Accord d'entreprise "PA relatif au vote électronique Election représentants du personnel au CA" chez URSSAF BRETAGNE (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE

Election des representantS du personnel

au conseil administration DE L’URSSAF BRETAGNE

Entre,

L’Urssaf Bretagne

dont le siège social est sis 6 rue Robert d’Arbrissel 35000 Rennes

représentée par

d’une part,

et

Les organisations syndicales représentatives soussignées,

La CFDT,

FO,

d’autre part,

il est convenu ce qui suit :

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties conviennent de formaliser la mise en place du vote électronique par Internet pour les élections des représentants du personnel au Conseil Administration de l’Urssaf Bretagne.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (Loi N°2004-575 du 21 juin 2004), du décret 2007-602 et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles, ainsi que de l’article D231-15 du Code de la Sécurité sociale, qui renvoie à l’article L2314-26 du Code du Travail.

La mise en place de ce dispositif est confiée à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Ce protocole d’accord précise le cadre général de la mise en œuvre du vote électronique et est lié de plein droit au protocole d’accord préélectoral, et son calendrier, fixant les modalités d’organisation des élections des représentants du personnel au conseil d’administration de l’Urssaf Bretagne.

Chapitre 1 - Principes généraux

Le système retenu repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur 

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré 

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin 

• La confidentialité : le secret du vote.

Chapitre 2 - Modalités d’organisation des opérations

Article 1 - Organisation matérielle et déroulement du scrutin

Le processus de vote est réalisé exclusivement par Internet.

Article 2 – Choix d’un prestataire extérieur

Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maitriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé et dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant.

Le nom du prestataire retenu sera mentionné dans le protocole d’accord préélectoral

Un bureau de vote sera constitué pour chaque collège et sera composé comme suit :

• un président : l'électeur le plus ancien ou, à défaut, un salarié volontaire ;

• deux assesseurs : le second plus ancien et le plus jeune électeur ou, à défaut, des salariés volontaires.

Le bureau de vote, qui sera réuni sur le site de Rennes le dernier jour de l’élection, est chargé de contrôler le déroulement des opérations électorales. Il s'assure de la régularité, du secret du vote, procède au dépouillement des votes après clôture du scrutin par son président et proclame les résultats.

Un représentant de chaque liste de candidats, électeur, peut assister aux opérations électorales.

Le temps passé par ces observateurs au déroulement des élections est rémunéré comme temps de travail.

Les candidats peuvent assister aux élections dans les mêmes conditions que les délégués de liste.

La direction de l’organisme peut désigner un représentant de son choix qui sera chargé d'assister aux opérations électorales.

Article 2 - Déclaration CNIL

L’Urssaf Bretagne réalisera les formalités déclaratives préalables auprès de la Cnil et les organisations syndicales seront tenues informées de l’accomplissement de ces formalités.

Article 3 - Information au système de vote électronique

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d’une information sur le système de vote électronique retenu.

Une formation sur le système de vote électronique retenu sera organisée par le prestataire conformément à l’article R2314-12 du Code du travail.

Article 4 - Cellule d’assistance technique

L’Urssaf Bretagne met en place en coordination avec le prestataire une cellule d’assistance technique dite de proximité chargée de veiller à l’accompagnement des salariés, au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Chapitre 3 - Déroulement des opérations de vote

Article 1 - Établissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire relève de la responsabilité de l’organisme. Il sera transmis les données suivantes au sujet de chaque électeur : les nom et prénom des inscrits, la date de naissance, l’ancienneté, le collège électoral, le site d’affectation et l’adresse postale.

Conformément à l’article R2314-7 du Code du travail, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies sur une ou deux pages format A4 (21x29,7), sous la forme d'un fichier au format PDF couleur dont la taille ne doit pas dépasser 2Mo et sans lien hypertexte. Il appartient aux organisations syndicales de ne pas transmettre un fichier trop lourd pour le téléchargement.

Le logo National apparaît par défaut mais possibilité de le personnaliser au format PNG, taille de 200 pixels x 200 pixels. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format.

Article 2 - Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule pendant une période délimitée et définie dans le calendrier du protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le constat du scellement des urnes intervient juste avant l’ouverture du vote.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’organisme établira une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Article 3 - Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur recevra, à son domicile, par courrier simple, l’adresse du site et les moyens d’authentification.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes accès.

Article 4 - Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote. Une fois connecté, l’électeur pourra voter. Seules les listes correspondant à son collège lui seront présentées.

En cas de perte ou d'oubli des codes, l'électeur pourra effectuer une demande renvoi des codes via la page d’accueil du site de vote. L’assistance pourra guider les électeurs sur cette procédure. De nouveaux codes à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur).

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran et il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès, du mot de passe et d’une donnée personnelle pour confirmer le choix de vote vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du ou des votes. Cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote ou les votes viennent d’être réalisés. La liste d’émargement enregistre les éléments suivants : collège d’appartenance, matricule, nom, prénom, site d’affectation, date et heure du vote.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Article 5 - Programmation du site

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans un ordre défini par défaut par le prestataire à savoir, par ordre aléatoire.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la typographie utilisée soit identique pour toutes les listes.

Chapitre 4 - Clôture et Résultats

Article 1 - Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne électronique, les listes d’émargements électroniques et les états courants gérés par les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Article 2 - Décompte et attribution des sièges

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans le bureau de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.

Des clés de chiffrement, générées lors de la formation des bureaux de vote permettront lors de leur activation de procéder au dépouillement. La génération de ces clés avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls les présidents des bureaux de dépouillement et les assesseurs en ont connaissance, à l’exclusion de toute autre personne.

Il sera fait application des recommandations de la Cnil concernant le nombre de clés de chiffrement devant être émises et permettant d’assurer la parfaite sécurité du scrutin lors du dépouillement.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste. Sous réserve de la faisabilité technique, les résultats pourront être communiqués par site.

Ainsi, dans le bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux préremplis.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Article 3 - Délais de recours et destruction des données

L’organisme et/ou le prestataire conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’organisme ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

Chapitre 5 - Sécurité et confidentialité

Article 1 - Anonymat et confidentialité des suffrages (articles R 2314-6 et suivants du Code du travail)

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 2 - Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Chapitre 6 – Dispositions diverses

Le présent accord est transmis aux Organisations syndicales présentes dans l’Organisme, aux instances représentatives du personnel.

Afin de veiller à la bonne application de cet accord, il est constitué une commission de suivi composée des organisations syndicales représentatives ainsi que le secrétaire du CSE, le secrétaire de la CSSCT. La commission se réunira une fois par an sur demande de ses membres.

Par ailleurs, en cas d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau pour évaluer l’opportunité d’adapter l’accord.

Une information complète est assurée par la Direction régionale au travers de publications internes, de tout autre moyen qui lui semblera approprié.

Le présent accord est communiqué à chaque salarié de l’Urssaf Bretagne par voie d’affichage et par diffusion individuelle.

Il sera transmis à l’UCANSS, à la Direction de la Sécurité Sociale dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel.

Le présent accord entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat.

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DREETS via la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, et du greffe du conseil des prud’hommes.

Chapitre 7 – Durée de l’accord

L’accord est prévu pour une durée déterminée liée aux élections des représentants du personnel au conseil d’administration 2022 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

Fait à Rennes, le 23 novembre 2021

Pour l’Urssaf Bretagne

Le Directeur Régional

Pour la CFDT,

Pour FO,

En 8 exemplaires originaux dont un pour chacune des parties.