Accord d'entreprise "Accord sur le télétravail" chez SOKOA (Siège)

Accord sur le télétravail

Entre les soussignés :

La société SOKOA S.A, _________________________________________, d’une part,

Monsieur _______________________, agissant en qualité de délégué syndical CFDT dûment mandaté et ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes,

Monsieur _____________________, agissant en qualité de délégué syndical LAB dûment mandaté et ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes, d’autre part,

PREAMBULE

Dans le cadre de sa politique en matière SQVT Santé et Qualité de vie au travail, la société SOKOA met en œuvre des actions d’amélioration des conditions de travail et de conciliation entre vie personnelle et vie professionnelle, notamment le télétravail.

En effet, l’évolution des technologies de l’information et de la communication permet d’envisager la modernisation de notre organisation du travail.

Le télétravail constitue un levier en faveur de la modernisation des relations managériales, fondé sur le volontariat réciproque et sur une relation de confiance mutuelle entre le collaborateur, son responsable hiérarchique et l’entreprise. Ce nouveau mode de travail favorise ainsi l’équilibre entre performance économique et sociale.

Le télétravail vise à donner une plus grande autonomie dans l’accomplissement des tâches individuelles, et améliorer la qualité de vie des salariés au travail. En conséquence il est attendu un accroissement de leur motivation, de leur performance et une meilleure concentration au travail.

Le télétravail a pour but également de contribuer au développement durable en réduisant l’empreinte des transports sur l’environnement.

Sur ces principes, les parties ont pu convenir d’un accord sur le télétravail pour une durée d’un an à compter du 5 Aout 2022.

Il a été effectué un bilan par l’entreprise qui s’avère actuellement positif au niveau de l’organisation des services et du personnel concerné.

Les parties se sont revues pour renouveler cet accord fixant les conditions d'exécution du télétravail dans l'entreprise.

Article 1 : DEFINITION DU TELETRAVAIL

Conformément aux termes de l’article L.1222-9 du Code du travail, le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’entreprise est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le fait de travailler à l’extérieur des locaux de l’entreprise ne suffit pas à conférer à un salarié la qualité de télétravailleur.

Article 2 : CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord est applicable aux salariés de la société SOKOA remplissant les critères d’éligibilité mentionnés à l’article suivant.

Article 3 : CONDITIONS DE PASSAGE EN TELETRAVAIL : CRITERES D’ELIGIBILITE

Le télétravail est ouvert aux activités et fonctions dans l'entreprise pouvant être exercées à distance, c’est à dire l’encadrement et les fonctions supports dont les tâches ne nécessitent pas dans la période de travail une action physique journalière sur le site de travail.

Ne sont pas éligibles au télétravail, les fonctions exigeant une présence physique permanente dans l’entreprise (par exemple : la production, l’expédition, la réception, le contrôle qualité produits…)

Par ailleurs, pour être éligibles au télétravail, les salariés doivent réunir les conditions suivantes :

- disposer de l'autonomie suffisante pour exercer leur travail à distance,

- exercer son activité à temps plein ou à temps partiel avec un taux d'activité au moins égal à 60% d'un temps plein,

- avoir une ancienneté, hors situation exceptionnelle, dans l'entreprise d'au moins 6 mois révolus, afin de garantir une bonne intégration préalable du salarié et l'instauration réelle de la relation de travail dans l'entreprise,

- disposer d'un logement compatible avec le télétravail, fournir un justificatif d’assurance, une certification de conformité technique et électrique ou attester sur l'honneur qu'il a une installation technique et électrique conforme,

- bénéficier de conditions de travail satisfaisantes ainsi que d’une connexion internet suffisante et illimitée (de type box).

Au sein d'une unité et hors situation exceptionnelle, le nombre de salariés pouvant être simultanément en situation de télétravail est limité à 50% de l'effectif.

En aucun cas le télétravail ne doit modifier, à la hausse ou à la baisse, les missions et activités habituelles du collaborateur, ses objectifs, le nombre d’heures de travail et sa charge de travail.

En tout état de cause, les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été obtenus dans les locaux de l’entreprise.

Article 4 : MODALITES D’ACCEPTATION PAR LE SALARIE DES CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL

Le passage en télétravail doit reposer sur la base du volontariat.

Le salarié qui remplit les critères d'éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail en fait la demande par écrit à son supérieur hiérarchique et à la Direction des Ressources Humaines.

La société SOKOA a un délai d’1 mois pour accepter ou refuser. Le refus sera motivé.

Si le passage au télétravail est proposé au salarié par son supérieur hiérarchique, le salarié peut refuser et ce refus ne constitue, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement.

Lorsque la demande de télétravail sera acceptée, un avenant au contrat sera conclu pour confirmer l'accord du salarié et de l'employeur ainsi que pour préciser les modalités utiles à l'exercice du télétravail et adaptées à la situation du télétravailleur.

En cas d'épisode de pollution mentionné à l'article L. 223-1 du code de l'environnement, la société SOKOA pourra demander le passage en télétravail dans un délai restreint (un jour), durant la période de suspension de certaines activités arrêtée par le Préfet, pour la protection de l’environnement.

Ce délai pourra être appliqué en cas de situation exceptionnelle nécessitant la mise en œuvre de cette organisation (ex : confinement, Pandémie…).

Article 5 : CONDITIONS DE RETOUR A UNE EXECUTION DU CONTRAT DE TRAVAIL SANS TELETRAVAIL

5.1 Période d’adaptation

L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation de 3 mois. Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.

Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de suspendre ou de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance de 7 jours calendaires.

S'il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur retrouvera son poste dans les locaux de l'entreprise.

5.2 Retour à une exécution du travail sans télétravail demandée par l'employeur

La société SOKOA demandera au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise si la situation en télétravail devient incompatible avec les besoins du service et des missions assurées par le télétravailleur. Cette décision sera notifiée par écrit par tout moyen : courrier remis en mains propres c/ décharge ou par recommandé, ou notification par mail).

La fin du télétravail prendra effet 14 jours calendaires (dimanche et jours fériés compris) à compter de la réception par le salarié de la décision de mettre fin au télétravail.

La date de remise ou de réception du courrier ou email de résiliation fera alors courir le préavis de quatorze jours visé précédemment.

En cas d'épisode de pollution mentionné à l'article L. 223-1 du code de l'environnement, ou en cas de situations exceptionnelles (ex : confinement, Pandémie…), la société SOKOA pourra demander le retour en télétravail dans un délai restreint (un jour), après la période de suspension de certaines activités arrêtée par le Préfet, pour la protection de l’environnement.

En tout état de cause, au terme de la situation de télétravail, le collaborateur sera tenu de reprendre son poste au sein des locaux de l’entreprise, sans qu’aucune mise en demeure ne soit nécessaire.

Article 6 : LE LIEU DU TELETRAVAIL

Le télétravail s’effectuer a :

- soit au domicile principal du collaborateur tel qu’il l’a déclaré à l’entreprise.

En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l'entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions fixées à l'article 5. Tout déménagement, en dehors d’un rayon de 100 km du lieu de travail, mettra fin à l’organisation du travail en télétravail. Elle nécessitera de nouveau un accord de l’employeur.

Le télétravailleur devra aménager un espace de son domicile à l'exercice du télétravail et s'engage à ce que cet espace soit adapté à l'exercice du travail en télétravail.

- soit dans un espace de travail différent de celui du domicile du salarié appelé « Tiers Lieu ». Dans ce cas, la location de ce Tiers Lieu sera aux frais du salarié.

Article 7 : MODALITES DE CONTROLE DU TEMPS DE TRAVAIL

Le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant :

Les durées maximales de travail, soit 10 heures par jour (13 heures pour le personnel cadre) et 48 heures par semaine ;

-  les durées minimales de repos, soit un repos quotidien de 11 heures consécutives et un repos hebdomadaire de 35 heures consécutives.

Pour pouvoir contrôler le temps de travail effectué ainsi que le respect des durées maximales de travail et des temps minima de repos, le télétravailleur indiquera ses heures de début et de fin de travail en utilisant le logiciel de gestion du temps de travail installé sur son ordinateur.

En cas de panne du logiciel : afin de pouvoir contrôler le temps de travail effectué ainsi que le respect des durées maximales de travail et des temps minima de repos, le télétravailleur relèvera ses horaires de travail pour chaque jour en télétravail, et transmettra ce relevé à son supérieur hiérarchique et au service RH.

Article 8 : FREQUENCE ET NOMBRE DE JOURS TELETRAVAILLES

Hors période exceptionnelle (ex. situation épidémique ou évènements météorologiques), l’activité en télétravail est mise en œuvre pour le personnel à temps plein, en appliquant les conditions suivantes :

• Le total des jours télétravaillés ne pourra pas excéder 2 jours par semaine,

• Le collaborateur devra être présent à minima 3 jours par semaine sur le lieu de travail.

• La volonté de l’entreprise étant d’assurer une présence hebdomadaire du salarié, les deux conditions seront appréciées à la semaine et non en moyenne.

• L’élément de mesure est la demi-journée de télétravail permettant une organisation équitable notamment entre personnel à temps partiel et temps plein.

En tenant compte de cette règle, une organisation sera décidée en amont avec la fixation des jours en télétravail par le responsable de service en tenant compte des contraintes du service et des propositions du salarié concerné.

Pour le personnel en temps partiel, le temps de travail doit est supérieur à 60% du temps légal de travail, pour bénéficier de la mesure du présent accord. Le temps de présence hebdomadaire en télétravail sera défini au prorata temporis ouvrant droit à des demi-journées télétravaillées.

Sachant que l’arrondi sera au profit du temps de travail dans l’entreprise.

• Prorata au temps de travail sur les temps partiels choisis. Ex 80% : 2 jours de télétravail, 2 jours de temps de présence si 4 jours de travail par semaine.

Pour les besoins de l’entreprise, iI pourra être décidé de positionner des périodes de travail dans les locaux de l’entreprise durant les jours de télétravail (sans que cette liste ne soit limitative : réunions, rendez-vous, entretiens), moyennant l’application d’un délai de prévenance d’un jour franc.

Article 9 : DETERMINATION DES PLAGES HORAIRES PERMETTANT DE JOINDRE LE TELETRAVAILLEUR

Le télétravail s’exerce dans les mêmes conditions et horaires que le travail en entreprise.

Pendant les jours de télétravail, le télétravailleur pourra librement organiser son temps de travail sous réserve de respecter les plages horaires fixes de travail en vigueur au sein de la société Sokoa pendant lesquelles il doit être joignable.

Pendant ces plages horaires, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par sa hiérarchie ou l’entreprise, et de consulter sa messagerie.

Sur les journées de travail en présentiel, il n’est pas autorisé de badger sur le lieu de résidence et de venir travailler sur site par la suite. Le temps de déplacement n’étant pas du temps de travail effectif.

Sur les journées de travail en présentiel, le télétravailleur devra appliquer les règles journalières de travail et devra se rendre au travail dans les plages mobiles prévues à cet effet.

Sa journée de travail débutera et se terminera par les pointages effectués sur le site de travail.

Tout collaborateur en situation de télétravail à domicile souhaitant s’absenter pour raison personnelle dans le cadre des absences prévues (CP, RTT etc …) par les règles de l’entreprise, pendant les horaires de travail doit appliquer les règles de prévenance en vigueur dans l’entreprise : c’est-à-dire une demande au moins la veille à son responsable et obtenir un accord préalable écrit.

Article 10 : EQUIPEMENTS LIES AU TELETRAVAIL

Sous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place au domicile du télétravailleur, l'entreprise fournit, et entretient les équipements nécessaires à l'exercice de l'activité en télétravail, hors outils de connexion internet de type box, qui est un critère d’éligibilité.

La conformité de ces installations électriques, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie relève de la responsabilité du télétravailleur qui devra remettre à cet effet, une attestation de conformité ou une attestation sur l’honneur.

Les équipements fournis par l’entreprise se composent d’un siège de bureau, un ordinateur, un écran et un téléphone.

Le matériel fourni par l'entreprise restant sa propriété, il devra être restitué dès la fin de la période de télétravail.

Par ailleurs, le télétravailleur ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension du contrat.

Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l'entreprise en contactant le service informatique (informatique@sokoa.com).

Le télétravailleur est tenu d’amener son matériel au service informatique selon les rendez-vous présentés pour effectuer l’entretien et les mises à jour.

Il est demandé de ne pas utiliser son propre matériel informatique pendant la période de télétravail (hors équipement de type box).

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement la Société, qui prendra dans les plus brefs délais les décisions pour réduire le plus possible le temps d’indisponibilité du système.

Dans ce cas, il pourra être demandé au télétravailleur de venir travailler dans les locaux de l’entreprise.

Article 11 : REMBOURSEMENT DES FRAIS PROFESSIONNELS LIES AU TELETRAVAIL

Les frais engagés par le salarié pour exercer son activité en télétravail sont remboursés par l'entreprise dans les conditions suivantes :

- après autorisation préalable de l’entreprise,

- au frais réel.

Il s’agira de couvrir les consommables (ex : papier, cartouches d’encre pour les fonctions dont l’impression est indispensable journalièrement) à hauteur de 50€ (cinquante euros) par mois.

La société SOKOA prendra également en charge l’imprimante du télétravailleur à sa demande, à hauteur de 50% du prix d’achat, limité à 50€, tous les deux ans.

Dans certains services déterminés par la société SOKOA, l’entreprise prendra en charge à 100% l’imprimante du télétravailleur, si son activité professionnelle nécessite impérativement la sortie d’impression journalière.

Aucune indemnité de quelque nature que ce soit ne sera due au télétravailleur en contrepartie de la mise en place de ce télétravail.

Article 12 : ASSURANCE COUVRANT LES RISQUES LIES AU TELETRAVAIL

Le télétravailleur s'engage à informer son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre à ce dernier une attestation « multirisque habitation » couvrant son domicile.

La société SOKOA prendra en charge le surcoût éventuel des polices d'assurance permettant de couvrir l'ensemble des dommages pouvant survenir en raison de l'utilisation du matériel de l'entreprise au sein du domicile du télétravailleur.

Article 13 : OBLIGATION DE DISCRETION ET DE CONFIDENTIALITE

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.

Compte tenu que le télétravail induit une utilisation de l’outil informatique en dehors des locaux de l’entreprise, accroissant le risque de violation de cette obligation, il est demandé au télétravailleur d’apporter toutes les précautions pour la respecter.

Le manquement à cette obligation caractérise un motif de sanction disciplinaire.

Article 14 : SANTE ET SECURITE AU TRAVAIL

Les collaborateurs en télétravail bénéficient de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise et ils font l’objet du même suivi par le service de santé au travail.

En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer la direction des ressources humaines, dans les mêmes règles que celle appliquées aux salariés présents dans l'entreprise.

La période d’arrêt de travail correspondant à un jour normalement télétravaillé ne permet pas de reporter le jour télétravaillé à une date ultérieure.

14.1 Arrêt de travail

Pendant les périodes de suspension du contrat de travail (absences pour maladie/AT, congés, Jrtt, CET …), le collaborateur ne devra pas travailler quand bien même cela correspondrait à une journée en télétravail.

En cas d’arrêt de travail pour cause de maladie ou d’accident, le collaborateur en télétravail bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise.

Il devra respecter les mêmes obligations quant au délai d’information et à la fourniture des éléments de justification de sa situation.

14.2 Accident de travail et Maladie Professionnelle

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale.

Dans un tel cas, le collaborateur devra en informer ou en faire informer l’entreprise par tout moyen le jour même et au plus tard dans les 24h, sauf en cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime.

Le traitement de cet évènement se fera dans les mêmes conditions que s’il était survenu dans les locaux de l’entreprise.

14.3 Droit à la déconnexion

La mise à disposition d’un matériel permettant la connexion à distance avec le poste de travail ne doit pas conduire le collaborateur à se connecter en dehors des plages horaires et des jours travaillés.

A ce titre, le collaborateur devra se conformer aux consignes relatives au droit à la déconnexion de l’entreprise.

14.4 Limitation de l’isolement

Dans des circonstances exceptionnelles conduisant à instaurer un télétravail tous les jours de la semaine pendant plus de 2 semaines consécutives, un point avec le manager sera effectué en conférence téléphonique une fois par semaine, à minima pour aborder son activité professionnelle et éviter tout sentiment d’isolement.

14.5 Information et Prévention

Les services de prévention en matière de santé et sécurité de l’entreprise (Médecin du travail, infirmière du travail, correspondante sécurité) et les membres du Comité Social Economique, restent à la disposition du télétravailleur pour toute question relative à ses conditions de travail.

Article 15 : modalités d’accès à une organisation en télétravail pour les salariées enceintes

Par principe, le recours au télétravail pourra être appliqué pour le personnel féminin dont l’activité professionnelle le permet et à compter du 5^ème mois de grossesse jusqu’au congé maternité.

Tous les cas particuliers seront étudiés afin que si la personne présente un état de santé nécessitant impérativement l’organisation du travail sous forme de télétravail, elle puisse en bénéficier avant le 5^ème mois de grossesse.

Article 16 : modalités d’accès à une organisation en télétravail pour LES TRAVAILLEURS HANDICAPES

Afin de garantir le respect du principe d'égalité de traitement à l'égard des travailleurs handicapés, la société SOKOA prendra, en fonction des situations, les mesures appropriées pour permettre aux travailleurs mentionnés aux 1° à 4° et 9° à 11° de l'article L. 5212-13 du code du travail d’organiser leur poste de travail en télétravail.

Après réception de la demande du salarié dans les conditions prévues au présent accord, l’organisation du télétravail fera l’objet d’une étude avec le service ressources humaines, le service de santé au travail et l’infirmière du travail de la société SOKOA pour solliciter les organismes en charge de l’insertion professionnelle des personnes handicapées.

Ces mesures sont prises sous réserve que les charges consécutives à leur mise en œuvre ne soient pas disproportionnées, compte tenu des aides prévues par l’Etat, qui peuvent compenser en tout ou partie les dépenses supportées à ce titre par l'employeur.

Article 17 : MODALITES D’ACCES DES SALARIES AIDANTS D’UN ENFANT, D’UN PARENT OU D’UN PROCHE A UNE ORGANISATION EN TELETRAVAIL

Suivant l’article 2 de la loi n° 2023-622 du 19 juillet 2023, et dans le cas où l’activité professionnelle du salarié répondra aux conditions de télétravail définies dans le présent accord, l’organisation du travail du salarié aidant d’un enfant, d’un parent ou d’un proche selon la loi fera l’objet d’un aménagement particulier en fonction des contraintes personnelles du salarié.

Le salarié effectuera une demande auprès du service social par tout moyen (courrier/courriel) qui fera l’objet d’un entretien avec le service ressources humaines afin de définir une organisation appropriée.

Article 18 : STATUT DU TELETRAVAILLEUR

Le télétravailleur bénéficie de tous les droits et avantages reconnus aux salariés travaillant en présentiel dans la société.

La société SOKOA lui garantit un traitement équivalent aux autres salariés de même qualification professionnelle et de même ancienneté en ce qui concerne les possibilités de promotion, de déroulement de carrière et d’accès à la formation professionnelle.

Disposant d’une égalité de traitement, il est tenu de respecter et d’appliquer toutes les politiques et les règles en vigueur de la société SOKOA.

Article 19 : ENGAGEMENTS

Le salarié s’engage à respecter les termes du présent accord. II s’engage également à appliquer les termes de la charte informatique dont il reconnait en avoir pris connaissance.

Article 20 : DUREE

Le présent accord renouvelle la mesure de télétravail à compter du 6 Aout 2023, pour une période déterminée d’un an.

L’objectif de l’entreprise est de mesurer l’impact de cette organisation dans le cadre de son activité économique et sociale.

Article 21 : Dépôt et Publicité

Le présent accord sera déposé par la partie la plus diligente auprès des services de l’Etat ainsi qu’au greffe des prud’hommes de Bayonne.

Hendaye, le __/__/__

Délégué syndical LAB Délégué syndical CFDT Le Directeur des Ressources Humaines