Accord d'entreprise "ACCORD SUR LE TELETRAVAIL" chez SENALIA UNION (Siège)

ACCORD SUR LE TELETRAVAIL

Entre les soussignés :

UES Sénalia Robust (Sénalia Union, sénalia Sica, Robust sas) représentée par X agissant en qualité de Directeur Général.

dénommée ci-dessous «Sénalia»,

Et,

Monsieur X délégué syndical désigné par la CFDT.

PREAMBULE

• Pendant la période de confinement liée à la COVID19, au printemps 2020, Sénalia a été contrainte d’organiser le télétravail conformément aux protocoles de confinement publiés par les autorités françaises.

• Les autorités, dans le contexte pandémique ont formulé des recommandations dans les protocoles nationaux de déconfinement, notamment celui du 24 juin 2020, du 31 août 2020 et du 16 octobre 2020.

• Cet essai du printemps 2020, grandeur nature a suscité auprès des collaborateurs des demandes de mise en place du télétravail dans un cadre pérenne.

• Le protocole du 29 octobre 2020 précise : « Le télétravail est un mode d’organisation de l’entreprise qui participe activement à la démarche de prévention du risque d’infection au SARS-CoV-2 et permet de limiter les interactions sociales aux abords des lieux de travail et sur les trajets domicile travail. Dans les circonstances exceptionnelles actuelles, liées à la menace de l’épidémie, il doit être la règle pour l’ensemble des activités qui le permettent. Dans ce cadre, le temps de travail effectué en télétravail est porté à 100% pour les salariés qui peuvent effectuer l’ensemble de leurs tâches à distance. Dans les autres cas, l'organisation du travail doit permettre de réduire les déplacements domicile-travail et d’aménager le temps de présence en entreprise pour l'exécution des tâches qui ne peuvent être réalisées en télétravail, pour réduire les interactions sociales. Les employeurs fixent les règles applicables dans le cadre du dialogue social de proximité, en veillant au maintien des liens au sein du collectif de travail et à la prévention des risques liés à l’isolement des salariés en télétravail. ».

• Compte tenu des mauvaises récoltes 2020 (blé, orge,…), Sénalia est en activité partielle depuis le 28 septembre 2020 jusqu’au 27 mars 2021. L’activité partielle limite à 50% environ la présence sur site pour les collaborateurs de l’activité Céréales Export.

• La mise en place de cette forme d’organisation du travail a notamment pour objectifs de contribuer à une meilleure flexibilité du travail, de réduire l'impact du temps de trajet domicile-travail, d’améliorer l’articulation entre la vie personnelle et la vie professionnelle, tout en maintenant un fonctionnement optimal de l'entreprise.

• La volonté de la Direction est que le télétravail ne change en rien la façon de travailler habituellement, et ne nuise pas à la communication entre le collaborateur, son équipe et son manager.

• Les parties conviennent que le télétravail est un mode d’organisation basé sur l’accord des parties (Sénalia et les collaborateurs) qui doit permettre :

  • D’assurer des conditions de travail et de productivité des collaborateurs similaires à celles en vigueur sur leur site ;

  • De ne pas accroître les risques d’accident du travail ou de maladie professionnelle ;

  • De conserver les liens et rencontres physiques des collaborateurs.

• La mise en place du télétravail peut être proposée par la Direction à certains collaborateurs.

• La mise en place du télétravail peut aussi s’imposer à Sénalia et aux collaborateurs en fonction des décisions des autorités (pandémie,…) ou des contraintes extérieures (pollution,…).

• Le présent accord a pour objet de définir les conditions dans lesquelles ce recours au télétravail peut être exercé.

• Les parties se sont rencontrées le 29 septembre 2020, le 15 octobre 2020, le 22 octobre 2020, 2 novembre 2020. La CFDT était représentée par X accompagné X. L’UES Sénalia Robust était représentée par X Directeur Général accompagné de X et de X. Les parties ont décidé d’inviter le 15 octobre 2020 et le 2 novembre 2020 X et X. Elles ont expérimenté le télétravail pour elles et leurs équipes au printemps 2020.

Il a été convenu ce qui suit :

1. Définitions et principes

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de Sénalia est effectué par le collaborateur hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Priorité : Si une activité nécessite la présence physique du collaborateur sur son site, elle prime sur le télétravail et s’impose au salarié. C’est le supérieur hiérarchique qui apprécie la nécessité de la présence physique.

Le lieu de télétravail : Pour l’application du présent accord, le télétravail s’entend d’une prestation de travail réalisée depuis le domicile du collaborateur uniquement, appelé ensuite domicile. Le domicile s’entend comme le lieu de résidence habituelle du collaborateur, déclaré à Sénalia.

Volontariat : Dans le cadre du présent accord, l’exercice d’une activité en télétravail repose sur l’accord des parties.

Modalités : Deux façons de recourir au télétravail peuvent être envisagées :

• Le Télétravail Régulier repose sur une planification des périodes télétravaillées (ex : tous les jeudis ou selon un planning défini en amont).

• Le Télétravail Occasionnel en cas de survenance d’un aléa ayant un caractère inhabituel, imprévisible ou d’urgence, indépendant de la volonté des parties.

Permanence dans le service : Le télétravail du collaborateur ne doit pas faire obstacle à la nécessaire permanence sur site de collaborateurs. L’autorisation de télétravail ne pourra être donnée par Sénalia que lorsqu’une permanence physique sur site est assurée dans son service. L’autorisation de télétravail pourra être supprimée, sans préavis, pour assurer cette présence physique, le collaborateur devant dans ce cas revenir sur site où il est habituellement affecté. La permanence du service est appréciée par le responsable hiérarchique.

2. Les conditions de passage en télétravail

   1. Critères d’éligibilité

Tous les collaborateurs de l’entreprise sont éligibles au télétravail dès lors que leur poste n’impose pas une présence physique sur site. En revanche, ne sont pas éligibles au télétravail les collaborateurs dont le poste :

• exige par nature une présence physique permanente sur les sites ;

• fait appel à des ressources ou matériel ou information disponibles uniquement sur les sites ;

• est par nature itinérant étant réalisé en dehors des locaux de l’entreprise.

  2. Critères prérequis concernant le collaborateur

Pour pouvoir avoir recours au télétravail, un collaborateur dont le poste est éligible doit remplir personnellement les conditions suivantes :

• Avoir lu et approuvé la charte utilisateur (Annexe 3) pour le bon usage des technologies de l’information et de la communication au sein de Sénalia ;

• ne pas avoir de réunion à laquelle sa présence physique est requise ;

• être en contrat de travail à durée indéterminée et à temps plein ;

• avoir une ancienneté minimale d’un an et ne pas être en période d’essai ou en période probatoire ;

• être autonome, et être capable d’organiser ses activités et son temps de travail;

• avoir les compétences techniques informatiques nécessaires ;

• disposer à son domicile des conditions de travail adaptées (voir §2.3.4 audit du lieu de travail) et agréées par Sénalia,

• disposer à son domicile des conditions assurant la confidentialité des échanges téléphoniques. Il est rappelé que le règlement intérieur sanctionne le non respect de la confidentialité (§ 7.2 du règlement intérieur du 9 octobre 2019).

  3. Modalités du télétravail

     1. Nombre de jours en Télétravail Régulier

En cas de télétravail régulier, le recours au télétravail est limité à 2 journées maximum par semaine (1 jour ou 2 jours). Les jours non utilisés ne sont, ni reportables sur une autre semaine, ni cumulables. Le nombre de jours et leur programmation doivent être précisés dans l’Autorisation de Base (ADB). Cette programmation peut être :

• Télétravail Régulier Fixe : le jour ou les jours de la semaine sont fixés (par exemple le lundi) ;

• Télétravail Régulier Variable : Le nombre de jours est fixé (1 à 2 jours), le collaborateur fait une demande selon les modalités identiques à la pose des jours de congés.

Il est rappelé que le salarié ne peut en aucun cas se placer en télétravail pendant les périodes de suspension de son contrat de travail pour quelque raison que ce soit ( maladie, congés….). Les journées de télétravail non exercées du fait d’une annulation (du salarié ou de l’employeur), de la coïncidence avec des jours fériés, des arrêts maladie, des congés de toutes sortes ou même des missions ou réunions, ne pourront donner lieu à un crédit cumulé ou reporté ultérieurement.

La journée de télétravail ne peut être prise qu’en journée entière (7 heures).

2. Matériel

L’entreprise met à la disposition du collaborateur concerné les équipements nécessaires lui permettant de réaliser ses fonctions dans le cadre du télétravail, à savoir :

• un ordinateur portable, permettant une connexion sécurisée aux infrastructures réseau de Sénalia. Le collaborateur ne pourra en aucun cas utiliser un autre poste informatique et s’engage à utiliser l’ordinateur mis à sa disposition uniquement pour un usage professionnel¹ ;

• une connexion VPN ouverte sauf accord spécifique du lundi au vendredi de 7h30 à 18h30 ;

• un dispositif de sécurisation contre les coupures électriques ;

• Un téléphone portable ou une solution de mobilité équivalente (téléphone IP via TEAMS,…). Le téléphone IP devra être associé à une messagerie permettant de recueillir les messages en cas d’indisponibilité du collaborateur.

Aucune imprimante ne sera mise à disposition.

Le matériel est entretenu exclusivement par le service Service Informatique (SI) de Sénalia et par lui seul. En cas de défaillance du matériel ou des liaisons informatiques, le collaborateur doit prendre immédiatement contact avec son responsable hiérarchique qui décidera s’il doit revenir, immédiatement ou non, travailler sur son site de travail habituel.

Le matériel est assuré par Sénalia, sous la garde du collaborateur qui doit en prendre soin. Le collaborateur est entièrement responsable des bonnes conditions de fonctionnement notamment de l’environnement adapté. Dans ce cadre, le collaborateur ne pourra exercer aucun recours contre Sénalia pour les éventuels dégâts causés par le matériel mis à disposition, à son domicile.

En aucun cas le collaborateur ne pourra laisser ce matériel dans un véhicule sans surveillance.

3. Lieu du télétravail

Les collaborateurs en télétravail exercent leurs fonctions en partie dans les locaux de l’entreprise, en partie depuis leur domicile.

Chaque collaborateur doit s’assurer que l’aménagement de son lieu de travail :

• est propice à la concentration pour une réalisation optimale de son activité ;

• comporte un espace dédié uniquement à l’exercice de son télétravail où il aura l’équipement nécessaire à l’activité professionnelle à distance :

  • une table de travail ;

  • un siège adapté ;

  • une alimentation électrique adaptée et sécurisée ;

  • une connexion internet haut-débit (5Mbites/sec en réception et 1Mbites en envoi) ;

• est adapté et confortable pour la tenue de son poste en télétravail. En cas de doute, le collaborateur peut solliciter l’avis du responsable QHSE ;

• permet d’assurer la confidentialité des échanges professionnels qu’il effectue et des données sur lesquelles il travaille ;

• garantit sa sécurité et celle du matériel confié.

  4. Audit du lieu du télétravail

Le collaborateur accepte que ce lieu de travail puisse être audité (selon la grille en annexe 2) par Sénalia ou un prestataire désigné par Sénalia. Le collaborateur sera informé par écrit 2 jours francs avant l’audit de son lieu de travail. Si l’audit n’est pas conforme le télétravail pourra être suspendu sine die.

3. Conditions de mise en œuvre du télétravail

   5. Autorisation de Base (ADB)

Le collaborateur éligible qui souhaite ou qui souhaiterait avoir recours au télétravail dans les conditions du présent accord de façon régulière (Télétravail Régulier Fixe ou Télétravail Régulier Variable) ou occasionnelle (y compris pour le Télétravail Occasionnel §4), formalise sa demande de façon dématérialisée (Espace RH,…). L’Autorisation de Base (ADB) peut permettre de mixer des jours de Télétravail Régulier Fixe et des jours de Télétravail Régulier Variable.

Le responsable hiérarchique vérifiera que la demande est compatible, y compris la conformité du lieu de travail, avec toutes les conditions prévues au présent accord. Il signifiera au collaborateur oralement et confirmera de façon dématérialisée (Espace RH,…) son accord ou son refus.

L’autorisation de télétravail ne peut dépasser 1 an, à l’issue de cette période l’autorisation sera caduque et le collaborateur devra refaire une demande. L’autorisation est accordée en nombre de mois complet (début le 1^er jour du mois). Cette autorisation est accordée en précisant les critères définis (annexe 1).

Une alerte sera adressée au collaborateur, un mois avant la fin de l’échéance, pour lui permettre de faire une nouvelle demande.

6. Pose des jours de télétravail

   1. Télétravail Régulier Fixe

Les jours de télétravail sont programmés, par le collaboarteur, dans la GTA, dès que l’Autorisation De Base (ADB) lui est accordée.

2. Télétravail Régulier Variable

Les demandes de jours de Télétravail Régulier Variable sont formulées, dans la GTA, une semaine avant avec une réponse un jour franc avant le début du télétravail. Elles doivent être validées par le responsable hiérachique.

3. Organisation pour les vacances et les absences

Les périodes de télétravail (Télétravail Régulier Fixe, Télétravail Régulier Variable, Télétravail Occasionnel) ne peuvent être accolées à une période d’absence quelqu’en soit la cause (congès, maladie, accident,…).

En cas de Télétravail Régulier Fixe, les jours de télétravail correspondant à un jour férié sont considérés comme des jours fériés et sont précédés et suivis d’un jour de présence sur site.

A titre d’exemple :

• pour un collabateur ayant une Autorisation de Base (ADB) prévoyant le télétravail le lundi, le lundi de Pâques sera férié et le mardi qui suit ne pourra pas être en télétravail.

• pour un collabateur ayant une Autorisation de Base (ADB) prévoyant le télétravail le mardi, le lundi de Pâques étant férié, le mardi pourra pas être en télétravail.

4. Conditions de passage en Télétravail Occasionnel

En cas d’intempéries majeures ou de grèves nationales dans les transports en commun publics, ou d’épisode de pollution du type de ceux mentionnés à l’article L.223-1 du Code de l’environnement, le télétravail peut être organisé de manière exceptionnelle (Télétravail Occasionnel) pour des salariés ayant obtenu leur Autorisation de Base (ADB). Ce Télétravail Occasionnel devra être sollicité par le collaborateur et autorisé par le responsable hiérachique au plus tard la veille de la journée télétravaillée pour cause d’intempéries majeures ou de grève nationale dans les transports publics ou de pic de pollution.

En cas d’obligations légales (décret relatif à une pandémie,…), les conditions ci-dessus s’appliquent sauf si elles sont incompatibles, et dans ce cas les dispositions légales s’appliquent.

4. Modalités spécifiques à la COVID 19

Compte tenu du Protocole National du 29 octobre 2020 le télétravail est organisé, dans le cadre du présent accord, de la facon suivante pour la période de confinement (2^ème vague) liée à la COVID19 :

• Les services sont invités, s’ils ne sont pas en activité partielle à organiser le télétravail sur la base d’un ou deux jours par semaine ou un nombre de personnes maximum dans le bureau (selon la jauge,…), et en respectant la Permanence sur Site (§1).

• Compte tenu de la soudaineté de l’annonce les audits (§ 2.3.4) ne seront pas obligatoirement mis en œuvre préalablement.

Les dispositions du présent article (§ 4.1) sont temporaires et seront caduques dès la fin des mesures de confinement liées à la 2^ème vague de la pandémie COVID19.

5. Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

Le télétravail peut être interrompu sans délai :

• A la fin de l’événement exceptionnel à l’origine du Télétravail Occasionnel (§4) ;

• En cas de déménagement du collaborateur ;

• En cas de risque pour la santé et sécurité du collaborateur, notamment en cas d’incident survenu à son domicile, ou avis de la médecine du travail ;

• En cas de problèmes techniques, notamment informatiques, empêchant la poursuite du télétravail ;

• En cas de changement de statut du collaborateur qui ne le rendrait plus éligible au regard des conditions d’éligibilité définies dans le présent accord ;

• En cas de besoin d’assurer la permanence dans le service ;

• En cas de modification substantielle intervenue dans l’organisation du service ou des circonstances particulières liées à l’activité du service ou de l’entreprise exigeant le retour immédiat du collaborateur dans les locaux de l’entreprise ;

• A la demande du collaborateur ;

• Plus généralement, en présence de tout événement rendant le télétravail impossible ou insatisfaisant.

Dans l’hypothèse de survenance d’un événement mettant un terme sans délai à la situation de télétravail, le collaborateur devra rapporter sans délai le matériel à son responsable hiérachique. Le collaborateur pourra faire une nouvelle demande d’autorisation de télétravail.

6. Modalités de contrôle du temps de travail et charge de travail

Les jours télétravaillés sont des jours travaillés qui ne peuvent être utilisés pour la garde d’enfants ou pour d’autres activités. Les jours télétravaillés sont enregistrés, sur la base de 7H de travail par jour, dans la GTA, sous la rubrique « télétravail ».

Pendant les jours de télétravail :

• si des réunions nécessitent la présence physique du collaborateur, ce dernier, averti la veille, devra être présent à ces réunions, et présent toute la journée ;

• si un déplacement professionnel est programmé, le collaborateur ne peut refuser de s’y rendre au motif qu’il intervient durant une journée de télétravail ;

Afin de respecter la vie privée du collaborateur et aussi de garantir l'activité du service, les plages horaires durant lesquelles il devra être joignable via les outils collaboratifs, téléphone, TEAMS ou mail sont précisées dans l’Autorisation De Base et correspondent à l’horaire collectif de travail.

Le collaborateur en situation de télétravail gère l’organisation de son temps de travail à domicile dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans l’entreprise. Les temps de travail sont enregistrés dans la GTA. L’application TEAMS permettra de contrôler, en cas de besoin, la présence du collaborateur à son poste.

Le collaborateur s’assure que sa charge de travail et les délais d’exécution lui permettent de respecter les durées maximales de travail et les durées minimales de repos. La durée de travail de base est de 7H par jour. En cas de problème le collaborateur alerte son responsable hiérachique et le responsable du service RH via un courriel.

Le responsable hiérarchique veille à assurer un contact régulier avec l’intéressé et à la communication des informations nécessaires à l’exécution de sa mission. Il fait un point, lors du renouvellement et au moins une fois par an, lors de l’entretien annuel, avec chaque collaborateur en télétravail sur ses conditions de télétravail, sa charge de travail et l’équilibre entre sa vie personnelle et sa vie professionnelle.

7. Accident de travail au domicile – Maladie - Suspension

En cas d'accident du travail, le télétravailleur doit informer de cet accident l'employeur, par tout moyen. Cette déclaration est traitée de la même façon que pour un accident sur les sites de Sénalia.

En cas de suspension du contrat de travail pour maladie un jour où il était convenu que le salarié télétravaille, le collaborateur doit informer l’entreprise et lui justifier de son absence dans les délais en vigueur au sein de Sénalia. Sénalia pourra, selon la nature de l’arrêt, récupérer le poste mis à disposition et les documents en garde par le collaborateur.

8. Prime, indemnité et frais

Pendant la durée de l’Autorisation De Base (ADB) la prime de participation aux frais de carburant est supprimée. Aucune prime n’est accordée au collaborateur en télétravail.

Tous les coûts liés au domicile du collaborateur restent à sa charge exclusive. Le collaborateur ne peut pas notamment demander le remboursement des abonnements internet, des consommations électriques,… Il est considéré que ces dépenses sont couvertes par la rémunération versée au salarié.

Une indemnisation forfaitaire sur la base du barème URSSAF [10€/mois pour 1 journée de télétravail par semaine, 20€/mois pour 2 jours par semaine] est versée aux collaborateurs en Télétravail Régulier. Il s’agit d’une allocation forfaitaire exonérée de cotisations et contributions sociales dans les limites susvisées.

Les jours en Télétravail Occasionnel ne sont pas indemnisés. La prime de participation aux frais de carburant n’est pas supprimée pour les jours en Télétravail Occasionnel.

9. Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles portant sur la santé et la sécurité au travail sont applicables au télétravailleur. En particulier, le collaborateur en télétravail s’engage à exercer son activité dans des conditions de travail conformes à celles dont il dispose sur son site chez Sénalia.

10. Protection des données et confidentialité

Le télétravailleur s’engage à respecter l’ensemble des procédures de protection des données, de son matériel et des accès aux serveurs de Sénalia.

Il veille en particulier à ne transmettre aucune information à des tiers, à verrouiller l’accès à son matériel informatique afin de s’assurer qu’il en soit le seul utilisateur, et à conserver un accès confidentiel aux documents qu’il utilise pour son activité.

Les documents de Sénalia ne doivent pas rester au domicile les jours qui ne sont pas télétravaillés (vacances, repos, travail sur site chez Sénalia).

Le Règlement Intérieur (§ 7.2 du règlement intérieur du 9 octobre 2019) précise les sanctions en cas de manquement aux obligations de confidentialité.

11. Date d’effet et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 2 ans. Il prendra effet le 01/11/2020.

12. Interprétation de l’accord - Révision - Dénonciation de l’accord

    5. Interprétation

Les parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans le mois suivant toute demande qui serait formulée par une des parties et visant à étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord. La demande de réunion consignera l'exposé précis du différend. La position retenue en fin de réunion fera l'objet d'un procès-verbal rédigé par l’Entreprise. Le document sera remis à chacune des parties signataires.

A défaut d'accord entre les parties, et après constat de ce désaccord par procès-verbal, le présent accord devient immédiatement caduc de plein droit.

6. Révision

Le présent accord peut être révisé, par voie d'avenant, signé par l'ensemble des signataires et dans les mêmes formes que l'accord initial, sauf en cas de mise en conformité de l'accord à la demande de l'administration du travail.

Toute demande de révision est obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle remise contre décharge à chacune des parties signataires.

Au plus tard dans le délai de deux mois à partir de la réception de cette lettre, les parties doivent se rencontrer en vue de la rédaction d’un nouveau texte. Le présent accord reste en vigueur jusqu’à la conclusion du nouvel accord.

13. Suivi de l’accord

A l’issue de l’accord, celui-ci est caduc (pas de renouvellement automatique) et sera évalué et en fonction des conclusions du bilan, un nouvel accord pourra être signé.

14. Dépôt et publicité

Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du travail, le présent accord est remis à la CFDT (organisation syndicale représentative).

Conformément aux articles D. 2231-2, D. 2231-4 et L.2231-5-1 du Code du travail, le présent accord est déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail et au greffe du Conseil de Prud’hommes de Rouen.

Le présent accord sera signé en 4 exemplaires diffusé ainsi :

• 1 pour l’inspection du travail de Rouen (lieu de conclusion de l’accord) + 1 copie électronique (PDF)

• 1 pour le greffe des Prud’hommes de Rouen (lieu de conclusion de l’accord)

• 1 pour l’UES Sénalia-Robust

• 1 pour la CFDT

Fait en quatre (4) exemplaires originaux à Rouen le 2/11/2020

Annexe 1

Autorisation de Base (ADB)

• Identité du collaborateur :

• L’identité du responsable hiérarchique et signataire :

• Nombre de jours de Télétravail Régulier accordé :

  • Dont en Fixe : jour(s)

    • Préciser le ou les jours dans la semaine :

  • Dont en variable : jour(s)

• Accord pour du Télétravail Occasionnel dans les limites de l’accord

  • OUI / NON

• Date de début de l’ Autorisation De Base (ADB) :

• Date de fin de l’ Autorisation De Base (ADB) (maximum 1 an) :

• Date du dernier audit du lieu de travail :

  • Identité de celui qui l’a mené :

• Horaires de travail spécifique :

Cette Autorisation De Base (ADB) :

• est régie par l’accord du 2 novembre 2020 ;

• modifie le contrat de travail pour la période concernée ;

Les régles de confidentialité et de protection des données définies dans le Règlement Intérieur s’appliquent et doivent être respectées.

Pour les collaborateurs en Télétravail Régulier :

• La prime de participation aux frais de carburant est suspendue pendant la durée de l’ Autorisation De Base (ADB)A.

• Une indemnisation forfaitaire sur la base du barème URSSAF [10€/mois pour 1 journée de télétravail par semaine, 20€/mois pour 2 jours par semaine] est versée au collaborateur en Télétravail Régulier.

Fait à Rouen le

Le responsable hiérarchique Le collaborateur

Annexe 2

Audit du lieu de travail au Domicile

• Identité du collaborateur :

• Identité du responsable hiérarchique :

• Nom et qualité de l’auditeur :

• Date de l’audit : Date du précédent audit :

Application	Non conforme	Conforme	Conforme avec réserves	Remarque (Utilisation comfortable, …)
CEREO
SIDEV
KIMOCE
TALENTIA
SAGE 1000
XRT
Messagerie Outlook
Fichier sur le réseau
GTA
Réunion avec Teams
Téléphone IP avec messagerie
Critères communication	Non conforme	Conforme	Conforme avec réserves	Remarque
Le collaborateur dispose-t-il d’une connexion internet haut-débit?
La connexion permet-elle de tenir une visioconférence ?
Qualité du réseau est-elle suffisante pour tenir une conférence téléphonique
Débit constaté :
Montant
Descendant
Qualité du ping (Temps et perte de paquets)
Ping www.google.Fr
Ping www.google.Fr -l 1000
Ping ro-DFS-01
Ping EL-dsap01 ou GC-dsap01 ou LI-DSAP01
Test Connection VPN
Critères	Non conforme	Conforme	Conforme avec réserves	Remarque
Le lieu de travail au domicile du collaborateur est-il identifié et isolé?
Le lieu de travail au domicile du collaborateur est-il adapté et confortable pour la tenue de son poste en télétravail ?
Le lieu de travail au domicile du collaborateur garantit-il sa sécurité et celle du matériel confié?
Le lieu de travail au domicile du collaborateur est-il propice à la concentration pour une réalisation optimale de son activité en télétravail ?
L’équipement du lieu de travail au domicile du collaborateur est-il conforme ?
o   Dispose-t-il d’une table de travail ;
o   Dispose-t-il un siège adapté ;
o   Dispose-t-il une alimentation électrique adaptée et sécurisée ;
La confidentialité des échanges professionnels est-elle préservée ?
La confidentialité et la préservation des données et documents confiés (meuble ou pièce fermant à clef) est-elle assurée ?

L’auditeur Le collaborateur

Annexe 3

CHARTE UTILISATEUR POUR LE BON USAGE DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE COMMUNICATION AU SEIN DE SENALIA

Domaine d’application

Les règles prévues par la présente charte s'appliquent à l'ensemble du personnel de Sénalia administré ainsi qu'aux intérimaires et aux stagiaires, possédant ou non un compte informatique utilisant un matériel ou un accès fourni par le Service Informatique SI.

Conditions de mise à disposition

La Direction est la seule juge de la mise à disposition de son système d'information et se réserve le droit d'en restreindre ou d'en suspendre à tout moment l'accès. Le matériel est mis à la disposition des utilisateurs à des fins strictement professionnels.

Les droits d’accès au système d’information ainsi que les conditions d’utilisation sont accordés à chaque utilisateur en considération stricte des fonctions qu’il occupe au sein de l’entreprise.

L’utilisateur accepte le caractère obligatoire de la collecte de son nom, de son prénom et de son matricule en vue de son identification sur le système d'information de Sénalia.

Les éléments permettant à un utilisateur d’utiliser le système d’information (Equipement, nom d’utilisateur, mot de passe) sont privés et confidentiels.

En cas de perte ou de vol, l’utilisateur doit en informer le SI afin que son compte soit suspendu (portable, téléphone, tablette...).

Règles d’utilisation, de sécurité et de bon usage

L’utilisateur est informé que toute tentative de s’arroger des accès indus à des systèmes informatiques, toute manipulation technique déloyale ou divulgation d’informations préjudiciable à un tiers ou à l’entreprise, tout usage volontairement contraire aux règles internes ou aux lois constituent une faute pouvant entraîner des sanctions prévues par le règlement intérieur et engager sa responsabilité individuelle.

L'utilisateur s'engage à respecter les consignes d'usage édictées par le SI, à ne pas surcharger inutilement le système, à prendre les précautions d'usage vis-à-vis des virus informatiques et à respecter toutes contraintes liées aux interventions techniques, y compris à distance.

L’utilisateur s’engage donc à :

• choisir des mots de passe sûrs et ne jamais les communiquer à des tiers ;

• protéger ses fichiers;

• éviter les manipulations anormales qui pourraient interrompre le fonctionnement du réseau ou des systèmes connectés au réseau ;

• signaler tout problème pouvant nuire au bon niveau de sécurité (mauvaise gestion des protections, faille système, logiciels suspects) ;

• signaler toute tentative de violation de son compte et toute anomalie.

• En cas de vol, prévenir immédiatement votre supérieur hiérarchique et le service informatique

L’utilisateur s’engage à ne pas :

• prêter son compte ni son matériel ;

• quitter son poste de travail en laissant une session ouverte ;

• lire, modifier, copier ou détruire des données qui ne lui appartiennent pas en propre ;

• usurper l’identité d’une autre personne ou intercepter de communications entre tiers ;

• Installer et utiliser des logiciels non autorisés, des cd-rom, clés USB ou tout autre support extérieurs (introduction de virus) ;

• consulter ou télécharger des données ayant un caractère explicitement indécent, contraire à l’ordre public, portant atteinte à la dignité ou à la vie privée, à caractère injurieux, raciste, pornographique, diffamatoire… ;

• porter atteinte à l’intégrité ou à la sensibilité d’autres utilisateurs notamment par l’envoi de messages provocants ;

• se livrer à des actions mettant sciemment en péril la sécurité ou le bon fonctionnement des serveurs auxquels il accède ;

• proposer ou rendre accessible aux tiers des données et informations confidentielles ou contraires à la législation en vigueur ;

• mettre à la disposition d’utilisateurs non autorisés un accès aux systèmes ou au réseau au travers des matériels dont il a usage.

• Faire des copies des logiciels commerciaux ou appartenant à Sénalia

  Le non-respect de cette disposition peut entraîner l’une des sanctions prévues par l’article 12 du règlement intérieur.

Droits des individus et respect de la vie privée

L'utilisation du système d'information doit s'effectuer dans le respect des droits des individus, en excluant notamment :

• la tenue des propos racistes, malveillants, menaçants, provocants, injurieux, mensongers, diffamatoires, pornographiques ou discriminatoires,

• l'atteinte à la vie privée d'autrui, en captant, fixant, enregistrant ou transmettant à l'aide du réseau, sans son consentement, ses paroles, ses écrits ou son image,

• l'infraction à l'ordre public et à la morale en matière de contenu des informations en consultant ou diffusant, en particulier, des messages, des textes ou des images pornographiques ou pouvant heurter la sensibilité d'un autre utilisateur ou d'un tiers,

• la collecte, l'enregistrement, l'archivage, la divulgation à des tiers de données à caractère personnel sans l'autorisation préalable des personnes concernées, de Sénalia et de la CNIL,

• le défaut des précautions nécessaires pour préserver la sécurité des informations à caractère personnel notamment en les communiquant à des tiers non autorisés.

Confidentialité et propriété intellectuelle

L'utilisateur reconnaît que les informations confidentielles sont la pleine propriété de Sénalia et s'engage à ne pas avoir un comportement susceptible d'y porter atteinte ou autorisant une quelconque revendication en matière de droits d'auteurs.

L’utilisateur s’engage à ne pas porter atteinte à la propriété intellectuelle, comme la copie ou la diffusion d’image ou de texte sans recevoir un accord explicite de l’auteur.

L'utilisateur s'engage, sur simple demande, à retourner à Sénalia toutes les informations et données confidentielles, y compris leurs copies ou toutes autres reproductions ou représentations qui auraient pu être réalisées.

Usage

Le système d'information mis à disposition des utilisateurs est un outil professionnel. Il appartient à chacun d'adopter un comportement professionnel et responsable lors de l'utilisation du système d'information.

Un usage raisonnable dans le cadre des nécessités de la vie courante et familiale est toléré, à condition :

• Que l'utilisation du courrier électronique n'affecte pas le trafic normal des messages professionnels ;

• Que l'utilisation d'internet n'entrave pas l'accès professionnel ;

• Que l'utilisation du système à titre extraprofessionnel ne se fasse pas au détriment des tâches professionnelles incombant à l’utilisateur.

La réalisation et la publication en ligne de sites Internet personnels, de même que la mise à jour de pages Internet personnelles, depuis le système d’information de Sénalia sont strictement interdites.

Informatique et libertés

Le non-respect de ces règles est susceptible de justifier la suspension immédiate de l'utilisation du système d'information, et/ou le lancement de procédures disciplinaires.

L’utilisateur d’un système informatique ne peut « sans les autorisations adéquates (CNIL et personnes concernées) mettre en place, conserver, divulguer un fichier de données nominatives. » (Articles 226-16 et 226-22 du code pénal)

La sécurité est l’affaire de tous. Chaque utilisateur de l’informatique et du réseau du Groupe SENALIA doit y contribuer et mettre en application les règles de bon sens et les recommandations fournies par le SI

Nom : …………………………. Prénom : ………………………….

Déclare avoir pris connaissance de la présente charte et m’engage à la respecter.

Date : Signature

(Précédée de la mention lu et approuvé)

Annexe 4

Fiche de remise du matériel

Sénalia vous met à disposition du matériel et des informations nécessaires pour l’exécution de votre contrat de travail. Lors de la mise à disposition du matériel et des informations, le manager complète et fait signer au salarié concerné cette fiche. Un exemplaire de cette fiche doit être adressé au service des Ressources Humaines.

• Je reconnais que les informations confiées sont confidentielles et que le matériel désigné ci-après est mis à disposition uniquement à des fins professionnelles.

• Je m’engage en signant ce formulaire à ne l’utiliser que pour un usage professionnel et à respecter et faire respecter les règles de confidentialité (accès, données, …).

• Je m’engage à maintenir strictement secret et confidentiel et ne pas employer à mon profit ou ne pas révéler à tout tiers les informations ou matériels mis à ma disposition par Sénalia.

• Je m’engage à les restituer à tout moment sur demande de mon responsable hiérarchique et en cas de départ de l’entreprise.

Je soussigné(e), Monsieur/Madame, reconnait avoir reçu de l’entreprise le matériel et/ou les informations ci-dessous et accepte les conditions définies ci-dessus  :

(Cocher les cases, renseigner les N° de série et préciser l’information)

	Date et signature lors de la remise du matériel
Clé d’accès aux bâtiments principaux : Quels bâtiments ? Sur quels sites ?
Badge  N° de badge :
Code d’accès : Sur quels sites ?
Ordinateur portable
Téléphone portable
Carte bancaire
Autres : Préciser

Le responsable hiérarchique Le collaborateur

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1. Le collaborateur s’engage en signant le formulaire de remise du matériel (Annexe 4) à ne l’utiliser que pour un usage professionnel et à respecter et à faire respecter les règles de confidentialité (accès, données, …)↩