Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif au travail à distance" chez URSSAF DE LORRAINE (Siège)

URSSAF LORRAINE

PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU TRAVAIL A DISTANCE

Entre

L’Urssaf Lorraine, représentée par Monsieur en sa qualité de Directeur Régional

Et

Les organisations syndicales, représentées par :

• Pour la C.F.T.C : Monsieur

Monsieur

• Pour la C.G.T : Madame

Monsieur

• Pour F.O : Madame

Monsieur

• Pour l’U.N.S.A : Madame

Monsieur

Préambule

Les technologies de l’information et de la communication offrent désormais des possibilités d’organisation du travail permettant d’une part aux salariés de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie privée et d’autre part, de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domicile-lieu de travail.

Au sein de l’Urssaf Lorraine, un premier protocole d’accord relatif au travail à distance, s’inscrivant dans le cadre du protocole d’accord Ucanss, a été conclu le 21 janvier 2016 et prolongé d’un an par avenant du 3 avril 2019.

Depuis ce premier protocole d’accord, l’Urssaf Lorraine a connu, comme l’ensemble des entreprises et services publics, une expérience de télétravail massif contraint lié à la pandémie de COVID-19 en 2020 et 2021. Cette crise a permis aux salariés de l’Urssaf de découvrir le télétravail, et de développer une appétence forte pour cette forme d’organisation du travail. Elle a également conduit la branche du Recouvrement à définir des orientations concernant l’organisation du travail et du télétravail, dans le cadre de la démarche participative #Demain.

Les parties signataires considèrent que le télétravail constitue un facteur d’amélioration de la qualité de vie au travail, contribuant à la motivation des salariés, et représente de ce fait une opportunité pour la transformation et l’amélioration du fonctionnement de l’Urssaf Lorraine.

Les parties signataires sont également vigilantes concernant les risques forts liés au télétravail : isolement professionnel, confusion entre la vie privée et la vie professionnelle, destruction des collectifs de travail.

Elles considèrent enfin que la pratique du télétravail ne peut être bénéfique que si elle repose sur une relation de confiance entre le manager et le salarié et qu’elle ne porte pas préjudice à l’activité du salarié, à la cohésion de l’équipe et à la bonne marche de l’organisme.

C’est pleinement conscientes de ces enjeux, désireuses de répondre aux aspirations des salariés de l’Urssaf Lorraine, soucieuses de s’inscrire dans le cadre légal et conventionnel, inspirées par les orientations de la démarche #Demain, que les parties signataires se sont mises d’accord sur les termes du présent protocole.

1. Champ d’application

Le télétravail s’entend d’une forme d’organisation du travail volontaire, dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l’employeur est effectué par un salarié en dehors de ces locaux, en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le présent accord vise les situations de télétravail pendulaire, dans lesquelles un salarié exécute son contrat de travail en partie dans les locaux de l’employeur, sur son site d’affectation, et en partie hors de ces locaux, sans que la nature de son activité l’y contraigne.

Il vise les salariés de l’Urssaf Lorraine, quelles que soient la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat de travail.

Ne sont pas visés par les présentes dispositions, les salariés exerçant des activités itinérantes par leur nature, qui ne peuvent être réalisées dans les locaux de l’employeur, et les salariés soumis à un régime d'astreintes à leur domicile, lors de ces périodes d'astreinte.

L’organisation du télétravail dans le cadre des plans de continuité d’activité mis en place en cas de circonstances exceptionnelles n’entre pas dans le champ d’application du présent accord. Un régime dérogatoire a vocation à être mis en place dans ce cas de figure.

2. Droit au télétravail

   1. Principe du volontariat

Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat. L’employeur ne peut imposer le télétravail à un collaborateur. Il appartient au salarié d’en solliciter l’accès.

2. Etendue du droit au télétravail

Tous les agents ont par principe droit au télétravail :

• Quel que soit leur statut (employé, cadre, agent de direction) ;

• Quel que soit leur emploi, dès lors qu’une partie de l’activité peut être réalisée à distance ;

• Quel que soit leur niveau d’autonomie et d’ancienneté, mais avec une modulation du nombre de jours de télétravail selon le niveau d’autonomie, et au terme d’une période d’intégration pour les nouveaux embauchés.

L’employeur peut néanmoins refuser d’accorder ou de ne pas reconduire le télétravail à un salarié dont le niveau d’autonomie serait particulièrement faible, ou dont la productivité en télétravail serait dégradée. Dans ce cas il organise un échange avec le salarié concerné, pour partager les constats et déterminer des actions d’accompagnement. A l’issue de la mise en œuvre de ces actions, il est procédé à un nouvel examen de la demande.

Pour pouvoir être mis en œuvre, le droit au télétravail suppose que le salarié qui en demande le bénéfice dispose, sur le lieu de télétravail envisagé :

• D’un débit réseau suffisant, fixé au minimum 2 Mb/s en débit descendant et 200 Kb/s en débit ascendant ;

• D’aménagements lui permettant de travailler à domicile en respectant les règles d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail, et en tenant son emploi de manière efficace.

3. Nombre de jours de télétravail

   3. Règle générale

Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et l’Urssaf Lorraine, le télétravailleur doit être présent dans l’unité de travail à laquelle il appartient au moins 2 jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail. Cette durée de présence minimale sur site peut être passée à 3 ou 4 jours par semaine pour les agents moins autonomes, le niveau d’autonomie étant apprécié par le manager N+1.

Cette durée peut également être passée à 3 ou 4 jours par semaine pour les agents exerçant des activités non télétravaillables, selon un planning établi au sein du service. Sont considérées comme activités non télétravaillables, notamment et non exhaustivement, les activités suivantes :

• L’accueil physique des cotisants ;

• L’ouverture du courrier et sa numérisation ;

• La gestion du patrimoine de l’organisme ;

• Le traitement de certaines situations RH ;

• Certaines activités de secrétariat (accueil des visiteurs, ouverture du courrier direction…) ;

• La mise en œuvre de certaines actions de communication (webinaires, affichage…) ;

• Le déploiement / la maintenance de matériels informatiques et l’intervention sur les serveurs.

Il est possible de télétravailler sur une demi-journée pour les salariés à temps partiel sur une demi-journée, et pour les salariés à temps plein selon une formule de 4 jours ½ de présence par semaine. La demi-journée télétravaillée doit être accolée à la demi-journée non travaillée.

Pour les salariés relevant d’un forfait annuel en jours, chaque journée effectuée dans le cadre du télétravail équivaut, quel que soit le nombre d’heures effectuées, à une journée de travail au sens de la convention de forfait.

4. Aménagements des jours fixés dans certaines situations particulières

Par exception, l’employeur examine les conditions dans lesquelles le nombre de jours de télétravail tel que prévu à l’article 3.1 peut être aménagé :

• Quand le télétravail est préconisé par le médecin du travail afin de maintenir un salarié en activité, ou quand il est de nature à favoriser l’emploi de salariés en situation de handicap reconnu par la MDPH, ou en cas de grossesse. Dans ce dernier cas l’aménagement est limité à 6 mois ;

• Quand le télétravail permet de favoriser et d’accompagner les solidarités familiales tel que prévu dans l’article 3.1 de l’accord relatif à la qualité de vie au travail, l’égalité professionnelle, la gestion prévisionnelle des emplois et la conduite du changement à l’Urssaf Lorraine, sur la base d’un certificat médical répondant aux conditions légales permettant de bénéficier des congés légaux visés dans le protocole précité. Cette dérogation peut être autorisée pour six mois renouvelable. 

• En cas d’épisode de pollution au sens de l’article L.233-1 du code de l’environnement entraînant des restrictions de circulation, ou en cas d’événements climatiques exceptionnels ou de mouvements sociaux extérieurs à l’organisme rendant difficiles les trajets domicile / travail.

Cet examen peut notamment conduire à déroger au temps minimum de travail devant être effectué dans l’organisme.

La Commission Santé, Sécurité et Conditions de travail (CSSCT) est informée lors de chaque réunion des aménagements décidés par l’employeur, le cas échéant et sous réserve de l’accord du salarié

5. Télétravail sous forme d’enveloppe annuelle

Pour les cadres qui le souhaitent, le télétravail est organisé sous la forme d’une enveloppe de jours à prendre par le salarié au cours de l’année civile.

L’enveloppe est de 85 jours, et est proratisée en fonction de la date de début et/ou de la date de fin de l’avenant au contrat de travail. L’utilisation de cette enveloppe se fait en accord avec le manager (N+1) en respectant un délai de prévenance de 24 heures. En cas d’utilisation partielle de l’enveloppe annuelle, le solde de jours non utilisés ne peut être reporté sur l’année suivante.

Ce mode d’organisation ne doit pas conduire à déroger à la règle des 2 jours de présence par semaine dans l’organisme.

4. Choix des jours de télétravail

Le choix des jours de télétravail résulte d’un accord entre les parties, qui doit permettre d’assurer une présence sur site compatible avec le bon fonctionnement du service et la continuité du service d’affectation du salarié.

Les jours de télétravail doivent être précisés dans l’avenant au contrat de travail. Ils ne sont pas modifiables, sauf signature d’un nouvel avenant au contrat de travail.

Par ailleurs :

• Un agent peut modifier son jour de télétravail pour convenance personnelle après accord exprès de son manager 72 heures à l’avance ;

• Un manager peut modifier le jour de télétravail de son agent pour raison de service (priorités d’activité, réunion, mission, tutorat, formation…) après information de celui-ci 72 heures à l’avance.

Ces changements ne peuvent conduire à ce que pour une semaine donnée, le nombre de jours télétravaillés dépasse le nombre de jours en télétravail prévu par l’avenant au contrat de travail.

5. Choix du lieu de télétravail

Le télétravail peut être réalisé :

• Au domicile du salarié, qui s’entend comme le lieu de résidence déclaré par le salarié au service RH ;

• Dans un lieu privé différent du domicile, dès lors que l’adresse est déclarée à l’employeur, qu’elle est stable et se trouve en France ;

• Sur un site de l’Urssaf Lorraine différent du site de rattachement ;

• Dans un organisme de Sécurité sociale hébergeur, avec lequel une convention d’hébergement aura été signée ;

• Dans un espace de coworking.

Chaque collaborateur ne peut déclarer qu’une seule adresse de télétravail. Le lieu de télétravail doit être précisé dans l’avenant au contrat de travail. Il n’est pas modifiable, sauf signature d’un nouvel avenant au contrat de travail.

6. Modalités de mise en place du télétravail

   6. Demande de télétravail

La demande de télétravail est adressée par le salarié à son manager (N+1) via un formulaire (annexe n°1). Le manager (N+1) examine la demande, échange avec le salarié et peut proposer de modifier le nombre de jours ou le choix des jours de télétravail conformément aux articles 3 et 4 du présent protocole.

La décision de l’employeur fait l’objet d’une notification au salarié concerné dans un délai maximum de 45 jours sauf circonstances exceptionnelles, à compter de la date de demande. En cas de refus d’accès au télétravail celui-ci doit être motivé par écrit. Dans ce cas le salarié peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée à la direction dans un délai maximum de 30 jours suivant la notification de la décision initiale. La direction répond par écrit, et de façon motivée, à la demande de réexamen dans un délai de 30 jours suivant la réception du courrier du salarié.

7. Formalités préalables et avenant au contrat de travail

Le formulaire de demande validé par le salarié et son manager (N+1) est transmis au service RH avec l’ensemble des pièces nécessaires :

• Un test de débit informatique du lieu de télétravail suffisant ;

• Une attestation d’assurance couvrant le domicile du salarié, ou le lieu privé différent du domicile, pour les activités professionnelles ;

• Une attestation sur l’honneur certifiant que le lieu de télétravail, qu’il soit au domicile du salarié ou dans un autre lieu privé, dispose d’un installation électrique conforme, qu’il répond aux règles d’hygiène de sécurité et de conditions de travail, et qu’il permette au salarié de tenir son poste efficacement (annexe n°2).

A réception de ces pièces, le service RH transmet au salarié un avenant au contrat de travail portant sur le télétravail (ci-après nommé « avenant au contrat de travail »). Cet avenant est valable pour une période d’1 an et renouvelable par tacite reconduction (annexe n°3) sauf demande motivée formulée par l’une ou l’autre des parties, formalisée par écrit 30 jours calendaires avant l’échéance.

8. Période d’adaptation

Afin de permettre au salarié et à l’employeur de s’assurer que le télétravail correspond bien à leurs attentes, il est prévu une période d’adaptation de 3 mois.

Au cours de cette période d’adaptation, le salarié suit un processus d’intégration au télétravail qui prévoit notamment :

• Une réunion d’information réalisée par le service RH ;

• La transmission de la documentation interne relative au télétravail ;

• Une formation au télétravail, réalisée par un prestataire externe.

Ce processus a notamment pour objectif de former les télétravailleurs sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.

Un entretien est organisé entre le salarié et son manager (N+1) au plus tard 15 jours avant la fin de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan sur le télétravail. Cet entretien s’appuie sur un questionnaire d’évaluation rempli conjointement par le salarié et son manager (N+1) (annexe n°4). Ce bilan permet de repérer, dans le cadre d’un entretien, les marges d’amélioration dans l’organisation du télétravail.

Durant cette période, chacune des parties peut mettre fin au télétravail, moyennant le respect d’un délai de prévenance de 30 jours qui peut être réduit par accord des parties.

Cette période d’adaptation est effective une seule fois et ne s’applique pas si l’avenant au contrat de travail relatif au télétravail est renouvelé lorsque le salarié conserve le même poste et le même lieu de télétravail. En revanche une nouvelle période d’adaptation est déclenchée en cas de changement de poste du salarié.

9. Suivi

Pour les télétravailleurs, l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement intègre une séquence consacrée au suivi de l’organisation du télétravail. Sont notamment évoqués les conditions d’activité du salarié en télétravail, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l’organisme.

Les managers assurent le suivi de la productivité des salariés en télétravail dans les mêmes conditions que pour les autres salariés. Lorsque des décrochages de productivité sont repérés, le manager (N+1) organise un échange avec le télétravailleur concerné pour partager les constats effectués et déterminer des actions d’accompagnement. Lorsque ces difficultés se poursuivent au-delà de la période d’accompagnement, l’employeur peut être amené à dénoncer l’avenant 30 jours avant sa date de tacite reconduction, en application de l’article 6.2 du présent accord. Cette dénonciation peut conduire à la signature d’un nouvel avenant au contrat de travail prévoyant un nombre de jours de télétravail réduit, voire le non-renouvellement du télétravail pour le salarié.

10. Réversibilité

Il peut être mis fin à l’avenant au contrat de travail par accord des parties, avant le terme prévu par celui-ci sous réserve de respecter un préavis de 30 jours pour l’employeur et de 15 jours pour le salarié. La décision est notifiée par écrit. Le salarié retrouve alors son poste et ses conditions de travail antérieures.

L’accord de l’employeur à l’exercice du télétravail est donné notamment au regard des fonctions exercées et du lieu d’exercice du télétravail. En cas de changement d’emploi ou de lieu d’exercice du télétravail, l’avenant est caduc de plein droit. La poursuite du télétravail est alors subordonnée à la conclusion d’un nouvel avenant au contrat de travail, selon les modalités prévues au présent article.

7. Durée du travail et respect de la vie privée

   1. Durée du travail

L’organisation du télétravail s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel le salarié est affecté, dans le respect des règles légales en vigueur.

A ce titre le télétravailleur bénéficie du protocole d’accord relatif à l’horaire variable et au protocole d’accord relatif à l’aménagement du temps de travail en vigueur à l’Urssaf Lorraine. Le décompte du temps de travail se fait par badgeage depuis le poste informatique mis à disposition du salarié.

Le salarié télétravailleur ne peut effectuer d’heures supplémentaires qu’à la demande expresse de l’employeur, auquel il appartient de déterminer les modalités de contrôle du temps de travail.

2. Plages horaires durant lesquelles l’employeur peut habituellement contacter le salarié

Le salarié télétravailleur se rend disponible durant toute la durée des plages de travail badgées, par téléphone et sur les outils collaboratifs de branche.

3. Respect de la vie privée et droit à la déconnexion

L’employeur ne peut contacter le salarié en télétravail en dehors des plages de travail badgées. Il s’engage à ne pas divulguer les coordonnées personnelles du télétravailleur afin de préserver le respect de sa vie privée. Il s’interdit de s’immiscer dans la vie personnelle du salarié ou dans l’organisation de celle-ci.

Le télétravailleur bénéficie d’un droit à la déconnexion. L’employeur met en œuvre les actions y contribuant prévues dans l’article 1.3 du protocole d’accord relatif à la qualité de vie au travail, l’égalité professionnelle, la gestion prévisionnelle des emplois et la conduite du changement à l’Urssaf Lorraine. 

8. Droits et garanties individuels et collectifs

Le salarié en télétravail est destinataire des mêmes informations et participe dans les mêmes conditions que les autres salariés aux réunions de service.

Il bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable, notamment en matière d’accès aux informations syndicales et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l’organisme.

Il a les mêmes opportunités d’évolution professionnelle que ses autres collègues. A ce titre il a le même accès à la formation professionnelle. Lors de l’entretien professionnel peuvent être abordés des besoins de formation spécifique à ce mode d’organisation du travail.

Toutefois, les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables aux télétravailleurs les jours de télétravail.

L’employeur s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution du télétravailleur soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l’organisme.

9. Santé et prévention des risques psycho-sociaux

   4. Santé au travail

L’employeur informe le télétravailleur de la politique de l’organisme en matière de prévention, de santé et sécurité au travail, ce dernier étant tenu de respecter les règles en découlant lorsqu’il est en situation de télétravail.

L’employeur et la CSSCT doivent pouvoir s’assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et aux conditions de travail. Ils peuvent alors avoir accès au domicile du télétravailleur sous réserve de son accord et de sa présence.

En cas de risques identifiés liés à l’état du domicile du télétravailleur, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du télétravail à domicile jusqu’à l’achèvement de la remise aux normes.

L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident de travail au sens des disposition du Code de la Sécurité sociale. A cet effet, le télétravailleur informe son employeur de l’accident de travail dans la journée où l’accident s’est produit ou au plus tard dans les 24 heures.

En cas d’arrêt de travail lié à une maladie ou un accident, le télétravailleur bénéficie du maintien de sa rémunération en application des règles édictées par l’article 41 de la convention collective du 8 février 1957.

5. Prévention des risques psycho-sociaux

L’employeur met en œuvre les actions de prévention des risques psycho-sociaux en télétravail. Il forme les managers à la détection et à l’accompagnement des télétravailleurs se trouvant en risque psycho-social.

10. Equipement sur le lieu de télétravail

    6. Configuration du domicile

Le lieu d’exercice du télétravail doit permettre l’exercice du télétravail au regard des règles relatives à l’hygiène, la sécurité et aux conditions de travail ainsi que l’exercice d’une activité professionnelle. En particulier, le salarié doit disposer d’un espace de travail ergonomique, comportant notamment un plan de travail dédié, lui permettant de garantir la tenue de son poste avec efficacité.

Lorsque le télétravail s’effectue au domicile du salarié ou dans un autre lieu privé, il doit prévenir l’assureur du lieu de télétravail et fournir une attestation d’assurance à l’employeur. Il n’est pas demandé une attestation de conformité électrique établie par un organisme agréé. Cependant, le salarié doit fournir une attestation sur l’honneur de conformité des installations électriques en application de l’article 6.2 du présent accord.

7. Matériel informatique et téléphonique

Le matériel informatique mis à disposition par l’employeur est choisi conformément au plan d’équipement informatique national. Il peut être repris, échangé et modifié sur l’initiative de l’employeur.

L’employeur fournit au salarié en télétravail le matériel informatique et de communication nécessaire à l’exercice de son activité professionnelle. L’utilisation de ce matériel est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle.

Le salarié en télétravail doit pouvoir être joignable par téléphone soit par solution de téléphonie sur micro-ordinateur, soit par utilisation de sa ligne privée anonymisée, soit par mise à disposition d’un téléphone portable, en fonction de sa situation et des orientations prises par l’employeur.

L’employeur assure la maintenance, l’assistance à distance et l’adaptation de l’équipement aux évolutions technologiques, le cas échéant. En cas de dysfonctionnement du matériel, le salarié travaillant à distance doit en informer immédiatement les services compétents de l’organisme, ainsi que son manager (N+1).

Le matériel informatique et éventuellement téléphonique mis à disposition restent la propriété de l’employeur. Le salarié s’engage à en prendre soin et à le restituer lorsqu’il est mis fin au télétravail.

En cas d'utilisation de son équipement informatique personnel, le télétravailleur devra donner son accord. Le refus par le télétravailleur d’utiliser un équipement informatique personnel ne peut constituer un motif de refus de passage au télétravail.

8. Incidents techniques

Lorsque des dysfonctionnements ou l’état de son matériel empêchent le salarié d’accéder aux outils utilisés habituellement, ce dernier informe sans délai son manager et le service informatique.

Si l’incident se révèle impossible à résoudre ou d’une durée telle que le télétravail est perturbé, le salarié prend des dispositions pour réintégrer sans délai son lieu habituel de travail, sauf si l’incident concerne également le site. En cas d’impossibilité pour le salarié de réintégrer son lieu de travail habituel, celui-ci devra poser un jour de congé, de RTT, de jour non travaillé pour les salariés au forfait en jours, de crédit d’heures ou de congé sans solde.

9. Autres équipements

Pour les salariés en situation de handicap, l’employeur met à leur disposition un matériel adapté. Ce matériel reste la propriété de l’employeur. Le salarié s’engage à en prendre soin et à le restituer lorsqu’il est mis fin au télétravail.

A compter de 2022, tout salarié en télétravail ayant un an d’ancienneté au sein de l’organisme et souhaitant faire l’acquisition d’un bureau et/ou d’un fauteuil dans le cadre du travail à distance, pourra bénéficier d’une prise en charge de 50% du montant total des dépenses exposées, jusqu’à un plafond de 150€, sur présentation de facture. Cette prise en charge est soumise à cotisations. Elle n’est pas renouvelable durant la période de 10 ans correspondant à la durée d’amortissement du matériel de bureau. Elle ne peut concerner que l’équipement du domicile du salarié. La direction de l’Urssaf fixe les critères de priorisation des demandes jusqu’à épuisement des disponibilités budgétaires.

11. Protection des données et sécurité des systèmes d’information

L’organisme est responsable de la sécurité des systèmes d’information utilisés par les salariés à des fins professionnelles.

Le télétravailleur s’engage à respecter la charte informatique en vigueur dans l’organisme en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité. Il fera preuve d’une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des normes en matière de mot de passe.

12. Frais professionnels

Sur présentation de factures, l’employeur prend en charge le surcoût éventuel de l’assurance du domicile du télétravailleur pour son montant réel.

Une indemnité forfaitaire mensuelle est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail (abonnement internet, consommation d’électricité, d’eau, de chauffage). Le montant de l’indemnité est fixé selon les dispositions conventionnelles nationales. Pour 2021, il est de :

• 5,20 euros net par mois pour une ½ journée de télétravail par semaine (1 plage fixe) ;

• 10,39 euros net par mois pour 1 journée de télétravail par semaine (2 plages fixes) ;

• 15,58 euros net par mois pour 1 journée ½ de télétravail par semaine (3 plages fixes) ;

• 20,79 euros net par mois pour 2 journées de télétravail par semaine (4 plages fixes) ;

• 25,99 euros net par mois pour 2 journées ½ de télétravail par semaine (5 plages fixes) ;

• 31,18 euros net par mois pour 3 journées de télétravail par semaine (6 plages fixes).

Cette indemnité mensuelle est versée sur 10,5 mois afin de tenir compte des congés annuels. Elle est versée en une seule fois en janvier de l’année n+1.

Le versement de l’indemnité est suspendu en cas d’absence de plus de 30 jours continus hors congés, RTT et récupération d’heures, (l’ensemble des autres absences est pénalisant).

Lorsque le télétravail est organisé sous la forme d’une enveloppe de jours à prendre par le salarié au cours de l’année civile, l’indemnité est valorisée à hauteur de 2,60€ par jour télétravaillé. Elle est versée en une seule fois en janvier de l’année n+1.

Ces montants sont revalorisés au 1^er janvier chaque année sur la base des notifications Ucanss.

Le salarié exerçant leur travail depuis un espace de coworking ne bénéficie d’aucune indemnité supplémentaire à ce titre.

Les salariés bénéficient de titres-restaurant pour les jours de travail à distance depuis le domicile ou tout lieu de travail privé ainsi qu’en situation de co-working.

13. Conséquences du télétravail sur l’aménagement des locaux de l’Urssaf

Le développement du télétravail rend possible et souhaitable l’adaptation des espaces de travail sur site. Le partage des espaces de travail est désormais le principe de l’aménagement des surfaces au sein de l’Urssaf Lorraine, conformément aux nouveaux repères d’organisation des espaces de travail de la branche Recouvrement.

14. Relations sociales

En tant que salariés de l’organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs.

A l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés.

Comme eux, ils bénéficient de l’information diffusée par les représentants du personnel et ils ont accès à leurs représentants.

Les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens, notamment en termes de crédit d’heures. Ce crédit peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes en télétravail.

15. Dispositions générales

    10. Information du CSE et bilan annuel au CSE

La mise en œuvre du protocole d’accord relatif au télétravail fera l’objet d’une information du Comité social et économique (CSE).

Un bilan annuel des données relatives au télétravail dans l’organisme lui est présenté. En outre, la liste nominative des salariés en situation de télétravail est transmise annuellement au médecin du travail.

11. Durée de l’accord et révision

L’accord est conclu pour une durée déterminée de trois ans.

Il entre en vigueur le 1er jour du mois suivant son agrément.

Il pourra être révisé dans les conditions légales posées par le Code du travail.

12. Clause de rendez-vous

En cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau pour évaluer l’opportunité d’adapter l’accord.

13. Agrément et publicité

Dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel, le présent accord sera transmis, via la plateforme de dépôt en ligne, à la Direction de la sécurité sociale et à l’Ucanss. Le Comex sera saisi pour avis. L’accord sera également adressé à la Caisse nationale.

L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex.

A l’issue de son agrément, le présent accord donnera lieu au dépôt dans les conditions prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du Travail, à savoir dépôt en ligne auprès du ministère du Travail via la plateforme de téléprocédure « TéléAccords » et remise d’un exemplaire au Greffe du Conseil des Prud’hommes de Metz.

14. Information du personnel

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme et au CSE.

Une information complète sera assurée par la direction régionale au travers des publications internes, de réunions d’information et de tout autre moyen qui lui semblera approprié.

L’accord sera porté à la connaissance de chaque salarié.

Fait à Metz, le 21 octobre 2021

En 3 exemplaires originaux, des copies sont remises aux signataires.

Le Délégué Syndical Le Délégué Syndical

représentant la C.F.T.C. représentant la C.F.T.C.

Le Délégué Syndical Le Délégué syndical

représentant la C.G.T. représentant la C.G.T.

Le Délégué syndical Le Délégué Syndical

représentant F.O. représentant F.O.

Le Délégué Syndical Le Délégué Syndical

représentant l’U.N.S.A représentant l’U.N.S.A

Le Directeur Régional

de l’URSSAF Lorraine,

Avenant au contrat de travail

Entre

L’Urssaf Lorraine représentée par Monsieur , Directeur Régional

Et

Prénom – Nom

N° d’agent

Service

Site

Libellé d’emploi

Il a été convenu ce qui suit :

ARTICLE 1 : Objet

A sa demande, xxx est autorisé(e) à poursuivre l’exercice de ses fonctions à distance, à compter du xxx.

Il est rappelé que le passage en télétravail est sans incidence sur la situation de xxx qui continue à bénéficier des mêmes droits individuels et collectifs que l’ensemble des salariés de l’Urssaf Lorraine, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’accès aux informations syndicales et de manière générale, à toutes les informations relatives à la vie de l’organisme. Également l’ensemble des règles en vigueur au sein de l’Organisme, telles que prévues par le règlement intérieur, les protocoles d’accords et les notes de service notamment, lui restent applicables.

ARTICLE 2 : Jours et horaires de travail

Nombre total hebdomadaire de jours de présence, prévu au contrat xxx

xxx travaillera à distance xx jour (s) par semaine

Le choix des jours de télétravail résulte d’un accord entre les parties, qui doit permettre d’assurer une présence sur site compatible avec le bon fonctionnement du service et la continuité du service d’affectation du salarié.

Les jours de télétravail précisés dans la présente convention, ne sont pas modifiables, sauf signature d’un nouvel avenant au contrat de travail.

De manière ponctuelle :

• Un agent peut modifier son jour de télétravail pour convenance personnelle après accord exprès de son manager 72 heures à l’avance ;

• Un manager peut modifier le jour de télétravail de son agent pour raison de service (priorités d’activité, réunion, mission, tutorat, formation…) après information de celui-ci 72 heures à l’avance.

Ces changements ne peuvent conduire à ce que pour une semaine donnée, le nombre de jours télétravaillés dépasse le nombre de jours en télétravail prévu par l’avenant au contrat de travail.

XXX se rend disponible durant toute la durée des plages de travail badgées, par téléphone et sur les outils collaboratifs de branche.

ARTICLE 3 : Lieu du télétravail

Le lieu du travail à distance est fixé au domicile / lieu privé autre que le domicile, autre site, autre organisme Sécurité sociale, espace de co working, à l’adresse suivante : xxx

Il n’est pas modifiable, sauf signature d’un nouvel avenant au contrat de travail.

ARTICLE 4 : Durée du travail

L’organisation du télétravail s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du salarié, dans le respect du protocole d’accord relatif à l’horaire variable en vigueur.

Le suivi du temps de travail est réalisé dans les mêmes conditions que lorsque le travail s’effectue sur le site habituel de travail, en utilisant l’outil de badgeage disponible sur le poste de travail déployé par l’employeur.

L’accord collectif relatif à l’horaire variable ainsi qu’à l’aménagement du temps de travail, sont applicables au sein de l’organisme. Le décompte du temps de travail se fait par badgeage à distance.

Les heures supplémentaires ne peuvent être réalisées qu’à la demande de l’employeur auquel il appartient de déterminer les modalités de contrôle du temps de travail.

ARTICLE 5 : Période d’adaptation

Durant une période d’adaptation de 3 mois, l’employeur ou xxx peuvent mettre fin au télétravail, moyennant le respect d’un délai de prévenance de 30 jours qui peut être réduit par accord des parties.

Cette période d’adaptation est effective une seule fois et ne s’applique pas si l’avenant au contrat de travail relatif au télétravail est renouvelé lorsque le salarié conserve le même poste et le même lieu de télétravail. En revanche une nouvelle période d’adaptation est déclenchée en cas de changement de poste du salarié.

ARTICLE 6 : Suivi du travail à distance

En cas de difficultés durables, l’employeur pourra être amené à dénoncer l’avenant 30 jours avant sa date de tacite reconduction. Cette dénonciation peut conduire à la signature d’un nouvel avenant au contrat de travail prévoyant un nombre de jours de télétravail réduit, voire le non renouvellement du télétravail pour le salarié.

ARTICLE 7 : Réversibilité permanente du travail à distance

Il peut être mis fin à l’avenant au contrat de travail par accord des parties, avant le terme prévu par celui-ci sous réserve de respecter un préavis de 30 jours pour l’employeur et de 15 jours pour le salarié.

Cette décision, qui met un terme à l’avenant au contrat de travail, est notifiée par écrit. Le salarié retrouve alors son poste et ses conditions de travail antérieures.

ARTICLE 8 : Situation en cas de changement de fonctions ou de lieu de télétravail

L’accord de l’employeur à l’exercice du télétravail est donné notamment au regard des fonctions exercées et du lieu d’exercice du télétravail. En cas de changement d’emploi ou de lieu d’exercice du télétravail, l’avenant est caduc de plein droit. La poursuite du télétravail est alors subordonnée à la conclusion d’un nouvel avenant au contrat de travail, selon les modalités prévues au présent article.

ARTICLE 9 : Attestation de débit suffisant internet (test ARIASE) (si le travail à distance est exercé à partir du domicile ou un lieu privé autre que le domicile)

Dans le cadre du télétravail pendulaire à distance depuis le domicile ou un lieu privé autre que le domicile, xxx a transmis une attestation de débit suffisant internet (test ARIASE) pour le lieu d’exercice du télétravail (si domicile ou lieu privé différent). Une nouvelle attestation est à communiquer lors du changement du lieu d’exercice du télétravail.

ARTICLE 10 : ASSURANCE (si le travail à distance est exercé à partir du domicile ou un lieu privé autre que le domicile)

Dans le cadre du télétravail pendulaire à distance depuis le domicile ou un lieu privé autre que le domicile, xxx a informé son assureur qu’une activité professionnelle est exercée à partir de son domicile (ou lieu privé autre que le domicile), s’assurant que son assurance multirisques habitation couvrait sa présence pendant ces journées de travail.

Une attestation d’assurance a été remise à l’employeur et des attestations à jour seront remises au fil de l’eau (date anniversaire du contrat d’assurance ou lors du changement du lieu d’exercice du télétravail).

ARTICLE 11 : Equipement mis à disposition du salarié autorisé à travailler à distance

L’Urssaf Lorraine a mis à la disposition le matériel nécessaire à l’exercice de l’activité à distance.

Le matériel est dédié à un usage strictement professionnel.

xxx s’engage à prendre soin des matériels et outils mis à sa disposition dans le cadre du travail à distance et à les restituer lorsqu’il est mis fin au dispositif.

ARTICLE 12 : Frais professionnels

Une indemnité forfaitaire mensuelle, soumise à cotisations, est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail (abonnement internet, consommation d’électricité, d’eau, de chauffage), d’un montant de xxx euros net par mois pour xxx journée(s) de télétravail par semaine.

Cette indemnité mensuelle sera versée sur 10,5 mois afin de tenir compte des congés annuels. Elle est versée en une seule fois en janvier de l’année n+1.

En cas d’absence de plus de 30 jours continus, hors congés, RTT et récupération d’heures, le versement de l’indemnité de télétravail est suspendu.

Les salariés exerçant le travail à distance depuis un espace de coworking, ne bénéficient d’aucune indemnité supplémentaire à ce titre.

ARTICLE 13 : Les règles de sécurité et de confidentialité

Dans le cadre de son travail à distance, xxx s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur au sein de l’Urssaf Lorraine, notamment la charte informatique, et à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité.

xxx s’engage à faire preuve d’une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des normes en matière de mot de passe pour les travaux effectués à distance.

ARTICLE 14 : Durée de validité des dispositions contractuelles

Le présent accord entre en vigueur à compter du xxx et ses dispositions seront annulées et remplacées par celles contenues dans le protocole d’accord à venir, relatif au travail à distance.

Fait en deux exemplaires originaux

A Metz, le

Signature du salarié

Directeur Régional

TELETRAVAIL Attestation sur l’honneur

Prénom Nom Numéro d’agent
Site Service
Adresse exacte du lieu de télétravail --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Attestation sur l’honneur conformité électrique J’atteste sur l’honneur que l’installation électrique de mon lieu de télétravail, est conforme à la réglementation en vigueur au poste de télétravailleur (Installations Electriques de la zone dédiée, la protection des circuits de la zone dédiée et les dispositions assurant la sécurité des personnes)

Attestation sur l’honneur conformité du domicile J’atteste sur l’honneur que mon lieu de télétravail est conforme aux règles relatives à l’hygiène, la sécurité et aux conditions de travail et que j’y dispose d’un espace de travail, comportant notamment un plan de travail dédié, me permettant de garantir la tenue de mon poste avec efficacité.

A , le / /
Signature

Comment vérifier mon installation électrique (voir annexe 2 bis)

TELETRAVAIL Formulaire de demande

Application des dispositions du Protocole d’accord sur le travail à distance du xx / xx / 2021

Prénom Nom Numéro d’agent
Date d’entrée organisme / /
RQTH □
Vulnérabilité médicale, médicalement constatée (invalidité, grossesse…)1 □
Solidarités familiales2 □
CDI □
CDD □
Site Service
Manager (N+1)
Nombre contractuel de jours de travail par semaine

Télétravail occasionnel □ (uniquement pour les cadres)
Nombre de jours de télétravail souhaités par semaine
Jours de télétravail souhaités
Lundi matin □ Lundi après-midi □
Mardi matin □ Mardi après-midi □
Mercredi matin □ Mercredi après-midi □
Jeudi matin □ Jeudi après-midi □
Vendredi matin □ Vendredi après-midi □
Lieu de télétravail
Domicile (lieu de résidence déclaré au service RH) □ Lieu privé autre que le domicile (dès lors que l’adresse est déclarée à l’employeur, qu’elle est stable et se trouve en France) □ Adresse précise -------------------------------------------------------------------------------------------------------- Sur un site de l’Urssaf Lorraine différent du site de rattachement  □ Site concerné --------------------------------------------------------------------------------------------------------- Dans un organisme de Sécurité sociale hébergeur □ Nom et adresse précise ------------------------------------------------------------------------------------------------ Dans un espace de coworking □ Nom et adresse précise ------------------------------------------------------------------------------------------------

Je joins à ma demande, les pièces justificatives suivantes :

• Test de débit internet Ariase - https://www.ariase.com/box/test-vitesse □

• Attestation d’assurance habitation personnelle couvrant les risques liés au télétravail □

• Attestation sur l’honneur de conformité de l’installation électrique □

• RQTH (le cas échéant, notification de droits) □

• Solidarités familiales (justificatif médical) □

• Certificat médical (situation de vulnérabilité médicale) □

• Justificatif du lieu de télétravail si autre que le domicile (Assurance, …) □

--------------------------------, le --------------------------------
Signature

TELETRAVAIL – Avis N+1 et décision direction

Avis du manager N+1 Avis favorable Sur la demande □ Sur le nombre de jours □ Sur le choix des jours □ Avis défavorable Sur la demande □ Autonomie à développer □ Productivité à développer □ Motivation détaillée Sur le nombre de jours □ Autonomie à développer □ Productivité à développer □ Activités non télé travaillables □ Motivation détaillée Avis favorable pour le nombre de jours suivants : Sur le choix des jours □ Avis favorable pour le (s) jour(s) suivant(s) : Situation ré évaluable à compter du : Commentaires ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Date et signature

Décision du directeur régional Favorable □ Défavorable □ Commentaires ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Date et signature

Afin de permettre au salarié et à l’employeur de s’assurer que le télétravail correspond bien à leurs attentes, il est prévu une période d’adaptation de 3 mois.

Au cours de cette période d’adaptation, le salarié suit un processus d’intégration au télétravail qui prévoit notamment :

Une réunion d’information réalisée par le service RH ;

La transmission de la documentation interne relative au télétravail ;

Une formation au télétravail, réalisée par un prestataire externe.

Ce processus a notamment pour objectif de former les télétravailleurs sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.

Un entretien est organisé entre le salarié et son manager (N+1) au plus tard 15 jours avant la fin de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan sur le télétravail. Cet entretien s’appuie sur un questionnaire d’évaluation et est rempli conjointement par le salarié et son manager (N+1) (annexe n°4). Ce bilan permet de repérer, dans le cadre d’un entretien, les marges d’amélioration dans l’organisation du télétravail.

Durant cette période, chacune des parties peut mettre fin au télétravail, moyennant le respect d’un délai de prévenance de 30 jours qui peut être réduit par accord des parties.

Cette période d’adaptation est effective une seule fois et ne s’applique pas si l’avenant au contrat de travail relatif au télétravail est renouvelé lorsque le salarié conserve le même poste et le même lieu de télétravail. En revanche une nouvelle période d’adaptation est déclenchée en cas de changement de poste ou changement de lieu de télétravail du salarié.

Les informations à caractère personnel qui font l’objet du présent formulaire sont nécessaires au traitement de votre demande. Conformément à la loi Informatique et Libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, vous disposez d’un droit individuel d’accès et de rectification sur les données vous concernant. Ce droit s’exerce auprès du correspondant informatique et libertés de l’Urssaf.

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1. ^{Vulnérabilité médicale, médicalement constatée (invalidité, grossesse…) : Quand le télétravail est préconisé par le médecin du travail afin de maintenir un salarié en activité, ou en cas de grossesse, ou quand il est de nature à favoriser l’emploi de salariés en situation de handicap reconnu par la MDPH ;}↩

2. ^{Solidarités familiales : Un aménagement des horaires de travail peut être accordé au salarié, dans la mesure où son emploi le permet et en accord avec sa hiérarchie, sur présentation d’un justificatif médical, en cas de maladie ou d’hospitalisation d’un proche visé par l’article 3.1 du Protocole d’accord relatif à la qualité de vie au travail, l’égalité professionnelle, la gestion prévisionnelle des emplois et la conduite du changement à l’Urssaf Lorraine} ↩