Accord d'entreprise "Accord sur le don de jours de repos" chez SYNERGIE (Siège)

ACCORD SUR LE DON DE JOURS DE REPOS

Entre le GEIE SYNERGIE,

Représentée par Monsieur X, Administrateur Unique,

Et

Les Organisations Syndicales représentatives suivantes :

SNB représenté par Madame X, déléguée syndicale,

FO représentée par Madame X, déléguée syndicale,

Il est convenu ce qui suit.

PREAMBULE

Le don de jours de repos à un parent d'un enfant gravement malade, issu de la loi n° 2014-459 du 9 mai 2014 (articles L.1225-65-1 et L1225-65-2 du Code du travail), est une manifestation d’entraide plébiscitée par les collaborateurs qui peuvent ainsi marquer, de façon concrète et utile, leur solidarité et leur appui auprès de leur collègue en leur permettant de rester auprès de leur enfant gravement malade.

Au regard de ce constat, la Direction du GEIE SYNERGIE et les Organisations Syndicales représentatives ont souhaité engager une négociation afin d’ancrer dans un cadre plus général que ce dispositif légal, le don de jours de repos dans une démarche d’entreprise impliquant l’ensemble de ses composantes, en lien avec les valeurs de solidarité et d’entraide partagées.

Les parties se sont ainsi rencontrées au cours de 3 réunions les 7 Juin 2018, 15 Juin 2018 et 29 Juin 2018.

Par le présent accord, la Direction et les Organisations Syndicales représentatives définissent les conditions et modalités d’application de la mise en place d’un dispositif de don de jours de repos au sein du GEIE SYNERGIE.

ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION

Les mesures prévues par le présent accord sont applicables à l’ensemble des salariés du GEIE SYNERGIE.

ARTICLE 2 – OBJET DU DON DE JOURS DE REPOS ET PRINCIPES RETENUS

Conformément aux dispositions légales, le don de jours de repos consiste à donner la possibilité à un collaborateur de pouvoir céder en partie ses jours de repos au bénéfice d'un collègue de l'entreprise remplissant les conditions requises afin de lui permettre de s’absenter sans perte de rémunération.

Le don de jours de repos est anonyme, définitif, irrévocable et sans contrepartie.

Le don de jours est valorisé en jours : 1 jour de repos donné par un collaborateur donateur = 1 jour d’absence alloué à un collaborateur bénéficiaire, quelle que soit leur rémunération respective.

ARTICLE 3 – CONDITIONS ET MODALITES RELATIVES AUX DONATEURS DE JOURS DE REPOS

Article 3.1 – Le donateur

Tout collaborateur salarié, sans condition d’ancienneté, bénéficiant d’un nombre de jours de congés ou de repos acquis pouvant être cédés peut, sur la base du volontariat, faire un don de jours au profit d’un autre collaborateur salarié de l’entreprise remplissant les conditions pour en bénéficier.

Article 3.2 – Les jours de repos cessibles

Les jours pouvant faire l’objet d’un don pourront être :

• des jours de congés payés annuels acquis non consommés excédant le 20^ème jour de congé ouvré pour un salarié à temps complet et à due proportion pour un salarié à temps partiel (5^ème semaine de congés payés et au-delà) ainsi que des jours de fractionnement ;

• des jours de repos acquis et non pris accordés au titre de la réduction du temps de travail (JRTT) ou du forfait jours ;

• des jours affectés en Compte Epargne Temps (CET), dès lors que celui-ci serait mis en place dans l’entreprise et que cette faculté serait précisée dans l’accord afférent.

Au regard de la nécessité de préserver les temps de repos des collaborateurs, le nombre maximal de jours de repos pouvant faire l’objet d’un don est fixé à 5 par année civile pour un salarié à temps complet, sous la forme de journée(s) entière(s), soit au minimum 1 journée par don.

Le don de jours est effectué de façon :

• anonyme,

• définitive et irrévocable : aucun jour ayant fait l’objet d’un don ne sera restitué au donateur,

• sans contrepartie : chaque jour donné correspond nécessairement à un jour de travail « supplémentaire » pour le salarié donateur sans pouvoir donner lieu à une contrepartie.

Article 3.3 – Modalités de formalisation des dons de jours de congés et de repos

Le don de jours de congés ou de repos acquis sera réalisé par les collaborateurs volontaires via l’outil LSRH.

La fonctionnalité don de jours sera ouverte dans l’outil LSRH à l’occasion d’une campagne d’appel aux dons.

L’application sera alors ouverte pendant 2 semaines (= formulaire de collecte des dons).

Le collaborateur qui souhaitera procéder à un don de jours indiquera le nombre et la nature de ces jours dans l’outil (de la même manière que lorsqu’il formule une demande de congés ou de repos).

Les jours donnés seront déduits des soldes / compteurs de congés payés, de jours RTT ou du compte épargne temps qui serait mis en place dans l’entreprise des collaborateurs donateurs.

Article 3.4 – Impact sur la durée du travail

Le don de jours n’a aucun impact sur la durée annuelle du travail, dans la mesure où il est neutralisé.

Les jours de repos cédés sont considérés comme ayant été pris par le collaborateur donateur.

ARTICLE 4 - CONDITIONS ET MODALITES RELATIVES AUX BENEFICIAIRES DU DON DE JOURS DE REPOS

Article 4.1 – Le bénéficiaire

Peut solliciter le bénéfice du dispositif de don de jours de repos, tout collaborateur salarié sans condition d’ancienneté, concerné par l’une des situations et remplissant les conditions visées ci-après, afin de s’absenter sans perte de rémunération.

Fondé sur la solidarité entre les collaborateurs, le don de jours de repos ne peut être attribué qu’après que le collaborateur bénéficiaire ait utilisé au préalable les possibilités d’absences rémunérées, y compris les jours épargnés sur le compte épargne temps qui serait mis en place dans l’entreprise.

Ainsi, pour bénéficier du don de jours de repos, le collaborateur ne doit plus disposer suffisamment :

• de jours de congés payés acquis ou de jours de fractionnement ;

• de jours de repos acquis accordés au titre de la réduction du temps de travail (JRTT) ou du forfait jours ;

• de jours de récupération (provenant des compteurs HSR / Crédit d’heures, étant précisé que le nombre d’heures auxdits compteurs devra correspondre au moins à 1 journée) ;

• des jours affectés en Compte Epargne Temps (CET), dès lors que celui-ci serait mis en place dans l’entreprise et que cette faculté serait précisée dans l’accord afférent.

Article 4.2 – situations visées et justificatifs afférents

Peut bénéficier d’un don de jours de repos le collaborateur salarié se trouvant dans l’une des situations suivantes :

• 4.2.1 - Présence auprès de l’enfant :

Lorsque son enfant, sans limite d’âge, est atteint d'une maladie, d'un handicap ou victime d'un accident d'une particulière gravité rendant indispensables une présence soutenue et des soins contraignants.

Justificatif :

Le salarié devra produire, au moment du dépôt de la demande, un certificat médical détaillé établi par le médecin qui suit l'enfant, justifiant dans le respect du secret médical de la particulière gravité de la maladie, du handicap ou de l'accident ainsi que le caractère indispensable d'une présence soutenue et de soins contraignants.

Le certificat médical mentionnera le nom du salarié bénéficiaire et, dans la mesure du possible, la durée prévisible de la présence du salarié rendue nécessaire.

Situation des deux parents travaillant au sein du GEIE SYNERGIE :

Le bénéfice du don de jours est accordé au titre de l’enfant. Aussi, lorsque les parents travaillent tous les deux au sein du GEIE SYNERGIE, ils peuvent bénéficier du don de jours successivement ou alternativement dans la limite du plafond défini.

Le nombre de jours est partagé à part égale entre les deux parents sauf demande conjointe d’une répartition différente.

Dans ce cas, le certificat médical du médecin spécialiste suivant la pathologie de l’enfant devra mentionner les noms des deux salariés bénéficiaires.

• 4.2.2 - Présence auprès du conjoint :

Lorsque son conjoint (marié, pacsé ou en concubinage permanent pendant au moins 1 an) est atteint d'une maladie, d'un handicap ou victime d'un accident d'une particulière gravité rendant indispensables une présence soutenue et des soins contraignants.

Justificatif :

Le salarié devra produire, au moment du dépôt de la demande, un certificat médical détaillé établi par le médecin qui suit le conjoint, justifiant dans le respect du secret médical de la particulière gravité de la maladie, du handicap ou de l'accident ainsi que le caractère indispensable d'une présence soutenue et de soins contraignants.

Le certificat médical mentionnera le nom du salarié bénéficiaire et, dans la mesure du possible, la durée prévisible de la présence du salarié rendue nécessaire.

• 4.2.3 - Cas de « force majeure » :

Il s’agit du cas dans lequel le salarié est confronté à une situation exceptionnelle particulièrement grave et urgente, rendant nécessaire l’accès aux dons de jours.

Il n’est pas arrêté de liste exhaustive des cas de « force majeure ».

Néanmoins, les parties ont identifié, à titre d’illustration, le cas de la destruction de l’habitat (résidence principale) du collaborateur suite à un incendie ou à une inondation rendant nécessaire l’absence du salarié pour se consacrer aux démarches et actions à réaliser.

Dans cette hypothèse, la demande du collaborateur devra être relayée et étayée par l’assistant(e) social(e) présent(e) sur site, qui, après analyse de la situation du collaborateur et examen des justificatifs afférents, formulera ses préconisations auprès de la Direction des Ressources Humaines. La Direction étudiera la demande au regard des éléments communiqués et se réserve le droit de la refuser si « la force majeure » telle que définie ci-dessus n’est pas caractérisée.

Article 4.3 - Procédure de demande

Tout salarié remplissant les conditions décrites ci-dessus et souhaitant bénéficier du dispositif de don de jours devra faire une demande écrite auprès de la Direction des Ressources Humaines (directement ou par l’intermédiaire de l’assistant(e) Social(e) s’il le souhaite), laquelle devra préciser le nombre de jours nécessaires et être accompagnée du justificatif afférent.

Dans la mesure du possible, la demande devra être formulée dans un délai de prévenance de 15 jours avant le début de l’absence.

A réception, la Direction des Ressources Humaines analysera la demande et déclenchera, le cas échéant, la mise en œuvre du dispositif. Elle informera le manager de l’absence du salarié et de la durée envisagée.

Une réponse sera transmise au collaborateur par écrit, dans les meilleurs délais et sans excéder 15 jours à réception de sa demande, et précisera, le cas échéant, le nombre de jours dont il sera bénéficiaire.

L’absence de réponse dans ce délai vaut refus tacite de la demande.

Dès lors que la demande est acceptée et sous réserve que le nombre de jours recueillis et/ ou présents dans le fonds dédié soit suffisant, le collaborateur salarié sera reçu ou contacté (par son manager et/ou un collaborateur de la DRH) afin d’échanger sur des modalités de prise de ces jours.

Les demandes sont traitées dans l’ordre d’arrivée auprès de la Direction des Ressources Humaines.

En cas de rechute de la pathologie (situations visées au 4.2.1 et 4.2.2), le salarié pourra formuler une nouvelle demande sur présentation d’un nouveau certificat médical.

Article 4.4 - Utilisation des jours par le salarié bénéficiaire

Le nombre de jours d’absence est limité à 20 jours ouvrés par collaborateur bénéficiaire pour une même demande et dans la limite du nombre de jours recueillis et/ ou disponibles dans le fonds de solidarité.

Ces jours doivent être pris dans les 6 mois suivants l’attribution du don de jours.

Cette période de 20 jours ouvrés pourra être renouvelée sur présentation d’un nouveau justificatif, dans la limite de deux fois, soit un maximum de 60 jours ouvrés pour un même évènement (sauf rechute de la pathologie) et dans la limite du nombre de jours recueillis et/ ou disponible dans le fonds de solidarité.

Le nombre de jours recueillis est mis à disposition du bénéficiaire dans un compteur de congés spécifique, suivi par le gestionnaire RH.

La prise de jours par le bénéficiaire se fait en principe de manière consécutive et par journée entière.

Il est toutefois possible de prendre les jours de façon discontinue ou par demi-journée sur demande du médecin qui suit l’enfant / le conjoint au titre de la pathologie en cause.

Il conviendra, dans la mesure du possible, d’établir en lien avec le manager un calendrier prévisionnel des jours à utiliser.

A chaque utilisation de jours, le salarié devra informer par mail, le service RH en charge de la gestion des jours qui en assure le suivi.

Le salarié s’engage à informer la Direction des Ressources Humaines lorsque la situation à l’origine de la demande ne rend plus nécessaire la prise de jours. Les jours non utilisés restants sont alors reversés / réaffectés dans le fonds de solidarité.

Le collaborateur bénéficiaire d'un ou plusieurs jours cédés bénéficie du maintien de sa rémunération pendant sa période d'absence correspondant à la prise des jours reçus.

Ces jours n’entrent pas dans le calcul du 10^ème congés payés.

Cette période d'absence est assimilée à une période de travail effectif pour la détermination des droits qu’il tient de son ancienneté, l’acquisition des jours de congés payés et des JRTT.

Le collaborateur conserve le bénéfice de tous les avantages qu'il avait acquis avant le début de sa période d'absence. A son retour, il retrouve un emploi de qualification et de rémunération équivalentes à celui précédemment exercé. Le retour au poste antérieur est bien entendu privilégié dans la mesure du possible.

ARTICLE 5 - CREATION ET ALIMENTATION D’UN FONDS DE SOLIDARITE

Un fonds de solidarité pluriannuel dédié est créé et géré par la Direction des Ressources Humaines afin de recueillir les jours de repos anonymement cédés par les collaborateurs donateurs au bénéfice des collaborateurs qui en feront la demande et rempliront les conditions requises pour en bénéficier.

Ce fonds est valorisé en jours (1 jour donné = 1 jour versé dans le fonds).

Afin de permettre la mise en œuvre rapide du dispositif et de pouvoir répondre à une éventuelle situation d’urgence sans devoir attendre la mise en place d’une campagne d’appel aux dons, l’entreprise alimentera le fonds à hauteur de 20 jours à sa création.

Lorsqu’une demande de dons de jours sera formulée par un collaborateur remplissant les conditions pour en bénéficier, une campagne d’appel aux dons sera lancée par la Direction des Ressources humaines auprès des collaborateurs qui pourront, s’ils le souhaitent, effectuer un don de jours de repos, via l’outil LSRH.

La campagne d’appel aux dons est par principe lancée à chaque demande.

Les dons de jours recueillis alimenteront ainsi le fond dédié et seront exclusivement affectés à celui-ci.

Lorsqu’une demande de don de jours est émise, les jours nécessaires seront prélevés sur le fonds pour y répondre, dans la limite du plafond.

Les jours excédant le plafond déterminé par bénéficiaire et les jours non utilisés par un bénéficiaire sont versés et conservés dans le fonds de solidarité. Ils pourront être alloués à un autre collaborateur bénéficiaire.

ARTICLE 6 – Campagne de RECUEIL DES DONS

Lorsqu’une demande de dons de jours sera formulée par un collaborateur remplissant les conditions pour en bénéficier, une campagne d’appel aux dons sera lancée par la Direction des Ressources humaines auprès des collaborateurs qui pourront, s’ils le souhaitent, effectuer un don de jours de repos, via l’outil LSRH.

Une campagne d’appel aux dons est en principe lancée à chaque demande.

L’identité du collaborateur dont la demande est à l’origine de la campagne d’appel aux dons n’est pas révélée. Il en est de même du motif de la demande.

Par exception, son anonymat et/ou le motif de sa demande pourront être levés s’il le demande expressément.

Dans cette hypothèse, un échange aura lieu avec le collaborateur pour déterminer avec lui les modalités de communication autour de sa situation.

Afin de préserver l’anonymat du salarié et la confidentialité, les collaborateurs devront veiller à ne pas solliciter à ce titre leurs collègues par mail ou via les réseaux sociaux de l’entreprise.

Les jours donnés dans le cadre d’une campagne excédant le nombre de jours nécessaires dans le cadre de la demande du collaborateur bénéficiaire, et en tout état de cause le plafond fixé, seront versés dans le fonds de solidarité.

Dans l’éventualité où le fonds de solidarité n’aurait plus de réserves suffisantes pour faire face rapidement à une éventuelle future demande, une campagne ponctuelle pourra être organisée par l’entreprise.

ARTICLE 7 – COMMUNICATION AUPRES DES COLLABORATEURS

Les salariés seront informés de la mise en place de ce nouveau dispositif par le biais des différents outils de communication interne (Intranet (Pixis) / Newsletter) et lors des campagnes qu’elle organisera.

ARTICLE 8 - DISPOSITIONS GENERALES

Article 8.1 - Durée et date de prise d’effet de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur à compter du 1^er octobre 2018, après son dépôt.

Article 8.2 - Modification – dénonciation

Le présent accord pourra être révisé ou dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires, conformément aux dispositions légales.

Article 8.3 - Suivi de l’accord

Afin de suivre le fonctionnement de ce dispositif, un bilan sera réalisé et présenté annuellement en Comité d’Entreprise / Comité Social Economique.

Ce bilan présentera :

- le nombre de jours donnés,

- le nombre de jours effectivement pris,

- le nombre de salariés ayant effectué un don,

- le nombre de salariés ayant bénéficié de dons,

- les situations à l’origine du bénéfice des dons (à savoir : présence auprès de l’enfant, auprès du conjoint ou cas de force majeure)

- le solde en jours du fonds de solidarité.

Article 8.4 - Clause de rendez-vous

En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai de deux mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.

Article 8.5 – Notification, publicité et dépôt de l’accord

Un exemplaire original sera remis à chaque organisation syndicale représentative.

Le présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE de Lille, en double exemplaire, l’un sur papier par lettre recommandée avec avis de réception, l’autre en version électronique sur la plateforme de télé procédure dédiée : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Il sera également déposé auprès du secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Lannoy.

Il sera communiqué au personnel par le biais de l’intranet (Pixis).

Fait à Villeneuve d’Ascq, en 5 exemplaires originaux

Le 30 Aout 2018

Pour le GEIE SYNERGIE, X, Administrateur Unique

Pour SNB, X, déléguée syndicale

Pour FO, X, déléguée syndicale