Accord d'entreprise "Protocole d'accord preelectoral" chez CAF 18 - CAISSE D'ALLOCATIONS FAMILIALES DU CHER (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

Il a été convenu ce qui suit en vue de l’élection des membres du Comité Social et Economique et dans le cadre des dispositions légales du Code du Travail entre :

• la Direction de la Caisse d’Allocations Familiales:

Représentée par,

et

• les organisations syndicales suivantes :

• CFDT représentée par

• CGT représentée par

• CFTC représentée par

Préambule

L’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 « relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales » prévoit la fusion du Comité d’entreprise, des délégués du personnel, et du CHSCT en une instance unique de représentation du personnel : le Comité Social et Economique (CSE) qui conservera les attributions propres à chacune des trois anciennes instances.

Le présent protocole s’inscrit dans le respect des principes généraux du droit électoral et du Code du travail, et a notamment pour objectif de fixer :

- Le nombre et la composition des collèges électoraux pour l’élection du CSE ;

- La répartition du personnel dans les collèges ;

- La répartition des sièges dans les collèges ;

- Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales,

- Le cas échéant, le découpage de l’entreprise en établissements distincts.

Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales et règlementaires en vigueur, selon les modalités définies ci-après ;

ARTICLE 1 : Le vote électronique

Il est rappelé que l’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 pris en application cette ordonnance précise notamment la composition ainsi que les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Conformément à la conclusion de l’accord collectif d’entreprise signé en date du 26 juin 2019 agrée en date du 11 septembre 2019 dénommé Accord sur le recours au vote électronique pour les élections CSE de la Caf du Cher et approuvé par les organisations syndicales représentatives au sein de la Caf du Cher, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.

Sa mise en œuvre est confiée à la société KERCIA SOLUTIONS ALPHAVOTE - 30 chemin du Vieux Chêne, 38240 MEYLAN.

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 ainsi qu’au décret n°2016-1676 pour application de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels dite Loi Travail relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants au Comité d’Etablissement et modifiant le code du travail.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

ARTICLE 2 : Date, heure et lieu de scrutin

La date de l’élection pour le premier tour de scrutin est fixée au 19 novembre 2019 à 12h00.

Le vote électronique sera possible du 14 novembre 2019 8h00 au 19 novembre 2019 à 12h00.

Dans l’hypothèse où un deuxième tour s’avérerait nécessaire, il aurait lieu le 3 décembre 2019 12h00.

Le vote électronique sera possible du 28 novembre 2019 8h00 au 3 décembre 2019 à 12h00.

Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :

• de clôture des votes par internet,

• du dépouillement électronique,

• de la proclamation des résultats.

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter pendant le temps de travail.

La participation au scrutin et, le cas échéant, au bureau de vote n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les mandats des représentants au CSE débuteront le lendemain du 1er tour des élections professionnelles, ou du 2nd tour le cas échéant.

ARTICLE 3 : Nombre de représentants à élire

Pour l’appréciation de la condition d’effectif, l’article L. 2311-2 du Code du travail précise que le seuil doit être atteint pendant 12 mois consécutifs.

Au 19 novembre 2019, l’effectif global de référence pour déterminer le seuil de représentativité est de 136.73 ETP.

Article 3-1 La répartition du personnel entre les collèges électoraux

Pour les élections du Comité Social et Economique, sont retenus 2 collèges électoraux, comprenant chacun les catégories professionnelles suivantes :

1er collège « employés» : 108.65 ETP soit 123 salariés

2ème collège « cadres » : 28.08 ETP soit 29 salariés

Article 3-2 La répartition des sièges à pourvoir

Le nombre de sièges à pourvoir pour les élections professionnelles du Comité Social et Economique est de 7 titulaires et de 7 suppléants.

La répartition des sièges entre les collèges est la suivante :

1er collège : 6 titulaires - 6 suppléants

2ème collège : 1 titulaire - 1 suppléant

Conformément aux dispositions légales, les listes de candidatures qui comportent plusieurs candidats sont composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale (article L 2314-30 du Code du travail).

Dans l'hypothèse où la représentation d'un sexe est totalement exclue, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe non représenté sans qu'il ne puisse être en première position sur la liste Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

Toutefois, lorsqu’il n’y a qu’un seul siège à pourvoir dans un collège, la règle de représentation équilibrée n’ayant pas vocation à être appliquée, la liste pourra contenir indifféremment un homme ou une femme.

Parmi les collèges, la répartition des hommes et des femmes est la suivante :

1er collège : 10 hommes (10 ETP) soit 8.13% – 113 femmes (98.65 ETP) soit 91.87%

2ème collège : 9 hommes (8.21 ETP) soit 31.03% – 20 femmes (19.87 ETP) soit 68.97%

Article 3-3 La durée des mandats

La durée des mandats pour les membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique est fixée à 4 ans.

Article 3-4 Les heures de délégation

Les membres titulaires bénéficient d'un crédit d'heures de délégation pour l'exercice de leurs fonctions, à hauteur de 21h00 par mois.

ARTICLE 4 : Electorat et éligibilité

Sont électeurs, en application des dispositions de l’article L.2314-18 du Code du Travail, les salariés permanents qui :

- ont un contrat de travail en cours au jour du 1^er tour des élections

- sont âgés de seize ans révolus

- comptent une ancienneté, continue ou discontinue, d’au moins 3 mois dans l’entreprise

- jouissent de la totalité de leurs droits civiques

ARTICLE 5 : Listes électorales

Les listes électorales (une par collège) établies par l’employeur seront affichées au plus tard le 26 septembre 2019.

L’ancienneté dans l’entreprise sera calculée à la date du premier tour de scrutin.

Il est précisé que les organisations syndicales signataires du présent protocole auront accès à la liste des salariés (par affichage et par mail ou courrier).

Ces listes devront préciser pour chaque salarié :

• nom - prénom

• l’âge ou la date de naissance

• date d’ancienneté dans l’entreprise

• le collège.

Les contestations relatives à ces listes devront être adressées à la direction dans les 3 jours suivant l’affichage.

ARTICLE 6 : Dépôt des candidatures

Au premier tour des élections professionnelles, seules les organisations syndicales visées à l’article L.2314-5 du Code du Travail, sont habilitées à présenter des candidatures.

Afin d’obtenir une représentation équilibrée des femmes et des hommes, les listes des candidatures comporteront, autant que possible, une alternance femmes/hommes.

Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.

La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, est également admise, conformément aux dispositions légales. En revanche, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.

En cas de liste commune entre plusieurs Organisations Syndicales, la Direction en informera le prestataire.

Les organisations syndicales visées à l’article L.2314-5 du Code du Travail sont invitées à communiquer la liste de leurs candidats pour le premier tour au plus tard le 4 octobre 2019 jusqu’à 12 heures.

Les listes de candidats sont communiquées à la Direction par :

• lettre recommandée avec accusée de réception

• lettre remise contre récépissé

• mail avec accusé de réception

ressources-humaines.cafbourges@cafbourges.cnafmail.fr

copie aurore.bonnot@cafbourges.cnafmail.fr

Si un deuxième tour s’avère nécessaire, les listes déposées au premier tour restent valables.

La direction des ressources humaines affiche avec les résultats du premier tour un appel à candidatures indiquant le nombre de sièges qu'il reste à pourvoir et les collèges concernés. Cet affichage doit être effectué dès le lendemain de la proclamation des résultats du premier tour, soit le 20 novembre 2019.

Au second tour, les candidatures étant libres, toute personne remplissant les conditions d’éligibilité pourra se présenter en tant que candidat.

Le scrutin étant un scrutin de liste, les candidats auront à se présenter en liste.

Un candidat se présentant seul sera considéré comme une liste à lui tout seul.

Un même candidat pourra se présenter, à la fois, comme titulaire et comme suppléant, étant entendu que s’il est élu à la fois comme titulaire et comme suppléant, il sera automatiquement désigné comme titulaire.

Le dépôt à la Direction de nouvelles listes ou les modifications apportées aux listes déjà communiquées doit s’effectuer dans les formes prévues ci-dessus, au plus tard le 25 novembre 2019 à 12h00.

Les listes de candidatures sont établies collège par collège, titulaires et suppléants étant distingués.

Les listes de candidat, communiquées dans le délai imparti, sont affichées par la Direction dès qu’elles ont été portées à sa connaissance.

ARTICLE 7 : Nombre de mandats successifs

Conformément à l'article L. 2314-33 et au présent protocole le nombre de mandats successifs pour un même représentant au comité social et économique n’est pas limité dans le temps.

ARTICLE 8 : Campagne électorale - Propagande électorale des candidats

Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions relatives à l'exercice du droit syndical dans l'entreprise : affichage, distribution de tracts, réunions, etc.

Au premier tour, les Organisations Syndicales pourront remettre au service Ressources Humaines par courriel avec accusé de réception (ressources-humaines.cafbourges@cafbourges.cnafmail.fr copie aurore.bonnot@cafbourges.cnafmail.fr ) leurs supports de propagande électorale (au format PDF, consistant chacun en 2 feuillets 21x29.7 couleur (format A4) recto) pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet.

La date limite de remise de ces supports est fixée au 15 octobre 2019 jusqu’à 16h00 au plus tard.

De même, au second tour, les candidats pourront remettre service Ressources Humaines leurs supports de propagande électorale jusqu'au 25 novembre 2019 jusqu’à 16h00 au plus tard.

Il est précisé que les supports de propagande électorale acceptés seront constitués d’un fichier PDF comportant 2 pages au maximum.

Les agents qui le souhaitent pourront rencontrer, sur leur temps de travail, chaque organisation syndicale présentant une liste au premier tour dans la limite d’1h00.

Un local sera mis à disposition des organisations à cet effet La date sera déterminée une semaine avant la date prévue.

ARTICLE 9 : Vote électronique

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Un descriptif détaillé du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est présenté ci-dessous.

Chaque salarié est informé au moyen d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

ARTICLE 10 : Modalités pratiques du vote électronique

10.1. Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des 2 scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaires et suppléants).

Le logo et le nom de la liste seront affichés. L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

10.2. Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes, de haut en bas (et de gauche à droite si nécessaire).

Les logos doivent être fournis par les listes en présence au service des Ressources Humaines au plus tard le 15 octobre 2019(ressources-humaines.cafbourges@cafbourges.cnafmail.fr copie aurore.bonnot@cafbourges.cnafmail.fr), qui les transmet au prestataire, en format GIF ou JPG, hauteur 55 pixels, largeur 55 pixels.

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs dans un ordre aléatoire afin de ne pas avantager les unes ou les autres.

10.3. Matériel de vote - Codes confidentiels

Chaque électeur est identifié par un matricule. Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Entreprise. Ces codes sont adressés à chaque agent par la société prestataire par courrier à son domicile.

Ces codes, valables pour les deux tours, permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote. Seront jointes à ce courrier les explications nécessaires au vote électronique.

L’électeur peut voter via un poste informatique fixe ou portable, tablette ou smartphone.

10.4. Communication des codes de vote

Le prestataire expédiera un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur une semaine avant le début du scrutin.

En cas de perte, de vol ou de non réception de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander le réassort par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique, au numéro vert (appel gratuit 0 800 10 12 30), pendant le scrutin : 7j/7,24h/24.

Un opérateur téléphonique s’assurera de l’identité de l’électeur, selon une procédure d’identification prévue. Cette procédure peut comporter plusieurs questions/réponses (connues par AlphaVote) concernant l’électeur : nom, prénom, date de naissance, lieu de naissance etc…

Une fois que l’électeur a répondu de manière exacte à l’ensemble de la procédure d’identification, l’opérateur téléphonique va pouvoir générer un nouveau mot de passe. Il l’administrera ensuite à l’électeur, de manière sécurisée (e-mail, SMS ou courrier (délais de production et d’expédition à prendre en compte).

10.5. Protocole de restitution des clefs de vote

En cas de perte ou de non réception de ce courrier, l'électeur déclarera cette perte ou non réception à partir du site internet ou s'adressera au service des Ressources Humaines.

Après vérification de l’identité de l’électeur, le service des Ressources Humaines enverra à l’adresse déclarée dans le système ou remettra en mains propres et une seule fois, un nouveau matériel de vote énoncé ci-dessus, cacheté sous pli fermé avec de nouveaux codes d’accès.

10.6. Scellement du système et formation

(articles R2314-15 et R2324-11 du Code du Travail)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera les agents du service des ressources humaines, chargés du projet électoral, avant l'ouverture du site internet (J-16 avant dépouillement). Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou webformation.

Un représentant du prestataire assistera à distance lors des opérations suivantes (J-7 avant dépouillement- durée 1h30) :

- Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

- Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,

- Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote.

Les organisations syndicales signataires du présent protocole sont invitées par le service des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

La cérémonie de scellement sera animée par un représentant de l’équipe des Ressources Humaines qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.

L'information et la formation sont assurées à distance par le prestataire :

- pour les représentants des syndicats signataires, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

- pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

10.7. Cellule d’assistance technique

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

10.8. Assistance aux électeurs

Un numéro vert spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec le prestataire sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin (7j/7, 24h/24, 0 800 10 12 30).

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

10.9 Suivi du taux de participation

Des accès à la plateforme seront donnés aux scrutateurs afin de pouvoir consulter en direct le taux de participation. Ces personnes sont : les membres du bureau de vote et les représentants syndicaux des organisations syndicales ayant déposés une liste.

ARTICLE 11 : Dates et horaires des votes par internet

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter.

Le personnel pourra voter durant ses plages horaires de travail à partir de tout poste informatique CAF mis à sa disposition sur les différents sites.

Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire ou de son compteur, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

Le personnel pourra s’il le souhaite voter de tout poste personnel et en dehors de son temps de travail à partir d’un poste connecté à Internet.

Dans ce cas aucun temps de vote supplémentaire ne sera rajouté au compteur à partir du moment où l’ensemble des moyens sont mis à disposition sur son lieu de travail et pendant son temps de travail effectif pour lui permettre de voter.

Les modalités sont laissées à l’appréciation personnelle des agents.

ARTICLE 12 : Bureaux de vote

Le bureau de vote est chargé de contrôler le déroulement des opérations électorales. Il s'assure de la régularité, du secret du vote, procède au dépouillement des votes après clôture du scrutin par son président et proclame les résultats.

Un bureau de vote est mis en place. Il sera composé de trois électeurs :

• un président : l'électeur le plus ancien ou, à défaut, un salarié volontaire ;

• deux assesseurs : le second plus ancien et le plus jeune électeur ou, à défaut, des salariés volontaires.

La direction fournit au bureau de vote les listes d'émargement et un exemplaire du présent protocole d'accord préélectoral.

La direction de l'entreprise peut désigner un représentant de son choix qui sera chargé d'assister aux opérations électorales. Les candidats peuvent assister aux élections dans les mêmes conditions que les délégués de liste.

ARTICLE 13 : Modalités et dépouillement du vote

13.1 Cadre

Les deux tours se dérouleront dans les mêmes conditions.

Les votes sont distincts par collège et par type de mandat, titulaire ou suppléant.

A l'heure fixée par le présent protocole, après clôture automatique du scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé.

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.

13.2 Décompte des suffrages

Lors du vote, chaque liste de candidats est représentée par un bulletin.

L’électeur choisit un bulletin sur lequel il a la possibilité, s’il le souhaite, de raturer un ou plusieurs candidats, mais il ne peut pas modifier l’ordre des candidats ou ajouter un candidat. Il ne peut pas non plus « panacher » son vote en sélectionnant les candidats de plusieurs listes.

Bulletins blancs : bulletins dont le seul nom ou tous les noms ont été rayés ;

13.3 Quorum

Un quorum est imposé au premier tour. Il s’agit du nombre de voix minimal exigé pour que les résultats du scrutin soient pris en compte. Si le nombre des votants est inférieur à la moitié des électeurs inscrits, il est procédé à un second tour.

Exemple : nombre d’inscrits : 140. Quorum 140/2=70. Nombre de votes : 80. Bulletins blancs : 10. Nombre de votants (suffrage exprimés) : 80-10=70.

Le quorum est atteint puisque le nombre de suffrage exprimés est bien égal à la moitié des inscrits.

13.4 Attribution des sièges

Quotient électoral

Le quotient électoral est égal au nombre total de suffrages valablement exprimés (bulletins blancs écartés) par les électeurs du collège, divisé par le nombre de siège à pourvoir.

Exemple : 6 sièges titulaires sont à pourvoir dans le collège employés. Résultat au scrutin. Inscrits 140. Votants : 100. Bulletins blancs : 15. Suffrages valablement exprimés : 100-15=85

Le quotient électoral est de 85/6=14.16

En pratique, la première étape consiste donc à déterminer le quotient électoral et le nombre de voix recueillies par chaque liste. La seconde consiste à déterminer, pour chaque liste, en fonction du nombre de voix qu’elle a recueilli, le nombre de sièges gagnés.

Lorsque les listes sont complètes et qu’aucun nom n’a été rayé, l’opération se réduit à un simple décompte des bulletins valables établis au nom de chaque liste.

Si une liste est incomplète, le nombre de voix de la liste se calcule en divisant le total des voix obtenues par cette liste par le nombre de candidats y figurant.

Lorsqu’il serait attribué à une liste incomplète plus de sièges qu’elle ne comporte de candidats, ces sièges doivent être attribués aux listes concurrentes. (une liste comprend plusieurs candidats non élus : à celui qui a obtenu le plus grand nombre de voix parmi ceux qui restent, plusieurs listes comprennent des candidats non élus : à la plus forte moyenne aux listes ayant présenté des candidats pour ces sièges).

13.5 Désignation des élus au sein de chaque liste

En l’absence de rature ou si le nombre de ratures est identique pour tous les candidats, la désignation des élus se fait selon l’ordre de présentation des candidats.

Lorsque le nom d’un candidat a été raturé ; les ratures ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, ils sont proclamés élus dans l’ordre de présentation comme sil n’y avait pas de rature.

Si le nombre des ratures portées sur le nom d’un candidat est égal ou supérieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste, la désignation se fait alors en fonction du nombre de voix obtenues par chaque candidat et non sur l’ordre de présentation sur la liste.

ARTICLE 14 : Procès-verbaux

A l'issue des opérations de dépouillement, les membres du bureau remplissent et signent les procès-verbaux d'élection prévus à cet effet.

Les résultats définitifs des élections seront affichés dès la proclamation des résultats.

Dans les 15 jours suivants la fin des élections, l’employeur doit transmettre :

- deux exemplaires à l’inspecteur du travail territorialement compétent ;

- un exemplaire au centre de traitement des élections professionnelles ;

- une copie à chaque syndicat ayant présenté une liste de candidats et/ou ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral.

ARTICLE 15 : Durée du présent Protocole d’Accord Préélectoral

Le présent Protocole d’Accord Préélectoral est conclu pour l’élection des membres du Comité Social et Economique et pour la durée des mandats des candidats élus lors de cette élection.

Ce protocole est valable pour les éventuelles élections partielles à venir au cours du mandat sauf dénonciation d’une des parties.

ARTICLE 16 : Affichage

Le présent protocole fait l’objet d’un affichage dans les locaux de la Caf du Cher dès sa signature.

Fait à Bourges, le 18 septembre 2019.

En 4 exemplaires, dont un pour chacune des parties.

Pour la Caf du Cher

Pour les organisations syndicales représentatives