ACCORD DU 15 octobre 2020

POUR LA TENUE D’ELECTIONS COMPLEMENTAIRES

ENTRE

La société Veeva Systems France, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro 749 824 991, dont le siège social est situé 131 AVENUE CHARLES DE GAULLE BÂTIMENT A, 92200 NEUILLY-SUR-SEINE,

Ci-après dénommée « la Société » ou « l'Employeur » ;

D’une part,

ET

Représentant la totalité des membres du comité social et économique ;

Ci-après "les élus" ;

D'autre part,

ALORS QUE :

Conformément aux dispositions de l'article L2311-2 du Code du travail, un comité social et économique a été mis en place au sein de la société Veeva Systems France le 2 juillet 2018 composé de quatre membres titulaires et deux membres suppléants.

Depuis ces élections, un des membres titulaires et les deux membres suppléants ont quitté l’entreprise alors que dans le même temps les effectifs ont augmenté de 55 à 85 salariés.

Pour être en nombre suffisant et mener à bien leurs missions, les trois membres titulaires restant ont demandé la tenue d’une élection complémentaire, ce que la Société a accepté.

C’est dans ces conditions que l’Employeur a ouvert des négociations pour la conclusion d’un accord relatif à la tenue des élections complémentaires.

Le 10 septembre 2020, l’Employeur a informé les syndicats représentatifs de la branche de l'ouverture des négociations par lettre recommandée ainsi que les membres élus du comité social et économique par email.

Le 16 septembre 2020, les membres du comité ont fait savoir à l’Employeur qu’ils souhaitaient engager les négociations sans être mandatés par un syndicat représentatif.

Les négociations se sont tenues dans les locaux de la société le 15 octobre 2020 au terme desquelles les Parties ont convenu des conditions et modalités des élections complémentaires ci-après exposées.

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

Article 1 : Objet

Le présent accord a pour objet de définir les modalités d'organisation des élections complémentaires des membres de la délégation du personnel du comité social et économique de la Société.

Article 2 : Dates, heures, scrutin

Les élections auront lieu par voie électronique le 5 novembre de 08h00 à 16h00, au scrutin de liste avec attribution des sièges conformément au principe de représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

En l’absence de syndicats représentatifs dans l’entreprise, il est décidé de ne tenir qu’un seul tour, les candidatures étant ouvertes à tous les salariés de Société dans les conditions spécifiées au présent accord.

Article 3 : Effectif, sièges, collège

Il est constitué un collège unique.

Le nombre de siège à pourvoir est de :

• 2 titulaires,

• 5 suppléants.

Les heures de délégation des membres titulaires du comité social et économique sont celles prévues par l'article R2314-1 du Code du travail pour un effectif de 85 salariés ETP, soit un total de 19 heures par mois.

Article 4 : Règles d'électorat et d'éligibilité

4.1 Salariés électeurs

Conformément à l'article L2314-18 du Code du travail, sont électeurs les salariés des deux sexes, âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l'entreprise et n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques.

4.2 Salariés éligibles

Conformément aux articles L2314-19 et L2314-23 du Code du travail, sont éligibles :

• les électeurs,

• âgés de dix-huit ans révolus,

• et travaillant dans l'entreprise depuis un an au moins,

• à l'exception des conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.

Article 5 : Listes électorales

Les listes électorales seront établies puis affichées par la Direction le 16 octobre 2020 sur le panneau d'affichage habituel et communiquées aux salariés par email.

Elles mentionneront les indications suivantes pour chaque électeur : nom et prénom, âge, ancienneté.

Article 6 : Candidatures

6.1 Présentation des candidatures

L’élection sera ouverte aux organisations syndicales mentionnées à l’article L2314-5 du Code du travail, ainsi qu’aux autres listes de candidats.

Les candidatures devront être déposées avant le 29 octobre 2020 à 17h00 et seront affichées dans les locaux à compter du 30 octobre 2020.

6.2 Etablissement des listes de candidatures

Les listes de candidats doivent être établies séparément pour les titulaires et les suppléants.

Elles devront préciser :

- l’organisation syndicale ou le candidat qui présente la liste,

- la nature du mandat (titulaire ou suppléant).

Elles ne peuvent pas comporter un nombre de candidats supérieur au nombre de sièges à pourvoir.

6.3 Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Conformément à l’article L. 2314-30 du Code du travail, pour chaque collège électoral, les listes qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

Lorsque l'application de cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

• arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

• arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.

Article 7 : Bureaux de vote

Il sera constitué un bureau de vote unique qui sera chargé de veiller au bon déroulement des opérations électorales.

Les membres du bureau devront obligatoirement être électeurs.

Ils seront au nombre de 3 et seront déterminés comme suit :

un président (l'électeur le plus ancien du collège, ou à défaut un salarié volontaire),
deux membres assesseurs (le plus jeune électeur et le second électeur le plus ancien, ou à défaut des salariés volontaires).

La présidence ne pourra pas être occupée par un candidat.

Les candidats, un représentant de chaque liste de candidats et/ou un représentant désigné par la direction en tant qu'observateur, peuvent assister aux élections à condition de ne pas en perturber le déroulement.

De même, des délégués de liste désignés par les organisations syndicales ayant présenté une liste peuvent assister aux opérations de vote, sans en gêner le déroulement.

Article 8 : Vote électronique

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées au prestataire suivant : AGRUME SAS, 110, avenue Barthelemy Buyer, 69009 Lyon, RCS de Lyon, n°827 730 532.

Un cahier des charges annexé au présent protocole d'accord comporte la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote.

Avant l’ouverture du vote, l'urne électronique sera scellée et chiffrée par des mots de passe choisis par chaque membre du bureau. La réunion d'au moins deux de ces mots de passe sera nécessaire pour permettre le dépouillement.

Article 9 : Durée des mandats

Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique sont élus pour le reste de la mandature à courir.

Les fonctions de ces membres prennent fin par le décès, la démission, la rupture du contrat de travail, la perte des conditions requises pour être éligible. Ils conservent leur mandat en cas de changement de catégorie professionnelle.

Article 10 : Proclamation des résultats

Le bureau de vote proclame les résultats.

Les membres du bureau remplissent et signent les procès-verbaux d'élection, dont un exemplaire sera transmis au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP).

Les résultats définitifs des élections seront affichés par la Direction sur les panneaux prévus à cet effet.

* * *

Article 11 : Durée de l’accord

Le présent accord porte uniquement sur les élections complémentaires du comité social et économique du 5 novembre 2020.

Article 12 : Interprétation de l'accord

En cas de différend individuel ou collectif né de l'application du présent accord, les parties signataires se réuniront à l'initiative de la partie la plus diligente pour étudier et tenter de régler le différend.

Cette réunion devra se tenir dans les 5 jours suivant la demande.

Un procès-verbal rédigé par la Direction exposera le contenu du différend ainsi que la position retenue.

Les parties s'engagent à ne pas initier d'action contentieuse portant sur ledit différend avant l'expiration de ce délai.

Article 13 : Dénonciation de l'accord

L'accord pourra être dénoncé conformément aux dispositions des articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail.

Par ailleurs, conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans la Société, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la Direccte.

Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

Article 14 : Révision de l'accord

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues par les dispositions légales prévues aux articles L. 2261-7, L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.

Article 15 : Dépôt et publicité

Le présent accord est établi et signé en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation. Un exemplaire dûment signé est remis à chaque signataire.

Il sera ainsi déposé sur la plateforme de téléprocédure TéléAccords accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Ce dépôt comprendra la version intégrale et signée de l'accord et sa version publiable anonymisée. Il sera également remis au conseil de prud'hommes de Nanterre.

Enfin, il sera transmis par email dès sa signature à tous les salariés de l’entreprise puis tenu à disposition auprès du service des ressources humaines de la Société.

Fait à NEUILLY-SUR-SEINE, le 15 octobre 2020

L'employeur

Annexe 1 : Calendrier prévisionnel des élections complémentaires

Organisation du scrutin
Information des salariés sur le scrutin et appel à candidatures	16 octobre 2020
Date limite du dépôt des candidatures	29 octobre 2020 à 17h00
Affichage des candidatures	30 octobre 2020
Date du scrutin	5 novembre 2020
Dépouillement	5 novembre 2020
Affichage des résultats	5 novembre 2020