Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif au travail à distance" chez U R S S A F DE PICARDIE (Siège)

Protocole d’accord relatif au travail à distance

Entre la Direction de l’Urssaf de Picardie,

d'une part,

Et

Les organisations syndicales suivantes :

• CFDT,

• CFE-CGC,

• CFTC,

• FO-SNFOCOS,

d'autre part,

Il est convenu ce qui suit :

Préambule :

La crise sanitaire Covid-19 a affecté l’ensemble des agents de l’Urssaf Picardie. Afin de les protéger, et de participer à la lutte contre la propagation du virus, le recours au télétravail a été très largement déployé au cours de cette période.

Ce mode d’organisation s’est révélé comme une nouvelle expérience appréciée par la grande majorité des agents qui a exprimé le souhait de le maintenir au-delà de cette période si particulière.

Sa pérennisation appelle à une réflexion sur sa mise en œuvre à plus grande échelle et ses impacts sur le fonctionnement collectif des différents services, sur les agents et sur l’organisme dans son ensemble.

Les parties entendent donc, à travers la discussion du présent protocole d’accord, déterminer les nouvelles modalités locales de mise en œuvre du travail à distance.

Cet accord s’inscrit dans le prolongement :

• de la loi du 22 mars 2012 sur le télétravail et des ordonnances du 22 septembre 2017 ;

• de l’accord national Ucanss relatif au travail à distance ;

• des travaux du groupe de travail « #Demain » mené par la branche recouvrement au cours du dernier trimestre 2020 ;

• et de l’accord d’entreprise sur la qualité de vie au travail du 10 avril 2014.

Il repose sur les principes de qualité de vie au travail et engagements suivants :

• Conciliation de la vie professionnelle et de la vie privée des salariés et respect du droit à la déconnexion ;

• Limitation des risques routiers ;

• Contribution au soutien et à la motivation des salariés ;

• Contribution à la préservation de la santé des salariés ;

• Maintien d’un lien entre le salarié et l’organisme propre à éviter tout phénomène d’isolement.

Article 1 : Champs d’application

Le travail à distance s’entend d’une forme d’organisation du travail volontaire dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l’employeur, est effectué par un salarié en dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le présent accord vise les situations de travail à distance pendulaire dans lesquelles le salarié exécute en partie son contrat de travail soit à son domicile, soit dans d’autres locaux de l’organisme, voire même dans les locaux d’un autre organisme de sécurité sociale (co-working), sans que la nature de son activité l’y contraigne.

On entend par télétravailleur toute personne salariée de l’Urssaf Picardie qui travaille dans les conditions définies dans le présent accord et ce quelle que soit la durée de son temps de travail et la nature de son contrat de travail.

Article 2 : Conditions d’éligibilité

Le télétravail n’est ni un droit ni une obligation et sa mise en œuvre doit répondre à certaines conditions relatives au poste occupé et à sa comptabilité avec l’organisation du service.

L’analyse de la compatibilité du poste et de l’organisation du travail avec le télétravail est menée au regard notamment de la possibilité pour le salarié d’effectuer tout ou partie de ses activités depuis son domicile et notamment :

• De la nécessité d’une présence dans les locaux de l’entreprise pour tenir le poste ;

• De la nature des activités exercées.

Ainsi, ne sont pas visés par cet accord :

• Les inspecteurs du recouvrement ;

• Les agents du service logistique ;

• Les agents exerçant des fonctions d’accueil physique sur les créneaux consacrés à l’exercice de cette mission.

Article 3 : Conditions d’application du travail à distance

Les parties conviennent que le télétravail est fondé sur le volontariat.

3-1 : Temps minimum de présence dans les locaux de l’organisme

Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et l’organisme, le télétravailleur (et/ou bénéficiaire du co-working) doit être présent dans les locaux de l’organisme au moins deux jours par semaine.

Ces règles pourront être aménagées dans les conditions visées aux articles 8 et 10 ou quand le travail à distance est préconisé par le médecin du travail.

3-2 : Formulation et examen de la demande :

• Circuit de la demande :

Le salarié est à l’initiative de la demande. Il formalise son souhait de bénéficier du travail à distance à l’aide d’un formulaire comprenant les renseignements nécessaires à l’instruction de sa demande.

Ce dossier est transmis au responsable hiérarchique qui, sur cette base, juge de l’opportunité d’organiser un entretien RH avec le salarié en cas de doute sur la capacité à concilier vie personnelle et professionnelle.

En tout état de cause, la ligne hiérarchique du salarié sera amenée à formuler un avis sur la demande en tenant compte :

• De l’aptitude du salarié à travailler à distance ;

• De l’organisation et des nécessités de service ainsi que de la proportion des activités télétravaillables. Elle pourra, en fonction de ses besoins, refuser certains jours de la semaine, notamment pour permettre à l’équipe de se réunir physiquement, ou proposer des répartitions différentes.

En cas de demandes simultanées au sein d’un même service, un arbitrage sera conduit sur la base des critères de priorisation prévus à l’article 3-2.

Le secteur RH transmettra l’ensemble des dossiers par secteur aux pilotes pour décisions et arbitrage si nécessaire.

L’employeur notifie sa décision de manière écrite et motivée dans les 45 jours à compter de la réception de la demande complète.

Lorsque la candidature du salarié reçoit une réponse favorable, celle-ci est prise sous réserve expresse de la fourniture :

• de l’attestation d’assurance multirisques habitation de son assureur couvrant sa présence en télétravail ;

• d’une attestation sur l’honneur de conformité des installations électriques.

En cas de refus, le ou les motif(s) du refus est/sont précisés. Il pourra notamment s’agir :

• De contraintes techniques / stock informatique ;

• De l’organisation du service ;

• De la maîtrise du poste occupé

• Renouvellement :

Pour les agents bénéficiant déjà du télétravail la procédure de candidature est allégée : un dossier simplifié sera à compléter. La hiérarchie y portera également son avis motivé. Toutefois, il est précisé que le renouvellement n’est pas automatique.

Lorsque cette nouvelle demande est assortie d’une modification des conditions d’exercice du télétravail (une extension du nombre de jours, ou une modification des journées travaillées à distance par exemple), un nouvel entretien peut être organisé entre le responsable hiérarchique et le salarié en télétravail.

• Publics prioritaires :

Des publics prioritaires sont déterminés par les signataires du présent protocole en vue de faciliter et d’objectiver l’arbitrage des demandes recevables par la ligne hiérarchique dans le cadre des activités télétravaillables et des nécessités de service:

• Agents reconnus travailleurs handicapés ou bénéficiant d’un temps réduit aménagé pour raison de santé sous réserve de l’aval préalable du médecin du travail ;

• Agent dont le temps de trajet domicile-travail est supérieur ou égal à 30 minutes aller et 30 minutes retour ;

• Agent ayant déclaré sa grossesse pour une durée temporaire allant jusqu’à son début de congé maternité ;

• Agent reprenant une activité après une absence de longue durée ;

• Agent de plus de 55 ans ;

• Agent élu municipal, départemental ou régional.

3-3 : Organisation du télétravail au domicile

Le domicile dans lequel le salarié entend télétravailler doit :

• Disposer d’une connexion internet personnelle stable et performante (5 Mbit/s minimum)

• Etre doté d’une installation électrique conforme pour l’exercice du télétravail ;

• Etre couvert par une assurance multirisques habitation.

L’adresse du domicile choisi pour l’exercice du télétravail figure dans l’avenant au contrat de travail. Tout changement d’adresse est signalé par le salarié et devra faire l’objet d’un nouvel avenant au contrat de travail. Une nouvelle attestation sur l’honneur de conformité des installations électriques sera fournie.

Il est recommandé au salarié de s’assurer qu’il dispose d’un environnement propice au travail (bureau/meuble, armoire/tiroir fermant à clé), à la concentration et conforme aux impératifs de confidentialité.

3-4 : Signature d’un avenant

Un avenant au contrat de travail est rédigé pour une durée de deux ans.

L’attestation d’assurance et l’attestation sur l’honneur de conformité des installations électriques visés à l’article 3-2 sont annexés à l’avenant.

Article 4 : Organisation du travail à distance

4-1 : Equipement 

L’employeur identifie, choisit et fournit au salarié le matériel informatique nécessaire à l’exercice de son activité à distance dans la limite de ses moyens et des faisabilités informatiques.

Le salarié dispose également de l’accès à distance à ses applications professionnelles et d’une solution de téléphonie.

L’utilisation du matériel mis à disposition est strictement limitée à l’usage professionnel et le salarié s’engage à ne pas le détériorer.

Par ailleurs, le télétravailleur ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension de son contrat de travail.

Le matériel mis à disposition est restitué à l’employeur à l’issue de la période de travail à distance.

Les salariés dotés d’un PC portable professionnel s’engagent à le transporter quotidiennement.

Lorsque le télétravailleur exerce son activité à distance dans un des locaux de l’organisme, un bureau commun à d’autres travailleurs à distance sera mis à disposition.

4-2 : Frais professionnels 

Conformément aux dispositions conventionnelles, une indemnité forfaitaire mensuelle, et fixée selon un barème conventionnel, est versée pour la prise en compte des frais découlant de l’exercice du télétravail.

Pour l’année 2020, cette indemnité est fixée à :

10,39 euros par mois pour une journée de télétravail par semaine ;

20,79 euros par mois pour deux journées de télétravail par semaine ;

31,18 euros par mois pour trois journées de télétravail par semaine.

2,60 € par jour télétravaillé lorsque le télétravail est organisé sous la forme d'une enveloppe de jours à prendre par le salarié.

Toute revalorisation notifiée par l’UCANSS du montant de l’indemnité présentée ci-dessus sera automatiquement appliquée par l’Urssaf Picardie.

Cette indemnité est versée pour la durée de l’avenant sur 10.5 mois (afin de tenir compte des droits à congés) sous réserve de la non résiliation de travail à distance par l’une des parties avant son terme.

Le versement de l’indemnité forfaitaire mensuelle est suspendu en cas d’absence du télétravailleur de plus d’un mois continu (maladie, maternité,).

En outre, sur présentation de factures, l’employeur prend en charge le surcoût éventuel de l’assurance du domicile du travailleur à distance pour son montant réel.

Dans le cadre du travail à distance sous forme d’enveloppe jours, visé à l’article 10, l’indemnité est versée une fois par an en fin d’année.

4-3 : Permutation des journées travaillées à distance :

L’agent, en situation de travail à distance, conserve ses obligations vis-à-vis de l’employeur. A ce titre, il est tenu de s’organiser pour participer, dans les mêmes conditions que les autres salariés, aux formations et réunions de service.

La journée de travail à distance non effectuée pourra être repositionnée par l’agent sur un autre jour de la semaine déterminé en accord avec sa hiérarchie et si l’activité du service le permet. L’accord de la hiérarchie est formalisé par mail.

Les parties au présent protocole d’accord rappellent que la permutation est une possibilité et non un droit.

Ces permutations pourront également être accordées, dans les conditions susvisées, en raison de circonstances personnelles particulières.

4-4 : Modalités spécifiques de mise en place :

• Période d’adaptation :

Les parties fixent une période d’adaptation d’une durée de trois mois pour toute première mise en œuvre de télétravail pour un agent et pour toute modification des conditions d’exercice du travail à distance (lieu, nombre de jours).

Pendant cette période, chacune des parties est libre de solliciter une modification de l’organisation moyennant un délai de prévenance réciproque de 30 jours qui peut être modifié par accord des parties.

Un entretien est organisé entre le télétravailleur et son responsable hiérarchique à l’initiative de ce dernier au plus tard 15 jours avant le terme de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan et d’échanger sur la situation de travail à distance et l’opportunité de sa poursuite.

• Réversibilité :

A l’issue de la période d’adaptation, une possibilité de réversibilité reste ouverte pour chacune des parties sous réserve de respecter un délai de prévenance de 30 jours pour l’employeur et de 15 jours pour le salarié.

Le salarié retrouve, à l’issue du délai de prévenance, son ancien poste dans les conditions de travail antérieures.

Le ou les changement(s) suivant(s) pourront entrainer un réexamen de la situation de travail à distance et seront susceptibles de conduire à l’arrêt du télétravail :

• Changement d’emploi

• Changement de service ou de site d’affectation 

• Manque d’autonomie dans l’exercice des fonctions exercées à distance

• Changement important (et prolongé) dans l’organisation du service qui exige le retour du salarié dans les locaux de l’organisme ;

• Changement de temps de travail ou de répartition des jours travaillés ;

• Circonstances personnelles ne permettant plus au salarié de travailler à distance dans les conditions visées au présent accord (dans ce cas, la demande de mettre fin au travail à distance ne pourra émaner que du salarié).

• Situations particulières en cours d’avenant et suspension du travail à distance:

Lorsque le salarié est confronté à une circonstance personnelle ou professionnelle particulière (impératifs de service, réunions ou formations nécessitant sa présence physique) l’empêchant temporairement de travailler à distance, le travail à distance peut être temporairement suspendu. Des permutations sont admises à titre exceptionnel et dans les conditions visées à l’article 4-3.

4-5 : Accompagnement du télétravailleur et de son responsable hiérarchique

Plusieurs modalités d’accompagnement peuvent être prévues.

• Communication sur le dispositif de travail à distance : le protocole d’accord et ses annexes seront déposés sous l’intranet. Des communications spécifiques seront organisées par le biais du journal interne.

• Formation et/ou sensibilisation : des dispositifs adaptés aux besoins exprimés pourront être proposés tant au télétravailleur qu’à son responsable hiérarchique lors de la première mise en place d’une situation de télétravail.

• Rencontre avec la fonction RH : Un entretien avec la fonction RH peut être sollicité à tout moment. Des rencontres peuvent également être organisées avec le responsable hiérarchique en cas de besoin.

• Guide du télétravailleur : Un guide sur le télétravail est remis aux agents. Il comprend notamment des informations relatives à l’installation du poste de travail (aspects informatiques et ergonomiques), au droit à la déconnexion etc.

Article 5 : Horaires de travail et disponibilité 

Le salarié en situation de télétravail est tenu de se conformer aux dispositions relatives au protocole d’horaires variables en vigueur au sein de l’organisme.

Le télétravailleur, habituellement au badgeage sur son lieu de travail, est tenu de badger sur poste.

Pour les managers au forfait, la journée de télétravail est considérée comme une journée de présence.

Le télétravailleur est tenu de se rendre joignable sur les plages fixes de l’organisme.

En cas d’urgence, ou de circonstances particulières, le télétravailleur pourra être joint sur les plages variables mais en aucun cas en débordement de celles-ci.

Le salarié n’utilise sa messagerie, et son téléphone professionnel, le cas échéant lorsqu’il en dispose, que sur le temps badgé.

En cas de dysfonctionnement (matériel informatique, connexion internet…) faisant obstacle à l’exécution de la prestation de travail, le salarié est tenu de revenir sur son site si le problème ne peut pas être résolu dans l’heure.

Il est rappelé que le temps de trajet domicile-travail n’est pas du temps de travail et l’agent doit impérativement débadger.

Toutefois, compte tenu de contraintes personnelles (ou en cas de dysfonctionnement informatique généralisé à l’ensemble de l’ensemble Picardie), il est admis, sous réserve de l’autorisation expresse du responsable hiérarchique :

• La pose d’un congé lorsque le dysfonctionnement est constaté dès le matin.

• De même, lorsque le dysfonctionnement est constaté en début l’après-midi, l’agent est autorisé à poser un congé ou un saut de plage fixe s’il bénéficie de cette possibilité.

• Lorsque le dysfonctionnement intervient en cours de matinée ou d’après-midi, l’agent pourra soit poser un saut de plage fixe s’il en bénéficie pour la demi-journée concernée soit régulariser son débit compteur sur la période hebdomadaire suivante.

Article 6 : Suivi du travail à distance

Le responsable hiérarchique et le salarié en situation de travail à distance consacrent obligatoirement un temps de l’EAEA au suivi et à l’organisation du travail à distance. Sont évoqués les conditions de travail à distance, la charge de travail, la gestion du temps de travail à distance, la conciliation vie privée et vie professionnelle, le droit à la déconnexion et le maintien du lien avec l’organisme.

Article 7 : Droits et obligations du télétravailleur

7-1 : Respect de la vie privée

Les plages horaires durant lesquelles l’employeur peut contacter le salarié sont précisées dans l’avenant à son contrat de travail afin de préserver sa vie privée lorsqu’il travaille à son domicile. En application de l’article L1222-9, les parties précisent qu’il s’agit des plages fixes applicables à l’organisme.

Le télétravailleur ne réalise pas d’heures supplémentaires en situation de travail à distance sans l’accord préalable et express de l’employeur.

Un délai de prévenance de 15 jours doit être respecté lorsque l’employeur ou le CSE décident de vérifier les conditions matérielles du travail à distance au domicile du salarié. Le salarié est présent lors de cette visite, qui nécessite son accord préalable.

7-2 : Droits individuels et collectifs

Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux autres salariés de l’organisme. Toutefois, les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables aux télétravailleurs les jours de télétravail. Lors des journées de télétravail, les salariés bénéficient selon les mêmes modalités des titres restaurant que lorsqu'ils travaillent sur site.

Il en est de même pour les salariés bénéficiant d’un télétravail ponctuel visé à l’article 8.

Les télétravailleurs bénéficient de la législation sur les accidents du travail et de trajet. Ainsi, l’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle est présumé être un accident du travail, conformément à l’article L1222-9 du code du travail.

7-3 : Secret professionnel et protection des données

L’employeur reste responsable de la sécurisation du système d’information.

Le télétravailleur s’engage à respecter les dispositions du règlement intérieur et notamment de la charte informatique annexée à celui-ci. L’usage de la carte d’accès et du mot de passe sont conservés pour le travail à distance.

L’agent est tenu de faire preuve de vigilance en matière de confidentialité des données traitées à son domicile et conserve sous clé l’ensemble de ses documents professionnels.

Article 8 : Les modalités d’accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail, et aménagements suite à préconisations du médecin du travail

Les salariés bénéficiant d'un aménagement de poste sur prescriptions du médecin du travail peuvent bénéficier du télétravail dès lors qu'ils remplissent les conditions d'éligibilité prévues à l’article 2.

Une visite médicale pourra être organisée à la demande de l’employeur afin de disposer de données actualisées sur les exigences auxquelles doit répondre le poste de travail, en termes d’aménagement, du salarié reconnu travailleur handicapé, conformément à l’article R4624-34 du Code du travail.

L’employeur s’engage à étudier les possibilités d’accompagnement matérielles afin d’assurer l’ergonomie du salarié à son poste de travail.

Il pourra être dérogé aux règles posées par l’article 3-1 du présent protocole lorsque le télétravail est de nature à favoriser l'emploi des salariés en situation de handicap ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de maintenir le salarié en activité. L’accord préalable du responsable hiérarchique sera requis.

Article 9 : L’organisation du télétravail dans le cadre d’un plan de continuité d’activité

L'article L1222-11 du Code du travail dispose qu'« en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés. »

Le présent protocole n’a pas vocation à s’appliquer dans la situation décrite ci-dessus et notamment dans le cadre d’un plan de continuité d’activité où des mesures spécifiques pourront être prises.

Article 10 : Enveloppe de jours de télétravail

Article 10-1 : Managers et cadres fonctionnels

Les managers de secteur, non télétravailleurs, disposant déjà d’outils permettant le travail à distance, peuvent avec l’accord de leur pilote travailler occasionnellement à leur domicile sous réserve des contraintes du service et sans que le management de leur secteur n’en soit affecté.

De même, les autres salariés cadres qu’ils soient en situation de management ou non, peuvent, à titre occasionnel, solliciter auprès de leur hiérarchie de travailler à domicile ou dans l’un des autres locaux de l’organisme.

Les cadres et managers sont tenus au respect des dispositions du présent protocole sur les règles de disponibilité à distance ainsi que sur les règles de sécurité et de confidentialité.

Un forfait de 12 jours par cadre et manager par an est ouvert en travail à distance ponctuel. L’accord préalable du responsable hiérarchique est requis et le service RH devra en être informé.

Article 10-2 : L’accès des proches aidants à une organisation en télétravail

Les parties signataires souhaitent favoriser l’articulation entre la vie professionnelle et familiale des proches aidants.

Toute demande de télétravail sera systématiquement examinée pour permettre aux salariés d’accompagner temporairement un proche au sens de l’article L3142-16 du code du travail (parent, conjoint, enfant, etc.) présentant un handicap ou en perte d’autonomie d’une particulière gravité.

Article 11: Episode de pollution et conditions météorologiques particulières

En application de l’article L1222-9 du code du travail, du travail à distance ponctuel pourra être mis en place ; dans la limite des faisabilités informatiques et sous réserve de l’autonomie suffisante des agents ; dès lors que l’autorité préfectorale aura informé le public d’un état de pic de pollution nécessitant de limiter les transports et ainsi les impacts sur l’atmosphère conformément à l’article L 223-1 du code de l’environnement.

La mise en place de ce travail à distance exceptionnel cessera de plein droit au retour à des taux de pollution inférieurs aux seuils d’alerte communiqués par la préfecture.

Les permutations des journées travaillées à distance sont admises, au sein de la même semaine, en cas de conditions météorologiques particulières (intempéries majeures) et dès lors que l’autorité préfectorale en aura informé le public.

Aussi, et afin de préserver la continuité de l’activité en pareilles circonstances, les agents dotés d’un PC portable professionnel s’engagent à le transporter quotidiennement.

Article 12 : Autres dispositions

12-1- Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de deux ans à compter de sa date d’agrément et cessera de plein droit de produire ses effets à l’issue de ce délai.

12-2- Clause de suivi et de rendez-vous

Un suivi de l’application du protocole sera réalisé par le service RH qui transmettra un bilan du présent protocole aux organisations syndicales une fois par an. Cette rencontre permettra aux parties d’échanger sur l’application du protocole et le cas échéant de décider d’engager de nouvelles négociations sur le travail à distance.

12-3 – Modalités de révision de l’accord

Le présent accord pourra également être révisé en cas de modification des dispositions légales ou conventionnelles ou à la demande de l’une des parties en le notifiant par écrit à l’ensemble des parties signataires. L’indication des dispositions dont la révision est demandée devra être précisé.

Dans un délai de deux mois suivant la réception de cette demande écrite, les parties se réunissent pour examiner l’opportunité d’ouvrir une nouvelle négociation.

Par ailleurs, toute révision de l’accord devra faire l’objet d’un avenant et devra être soumis à l’agrément ministériel.

12-4 - Entrée en vigueur

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme. et fera l’objet d’une communication à l’ensemble du personnel de l’URSSAF.

Dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel, le présent accord sera déposé auprès de la Direction de la Sécurité Sociale, de l’UCANSS et de l’ACOSS à partir de l’application dédiée.

Une fois agréé, le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions légales sur la plateforme TéléAccords. En outre, un exemplaire sera transmis au greffe du Conseil des Prud’hommes d’Amiens.

Le présent protocole d’accord prendra effet à sa date d’agrément.

Fait le 3 mai 2021

A Amiens

La direction de l’Urssaf de Picardie :

Les représentants des organisations syndicales :

• CFDT,

• CFE-CGC,

• CFTC,

• FO-SNFOCOS,