd tour, les listes sans étiquette sont placées à la suite des listes présentées par les organisations syndicales, par ordre alphabétique des nom et prénom des têtes de listes.

Les logos doivent être déposés avec les listes de candidats, aux conditions, dates et heures fixées par l’article 10.3.

La Direction les transmet au prestataire sans altération, ils sont donc nécessairement déposés au format GIF ou JPG, d'une hauteur de 70 pixels et d'une largeur de 70 pixels (à défaut, et en particulier pour les listes sans étiquette, un logo générique est fourni par le prestataire).

Article 12.3 - Photos des candidats

L'affichage des candidats de chacune des listes en présence est accompagné d'une photo individuelle, après accord écrit de chacun d'entre eux. A défaut d'accord pour un candidat, seule une ombre est présentée.

Les photos doivent être déposées avec les listes de candidats, aux conditions, dates et heures fixées par l’article 10.3.

La Direction les transmet au prestataire sans altération, elles sont donc déposées au format GIF ou JPG, d'une hauteur de 215 pixels et d'une largeur de 175 pixels. A défaut de respect de ces dimensions, il est ici convenu que c'est le logiciel du prestataire qui réduit ou agrandit les photos, et ajoute si nécessaire une bande blanche sur les côtés pour ne jamais les déformer.

Article 12.4 - Consultation de la participation

Conformément à l'accord d'entreprise relatif au vote par voie électronique du 9 novembre 2022, le nombre de votants peut être révélé pendant les scrutins.

Le prestataire est donc autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote par internet.

Le Prestataire s’engage à diffuser par mail le taux de participation une fois par jour ouvré à 12h00, et ce pendant toute la période d’ouverture du site de vote au 1er tour ou en cas de 2nd tour.

La Direction diffusera ces résultats aux délégués de liste des organisations syndicales ayant déposé une liste ou aux listes sans étiquette.

Accès aux listes d'émargements

Il est ici rappelé que pendant l'ouverture du scrutin les listes d'émargements ne sont accessibles qu'aux seuls membres du bureau de vote, sur demande des électeurs concernés et exclusivement à des fins de contrôle.

Chaque électeur peut ainsi demander à un membre du bureau de vote de consulter la liste d'émargements afin de vérifier si l'émargement de son vote a été ou non enregistré et si l'horodatage obligatoire est conforme à l'accusé réception qu'il a obtenu.

À noter que cette recherche par un membre du bureau de vote est tracée, et que la liste des électeurs ainsi contrôlés peut être imprimée et conservée après le dépouillement.

À l'issue du scrutin, les listes d'émargements sont imprimées et signées par les membres du bureau de vote puis conservées par la Direction des Ressources Humaines. Elles ne sont transmises à personne, à l'exception du juge si une demande de vérification lui est adressée dans le cadre d'un contentieux.

Article 12.5 – Identification des électeurs

Les différentes informations qui peuvent être utilisées pour l'identification des électeurs sont les suivantes :

- numéro d'électeur : afin d'exclure tout risque de doublon, c'est un numéro unique qui est attribué à chaque électeur lors de son inscription sur les listes électorales ;

- adresse e-mail : elle est utilisée pour l'acquisition de moyens de connexion par voie dématérialisée ;

- adresse postale : elle peut être utilisée pour l’envoi de moyens de connexion par courrier, uniquement pour les électeurs qui n’auraient pas accès à leur adresse e-mail professionnelle et aurait refusé de communiquer leur adresse e-mail personnelle pour les besoins des élections professionnelles ;

- identifiant et mot de passe : ce sont les moyens de connexion indispensables pour accéder au site de vote ;

- code défi : c’est une information personnelle complémentaire aux moyens de connexion, conseillée pour limiter les tentatives d’usurpation d’identité.

Le numéro d'électeur est indiqué par la Direction des Ressources Humaines dans le fichier transmis au prestataire, il s'agit du matricule paie.

Pour chaque personnel mis à disposition qui fait le choix de voter au sein de l'entreprise utilisatrice, la Direction crée un numéro unique qu’elle communique à l'électeur et qui ne peut pas être confondu avec celui d'un salarié, par exemple MADxxx ou STxxx.

L'adresse e-mail transmise au prestataire est l'adresse e-mail professionnelle de chaque électeur étant précisé que chaque électeur bénéficie d'une boite e-mail individuelle, non partagée, dont l'accès lui est exclusivement réservé. À défaut d’accès à la boite e-mail professionnelle, et avec l'accord exprès de l'électeur concerné, la Direction peut communiquer au prestataire une adresse e-mail personnelle.

L’adresse postale transmise au prestataire par la Direction est l’adresse postale personnelle de chaque électeur, communiquée en dernier lieu à la Société.

Les moyens de connexion que sont l'identifiant et le mot de passe sont déterminés dans les conditions prévues à l’article 12.6 du présent protocole ; en tout état de cause, le numéro d’électeur unique garantit dans tous les cas l’impossibilité de voter deux fois.

Afin de préserver le meilleur compromis entre la sécurité et la facilité d’accès au vote, il est ici convenu de choisir comme code défi : la date de naissance.

Article 12.6 – Communication des moyens de connexion

Les moyens de connexion sont acquis par voie dématérialisée, avec la possibilité d’en recevoir par voie postale pour les électeurs ne disposant pas d’adresse e-mail.

Les moyens de connexion devront être conservés par les électeurs dans l’éventualité d’un 2^nd tour.

Article 12.6.1 - Acquisition par voie dématérialisée

Le prestataire met à la disposition des électeurs un site internet permettant à chacun de créer son propre mot de passe et de se procurer un identifiant unique généré aléatoirement.

Les demandes d’identifiants sont enregistrées à partir du site de vote, par les électeurs eux-mêmes, et sécurisées par un mot de passe individuel :

- saisie de l'adresse e-mail professionnelle, ou personnelle à défaut d’accès à la boite e-mail professionnelle et avec l’accord exprès de l’électeur ;

- création d'un mot de passe libre de 6 à 30 caractères alphanumériques.

Le traitement des demandes par le site internet dédié est automatisé :

- vérification de l'existence de l'adresse e-mail dans le fichier transmis par la Direction au prestataire ;

- génération d'un identifiant aléatoire et unique ;

- envoi de cet identifiant à l'adresse e-mail saisie, professionnelle ou le cas échéant personnelle.

Seul l’électeur à l’origine de la demande peut ensuite accéder au site de vote en renseignant :

- l’identifiant qui lui a été transmis par email du prestataire ;

- le mot de passe qu’il s’est créé ;

- le code défi.

Article 12.6.2 - Communication par voie postale

Cette communication par voie postale est mise en place individuellement lorsque ce dernier ne peut pas accéder à sa boite e-mail professionnelle et ne souhaite pas communiquer son adresse e-mail personnelle.

Un courrier est adressé par le prestataire à chaque électeur concerné, à son adresse personnelle, dans les jours qui précèdent l’ouverture du site de vote par internet.

Afin de faciliter l’accès au vote tout en limitant les risques d’usurpation d’identité, il est ici convenu des dispositions suivantes :

- l’identifiant est indiqué sur le courrier, il est généré aléatoirement par le logiciel du prestataire ;

- le mot de passe est indiqué sur le courrier, il est généré aléatoirement par le logiciel du prestataire ;

- le code défi n’est pas indiqué sur le courrier.

Les retours pour adresse postale erronée sont gérés par le prestataire dans les conditions suivantes :

- si le temps le permet encore, le prestataire interroge la Direction afin de connaître l'adresse corrigée, puis il procède à un nouvel envoi ;

- si le temps ne permet plus à l'électeur de recevoir son courrier avant la fermeture du vote par internet, le prestataire en informe la Direction qui prend contact avec l'électeur concerné et l'informe du protocole de restitution.

Article 12.7 - Protocole de restitution des moyens de connexion

Ce protocole est utilisé :

- lorsque les moyens de connexion sont acquis par voie dématérialisée, pour le cas où un électeur ne pourrait pas accéder à la boite e-mail lui permettant de recevoir son identifiant (par exemple, en cas d’absence non prévisible d’un électeur pendant toute la période d’ouverture du vote) ;

- lorsque les moyens de connexion sont communiqués par voie postale, pour les cas de perte, vol, ou retour tardif pour adresse postale erronée, et si l'électeur ne peut pas utiliser d'adresse e-mail (professionnelle ou personnelle) pour recevoir un identifiant.

Le prestataire possède un logiciel confidentiel et protégé sur internet, lui permettant de restituer leurs moyens de connexion aux électeurs concernés.

Une demande est remise par l'électeur au Président du bureau de vote, ou adressée par l'électeur à la Direction des ressources humaines à l'attention du Président du bureau de vote, par courriel ou par MMS.

Cette demande comporte les éléments suivants :

• copie d'un justificatif d'identité de l'électeur ;

• numéro de téléphone auquel il faut le joindre pour lui communiquer ses moyens de connexion ;

• mot de passe provisoire au choix de l'électeur.

À réception de la demande, après son contrôle par le Président du bureau de vote et sa transmission au prestataire, ce dernier recherche les moyens de connexion et les note en assurant leur confidentialité. Il appelle ensuite le numéro indiqué, vérifie le mot de passe provisoire choisi par l'électeur, et lui communique ses moyens de connexion.

Celui-ci peut alors voter depuis n'importe quel poste connecté à internet.

À noter que cette recherche par le prestataire est tracée, et que la liste des électeurs concernés est conservée et remise à la Direction des ressources humaines après le dépouillement.

Article 12.8 – Scellement du système et formation (articles R.2314-15 et R.2314-12 du Code du travail)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire intervient dans les jours qui précèdent l'ouverture du site internet, en visio-conférence avec les membres du bureau de vote.

Cette intervention consiste à :

- tester le logiciel de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote ;

- initialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides par mesure de la participation ;

- générer les clefs USB de sécurisation externe des logiciels conservées par le prestataire ;

- faire créer les clefs de chiffrement propres aux élections considérées par les membres du bureau de vote, et les conserver en assurant leur confidentialité ;

- pour un scellement avec des membres du bureau de vote à distance, demander à chacun d'entre eux de conserver une copie de sa clef de telle sorte qu'elle reste confidentielle mais puisse être transmise à un remplaçant en cas d'absence pour le dépouillement ;

- pour un scellement réunissant en un même lieu les membres du bureau de vote et la Direction des Ressources Humaines, mettre les clefs sous scellés et les remettre à la Direction des Ressources Humaines afin qu'elle les conserve jusqu'au jour du dépouillement, date à laquelle ils sont alors confiés au Président du bureau de vote.

Les organisations syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole, ainsi que les membres du bureau de vote, sont invités par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

En cas de 2nd tour, les clefs de chiffrement utilisées pour autoriser le dépouillement du 1er tour sont conservées en assurant leur confidentialité dans les mêmes conditions que lors du scellement.

Le constat que les urnes sont vides est réalisé par une nouvelle mesure de participation.

L'information et la formation sont assurées :

- pour les Délégués Syndicaux et les membres du bureau de vote présents, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

- pour tous les électeurs, par la mise à disposition du mode d'emploi de chaque page du site de vote,

- pour les membres de bureau de vote absents lors du scellement, par la mise à disposition du mode d'emploi du site leur permettant d'accéder aux résultats à l'issue du dépouillement.

Article 12.9 – Cellule d'assistance technique (article R.2314-10 du Code du travail)

La cellule d'assistance technique est constituée de personnels du prestataire. Elle est chargée notamment de :

- veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote par internet ;

- procéder aux tests et au scellement du système avant l'ouverture du vote (article 12.8 du présent protocole) ;

- assister les électeurs pendant toute la période de vote (assistance 9h00-19h00 heure de Paris, 7/7jours) ;

- assister le bureau de vote le jour du dépouillement.

Article 12.10 – Tolérance de dépassement

Conformément à une pratique courante des bureaux de vote traditionnels, une tolérance est accordée aux électeurs s’identifiant avant l’horaire de clôture prévu à l’article 1 du présent protocole, leur permettant d’enregistrer leurs bulletins de vote après cet horaire. Cette tolérance ne permet donc pas de s’identifier, et elle reste limitée à une durée de 5 minutes afin de ne pas retarder les opérations de dépouillement.

Article 13 – Autres modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales

Article 13.1 Electeurs absents pendant la période de vote et n’ayant pas accès à internet

Les Parties rappellent que le vote est possible depuis tout appareil professionnel, privé ou public connecté à internet, en accédant au site sécurisé du prestataire de vote via l’URL mentionnée à l’article 12 du présent protocole.

Les mairies, comme d’autres lieux publics offrent un accès gratuit à internet.

En cas d’absence d’accès gratuit à internet la Direction remboursera, sur présentation de justificatif et selon la procédure de note de frais, les éventuels frais d’accès à internet engagés par un collaborateur pour voter.

En dernier recours, les électeurs dans l’impossibilité absolue d’accéder à une connexion internet, pourront se voir adresser à leur domicile, un Ipad avec une carte 5G, leur permettant d’accéder à un réseau mobile. Ce matériel sera à retourner à l’employeur à l’issue du 2nd tour, les frais de retour étant pris en charge par l’entreprise.

Les électeurs seront informés de cette possibilité par mail du 22 novembre 2022, ou courrier envoyé à cette même date par voie postale à ceux dont l’absence est prévisible durant toute la période d’ouverture du vote. Les électeurs souhaitant recourir à cette possibilité devront se manifester avant le 13 décembre 2022.

Article 13.2 Bureau de vote

L’unique bureau de vote est constitué d'un Président et de deux assesseurs désignés par la Direction des ressources humaines avant la date des opérations de scellement, si possible les deux plus âgés et le plus jeune parmi les électeurs présents en région parisienne, et si possible également représentant les différents collèges précisés article 3.

En cas de nécessité, le bureau ainsi constitué peut accepter des remplaçants, sous réserve de la tenue d'une feuille de présence émargée par chacun.

Un candidat à l’élection ne peut faire partie du bureau de vote.

Dans la mesure du possible, le bureau constitué pour le 1^er tour est conservé à l'identique pour l'éventuel 2^nd tour.

Le rôle du bureau de vote est d'assister au scellement du système, de superviser la restitution de moyens de connexion perdus, d'autoriser le descellement, de signer les procès-verbaux et de proclamer oralement les résultats.

La Direction fournit au bureau de vote un exemplaire du présent protocole d’accord préélectoral.

Des représentants de la Direction et les délégués de liste assistent aux opérations électorales en vue de veiller à son bon déroulement.

Article 13.3 - Dépouillement

Après clôture du site de vote, le Président du bureau de vote autorise les opérations de dépouillement.

Le prestataire exécute le dépouillement automatisé de l'urne électronique, génère les résultats et justificatifs et les transmet au Président du bureau de vote pour la proclamation.

Article 13.4 - Départage

En cas d'égalité entre plusieurs listes lors de l'attribution des sièges, les critères de départage seront appliqués dans cet ordre :

- critère d'âge, le plus âgé des candidats

- critère d'ancienneté, le plus ancien des candidats

- tirage au sort électronique en dernier recours dans tous les cas.

Article 14 – Etablissement et signature des procès-verbaux

Afin de garantir leur totale conformité aux résultats proclamés, il est ici convenu que tous les procès-verbaux sont générés par les logiciels du prestataire, puis imprimés à la demande du Président du bureau de vote.

Ces procès-verbaux sont ensuite contrôlés et signés par tous les membres du bureau de vote.

Les délégués de listes lorsqu'il en existe sont également invités à les contresigner.

Une copie de tous les procès-verbaux signés est remise par la Direction dans les meilleurs délais à toutes les Organisations Syndicales ayant présenté au moins une candidature, ainsi qu'à toutes les Organisations Syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole.

Télétransmission des résultats à l'administration

Conformément au contrat établi avec E-VOTEZ qui y est autorisée par la Direction Générale du Travail, les résultats des élections sont télétransmis à l'administration dans les conditions suivantes :

- dans les 48 heures ouvrées suivant le dépouillement, toutes les données relatives aux élections sont automatiquement mises au format informatique attendu par l'administration, et télétransmises par E-VOTEZ sur la plateforme dédiée sécurisée,

- à réception, les services du Ministère adressent au signataire du contrat et à chaque correspondant RH indiqué sur les CERFA un lien de téléversement par établissement CSE concerné par les élections,

- la version signée par les membres du bureau de vote de chaque CERFA est scannée par la Direction,

- dans les 15 jours suivant le dépouillement, et pour chaque établissement, la Direction utilise le lien qui lui a été adressé pour téléverser un à un chaque CERFA signé.

Article 15 – Proclamation des résultats

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote après signature des procès-verbaux.

Article 16 – Durée d’application du protocole d’accord préélectoral

Les dispositions du présent protocole d’accord préélectoral sont applicables uniquement pour les élections définies dans ce protocole, ainsi qu’en cas d’élections partielles qui seraient organisées au cours de la mandature.

Il est expressément prévu que toute disposition non prévue aux termes du présent protocole sera réglée conformément aux dispositions légales en vigueur.

Article 17 – Publicité et dépôt

Un exemplaire du présent protocole préélectoral est remis à chaque organisation syndicale ayant participé à sa négociation.

Le présent protocole d’accord préélectoral sera transmis à sa demande à l’Inspecteur du Travail, et déposé par la partie la plus diligente selon les modalités en vigueur prévues par le Code du travail.

Un exemplaire est affiché sur le panneau d’affichage virtuel.

A La Défense, le 21 novembre 2022

Fait en 6 exemplaires dont deux pour les formalités de publicité

Pour la Société Philip Morris France

XXXX

Directeur des Ressources Humaines

Pour les Délégués Syndicaux

La CFDT F3C représentée par XXXX en sa qualité de Délégué syndical d’entreprise,

La CFE-CGC Publicité représentée par XXXX, Président, dûment mandaté

La CGT de Philip Morris SAS représentée par XXXX en sa qualité de Délégué Syndical d’entreprise.

La Fédération de la Communication CFTC représentée par XXXX, Secrétaire générale, dûment mandatée