Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif au travail à distance" chez U R S S A F DE PICARDIE (Siège)

Protocole d’accord relatif au travail à distance

Entre la Direction de l’Urssaf de Picardie

d'une part,

Et

Les organisations syndicales suivantes :

• CFE-CGC

• FO-SNFOCOS

• CFTC

• CFDT

d'autre part,

Il est convenu ce qui suit :

Préambule :

Les technologies de l’information et de la communication offrent désormais de nouvelles possibilités d’organisation du travail permettant à l’organisme d’améliorer la qualité de vie au travail de ses salariés.

L’accord sur les modalités de mise en place du travail à distance de l’Urssaf de Picardie s’inscrit dans le prolongement de la loi du 22 mars 2012 sur le télétravail, des ordonnances du 22 septembre 2017, de l’accord national Ucanss relatif au travail à distance du 28 novembre 2017 et de l’accord d’entreprise sur la qualité de vie au travail du 10 avril 2014.

Le présent accord vient préciser les modalités locales d’application du travail à distance.

L’accord repose sur les principes de qualité de vie au travail et engagements suivants :

• Conciliation de la vie professionnelle et de la vie privée des salariés et respect du droit à la déconnexion;

• Limitation des risques routiers ;

• Contribution au soutien et à la motivation des salariés ;

• Contribution à la préservation de la santé des salariés ;

• Maintien d’un lien entre le salarié et l’organisme propre à éviter tout phénomène d’isolement.

Article 1 : Champs d’application

Le travail à distance s’entend d’une forme d’organisation du travail volontaire et régulière dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l’employeur, est effectué par un salarié en dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le présent accord vise les situations de travail à distance pendulaire dans lesquelles le salarié exécute en partie son contrat de travail soit à son domicile, soit dans d’autres locaux de l’organisme, voire même dans les locaux d’un autre organisme de sécurité sociale, sans que la nature de son activité l’y contraigne.

On entend par télétravailleur toute personne salariée de l’Urssaf de Picardie qui travaille dans les conditions définies dans le présent accord et ce quelle que soit la durée de son temps de travail.

En revanche, ne sont pas visés par cet accord, les salariés exerçant des activités itinérantes pas nature qui ne peuvent être réalisées dans les locaux.

Ne peuvent également relever des dispositions du présent accord les salariés exerçant une fonction d’accueil qu’elle soit physique ou téléphonique sur les créneaux consacrés à l’exercice de cette mission.

Article 2 : Conditions d’éligibilité du salarié 

Le télétravail est ouvert à tous les salariés volontaires, en dehors de ceux exclus à l’article 1 du présent protocole, et dans le cadre des conditions cumulatives d’éligibilité définies, ci-après :

• Justifier d’une ancienneté dans son emploi d’au moins trois ans au moment de sa demande. Cette condition permet au salarié d’avoir une connaissance suffisante de son environnement professionnel et des particularités liées à son emploi ;

• Avoir une maîtrise suffisante des compétences de son emploi qui doit être validée par le responsable hiérarchique ;

• Avoir une activité pouvant être exercée à distance (exclusion si présence physique nécessaire, si équipement matériel spécifique disponible uniquement sur le lieu habituel de travail, si activité itinérante et si activité de management…) ;

• Disposer d’une autonomie avérée et confirmée par le responsable hiérarchique ;

• Faire preuve de rigueur, de méthode et de respect des règles de confidentialité ;

• Etre en possession d’une box ADSL (2 Mbit/s minimum avec possibilité d’une interconnexion directe par câble réseau) à son domicile,

En outre, le salarié devra disposer d’un bureau (meuble) et d’une armoire ou d’un tiroir, fermant à clé, permettant de conserver confidentiellement les documents professionnels au domicile. L’absence de ces équipements ne pourra, à elle seule, motiver un refus du travail à distance et l’employeur s’engage à étudier les possibilités d’accompagnement matérielles.

Article 3 : Conditions d’application du travail à distance

Les parties conviennent que le télétravail est fondé sur le volontariat. L’agent, en situation de travail à distance, conserve ses obligations vis-à-vis de l’employeur. A ce titre, il participe, dans les mêmes conditions, que les autres salariés aux formations et réunions de service.

3-1 : Temps consacré au télétravail :

Le travail à distance est ouvert aux salariés de l’organisme à raison :

• d’une à deux journées par semaine pour les salariés à temps plein ;

• d’une à deux journées par semaine pour les salariés ayant une réduction de leur temps de travail motivée pour raison de santé sous réserve de l’accord du médecin du travail (Travailleurs handicapés, temps partiels aménagé suite à une invalidité de 1^ère catégorie) ; Par exception, des modalités spécifiques de travail à distance pourront être prises en lien avec le médecin du travail.

• d’une à deux journées par semaine pour les salariés en situation de reprise d’activité après une interruption maladie de longue durée égale ou supérieure à six mois sous réserve de l’accord du médecin du travail.

• d’une journée pour les salariés à temps réduit uniquement pour ceux travaillant au moins 4 journées par semaines.

• d’une journée pour les salariés en situation de management.

Ces modalités ont vocation à préserver le lien nécessaire entre le salarié et l’organisme.

3-2 : Formulation et examen de la demande :

• Circuit de la demande :

Le salarié est à l’initiative de la demande. Il formalise son souhait de bénéficier du télétravail à son domicile ou dans un des autres locaux de l’organisme par un acte de candidature.

Pour ce faire, il formule une demande écrite et motivée à l’aide d’un dossier de candidature comprenant les renseignements nécessaires à l’instruction de sa demande (formulaire de candidature ; exposé des motivations ; questionnaire d’auto-positionnement permettant de s’assurer que l’agent est objectivement en mesure de télétravailler en toute autonomie).

Ce dossier est transmis au responsable hiérarchique qui formule un avis sur la demande et sur les aptitudes du salarié à travailler à distance. Le responsable hiérarchique, valide les conditions d’éligibilité relatives à la maîtrise des compétences de l’emploi et à l’autonomie de l’agent.

La demande complète est ensuite adressée à la direction pour examen eu égard au respect des conditions d’éligibilité déterminées dans le présent accord, à la qualité du dossier de candidature de l’agent, à l’appréciation du responsable hiérarchique et aux conditions matérielles de faisabilités.

L’avis défavorable de la hiérarchie que ce soit sur les journées choisies en lien avec l’organisation du service ou sur l’évaluation des compétences et de l’autonomie de l’agent est de nature à rendre irrecevable le dossier de candidature de l’agent.

De même, le non respect d’une ancienneté de trois années dans le poste conduira à une irrecevabilité du dossier de candidature.

Un entretien individuel est organisé pour l’ensemble des salariés éligibles.

L’employeur notifie sa décision de manière écrite et motivée dans les 60 jours à compter de la réception de la demande complète.

Lorsque la décision est favorable et qu’elle concerne le télétravail à domicile, celle-ci est prise sous réserve expresse de la fourniture :

• de l’attestation d’assurance multirisques habitation de son assureur couvrant sa présence en télétravail ;

• du diagnostic de conformité des installations électriques.

Le diagnostic de conformité des installations électriques sera à renouveler en cas de changement de localisation du lieu de travail à distance.

Pour les agents bénéficiant déjà du télétravail la procédure de candidature est allégée : une fiche de demande simplifiée sera à compléter. La hiérarchie y portera également son avis motivé. Il n’y aura pas d’entretien RH.

• Publics prioritaires :

Des publics prioritaires sont déterminés par les signataires du présent protocole en vue de faciliter et d’objectiver l’arbitrage des demandes recevables :

• Agents reconnus travailleurs handicapés ou bénéficiant d’un temps réduit aménagé pour raison de santé sous réserve de l’aval préalable du médecin du travail ;

• Agent des sites infra-départementaux dès lors qu’ils sollicitent sur une mobilité géographique ;

• Agent dont le temps de trajet domicile-travail est supérieur ou égal à 30 minutes aller et 30 minutes retour ;

• Agent ayant déclaré sa grossesse pour une durée temporaire allant jusqu’à son début de congé maternité ;

• Agent reprenant une activité après une absence de longue durée ;

• Agent de plus de 55 ans.

Un arbitrage sera conduit sur la base de ces critères de priorisation, dès lors que le dossier de candidature est recevable, et ce dans le respect des conditions optimum de fonctionnement propre à chaque service. Il ne pourra être accepté au sein d’un même service des demandes de télétravail de différents agents impliquant un agent en travail à distance sur chacune des journées de la semaine. De même, il ne pourra être accepté plus de 50% de télétravailleurs au sein d’une équipe sur la même journée.

Les critères de priorisation des demandes et d’arbitrage cités associés aux contraintes de stocks d’équipements informatiques adéquats au travail à distance seront susceptibles de motiver un refus de l’employeur alors même que la hiérarchie avait émis un avis favorable sur le dossier de candidature administratif.

Une attention particulière sera portée lors de l’arbitrage sur la rotation des personnes retenues au regard du droit de chacun au travail à distance.

3-3 : Signature d’un avenant annuel

Un avenant au contrat de travail d’une durée d’un an est rédigé.

L’attestation d’assurance et le diagnostic de conformité visés à l’article 3-2 sont annexés à l’avenant.

Article 4 : Organisation du travail à distance

4-1 : Equipement 

L’employeur identifie, choisit et fournit au salarié le matériel nécessaire à l’exercice de son activité à distance.

Le salarié dispose également de l’accès à distance à ses applications professionnelles et d’une solution de téléphonie.

L’utilisation du matériel mis à disposition est strictement limitée à l’usage professionnel et le salarié s’engage à ne pas le détériorer.

Le matériel mis à disposition est restitué à l’employeur à l’issue de la période de travail à distance.

Lorsque le télétravailleur exerce son activité à distance dans un des locaux de l’organisme, un bureau commun à d’autres travailleurs à distance sera mis à disposition.

4-2 : Frais professionnels 

Conformément à l’accord national Ucanss du 28 novembre 2017, une indemnité forfaitaire mensuelle est versée à hauteur de 10 € par mois pour une journée de télétravail par semaine et de 20 € par mois pour deux journées de télétravail par semaine. Cette indemnité est versée pour la durée de l’avenant sur 10.5 mois (afin de tenir compte des droits à congés) sous réserve de la non résiliation de travail à distance par l’une des parties avant son terme.

Toute modification du montant de l’indemnité nationalement négociée sera automatiquement appliquée par l’Urssaf de Picardie.

En outre, sur présentation de factures, l’employeur prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de travail à distance dans les conditions suivantes :

• le coût réel de la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques ;

• le surcoût éventuel de l’assurance du domicile du travailleur à distance pour son montant réel.

Dans le cadre du travail à distance ponctuel, visé à l’article 8, une indemnité est versée une fois par an à raison de 2.50 € par journée télétravaillée dans l’année.

4-3 : Modalités spécifiques de mise en place :

• Période d’adaptation :

Les parties fixent une période d’adaptation d’une durée de trois mois pour toute première mise en œuvre de télétravail pour un agent et pour toute modification des conditions d’exercice du travail à distance (lieu, nombre de jours).

Pendant cette période, chacune des parties est libre de mettre fin au travail à distance moyennant un délai de prévenance réciproque de 30 jours qui peut-être modifié par accord des parties. Ce délai de prévenance peut avoir pour effet de prolonger la période d’adaptation au-delà des trois mois.

Un entretien en présentiel est organisé entre le télétravailleur et son responsable hiérarchique à l’initiative de ce dernier au plus tard 15 jours avant le terme de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan et échanger sur la situation de travail à distance et l’opportunité de sa poursuite.

Les agents bénéficiant d’un renouvellement du travail à distance ne sont pas soumis à la période d’adaptation à l’entretien de fin de période d’adaptation.

• Réversibilité :

A l’issue de la période d’adaptation, une possibilité de réversibilité reste ouverte pour chacune des parties sous réserve de respecter un délai de prévenance de 30 jours pour l’employeur et de 15 jours pour le salarié.

Le salarié retrouve, à l’issue du délai de prévenance, son ancien poste dans les conditions de travail antérieures.

• Situations particulières en cours d’avenant :

Lorsque le salarié change d’emploi ou de domicile, l’accord des deux parties doit être réitéré et un nouvel avenant conclu.

Lorsque le salarié est confronté à une circonstance personnelle ou professionnelle particulière l’empêchant temporairement de travailler à distance, le travail à distance peut être temporairement suspendu sans pénalisation de l’indemnité visée à l’article 4-2.

A titre exceptionnel, une permutation des jours travaillés à distance peut être organisée à la demande de l’une ou l’autre des parties et notamment afin de permettre à l’agent d’assister en présentiel aux réunions et formations organisées par l’employeur.

La permutation est admise dans le cadre de la même semaine.

4-4 : Accompagnement du télétravailleur et de son responsable hiérarchique

Plusieurs modalités d’accompagnement peuvent être prévues.

• Communication sur le dispositif de travail à distance : le protocole d’accord et ses annexes seront déposés sous l’intranet. Des communications spécifiques seront organisées par le biais du journal interne.

• Formation et/ou sensibilisation : des dispositifs adaptés aux besoins exprimés pourront être proposés tant au télétravailleur qu’à son responsable hiérarchique lors de la première mise en place d’une situation de télétravail.

• Rencontre avec la fonction RH : la fonction RH se tient à la disposition des télétravailleurs pour les rencontrer pour un point d’étape semestriel prévu à l’article 6 du présent protocole. De la même manière, des rencontres peuvent être organisées avec le responsable hiérarchique en cas de besoin.

Article 5 : Horaires de travail et disponibilité 

Le salarié en situation de télétravail est tenu de se conformer aux dispositions relatives au protocole d’horaires variables en vigueur au sein de l’organisme.

Le télétravailleur, habituellement au badgeage sur son lieu de travail, est tenu de badger sur poste.

Pour les managers au forfait, la journée de télétravail est considérée comme une journée de présence.

Le télétravailleur est tenu de se rendre joignable sur les plages fixes de l’organisme.

En cas d’urgence, ou de circonstances particulières, le télétravailleur pourra être joint sur les plages variables mais en aucun cas en débordement de celles-ci.

Le salarié n’utilise sa messagerie, et son téléphone professionnel, le cas échéant lorsqu’il en dispose, que sur le temps badgé.

En cas de dysfonctionnement (matériel informatique, connexion internet…) faisant obstacle à l’exécution de la prestation de travail, le salarié est tenu de revenir sur son site.

Il est rappelé que le temps de trajet domicile-travail n’est pas du temps de travail et l’agent doit impérativement débadger.

Toutefois, compte tenu de contraintes personnelles, il est admis, sous réserve de l’autorisation expresse du responsable hiérarchique :

• La pose d’un congé lorsque le dysfonctionnement est constaté dès matin.

• De même, lorsque le dysfonctionnement est constaté en début l’après-midi, l’agent est autorisé à poser un congé ou un saut de plage fixe s’il bénéficie de cette possibilité.

• Lorsque le dysfonctionnement intervient en cours de matinée ou d’après-midi, l’agent pourra soit poser un saut de plage fixe s’il en bénéficie pour la demi-journée concernée soit régulariser son débit compteur sur la période hebdomadaire suivante.

Article 6 : Suivi du travail à distance

Le responsable hiérarchique et le salarié en situation de travail à distance consacrent obligatoirement un temps de l’EAEA au suivi et à l’organisation du travail à distance. Sont évoqués les conditions de travail à distance, la charge de travail, la gestion du temps de travail à distance, la conciliation vie privée et vie professionnelle, le droit à la déconnexion et le maintien du lien avec l’organisme.

Article 7 : Droits et obligations du télétravailleur

7-1 : Respect de la vie privée

Les plages horaires durant lesquelles l’employeur peut contacter le salarié sont précisées dans l’avenant à son contrat de travail afin de préserver sa vie privée lorsqu’il travaille à son domicile. En application de l’article L1222-9, les parties précisent qu’il s’agit des plages fixes applicables à l’organisme.

Le télétravailleur ne réalise pas d’heures supplémentaires en situation de travail à distance sans l’accord préalable et express de l’employeur.

Un délai de prévenance de 15 jours doit être respecté lorsque l’employeur ou le CHSCT décident de vérifier les conditions matérielles du travail à distance au domicile du salarié. Le salarié est présent lors de cette visite.

7-2 : Droits individuels et collectifs

Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux autres salariés de l’organisme, à l’exclusion des frais de déplacement pour les jours télétravaillés.

Il en est de même pour les salariés bénéficiant d’un télétravail ponctuel visé à l’article 8.

7-3 : Secret professionnel et protection des données

L’employeur reste responsable de la sécurisation du système d’information.

Le télétravailleur s’engage à respecter les dispositions du règlement intérieur et notamment de la charte informatique annexée à celui-ci. L’usage de la carte d’accès et du mot de passe sont conservés pour le travail à distance.

L’agent est tenu de faire preuve de vigilance en matière de confidentialité des données traitées à son domicile et conserve sous clé l’ensemble de ses documents professionnels.

Article 8 : Travail à distance ponctuel

Article 8-1 : Managers et cadres fonctionnels

Les managers de secteur, non télétravailleurs, disposant déjà d’outils permettant le travail à distance, peuvent avec l’accord de leur pilote travailler occasionnellement à leur domicile sous réserve des contraintes du service et sans que le management de leur secteur n’en soit affecté.

De même, les autres salariés cadres qu’ils soient en situation de management ou non, peuvent, à titre occasionnel, solliciter auprès de leur hiérarchie de travailler à domicile ou dans l’un des autres locaux de l’organisme. Pour ces cadres, il y a lieu de réserver le matériel informatique nécessaire sous la ressource dédiée et d’en informer impérativement le secteur RH.

Les cadres et managers sont tenus au respect des dispositions du présent protocole sur les règles de disponibilité à distance ainsi que sur les règles de sécurité et de confidentialité.

Un forfait de 12 jours par cadre et manager par an est ouvert en travail à distance ponctuel. L’accord préalable du responsable hiérarchique est requis et le service RH devra en être informé.

Compte tenu du nombre de matériel informatique restreint, l’employeur n’est pas en capacité d’ouvrir plus largement le travail à distance ponctuel.

Article 8-2 : Episode de pollution

En application de l’article L1222-9 du code du travail, du travail à distance ponctuel pourra être mis en place ; dans la limites des faisabilités informatiques et sous réserve de l’autonomie suffisante des agents ; dès lors que l’autorité préfectorale aura informé le public d’un état de pic de pollution nécessitant de limiter les transports et ainsi les impacts sur l’atmosphère conformément à l’article L 223-1 du code de l’environnement.

La mise en place de ce travail à distance exceptionnel cessera de plein droit au retour à des taux de pollution inférieurs aux seuils d’alerte communiqués par la préfecture.

Le circuit de demande de l’agent est le même que celui prévu à l’article 8-1 du présent protocole.

Article 9 : Autres dispositions

9-1- Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée limitée de deux ans à compter de sa date d’agrément et cessera de plein droit de produire ses effets à l’issue de ce délai.

9-2 - Entrée en vigueur

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme.

Une fois agréé, le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions légales sur la plateforme TéléAccords. En outre une version papier signée des parties sera adressée à la Direccte.

Il sera transmis à l’Union des Caisses Nationales de Sécurité Sociale dans le cadre de la Commission Nationale de suivi prévue au point VII de la lettre de cadrage nationale qui examine la compatibilité du présent accord avec les dispositions de la lettre des Caisses Nationales et de l’Ucanss.

Le présent protocole d’accord prendra effet à sa date d’agrément.

Un suivi de l’application du protocole sera réalisé par le service RH qui transmettra un bilan du présent protocole aux organisations syndicales une fois par an. Cette rencontre permettra aux parties d’échanger sur l’application du protocole et le cas échéant de décider d’engager de nouvelles négociations sur le travail à distance.

Par ailleurs, toute révision de l’accord devra faire l’objet d’un avenant et devra être soumis à l’agrément ministériel.

Fait le 14 juin 2018

A Amiens

La direction de l’Urssaf de Picardie:

Les représentants des organisations syndicales :

- CFE-CGC

- FO-SNFOCOS

- CFTC

- CFDT