ACCORD RELATIF AU TRAVAIL A DISTANCE

Entre, d’une part,

L’URSSAF de Poitou-Charentes, dont le siège social est situé au 3 avenue de la révolution – 86046 POITIERS CEDEX 9, représentée par XXXXXXXXXXX, Directrice Régionale,

Et, d’autre part,

Les Organisations syndicales suivantes :

- CFDT, représentée par XXXXXXXXXXX

- CGT, représentée par XXXXXXXXXXX

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Le télétravail existe à L’URSSAF de Poitou-Charentes depuis 2016, encadré par une charte. Le développement s’est opéré par vagues successives après une expérimentation auprès de quelques salariés. La survenance de la crise sanitaire a conduit à mettre en place un télétravail généralisé dans le cadre de la continuité de l’activité. Le retour d’expérience tiré de cette période a conduit à une réflexion collective sur les évolutions à mettre en œuvre dans l’organisation de notre activité avec un recours plus marqué au télétravail afin de répondre notamment aux souhaits des salariés.

L’URSSAF de Poitou-Charentes a ainsi défini ses orientations en matière d’organisation du travail et de télétravail via un socle de principes communs à L’URSSAF de Poitou-Charentes. Ces travaux ont mis en exergue les enjeux du « Travailler autrement » au profit de nos publics et de nos collaborateurs et ce, notamment afin de concrétiser nos enjeux RSO sur les dimensions sociale, éthique, écologique et économique. Par ailleurs, dans un contexte global de négociations de branche inter professionnelle, les organisations syndicales nationales ont également fait part de leurs propositions.

Bien que l’accord national interprofessionnel du 26 novembre 2020 n’ait pas recueilli l’adhésion de toutes les confédérations représentatives, les organisations syndicales représentatives à L’URSSAF de Poitou-Charentes souhaitent affirmer leur volonté de négocier sur cette nouvelle organisation de travail.

C’est pourquoi les parties signataires ont souhaité s’engager dans des réflexions visant à conclure un accord collectif afin de définir au sein de L’URSSAF de Poitou-Charentes :

• Les droits et obligations des salariés et de l’employeur,

• Le périmètre et les modalités de mise en œuvre du télétravail.

Le télétravail reste un outil efficace pour favoriser la conciliation entre vie privée/vie professionnelle en permettant aux salariés volontaires de limiter leurs trajets quotidiens entre le domicile et le lieu de travail. Il permet également de diminuer les impacts environnementaux et le risque routier. Pour autant, son usage doit assurer le maintien du fonctionnement du collectif de travail en préservant le lien social et en évitant tout risque d’isolement.

Cet accord qui s’inscrit dans le respect de la législation, notamment l’article L 1222-9 du code du travail a pour objectif d’assurer que ce mode d’organisation demeure une solution efficace pour les salariés et l’organisme.

Article 1 - Principes généraux du travail à distance

Champ d’application

Conformément à l’article L 1222-9 du code du travail, le télétravail s’entend d’une forme d’organisation du travail volontaire dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l’employeur, est effectué par le salarié en dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le présent accord vise les situations de télétravail dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail en dehors de son lieu de travail habituel sans que la nature de son activité l’y contraigne quelle que soit la dénomination utilisée pour décrire ce travail.

Ce mode d’organisation concerne l’ensemble des salariés quelle que soit la nature du contrat de travail (CDI, CDD, Intérimaires, stagiaires), quelle que soit leur catégorie professionnelle et quelle que soit la durée contractuelle de travail.

Sont néanmoins exclus du présent protocole d’accord, les salariés exerçant des activités itinérantes par leur nature. A L’URSSAF de Poitou-Charentes, sont concernés les salariés chargés d’une activité de contrôle sur place et de la lutte contre le travail illégal conventionnellement dénommés XXXXXXXXXXX et XXXXXXXXX.

On entend par télétravailleur, toute personne de l’organisme qui travaille dans les conditions définies dans le présent accord. La possibilité de télétravailler s’appuie dans sa mise en œuvre sur une logique d’activités télétravaillables.

L’organisation du télétravail dans le cadre des plans de continuité d’activité mis en place en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, de pandémie, ou en cas de force majeure, n’entre pas dans le champ d’application du présent accord. Un régime dérogatoire a vocation à être mis en place dans un tel cas de figure. Il est susceptible de concerner l’ensemble des salariés.

Néanmoins, les conditions de télétravail pour circonstances exceptionnelles hors plans de continuité d’activité, qui peuvent amener à plus ou à moins de télétravail sont détaillées dans l’article 3.

Principe du volontariat

Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat et est soumis à l’accord de l’employeur. Ce n’est donc pas une obligation. Cependant, si rien n’interdit à l’employeur de proposer à un salarié ce mode d’organisation, il ne peut lui imposer. Dans tous les cas, l’accord du salarié concerné est nécessaire. De même, un salarié ne peut exiger d’exercer ses fonctions selon ce type d’organisation.

Ainsi, le principe du volontariat repose sur l’initiative du salarié qui formule une demande de télétravail soumise à l’acceptation mutuelle du manager (y compris sur le choix du ou des jours en télétravail) et de la Direction de l’organisme.

Enfin, le principe du volontariat s’appuie sur la double réversibilité, tant à l’initiative de l’employeur que du salarié.

Préservation du lien avec l’organisme et de la mission de service public

Afin de ne pas faire obstacle à l’efficience collective, le télétravail doit être adapté et modulé au regard des exigences de service public, des activités, et du collectif de travail.

Ce principe doit permettre de trouver les bons équilibres entre :

• La souplesse d’accès et d’exercice du télétravail pour le salarié d’une part, les contraintes de l’employeur au regard des exigences de service et de l’organisation du travail, et l’attention à accorder au collectif de travail, d’autre part,

• La relation de confiance entre le manager et le salarié d’une part, et la responsabilité du télétravailleur, d’autre part, au travers notamment du pilotage et de l’évaluation des activités réalisées. Le pilotage et l’évaluation des activités sont établis dans les mêmes conditions et selon les mêmes critères que ceux utilisés pour les activités réalisées dans les locaux de l’organisme.

Afin de garantir l’information et l’échange avec l’organisme, les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et réunions de service.

En vue de maintenir un lien suffisant entre le salarié et l’organisme, le télétravailleur peut effectuer au maximum deux jours de télétravail par semaine. De plus, il doit bénéficier d’au moins un jour sur site en commun avec l’ensemble des agents de l’unité de travail à laquelle il appartient, quelle que soit la durée de son temps de travail. On entend par unité de travail tous les salariés exerçant les mêmes activités au sein d’un même domaine sur un même site.

De plus, les salariés exerçant les mêmes activités sur des sites différents peuvent être amenés, à la demande du manager, à être présents sur site un jour en commun en cas de nécessité de service (réunions physiques par exemple).

Protection des données et confidentialité

Le secret professionnel, la protection des données personnelles et la sécurité du système d’information doivent pouvoir être assurés au domicile du salarié. A ce titre, l’employeur est responsable de la sécurisation du système d'information utilisé par les salariés à des fins professionnelles.

Le télétravailleur s'engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l'organisme, en particulier à mettre en œuvre toutes les procédures visant à assurer les protections des données et leur confidentialité. II fera preuve d'une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l'application des dispositions en matière de mot de passe pour les travaux effectués à domicile.

Droits des télétravailleurs

Le télétravailleur continue de bénéficier des mêmes droits individuels et collectifs que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’organisme en matière d'accès à la formation professionnelle, de déroulement de carrière, d'évolution professionnelle et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l'organisme.

Le salarié bénéficie des mêmes avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. Ainsi, il bénéficie également des titres restaurants pour les jours de télétravail.

Toutefois, les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables aux télétravailleurs les jours de travail à distance.

Article 2 - Modalités d’accès au travail à distance

rticle 2 – Modalités d’accès au travail à distance

Activités télétravaillables

Les signataires posent comme principe que le télétravail doit être ouvert au maximum de salariés. Ainsi ne sont pas retenues pour l’accès au télétravail les notions de poste, d’emploi ou de domaine.

Seuls les personnels d’entretien affectés exclusivement à l’entretien du bâtiment et/ou des espaces verts n’obéissent pas à cette règle, leur activité nécessitant une présence physique dans l’organisme sur la totalité de leur temps de travail. Dans cette optique doivent être distinguées les activités réalisables à distance de celles nécessairement exercées sur site.

Le télétravail est donc ouvert par principe à tous les salariés, seule la durée télétravaillable est modulée en fonction de l’activité réellement exercée. Cette durée maximale est définie conjointement entre le salarié et son manager, dans la limite du nombre de jours maximal autorisé par le protocole. A cet effet, l’agent indique une durée de télétravail au moment de sa demande pour validation.

Dans tous les cas, cette durée doit tenir compte des notions suivantes :

• Favoriser la possibilité d’accès au télétravail au plus grand nombre,

• Prendre en compte les éléments factuels des activités exercées,

• Prendre en compte la capacité de réalisation des tâches à distance : réalisation technique (ex : espace adapté, moyens en équipements) et individuelle (ex : capacité à prendre en charge une activité à distance, montée en compétences du télétravailleur pour les nouvelles activités),

• Prendre en compte la nécessité de présence sur site : présence individuelle (ex : formation, réunion) et collective (ex : jour commun de l’unité de travail),

• Réaliser une activité non télétravaillable à la demande de l’employeur.

  2. Les locaux du télétravailleur

Le lieu d’exercice du télétravail doit être compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle au regard des règles en matière d’hygiène et de sécurité. L’espace doit être adapté au télétravail afin de permettre des conditions de travail satisfaisantes et le respect de la confidentialité.

Par principe, le télétravail s’exerce au domicile du salarié.

Toutefois, le télétravailleur est autorisé à exercer son activité à dans un lieu privé différent du domicile, dès lors que l’adresse est déclarée à l’employeur, qu’elle est stable, se trouve en France et que le salarié atteste que ce lieu est couvert par une assurance couvrant l’activité professionnelle. Le caractère stable de l’adresse autre que le domicile implique que le salarié ne puisse en changer, sauf situations d’urgence d’ordre personnel ou familial, qu’une fois par an.

En cas de télétravail en dehors du domicile, le salarié s’engage à revenir sur site dans un délai de 24 heures en cas d’impossibilité technique à télétravailler ou de nécessité de service. Les frais engendrés par ce retour restent à la charge du salarié. S’il se trouve dans l’impossibilité de respecter ce délai compte-tenu par exemple de son éloignement, il devra compenser le délai supplémentaire en utilisant les possibilités prévues par le protocole d’horaire variable (débit/crédit) ou en posant un congé ou un jour de RTT.

Le salarié complète une demande aux termes de laquelle il :

• détaille ses futures conditions de travail et l’aménagement disponible ou nécessaire.

• atteste que la connexion internet est suffisante pour assurer la connexion à distance et la continuité de travail.

Il complète également une attestation relative à la conformité de son installation électrique. Il peut toutefois, par le biais de cette attestation, demander la réalisation d’un diagnostic électrique.

Préalablement au démarrage du télétravail, le salarié doit par ailleurs fournir une attestation d’assurance garantissant la couverture au titre du télétravail.

En cas de difficultés liées à son installation, le télétravailleur peut demander à un membre de la commission santé, sécurité et conditions de travail du CSE à faire les visites de vérification éventuelles de mise en œuvre et d’installation.

Le modèle du questionnaire fait l’objet d’une validation conjointe avec les organisations syndicales, parties prenantes à la présente négociation.

L’éligibilité au télétravail

Les signataires déterminent qu’aucun salarié ne peut être écarté d’une possibilité de télétravail pour des notions d’ancienneté dans l’organisme ou dans la fonction. Selon le même précepte, aucun salarié ne pourra être écarté d’un recrutement, d’une prise de poste ou d’une fonction au motif qu’il n’est pas en capacité ou n’a pas la volonté de télétravailler.

Conformément à l’article 2.1, seul le nombre de jours de télétravail peut évoluer en fonction des capacités individuelles à réaliser à distance les tâches inhérentes à l’activité du salarié.

Les modalités d'accès des travailleurs handicapés au télétravail ou en cas de préconisation du médecin du travail

Quand le télétravail est de nature à favoriser l’emploi des salariés en situation de handicap ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir le salarié en activité, l’employeur, en lien avec les membres de la CSSCT examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées.

Cet examen peut, notamment, le conduire à déroger au nombre de jours minimum de travail devant être effectués dans l’organisme.

Article 3 - Les formules de télétravail

1. Modalités d’organisation

   Afin de maintenir un service de qualité et de permettre au collectif de trouver le meilleur équilibre, le télétravailleur peut effectuer au maximum deux jours de télétravail par semaine. Le nombre de jours pouvant être télétravaillés doit être évalué en fonction des activités réalisées uniquement sur site.

De plus, par souci de préservation du lien social, tout salarié doit être présent au moins un jour par semaine sur site en commun avec l’ensemble des agents de l’unité de travail à laquelle il appartient, quelle que soit la durée de son temps de travail, à partir du moment où l’unité sur site est composée d’au moins deux personnes. Le jour de présence sur site est, dans ce cas, fixé par le manager.

Le nombre de jours autorisés en télétravail peut être amené à évoluer au regard de l’évolution de la situation professionnelle du salarié depuis sa demande initiale.

A titre d’exemple, on citera :

• Evolution de la capacité du salarié à prendre en charge une activité à distance

• Montée en compétence du salarié sur de nouvelles activités

• Evolution des fonctions exercées par le salarié

  Le télétravail peut être réalisé sur une demi-journée dans les conditions prévues à l’article 3.2.

Formules du télétravail

Le télétravail s’organise de deux manières différentes au sein de XXXXXXXXX :

• Une formule en enveloppe forfaitaire annuelle

• Une formule en jours fixes hebdomadaires

Quelle que soit la formule choisie, le choix reste valable pour une année civile.

3.2.1 - Formule par enveloppe annuelle

Le télétravail est organisé sous la forme d’une enveloppe de jours à prendre par le salarié au cours de l’année civile. Pour autant, le salarié ne pourra pas être en situation de télétravail plus de 2 jours par semaine pour un temps plein.

La formule choisie est inscrite dans un avenant au contrat de travail qui reprend les mentions de l’avenant-type annexé à l’accord de branche. Les jours de télétravail peuvent être consécutifs ou non. Ce choix doit permettre d’assurer le bon fonctionnement et la continuité de service de l’unité de travail auquel appartient le salarié.

Les jours de télétravail ne sont pas nécessairement fixes d’une semaine sur l’autre : ils sont posés au cours de l’année selon les demandes formulées par le salarié, de manière prévisionnelle 15 jours à l’avance. Les jours ne peuvent être télétravaillés qu’après accord du manager.

Cette enveloppe représente 70 jours au maximum pour les salariés travaillant de 4 à 5 jours par semaine. L’enveloppe est proratisée à 40 jours pour les salariés travaillant 3 jours par semaine. Elle n’est pas accessible pour les salariés travaillant moins de 3 jours par semaine afin de garantir le respect du nombre minimal de jours de présence sur site.

Cette formule constitue la modalité exclusive d’exercice du télétravail pour les agents de direction et les cadres exerçant une activité de management stratégique ou de proximité.

Afin de permettre d’assurer le bon fonctionnement et la continuité du service envers nos cotisants, partenaires et fournisseurs, les emplois cités ci-après peuvent également opter pour cette formule :

• Cadres fonctionnels et experts des domaines de L’URSSAF de Poitou-Charentes

• Les emplois pour lesquels la présence sur site ne peut pas toujours être prévue à l’avance : assistantes de direction, référents RH, assistants en gestion des services et des biens, agents en charge de la trésorerie, chargés d’affaires juridiques, les agents en charge de l’accueil cotisants.

Quelle que soit la formule choisie par les salariés concernés par les emplois cités ci-dessus, le choix reste valable pour une année civile. Pour tous les autres emplois, seule la formule en jours fixes est possible.

Une fois dans la semaine, la journée de télétravail peut être fractionnée par ½ journée.

3.2.2 - Formule en jours fixes hebdomadaires

Les jours télétravaillés choisis, en accord avec le manager, sont déterminés et inscrits dans l’avenant au contrat de travail qui reprend les mentions de l’avenant-type annexé à l’accord de branche. Ils ne sont pas modifiables. Les jours de télétravail peuvent être consécutifs ou non. Ce choix doit permettre d’assurer le bon fonctionnement et la continuité de service de l’unité de travail à laquelle appartient le salarié.

En cas de nécessité de service avérée, sous réserve d’un délai de prévenance d’une semaine, le salarié peut être amené à effectuer sa journée prévue en télétravail, sur site. Dans ce cas, le jour de télétravail ne peut pas être reporté sur un autre jour de la semaine.

Un salarié travaillant de 4 à 5 jours par semaine pourra être en situation de télétravail au plus 2 jours par semaine.

Un salarié travaillant 3 jours par semaine pourra être en situation de télétravail une seule journée par semaine.

Un salarié travaillant moins de 3 jours par semaine ne pourra pas prétendre au télétravail afin de garantir le respect du nombre minimal de jours de présence sur site

Le télétravail peut être exercé en demi-journée exclusivement dans les situations suivantes :

• Un salarié qui télétravaille habituellement la journée complète et pose, en accord avec son manager, une demi-journée de congé ou de RTT

• Un salarié à temps partiel sur une demi-journée et effectuant du télétravail ce jour-là

• Un salarié ayant choisi la formule de 36 heures sur 4,5 jours et qui peut alors télétravailler sur cette ½ journée

Le Télétravail, un moyen de s’adapter

En vue de s’adapter à des « circonstances particulières », l’accord met en place, en plus du télétravail habituel, deux autres dispositifs :

• Le télétravail exceptionnel,

• Le télétravail « pour favoriser le soin/le retour au travail ».

3.3.1 - Le télétravail exceptionnel

Ouvert à tous les salariés de l’organisme (CDI, alternants, stagiaires, etc.), ce dispositif peut être imposé par l’employeur et peut s’adresser aussi bien aux télétravailleurs qu’aux salariés n’ayant pas demandé le télétravail en application des dispositions de l’article L 1222-11 du code du travail. Selon les circonstances exceptionnelles, les modalités de télétravail peuvent aller jusqu’à 100% du temps de travail et la durée est variable.

Ainsi, des travaux sur un site de l’organisme peuvent être considérés comme des circonstances exceptionnelles, y compris pour les travaux programmés, nécessitant la mise en place du télétravail, afin d’éviter des déménagements de site et de faciliter ces périodes de transition pour les salariés.

Dans le cas de télétravail exceptionnel continu, c’est-à-dire lorsque le télétravail s’effectue sur l’ensemble de la semaine sans retour sur site, celui-ci est limité à une durée maximale de 4 semaines consécutives. Cette durée ne peut être allongée qu’avec l’accord explicite de l’agent.

En cas d’épisode de pollution au sens de l’article L.223-1 du code de l’environnement, entraînant des restrictions de circulation, les jours de télétravail pourront être modifiés pour les sites concernés. Cette disposition peut également s’appliquer en cas d’épisode climatique exceptionnel (forte chaleur, neige, verglas).

• Mise en œuvre

Les salariés et le CSE sont informés des modalités et des consignes du télétravail. Dans ce cas, un délai de prévenance d’une semaine doit être respecté. Conformément à la réglementation, s’agissant d’une décision de l’employeur pour assurer la sécurité des salariés, aucun avenant au contrat de travail n’est nécessaire. Un message de l’employeur précisera toutefois les modalités pratiques de mise en œuvre de ce télétravail exceptionnel.

En cas de renouvellement, la CSSCT est informée.

• Modalités

Le télétravail exceptionnel peut ne pas s’effectuer dans les mêmes conditions que le télétravail régulier. Les dispositions relatives au télétravail habituel ne sont plus applicables pendant la durée de mise en télétravail exceptionnel. Les salariés ne disposant pas d’une maîtrise des activités suffisante et d’une capacité de réalisation des tâches à distance peuvent, tout de même, être autorisés à télétravailler. Ils bénéficient alors d’un accompagnement prioritaire et renforcé.

3.3.2 Le télétravail « pour favoriser le soin/le retour au travail »

Ce dispositif est mis en place pour accompagner des salariés lors de situations particulières liées au handicap, au retour de longue maladie (supérieure ou égale à trois mois), au temps partiel thérapeutique, à la grossesse et aux salariés aidants.

Ce dispositif est ouvert aussi bien aux salariés en télétravail habituel qu’aux salariés ne bénéficiant pas de télétravail.

Les proches aidants sont ceux définis au titre de l’article 1 du protocole d’accord du 13 juillet 2021 relatif au déploiement d’un dispositif de soutien aux salariés proches aidants des organismes du Régime général de Sécurité Sociale.

Le bénéfice ne peut excéder une durée de 1 mois en continu éventuellement renouvelable 2 fois et sur présentation de justificatifs.

Les salariées en situation de grossesse auront la possibilité, dans le mois précédant leur congé maternité ou avant sur production d’un certificat médical, de faire une demande de télétravail pouvant aller jusqu’à 100 % de leur temps de travail.

D’une manière générale, les situations particulières et/ou exceptionnelles seront examinées par l’employeur. Les modalités de mise en œuvre du télétravail pour ces situations sont encadrées par une notification adressée par l’employeur au(x) salarié(s) concerné(s).

Article 4 - Les équipements

Le télétravailleur doit pouvoir être joignable par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance.

A cet effet, l’employeur fournit au télétravailleur le matériel informatique et de communication nécessaire afin de lui permettre d’exercer son activité professionnelle dans les mêmes conditions que s’il était à son poste de travail. Cette mise à disposition prend les formes les plus adaptées aux besoins dès lors qu’elle permet au télétravailleur de communiquer tant avec ses collègues, sa hiérarchie, qu’avec les cotisants ou les partenaires.

L’employeur assure la maintenance et l’adaptation de l’équipement aux évolutions technologiques. Le télétravailleur s’engage à prendre soin du matériel mis à disposition.

L’utilisation de ce matériel est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle.

En cas de dysfonctionnement du matériel, le télétravailleur doit en informer immédiatement les services spécialisés de l’organisme, ainsi que son manager.

Par exception, dans le cas où l’employeur ne dispose pas de matériel informatique suffisant en nombre, le télétravailleur, en accord avec l’employeur, dispose de la faculté d’accepter d’exercer temporairement l’activité en télétravail sur du matériel informatique personnel au travers de procédures sécurisées.

Concernant l’équipement, hors informatique, l’employeur participe exclusivement pour le domicile principal, à l’achat de mobilier (bureau et/ou siège) à hauteur de 50% de la dépense par le salarié sur présentation d’une facture et dans la limite de 150 euros.

Cette prise en charge concerne tout agent ayant au moins un an d’ancienneté dans l’organisme. La participation de l’employeur ne peut intervenir qu’une fois, par période de 10 années. Le salarié procède à l’achat et au règlement direct auprès du fournisseur, l’employeur n’intervient jamais en subrogation mais uniquement a posteriori sur présentation d’une facture acquittée par le salarié.

Dans la mesure des disponibilités de matériel, les demandes individuelles autres seront étudiées par l’employeur. Ainsi, des dons de mobilier de bureau amorti pourront être organisés dès lors qu’ils sont en état d’être utilisés.

Par ailleurs, et dans la mesure du possible, l’employeur met à disposition le matériel adapté en fonction des préconisations de la médecine du travail.

Le salarié s’engage à restituer l’intégralité du matériel lié à son activité de télétravail lorsqu’il est mis fin au télétravail, à l’exception du mobilier pour lequel il a bénéficié soit d’un don, soit d’une participation financière de l’employeur. Ces mobiliers demeurent la propriété du salarié.

Article 5 - La gestion du temps de travail

5.1 - Durée de travail et respect de la vie privée

L’organisation du télétravail s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels de L’URSSAF de Poitou-Charentes et dans les mêmes conditions que le travail en organisme. L’accord relatif à l’horaire variable en vigueur s’applique au télétravailleur.

Le salarié en télétravail et l’employeur sont tenus de respecter la réglementation applicable en matière de temps de travail (durée quotidienne et hebdomadaire, amplitude, repos quotidien et hebdomadaire, …). Le télétravailleur ne peut effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires qu’à la demande de son employeur selon les mêmes règles applicables sur site.

Le salarié doit être joignable par l’organisme durant les plages horaires telles que fixées par l’accord relatif à l’horaire variable, par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance. L’employeur est tenu de respecter ces plages horaires et ne peut donc pas contacter le salarié en dehors.

Les heures de télétravail doivent être consacrées uniquement à l’exercice de l’activité professionnelle et exclure toute activité personnelle. Le télétravail ne doit pas conduire à ce que l’employeur s’immisce dans la vie personnelle du salarié ou dans l’organisation de celle-ci.

Pour ce qui concerne les salariés relevant d’une convention de forfait annuel en jours, chaque journée effectuée dans le cadre du télétravail équivaut, quel que soit le nombre d’heures effectuées, à une journée de travail au sens de la convention de forfait.

5.2 - Suivi des temps de travail et repos

Le suivi du temps de travail du salarié en situation de télétravail est effectué dans les mêmes conditions que lorsqu’il travaille sur son site de rattachement. Le télétravailleur continue de badger directement sur son poste de travail en utilisant le logiciel du temps de travail habituel.

Afin de préserver la santé des salariés de l’organisme, le télétravailleur bénéficie, comme tous les salariés, d’un droit à la déconnexion des outils mis à sa disposition (téléphone, ordinateur) en dehors du temps de travail effectif journalier. Cette disposition assure l’effectivité du droit au repos en situation de télétravail et participe à la prévention des risques psychosociaux dans l’organisme.

5.3 - Suivi du télétravailleur et de son activité

Au quotidien, le manager suit les activités du télétravailleur dans les mêmes conditions que celles établies pour les activités réalisées dans les locaux de l’organisme.

Au fur et à mesure du suivi, le manager, en collaboration avec le télétravailleur, peut être amené à ajuster les activités télétravaillables en fonction des moyens techniques, de la capacité à prendre en charge une activité à distance et de la montée en compétences du télétravailleur pour les nouvelles activités.

Article 6 - L’accompagnement

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs. L’employeur reste donc responsable de la santé et de la sécurité du télétravailleur.

La mise en place de mesures de prévention des Risques Psychosociaux (risque d’isolement du télétravailleur et rupture du lien social) et TMS (troubles musculosquelettiques) est donc primordiale.

A cette fin, l’employeur propose un accompagnement à la mise en œuvre du télétravail au travers notamment (à minima) des dispositifs tels que :

• la formation des télétravailleurs,

• la formation des managers pour le management à distance,

• un guide pratique : ergonomie du poste de travail à domicile, relation de travail à distance, ...

• des actions de sensibilisation.

Par ailleurs, le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP) mis à jour annuellement, prend en compte les évolutions en entreprise dont le télétravail et sa mise en œuvre.

Chaque année la liste des agents en télétravail est transmise à la médecine du travail afin qu’elle puisse assurer un suivi spécifique et adapté aux salariés concernés.

• Prévention des violences conjugales et intrafamiliales

Dans le cadre de la prévention des violences conjugales et intrafamiliales, et sur la demande de l’agent concerné, en cas de situation de danger signalée à l’employeur, ce dernier s’engage à suspendre le télétravail et à autoriser un retour sur site sans délai de prévenance. Le télétravailleur, au même titre que les agents travaillant sur site, peut prendre contact avec le référent santé et les référents harcèlement sexuel s’il le juge nécessaire.

Par ailleurs, le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP) mis à jour annuellement, prend en compte les évolutions en entreprise dont la prévention des violences conjugales et intrafamiliales.

• Accident du travail

Le télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie et décès que les autres agents de l’établissement durant ses périodes de télétravail. En vertu de l’article 1222-9 du Code du travail, l’accident survenu sur le lieu de télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle est présumé être un accident de travail au sens de la sécurité sociale. Le télétravailleur doit informer l’employeur de tout arrêt de travail ou de la survenance d’un accident du travail pendant les jours de télétravail dans les mêmes conditions que lorsqu’il effectue son travail dans les locaux de l’établissement.

• Entretien Annuel d’Evaluation et d’Accompagnement

Lors de chaque EAEA, un temps d’échange est consacré avec le télétravailleur sur le suivi de cette organisation de travail.

Afin de faciliter le déroulement du télétravail, sont notamment évoqués :

• les conditions d’exercices du télétravail et sa charge de travail,

• le maintien du lien nécessaire avec l’organisme,

• La détermination d’un besoin en formation (difficulté sur les outils ou perfectionnement bureautique…),

• La réévaluation des activités télétravaillables,

• L’évaluation conjointe de la qualité de la communication en télétravail (télétravailleur et manageur, télétravailleurs et unité de travail, télétravailleurs et l’ensemble de XXXXXXXXXXXX, télétravailleurs et partenaires/cotisants).

Pour les télétravailleurs, l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement commence par un temps d’échanges consacré au suivi de l’organisation du télétravail.

Article 7 - Le processus et les démarches

Afin de pouvoir engager et accompagner le projet de télétravail dans le dialogue, la confiance et l’efficacité, un processus comportant des étapes spécifiques est mis en place.

7.1 La demande

Le télétravail repose exclusivement sur le principe du volontariat. L’employeur peut, après examen, accepter totalement ou partiellement, ou refuser la demande. En tout état de cause, chaque décision d’accord partiel ou de refus sera motivée.

Le salarié doit formuler une demande en complétant le dossier de candidature de télétravail, qui sera validé par son manager. Le manager du salarié souhaitant bénéficier du télétravail doit émettre un avis sur la capacité à réaliser l’activité à distance, l’organisation et la rigueur de son collaborateur ainsi que définir les tâches télétravaillables.

Le choix des jours de télétravail résulte d’un accord entre le salarié et son responsable hiérarchique de façon à assurer le bon fonctionnement et la continuité de service de l’unité de travail auquel le salarié appartient tout en permettant le maintien du collectif de travail.

L’instruction de la demande est soumise à l’appréciation du pilote ou coordonnateur du domaine et des Ressources Humaines qui formulent à la Direction un avis de recevabilité de la demande, dans les 15 jours suivant la réception de la demande. La Direction transmet la décision par écrit dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la demande de l’agent. Outre les activités télétravaillables, cette décision tient compte des possibilités d’équipement en matériel des candidats au télétravail. En cas de refus d’accès au télétravail, la motivation doit figurer dans la notification adressée au salarié.

En cas de refus de sa demande, le salarié peut solliciter un réexamen de sa situation en adressant une demande argumentée à la direction dans un délai de 30 jours maximum suivant la notification de refus. La Direction lui adresse alors une réponse écrite et motivée dans un délai de 15 jours suivant la réception de cette demande de réexamen.

Tant que le salarié n’a pas de volonté de modifier sa situation de télétravail, il n’y a pas de nécessité de constituer un nouveau dossier.

7.2 L’avenant

Un avenant au contrat de travail est signé par tous les télétravailleurs. Il précise le lieu de télétravail, la formule retenue, les moyens et coûts pris en charge. Il est conclu pour l’année civile avec tacite reconduction et continue de produire ses effets tant que la situation du salarié n’est pas modifiée. Un nouvel avenant est signé dès lors que l’un des éléments au moins se trouve modifié.

7.3 L’entrée dans le dispositif

Après s’être assurés de la réunion des conditions d’éligibilité technique posées à l’article 4 et de l’accord du manager, l’employeur et le salarié examinent le calendrier prévisionnel de déploiement du télétravail sur l’année civile.

Ce calendrier tiendra compte notamment de l’organisation des sessions de formation, des commandes de matériel, ainsi que des délais d’approvisionnement et de préparation des postes informatiques de travail à distance.

7.4 La période d’adaptation

Il est instauré une période d’adaptation pendant laquelle chacune des parties à l’avenant peut y mettre un terme sous réserve de respecter un délai de prévenance. La durée de la période d’adaptation est fixée à 3 mois et celle du délai de prévenance de 30 jours, réductible en cas d’accord des parties.

Cette période permet au salarié, comme à l’employeur, de s’assurer que le télétravail correspond à ses attentes et qu’il est réalisable. 15 jours avant la fin de la période d’adaptation, un entretien est réalisé entre le manager et le télétravailleur, afin d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du travail à distance.

A l’issue de la période d’adaptation, l’employeur ou le télétravailleur peut demander à mettre un terme au télétravail.

7.5 La réversibilité

A l'issue de la période d'adaptation, il peut être mis fin, par accord des parties, au télétravail avant le terme initialement prévu, sous réserve d’un délai de prévenance d’un mois en motivant la décision. Ce délai peut être raccourci ou allongé d’un commun accord entre le collaborateur et son manager, voire supprimé en cas d’impossibilité technique de poursuivre le télétravail ou dans le cas des dispositions visées à l’article 6 portant sur les violences conjugales et intrafamiliales.

La demande de réversibilité doit être effectuée par écrit et exposer les motifs de la demande. La réversibilité met fin à l’avenant. Le salarié retrouve son poste et ses conditions de travail antérieures. Cette décision, qui met automatiquement fin au télétravail, est notifiée par écrit.

7.6 La suspension

Le télétravail peut être interrompu à la demande du salarié et/ou de l’employeur (ex : réunion imposant la présence du salarié ; salarié préférant traiter un dossier sur site, …). Dans ce cas, un délai de 2 jours ouvrés de prévenance doit être respecté (sauf urgence), et le ou les jours de télétravail ne sont pas reportables.

Dans le cas d’une impossibilité technique inopinée (ex : problème de connexion Internet, défaillance du système informatique rendant la connexion à distance impossible), les conditions de retour sur site sont organisées dans le plus bref délai entre le télétravailleur et sa hiérarchie. Les modalités de retour sur site sont définies en fonction de l’heure et de la nature de l’incident. Le temps consacré aux tentatives de connexion et à l’accession au site sont considérés comme du temps de travail.

Dans ce cas, le ou les jours de télétravail ne sont pas reportables.

7. 7 Modification d’activités

Lors d’un changement significatif des activités et missions confiées au salarié, la situation du salarié en télétravail devra être revue avec son manager.

En fonction des besoins, le télétravail peut être diminué voire suspendu temporairement de façon à permettre notamment une montée en compétences du salarié sur ses nouvelles activités. Pour ce faire, un message électronique est envoyé par le manager à la RH, en copie au télétravailleur concerné, pour préciser la période visée par cette suspension.

7.8 Changement de domicile

En cas de changement de domicile, la nouvelle installation en télétravail doit à nouveau répondre aux obligations de l’article 2.2. du présent protocole et fera l’objet d’un nouvel avenant tel que précisé dans cet article (paragraphe portant sur l’avenant).

7.9 La prise en charge des frais professionnels

L’employeur prend en charge, les frais professionnels inhérents à la situation de télétravail à domicile dans les conditions suivantes :

• Le coût réel de la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques, pour le domicile principal exclusivement, quand celui-ci est demandé par le salarié

• Le surcoût éventuel de l’assurance du domicile du télétravailleur pour son montant réel

• Une indemnité journalière au titre de la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail (abonnement internet, consommation d’électricité, d’eau, de chauffage…).

  • elle s’élève à 2.60 € par journée de télétravail effectivement réalisée.

  • elle s’applique à la fois à la formule de l’enveloppe annuelle et à celle du télétravail à jours fixes hebdomadaires

  • dans tous les cas, le versement correspondant est réalisé mensuellement dans le cadre des opérations de paie

  • son montant pourra être révisé en fonction des évolutions des dispositions conventionnelles applicables en la matière.

  • en application des dispositions réglementaires relatives aux frais professionnels, cette indemnité est exclue de l’assiette des cotisations.

Ces montants sont revalorisés au 1er janvier de chaque année en fonction du taux d’évolution annuelle constaté de l’indice Insee « Logement, eau, gaz et combustible », ou de tout indice qui viendrait à s’y substituer, publié au bulletin mensuel de statistique. Toute revalorisation plus favorable de l’indemnité décidée par les partenaires sociaux au niveau national sera appliquée de plein droit par L’URSSAF de Poitou-Charentes.

Article 8 - Suivi

Une Commission de suivi composée des organisations syndicales représentatives et de la direction se réunira une fois par an afin d’assurer le suivi de l’application du présent accord. Ces réunions auront pour objectif de :

• Réaliser un examen partagé des conditions de l’application de l’accord,

• Examiner les refus opposés à des demandes de télétravail et leurs motivations

• Examiner les situations ayant donné lieu à des suspensions ou modifications d’activité

• Proposer le cas échéant des améliorations dans les modalités d’application

La réunion de cette commission s’appuiera sur la production d’un bilan annuel détaillé qui présentera, entre autres, le nombre et les motifs de refus de passage au télétravail.

Les parties s’accordent sur la nécessité de s’appuyer sur des indicateurs liés à la mise en œuvre de l’accord :

• Nombre de demandes de télétravail

• Nombre d’accords

• Nombre de refus et motifs

• Nombre de suspensions

• Nombre de réversibilités

Ce bilan sera également communiqué pour information à la CSSCT et au CSE.

Article 9 - Dispositions générales

9.1 Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée minimale couvrant la période qui court du 1^er jour du mois suivant l’obtention de l’agrément ministériel jusqu’au 31 décembre 2023.

Les parties conviennent de se réunir avant la fin du 1er semestre 2023 pour faire le bilan de l’application du présent protocole et envisager les suites à donner au terme de la période d’application. Ainsi, un avenant pourra être conclu soit pour intégrer d’éventuelles modifications au présent protocole, soit pour en reconduire les dispositions actuelles pour une période qui sera définie par les parties signataires.

9.2 Révision

Le présent accord pourra être révisé, à tout moment, pendant la période d'application par accord entre les parties. Toute demande de révision, totale ou partielle, devra être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception, adressée aux autres parties signataires. Elle doit être accompagnée d'une proposition nouvelle sur les points à réviser.

La discussion de la demande de révision doit s'engager dans les 3 mois suivants la présentation de celle-ci. Toute modification fera l'objet d'un avenant conclu dans les conditions prévues par les dispositions législatives et réglementaires.

9.3 Formalités

Le présent accord est transmis à la direction de la sécurité sociale dans le cadre de la procédure d'agrément ministériel.

Il est également soumis à l'avis du Comité Exécutif des directeurs de l’union des caisses nationales de sécurité sociale. Celui-ci examine la compatibilité du présent accord avec les dispositions de la lettre de cadrage nationale de l’UCANSS.

Conformément aux articles D.2231-2 et suivants du code du travail, le texte du présent accord, une fois agréé, sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail et auprès du secrétariat greffe du conseil de prud’hommes de Poitiers.

9. 4 Communication de cet accord

Le présent accord sera transmis aux Organisations Syndicales présentes dans l’organisme et aux instances représentatives du personnel.

9.5 Information du personnel

Une information complète sera assurée par la Direction régionale au travers d'une publication sous Canopée, de réunions et/ou de publications internes ou de tout autre moyen qui lui semblera approprié.

Fait à Poitiers le 9 novembre 2021

Pour la Direction de L’URSSAF de Poitou-Charentes Pour le Syndicat CFDT

La Directrice Régionale La Déléguée Syndicale

XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX

Pour le Syndicat CGT Pour le Syndicat CGT

La Déléguée Syndicale Le Délégué Syndical

XXXXXXXXX XXXXXXXXXX