Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif aux modalités de fonctionnement du comité social et économique" chez URSSAF DE N-P-D-C - UNION POUR LE RECOUVREMENT DES COTISATIONS DE SECURITE SOCIALE ET D'ALLOCATIONS FAMILIALES DE NORD PAS DE CALAIS (Siège)

Nord - Pas-de-Calais

Protocole d’accord relatif auX MODALITES DE FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Entre l’Urssaf Nord-Pas-de-Calais, représentée par M. XX XX, Directeur,

d’une part,

et

les organisations syndicales suivantes :

• CFDT, représentée par XX et XX,

• CGT, représentée par XX,

• CGT-FO, représentée par XX et XX,

d’autre part.

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

Les ordonnances du 22 septembre 2017 ratifiées par la loi du 29 mars 2018 organisent le regroupement des IRP (CE, DP, CHSCT, DUP) en une instance unique : le Comité social et économique (CSE) qui doit être mis en place au plus tard le 1^er janvier 2020.

Les instances actuelles ayant été renouvelées en mars 2017 pour une durée de 4 ans, elles prendront fin par anticipation le 31 décembre 2019.

C’est dans ce contexte et afin de maintenir un dialogue social de qualité que les parties se sont réunies pour négocier et conclure un accord qui a pour objet de définir les modalités de fonctionnement du CSE.

Article 1 – Périmètre du CSE

Compte tenu de l’organisation de l’entreprise, de l’absence d’autonomie de gestion des différents sites de l’organisme, les parties conviennent de mettre en place un comité social et économique unique au niveau de l’Urssaf Nord-Pas-de-Calais.

Article 2 – La composition du CSE

 Le nombre de représentants

Conformément aux dispositions légales, le Comité social et économique est composé de :

- l’employeur, ou de son représentant, qui peut être assisté de trois collaborateurs qui ont voix consultative,

- de représentants du personnel.

Pour les élections devant intervenir en décembre 2019 pour la mise en place du 1^er CSE, en raison d’un effectif inférieur à 600 salariés, l’instance devrait être composée de 13 membres titulaires et 13 membres suppléants.

Toutefois, afin de tenir compte de l’intégration d’environ 70 personnes de la Caisse déléguée pour la sécurité sociale des indépendants au 1^er janvier 2020, la direction s’engage à porter ce nombre à 14 titulaires et 14 suppléants.

Ce nombre sera repris dans le prochain protocole d’accord préélectoral.

Conformément à l’article L2314-1 du code du travail, les suppléants n’assistent aux réunions qu’en l’absence des titulaires.

 Le bureau du CSE

Lors de la première réunion suivant son élection, le CSE désigne parmi ses membres élus titulaires :

- Un secrétaire

- Un trésorier

Par ailleurs, afin d’assurer une continuité en cas d’absence, un secrétaire adjoint sera désigné, ainsi qu’un trésorier adjoint, parmi les membres titulaires du CSE.

 Le représentant syndical au CSE

Chaque organisation syndicale représentative dans l’organisme peut désigner un représentant syndical au CSE.

Le représentant syndical au CSE assiste aux séances avec voix consultative. Il est choisi parmi les membres du personnel de l’organisme et doit remplir les conditions d’éligibilité au CSE fixées à l’article L2314-19 du code du travail.

 Le référent harcèlement

Un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes sera désigné par le CSE parmi ses membres, par une résolution prise à la majorité des membres présents pour une durée qui prendra fin avec celle du mandat des membres élus du comité.

Article 3 – Les mandats

 La durée des mandats

La durée des mandats des membres du CSE est fixée à 4 ans.

 La limitation du nombre de mandats successifs

Le nombre de mandats successifs des membres du CSE est limitée à trois mandats.

Cette limitation n’est applicable qu’à compter de la mise en place du CSE.

 Le remplacement des membres titulaires en cours de mandats

Les règles de remplacement sont fixées conformément à l’article L2314-37 du code du travail.

 Les crédits d’heures

Chaque membre titulaire du CSE dispose d’un crédit d’heures de 24 heures par mois.

Le temps de délégation des membres titulaires du CSE peut être utilisé cumulativement dans la limite de 12 mois, sans pouvoir dépasser 36 heures par mois.

Pour l’application de cette disposition, il convient de retenir une période de 12 mois consécutifs à compter du début du mandat.

En outre, conformément aux dispositions des articles L2315-9 et R2315-6 du code du travail, les membres titulaires du CSE peuvent mensuellement répartir entre eux et avec les membres suppléants le crédit d’heures dont ils disposent, sans pouvoir conduire l’un d’eux à disposer, dans le mois, de plus de 36 heures.

Afin d’assurer le suivi administratif des crédits d’heures, il est convenu que les élus titulaires informent le département relations sociales à minima 3 jours ouvrés avant l’utilisation des heures cumulées ou mutualisées, en précisant, s’agissant des heures mutualisées, l’identité des personnes concernées et le nombre d’heures mutualisées pour chacune d’elles.

Il est également à noter que chaque membre suppléant du CSE pourra être convoqué par le secrétaire, en tant que de besoin, à la réunion préparatoire afin d’avoir une bonne connaissance des dossiers et pouvoir jouer pleinement son rôle en cas de remplacement du titulaire. A cet effet, les suppléants disposent d’un crédit d’heures de 36h par an.

Par ailleurs, le secrétaire et le trésorier bénéficient chacun d’un crédit d’heures spécifique supplémentaire de 276 heures par an, pour leur permettre d’exercer leurs missions.

Enfin, le représentant syndical au CSE bénéficie d’un crédit d’heures légal de 20 heures par mois.

Le nombre de sièges au CSE et le volume d’heures de délégation des membres du CSE étant des dispositions relevant du protocole d’accord préélectoral, les parties conviennent de reprendre ces dispositions dans le protocole d’accord préélectoral conclu préalablement à la tenue des élections professionnelles.

Le temps passé en réunion du CSE sur convocation de l’employeur ne s’impute pas sur le crédit d’heures de délégation.

 La formation des membres du CSE

Les membres de la délégation du personnel du CSE et le référent harcèlement bénéficient d’une formation en santé, sécurité et conditions de travail. Cette formation d’une durée de 5 jours est prise en charge par l’employeur dans les conditions prévues à l’article R2315-20 et suivants du code du travail.

Cette formation est renouvelée lorsque les membres du CSE ont exercé leur mandat pendant quatre années consécutives ou non.

Les membres titulaires du CSE, élus pour la première fois, bénéficient d’un stage de formation économique d’une durée maximale de 5 jours.

Les formations des membres du CSE sont dispensées par un organisme figurant sur une liste arrêtée par décret en Conseil d’Etat.

Le temps consacré à ces formations est pris sur le temps de travail et est rémunéré comme tel. Il n’est pas déduit des heures de délégation.

 Le budget du CSE 

Budget des activités sociales et culturelles

La contribution de l’Urssaf Nord-Pas de Calais est fixée à 2,55% de la masse salariale brute.

Le budget de fonctionnement

La contribution de l’Urssaf Nord-Pas de Calais est fixée à 0,20% de la masse salariale brute.

Article 4 – Les attributions du CSE

 Les attributions générales

Les attributions du CSE sont définies à l’article L2312-8 et suivants du code du travail.

Le comité social et économique a pour mission « d’assurer une expression collective des salariés permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l’évolution économique et financière de l’entreprise, à l’organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production.

Le comité est informé et consulté sur les questions intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise, notamment sur :

- les mesures de nature à affecter le volume ou la structure des effectifs,

- les modifications de son organisation économique ou juridique,

- les conditions d’emploi, de travail, notamment la durée du travail, et la formation professionnelle,

- l’introduction des nouvelles technologies, tout aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail,

- les mesures prises en vue de faciliter la mise, la remise ou le maintien au travail des accidentés du travail, des invalides de guerre, des invalides civils, des personnes atteintes de maladies chroniques évolutives et des travailleurs handicapés, notamment sur l’aménagement des postes de travail »

Conformément à l’article L2312-9 du code du travail, « dans le champ de la santé, de la sécurité et des conditions de travail, le comité social et économique :

- procède à l’analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs, notamment les femmes enceintes, ainsi que des effets de l’exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés à l’article L4161-1,

- contribue notamment à faciliter l’accès des femmes à tous les emplois, à la résolution des problèmes liés à la maternité, l’adaptation et à l’aménagement des postes de travail afin de faciliter l’accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois au cours de leur vie professionnelle,

- peut susciter tout initiative qu’il estime utile et proposer notamment des actons de prévention du harcèlement moral, du harcèlement sexuel et des agissements sexistes définis à l’article L1142-2-1. Le refus de l’employeur est motivé »

Il a également pour mission de présenter à l’employeur les réclamations individuelles ou collectives relatives aux salaires, à l’application du code du travail et des autres dispositions légales concernant notamment la protection sociale, ainsi que des conventions et accords applicables dans l’entreprise.

 Les Consultations

Le CSE est consulté tous les 3 ans sur les orientations stratégiques de l’organisme.

Le CSE est consulté chaque année sur :

- La situation économique et financière de l’organisme,

- La politique sociale de l’organisme, les conditions de travail et l’emploi

Le CSE est également consulté ponctuellement dans tous les cas prévus par un texte spécifique.

 Les délais de consultations

Hors des délais préfixes prévus par le code du travail, le CSE est réputé avoir été consulté et rendu un avis négatif s’il ne s’est pas prononcé à l’expiration d’un délai de 15 jours à compter de la mise à disposition des informations.

Ce délai est porté à deux mois maximum en cas d’expertise.

Article 5 – Les réunions du CSE

Nombre de réunions

Le CSE se réunit 1 fois par mois. Au moins 4 réunions dans l’année porteront en totalité ou en partie sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

Le médecin du travail et le référent santé et sécurité assistent avec voix consultative aux réunions sur les points de l’ordre du jour relatifs aux questions relatives à la sécurité et aux conditions de travail.

Des réunions extraordinaires peuvent se tenir dans les cas prévus à l’article L2315-27 du code du travail.

Participants aux réunions

Comme indiqué précédemment, les suppléants n’assistent aux réunions du CSE qu’en l’absence du titulaire.

Il appartient au titulaire d’informer de son absence à la réunion le membre suppléant appelé à le remplacer, ainsi que le secrétaire et le président du CSE.

Convocation et ordre du jour

Conformément aux dispositions légales applicables, l’ordre du jour de chaque réunion du CSE est établi par le président et le secrétaire. En cas d’indisponibilité de ce dernier le secrétaire adjoint le supplée pour l’établissement de l’ordre du jour.

L’ordre du jour est joint à la convocation envoyée par l’employeur aux membres titulaires du CSE et au représentant syndical au CSE, par messagerie électronique.

Les suppléants en sont destinataires en copie.

Article 6 – Les représentants de proximité

Compte tenu du périmètre régional du CSE, et afin d’assurer une représentation au plus près du terrain des salariés de chaque site, les parties conviennent de mettre en place des représentants de proximité au sein des 6 sites de l’Urssaf.

Nombre et périmètre d’exercice des représentants de proximité

3 représentants de proximité dont 1 cadre sur le site d’Arras

2 représentants de proximité dont 1 cadre sur le site de Calais

2 représentants de proximité dont 1 cadre sur le site de Douai

3 représentants de proximité dont 1 cadre sur le site de Lille

2 représentants de proximité dont 1 cadre sur le site de Tourcoing

2 représentants de proximité dont 1 cadre sur le site de Valenciennes

Modalités de désignation

Les représentants de proximité sont des salariés de l’Urssaf Nord-Pas-de-Calais, choisis dans le CSE ou en dehors du CSE. Ils doivent remplir les conditions d’éligibilité telles que prévues pour les membres du CSE à l’article L2314-19 du code du travail.

Ils exercent leurs attributions sur le site auquel ils sont affectés.

Ils sont désignés par le CSE lors de la première réunion du CSE suivant les élections professionnelles et en fonction du résultat de celles-ci.

Les représentants de proximité sont désignés par le CSE, sur présentation des organisations syndicales, parmi les membres du personnel du site au prorata du nombre de voix obtenues par site et par collège.

Attributions des représentants de proximité

Le représentant de proximité joue un rôle de relais entre le CSE et les salariés du site auquel il est rattaché.

A ce titre il a pour mission :

- d’être à l’écoute du personnel sur toutes les questions liées aux conditions de travail, à la charge de travail et à la qualité de vie au travail

- de communiquer au CSE, le cas échéant, les observations et suggestions en matière de prévention des risques professionnels et de conditions de travail

- de remonter aux membres du CSE d’éventuels cas d’atteinte injustifiée aux droits des travailleurs, à leur santé physique et mentale et aux liberté individuelles dans l’entreprise, notamment en matière de discrimination et de harcèlement sexuel et moral

- à la demande du CSE, assurer un rôle de relais local pour la gestion des œuvres sociales

- de faire remonter au CSE les revendications individuelles ou collectives et les sollicitations des salariés.

Le représentant de proximité qui serait un élu suppléant du CSE ou qui serait choisi hors du CSE ne pouvant assister aux réunions du CSE, il lui appartiendra de faire remonter les revendications et sollicitations des salariés 5 jours avant la réunion du CSE afin que le secrétaire puisse les faire inscrire à l’ordre du jour.

Moyens des représentants de proximité

Sous réserve des dispositions particulières évoquées à l’article 7 ci-après, les représentants de proximité disposent chacun d’un crédit d’heures annuel de 72 h pour l’exercice de leurs missions.

En cas de désignation en cours d’année, le crédit d’heures est proratisé en fonction du nombre de mois restant à courir sur l’année.

Durée des mandats

Les représentants de proximité sont désignés pour une durée qui prend fin avec celle des mandats des membres élus du CSE.

Des évènements tels que la démission, la rupture du contrat de travail, le changement de site d’affectation… entraîneront la perte du mandat de représentant de proximité. Il sera alors procédé au remplacement par le CSE selon les mêmes modalités que la désignation initiale, pour la durée du mandat restant à courir.

Article 7 – La Commission santé sécurité et conditions de travail (CSSCT)

Compte tenu de l’effectif de l’organisme, la création d’une commission santé sécurité et conditions de travail est obligatoire. Elle est mise en place au sein du CSE.

Composition de la CSSCT

La CSSCT se compose :

- De l’employeur ou son représentant

- De 3 membres dont 1 appartenant au collège cadres.

L’employeur peut par ailleurs se faire assister par des collaborateurs appartenant à l’organisme. Toutefois, ensemble, ils ne peuvent pas être en nombre supérieur à celui des membres de la CSSCT représentant le personnel.

Assistent également aux réunions de la CSSCT, les médecins du travail, les référents santé et sécurité au travail et 5 représentants de proximité.

Sont également invités aux réunions de la commission, l’agent de contrôle de l’inspection du travail, l’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale.

Modalités de désignation

Les 3 membres de la CSSCT sont désignés par le CSE, parmi ses membres élus titulaires ou suppléants, par une résolution adoptée à la majorité des membres présents conformément à l’article L2315-32 du code du travail pour une durée qui prend fin avec celle des mandats des membres élus du CSE.

Cette désignation intervient lors de la première réunion du CSE suivant les élections professionnelles.

En cas de cessation anticipée des fonctions d’un membre de la commission, il appartient au CSE d’organiser la désignation de son remplaçant dans les conditions sus visées.

La CSSCT désigne un rapporteur parmi ses membres.

Missions de la CSSCT

La CSSCT se voit confier par délégation du CSE tout ou partie de ses attributions relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail, à l’exception du recours à un expert et des attributions consultatives du Comité.

Dès lors, la CSSCT ne peut être consultée en lieu et place du CSE.

Elle a pour mission notamment d’examiner les projets impactant les conditions de travail qui sont soumis à une consultation du CSE.

Par délégation du CSE, la CSSCT a également pour mission de procéder aux inspections en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail, prévues à l’article L2312-13 du code du travail.

Modalités d’exercice de ses missions

La CSSCT est présidée par l’employeur ou son représentant.

Elle se réunit au moins 4 fois par an en amont des réunions du CSE portant en tout ou partie sur les attributions du CSE en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

Ces réunions de la commission se tiennent sur la base d’un ordre du jour établi conjointement par le président et le rapporteur de la CSSCT et adressé avec la convocation aux membres dans un délai de 8 jours calendaires avant leurs tenues.

Elle se réunit également à titre exceptionnel dans les cas prévus à l’article L2315-27 du code du travail.

Les membres de la CSSCT bénéficient chacun d’un crédit d’heures de délégation de 60 heures par an.

Les 5 représentants de proximité qui assisteront aux réunions de la CSSCT disposeront chacun d’un crédit d’heures annuel de 60 heures, qui s’ajoutera au crédit d’heures annuel de 72 heures prévu à l’article 6 ci-dessus.

Le temps passé en réunion de la CSSCT sur convocation de l’employeur par les trois membres de la CSSCT ne s’impute pas sur le crédit d’heures de délégation.

Article 8 – Les autres commissions

 La commission formation professionnelle

Elle est chargée de préparer les délibérations du CSE en matière de formation professionnelle.

Elle est composée de 4 membres désignés par le CSE parmi ses membres titulaires ou suppléants dont au moins un membre du collège cadre, par une résolution adoptée à la majorité des membres présents.

Elle se réunit sur convocation de l’employeur, pour examiner le bilan de la formation professionnelle, les orientations de la formation et le plan de développement des compétences de l’année à venir.

Assistent à la réunion, le responsable du département relations sociales, le responsable du département RH et un chargé de formation afin de répondre aux questions des membres.

 La commission égalité professionnelle

Elle est chargée de préparer les délibérations du CSE sur la thématique de l’égalité professionnelle.

Elle est composée de 4 membres désignés par le CSE parmi ses membres titulaires ou suppléants dont au moins un membre du collège cadre, par une résolution adoptée à la majorité des membres présents.

 La commission d’information et d’aide au logement

Elle facilite le logement et l’accession des salariés à la propriété et à la location de locaux d’habitation.

Elle est composée de 4 membres désignés par le CSE parmi ses membres titulaires ou suppléants dont au moins un membre du collège cadre, par une résolution adoptée à la majorité des membres présents.

 La commission des prêts sociaux

Elle étudie les demandes et prend la décision d’accorder ou non le prêt sollicité si la situation évoquée est digne d’intérêt.

Elle est composée de 4 membres désignés par le CSE parmi ses membres titulaires ou suppléants dont au moins un membre du collège cadre, par une résolution adoptée à la majorité des membres présents.

 Dispositions communes aux 4 commissions

Le temps passé par les membres du CSE aux réunions des commissions citées au présent article s’imputent sur le crédit d’heures dont disposent les intéressés.

Article 9 – Durée du protocole d’accord

Le présent protocole d’accord est conclu pour une durée déterminée et prendra fin avec le terme des mandats des prochains élus du CSE.

A l’arrivée du terme de ce protocole, il cessera de produire ses effets.

Il pourra être révisé avec un préavis de trois mois dans les conditions prévues par le Code du Travail.

Article 10 – Dispositions diverses

L’accord relatif aux moyens accordés au plan local aux anciennes instances représentatives du personnel sera caduc au jour de la mise en place du CSE.

Article 11 – Information du personnel

L’ensemble des salariés sera informé de ces nouvelles dispositions par voie d’affichage et une mise à disposition sous format dématérialisé.

Article 12– Dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme, aux instances représentatives du personnel.

Il sera également transmis à l’UCANSS, à la Direction de la sécurité sociale compétente dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel (l’antenne inter régionale de la Mission nationale de contrôle et d’audit des organismes de sécurité sociale ainsi que l’ACOSS en étant pour leur part destinataires en copie) par voie dématérialisée.

Une fois agréé, le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DIRECCTE via la plateforme de téléprocédure du Ministère, du travail, et du greffe du Conseil de Prud’hommes de Lille.

Article 13 – Entrée en vigueur

L’entrée en vigueur du présent protocole d’accord est subordonnée à l’agrément ministériel. Ses dispositions s’appliqueront à compter du 1^er janvier 2020.

Fait à Lille, le

En 7 exemplaires originaux

Pour l’Urssaf Nord-Pas-de-Calais,

Le Directeur,

Les représentants des organisations syndicales

Pour la CFDT Pour la CGT

Pour la CGT-FO